OBSAH

1. OBECNĚ O AGENDĚ ………………………………………………….	4
Hlavní charakteristika agendy …………………………………………….	4
Funkční struktura ………………………………………………………….	5

2. PENĚŽNÍ DENÍK ………………………………………………………	8
Kategorie příjmů a výdajů ………………………………………………..	8
Záznam do deníku ………………………………………………………..	8
Opravy a rušení záznamů v deníku ………………………………………	12

3. POHLEDÁVKY ………………………………………………………..	13
Daň z přidané hodnoty na výstupu ……………………………………….	13
Zadávání vystavených faktur ……………………………………………..	14
Opravy a rušení faktur …………………………………………………….	16
Nepeněžní likvidace vystavené faktury …………………………………..	17
Import dávky faktur ……………………………………………………..	17
Výstupy z knihy vystavených faktur ………………………………………	19

4. ZÁVAZKY ………………………………………………………………	20
Daň z přidané hodnoty na vstupu …………………………………………	20
Zadávání došlých faktur …………………………………………………..	20
Opravy a rušení faktur …………………………………………………….	24
Nepeněžní likvidace došlé faktury ………………………………………..	24

5. SESTAVY………………………………………………………………..	26
Obraty …………………………………………………………………….	26
Pohledávky ……………………………………………………………….	26
Závazky …………………………………………………………………..	27
Výsledek ………………………………………………………………….	27
DPH ……………………………………………………………………….	28
Střediska a zakázky………………………………………………………..	28
Extras ……………………………………………………………………...	28
Archiv sestav………………………………………………………………	28
Nepeněžní operace ……………………………………………………….	28
6. FAKTURACE …………………………………………………………...	29
Parametry fakturace ……………………………………………………….	29
Číselník řad faktur ………………………………………………………...	29
Texty na výstupní doklady ………………………………………………..	30
Práce s fakturou …………………………………………………………...	30

7. BANKA …………………………………………………………………..	34
Nutné údaje ……………………………………………………………….	34
Rozpracovaný příkaz ……………………………………………………..	35
Vystavené příkazy ………………………………………………………..	36
Pomocné operace …………………………………………………………	36

8. MAJETEK ……………………………………………………………..	37
Zařazování, aktualizace souboru …………………………………………	37
Opravy, počáteční zadání ………………………………………………...	38
Zvýšení vstupní ceny ……………………………………………………..	38
Vyřazení …………………………………………………………………..	38
Prohlížení a tisk …………………………………………………………..	39

9. SPECIÁLNÍ OPERACE ……………………………………………….	40
Změna počátečního stavu ………………………………………………...	40
Otevření roku ……………………………………………………………..	40
Změna aktuálního období ………………………………………………...	40
Diagnostika dat …………………………………………………………...	41

10. ČÍSELNÍKY………………………………………………………….	42
Kategorie příjmů / výdajů ………………………………………………...	42
Hotovostní pokladny ……………………………………………………..	42
Bankovní operace ………………………………………………………...	43
Katalog firem …………………………………………………………….	43

11. SERVISNÍ AKCE A MANUÁLY……………………………………	44
Manuály ………………………………………………………………….	44
Servisní akce ……………………………………………………………..	44

12. ZAVEDENÍ AGENDY ………………………………………………..	48

13. STRUKTURY TABULEK ……………………………………………	49

IDENTIFIKACE

AGENDA: MILESOFT WINROY - JUCW jednoduché účetnictví

ANOTACE:

vedení peněžního deníku

evidence pohledávek a závazků

zachycení daně z přidané hodnoty

evidence a odpisování majetku

vystavování faktur

tisk příkazů k úhradě

možnost rozšíření o zpracování mezd

možnost propojení se specializovanou agendou skladu a fakturace

VÝROBCE:

MILEVSKÝ SOFTWARE s.r.o. Milevsko

garance projektu: Mgr. Martin Třeštík

HARDWARE: PC s operačním systémem Windows 95 a výše, tiskárna A4

SOFTWARE: operační systém WIN 95,98,2000,NT…

programováno ve vývojovém prostředí WINREDAP

se specifickým uložením a kódováním dat

*1. OBECNĚ O AGENDĚ

Agenda JUCW umožňuje uživateli vést základní evidence spojené s jednoduchým účetnictvím pro jednoho nebo více podnikatelů způsobem, který plně vyhovuje předpisům pro vedení účetnictví a potřebám zákona o dani z příjmu a dani z přidané hodnoty.

HLAVNÍ CHARAKTERISTIKY AGENDY

1. Uživatel si sám definuje libovolný počet kategorií příjmů i výdajů, jednotlivé hotovostní pokladny a bankovní účty.

2. Je možno účtovat příjmy a výdaje na zakázky a střediska, lze evidovat i nepeněžní operace (např. odpisy) ovlivňující výši základu daně z příjmu

3. Uživateli jsou k dispozici data celého roku, výstupy lze provádět za libovolná období roku, vymezená počátečním a závěrečným měsícem, volitelně lze pracovat v režimu roční nebo měsíční uzávěrkové periody.

4. Agenda poskytuje přehlednou průběžnou informaci o stavu hotovosti, bankovních účtů, průběžných položek a jmění firmy.

5. Agenda umožňuje vést úplnou evidenci údajů rozhodných pro stanovení daně z přidané hodnoty a poskytuje přehledný podklad pro sestavení daňového přiznání a umožňuje i tisk přiznání

6. Uživatel má možnost spravovat úplnou evidenci pohledávek a závazků, která je přes párovací symboly přímo propojena s úhradami prováděnými v deníku a umožňuje i nepeněžní likvidaci pohledávek a závazků.

7. Součástí agendy je evidence dlouhodobého i krátkodobého (drobného) majetku umožňující provádět všechny přípustné způsoby odpisování a poskytující úplný podklad pro stanovení daňově uplatnitelné výše ročních odpisů.

8. Program uživateli poslouží rovněž při vystavování odběratelských faktur s přímou vazbou na účetní evidenci vystavených faktur.

9. Agenda umožní automatický výběr došlých faktur k úhradě a tisk formuláře příkazu ve formátu požadovaném bankami.

10. Program lze doplnit a propojit na mzdový program WINROY PERW a na specializovaný fakturační a skladový program.

FUNKČNÍ STRUKTURA

Následující schéma zachycuje základní funkční členění agendy a zároveň znázorňuje způsob větvení činností pro výběr uživatele v nabídkových oknech:

ÚČTOVÁNÍ

zadávání do deníku

opravy v deníku

rušení úhrad faktur

prohlížení deníku

vystavené faktury

zadávání faktur

oprava záznamů

rušení záznamů

nepeněžní likvidace

import dávky faktur

načtení dávky ze souboru

kontace dávky kategorií příjmu

kontrolní opis dávky

likvidace souboru dávky

uzavření a přenos do evidence

prohlížení údajů

vystavené faktury

položky faktur

archiv faktur

archiv položek

došlé faktury

zadávání faktur

oprava záznamů

rušení záznamů

nepeněžní likvidace

prohlížení údajů

faktury podle kont

faktury podle čísel

položky faktur

prohlížení archivu faktur

archiv položek

SESTAVY

obraty

peněžní deník

obraty jedné pokladny

rozpis kategorie

kategorie s DPH

obraty s firmou

pohledávky

stav pohledávek

kniha vystavených faktur

úhrady starších faktur

závazky

stav závazků

kniha došlých faktur

úhrady starších faktur

přehled dodávek

výsledek

DPH

střediska a zakázky

archiv sestav

extras – speciální sestavy uživatele

nepeněžní operace

FAKTURACE

vystavení faktury

opakovaný tisk faktury

rušení faktury

storno faktury

kniha vystavených faktur

pozice ve formuláři

parametry tvorby faktur

knihovna textů položek

číselník řad faktur

hlavička firmy

závěrečný text faktury

BANKA

rozpracovaný příkaz

prohlížení

výběr závazků

úpravy příkazu

rozšíření příkazu

likvidace

tisk

uzavření (vystavení)

vystavené příkazy

příkazy vystavené v aktuálním roce

prohlížení archivu

opakovaný tisk příkazu

pomocné operace

odznačení příkazu

odznačení faktury

MAJETEK

dlouhodobý majetek

aktualizace

zvýšení ceny

vyřazení

prohlížení

stavy a odpisy roku

start - počáteční zadání

krátkodobý majetek

aktualizace

sestavy

společné sestavy

majetek po skupinách

inventura

číselníky

pracoviště

skupiny majetku

SPECIÁL

počáteční stavy

uzávěrka měsíce

změna měsíce

diagnostika dat

změna hesel firem

extras - procedury

ČÍSELNÍKY

střediska

zakázky

kategorie příjmů

kategorie výdajů

pokladny

bankovní účty

firmy

*2. PENĚŽNÍ DENÍK

KATEGORIE PŘÍJMŮ A VÝDAJŮ

Peněžní deník umožňuje přehledně a univerzálně zaznamenávat všechny příjmy a výdaje v libovolném členění, které si uživatel sám definuje ve větvi KATEGORIE PŘÍJMŮ a VÝDAJŮ. Základní princip označení a uspořádání příjmových a výdejových kategorií však musí být zachován, příjmy i výdaje se z hlediska logiky programu vždy člení na:

1. ovlivňující základ daně z příjmu (dále daňové)

2. neovlivňující základ daně z příjmu (dále nedaňové)

3. změny stavu jmění (vložených peněžních prostředků)

4. změny stavu průběžných položek

Bližší popis způsobu přiřazení kategorií do těchto čtyřech základních skupin najdete v části, která popisuje práci s číselníky kategorií příjmů a výdajů.

ZÁZNAM DO DENÍKU

Uživatel zapisuje do formuláře deníku záznamy prováděných peněžních nebo nepeněžních operací. Přitom vyplňuje v následující posloupnosti položky obrazovkového formuláře (platí: jedna obrazovka = jeden záznam deníku):

datum provedení operace

Datum musí náležet do zpracovávaného roku, u této položky lze navíc volitelně zapojit kontrolu, zda náleží do běžného měsíce.

Podle data jsou standardně řazeny záznamy v deníku měsíce.

Záznamu lze přiřadit i datum, které jej v chronologickém sledu zařadí před některé dříve zapsané záznamy. Zůstatky všech pozdějších záznamů se tomu programově přizpůsobí. Posloupnost záznamů v deníku je tedy vždy určena datem provedení operace a druhotně číslem dokladu.

číslo dokladu

Číslo dokladu je spojovacím klíčem mezi záznamem v počítači v agendě JUCW a mezi prvotním dokladem, k němuž se vztahuje. Program umožní pod jediné číslo dokladu zařadit více záznamů (například u bankovních výpisů).

Je možno při zadávání pracovat s jednou dokladovou řadou, která směšuje všechny typy dokladů nebo vytvořit několik řad (např. řadu 1,2,3... a řadu 1001,1002,1003...) podle typů dokladů. Způsob řazení záznamů v deníku se tím však nemění.

text popisu operace

Je volný text určený k zápisu co nejvýstižnějšího popisu účtované operace. Program není schopen provést významovou kontrolu použitého textu, je tedy možno omylem do textu příjmové operace zapsat například "výdej z pokladny", aniž by program signalizoval nějakou nesrovnalost.

částka operace

Do tabulky se zapíše částka příjmu či výdaje z banky nebo pokladny. Pokud se nevyplní nic, program se vrátí na první položku tabulky.

číslo banky (pokladny)

Pokud si uživatel definoval více hotovostních pokladen nebo více běžných účtů, musí u každé operace určit, kterého účtu nebo pokladny se pohyb týká. To lze zadat přímo, nebo po stisku F1 vybrat ze zobrazené nabídky bankovních účtů nebo hotovostních pokladen.

Zde lze zadat i nepeněžní operace, které se neprojeví změnou stavu peněžních prostředků, ale změní, pokud jsou směrovány na daňové kategorie, daňový výsledek (základ pro daň z příjmu). Zadávají se jako běžné záznamy, je lhostejno zda jako příjem či výdej banky nebo pokladny – podstatné je však, že se musí zadat na nulové číslo banky nebo pokladny. U nepeněžní operace nelze zadat kategorie pro pohyb jmění a průběžných položek, protože ty jsou vždy pohybem peněžním. Nepeněžní operace lze vypsat ve zvláštní rekapitulační sestavě – nejsou součástí peněžního deníku.

heslo firmy

Do každého záznamu deníku lze zadat heslo firmy ‑ význam a tvorba této položky jsou popsány v části KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma, jíž se operace týká, neuvedení bude chápáno jako vnitřní operace, nevztažená k žádné partnerské firmě.

Pokud se provádí v dané operaci úhrada faktury, uvedená firma slouží jen jako pomůcka při vyhledání faktury. Pokud se v této situaci heslo firmy nevyplní (nebo vyplní chybně), bude programem následně doplněno (nebo uvedeno na správnou míru) podle hrazené faktury.

Na této položce si lze pomocí klávesy F1 zobrazit existující katalog firem a z něj stiskem ENTER příslušnou firmu vybrat. Je také možno stiskem F2 se přepnout do formuláře katalogu firem, který lze doplnit o novou firmu respektive v něm provést úpravu dat již zapsané firmy – program v této chvíli umožňuje kompletní aktualizaci katalogu firem. Návrat do formuláře peněžního deníku je dvojí:

po zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do původního formuláře heslo vybrané firmy po stisku ESC se návrat uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy.

párovací symboly

Prvním párovacím symbolem PS1 pro úhrady vystavených faktur (příjmové operace) je variabilní symbol ‑ námi přidělené interní číslo faktury. Pro vystavené faktury se druhý párovací symbol nepoužívá – číslo faktury je jedinečné a dostačuje k jednoznačné identifikaci faktury.

Prvním párovacím symbolem PS1 pro úhrady došlých faktur (výdajové operace) je konto (číslo bankovního účtu) dodavatele. Druhým párovacím symbolem PS2 je variabilní symbol ‑ číslo faktury podle dodavatele.

Pokud uživatel nevyplní první párovací symbol, předpokládá program, že se jedná o běžnou peněžní operaci bez souvislosti s některým ze saldokont (nejde o úhradu došlé nebo vystavené faktury).

Pokud první párovací symbol vyplní, chápe program prováděnou operaci jako úhradu vystavené (je‑li operace příjmem) nebo došlé (je‑li operace výdajem) faktury.

Je prováděna kontrola, zda faktura se stejnými párovacími symboly skutečně v naší evidenci existuje a pokud by tomu tak nebylo, jsou přímo zadané párovací symboly odmítnuty. To znamená, že lze hradit jen skutečně existující faktury, nespárované platby se nepřipouštějí.

Namísto přímého vyplnění prvního párovacího symbolu lze provést stiskem F2 přepnutí do podformuláře vystavených (došlých) faktur, kde lze obvyklými prostředky (listování souborem, libovolná podmínka) vybrat přímo požadovanou fakturu a stiskem ENTER přenést její párovací symboly do hlavního formuláře.

Úhrada faktury se vnitřně provádí takto:

Odpovídá‑li částka úhrady přesně částce faktury, program zaplatí celou fakturu a do deníku zanese tolik záznamů, kolik měla faktura položek, přičemž položky s vyznačenou DPH rozkládá ještě do dvou záznamů ‑ záznamu hradícího základ a záznamu hradícího daň.

Pro tu část platby, která je vlastně úhradou daně z přidané hodnoty, odvodí kontaci program sám, a to tak, že dani přijaté od odběratele přiřadí kategorii číslo 179 a dani uhrazené dodavateli přiřadí kategorii číslo 279. Na tyto kategorie se přímo v deníku neúčtuje (pro případ zvláštních situací to však program umožňuje).

Pokud částka úhrady přesahuje částku zůstatku na faktuře, opraví program sám částku příjmu (výdaje) na správnou výši tak, aby byla uhrazena právě částka zůstatku faktury. Toto signalizuje blikající zprávou na obrazovce. Lze tedy uhradit částku odpovídající zůstatku faktury nebo částku nižší. Opraví-li program zadanou částku příjmu (výdaje), je nutné rozdíl mezi původně zadanou částkou a opravenou částkou zadat jako další záznam deníku, který už ovšem nemůže být úhradou faktury.

Pokud je částka úhrady nižší než částka na faktuře, postupuje program tak, že:

U faktur s jedinou dílčí částkou uhradí nejprve daň a pak takovou část základu, kterou lze ještě zbytkem hrazené částky pokrýt. Pokud částka úhrady nestačí ani na pokrytí daně, uhradí se jen část daně.

U faktur se dvěma a více dílčími částkami nabídne uživateli menu těchto dílčích částek k výběru té, která bude přednostně uhrazena. Při úhradě takto vybrané dílčí částky opět uhradí nejprve daň a pak takovou část základu, kterou lze ještě zbytkem hrazené částky pokrýt. Pokud částka úhrady nestačí ani na pokrytí daně, uradí se jen část daně, je-li částka úhrady vyšší než součet daně a základu na vybrané dílčí částce faktury, zkrátí na tuto hodnotu částku úhrady a je nutno při zopakování operace použít zkrácenou částku k úhradě další dílčí částky faktury.

Úhrady dobropisů provádíme stejně jako úhrady faktur pouze s tím rozdílem, že hradíme zápornými částkami ‑ tzn., že například úhradu dobropisu odběrateli zaznamenáme jako záporný příjem banky (hotovosti), přestože ve skutečnosti jde o výdej.

kategorie příjmu (výdaje)

Podle typu pohybu (příjem či výdej) se přímo číslem zadá nebo po stisku ENTER nebo F1 vybere jedna z předdefinovaných kategorií příjmů (výdajů), které se nabídnou na obrazovce. Toto přiřazení kategorie lze přirovnat k opakovanému zápisu částky operace do příslušného sloupce členění příjmů či výdajů v ručně vedeném peněžním deníku.

Je‑li operace úhradou faktury, program položku přeskočí, protože její obsah je určen původní kontací faktury.

typ DPH

Přímo nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Je‑li zadávaná operace příjmem, jde o typ DPH na vstupu (viz. samostatný dokument v části návody), je‑li operace výdajová, jde o typ DPH na vstupu.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

datum zdanitelného plnění

Do této položky program vyplní datum operace, lze přepsat datem zdanitelného plnění uvedeným na dokladu. Je‑li zapojena kontrola zadávaných datumů, nelze zapsat datum, které nespadá do otevřeného měsíce.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

základ daně

Do položky program na základě již vyplněného typu DPH předvyplní tu část částky operace (příjmu či výdaje), která odpovídá základu daně. Lze přepsáním opravit na hodnotu uvedenou na dokladu.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí. Položku program rovněž přeskočí, je‑li operace úhradou faktury.

daň

Do položky program předvyplní rozdíl mezi částkou operace a již zadaným základem daně. V případě, že je rozpočet na základ a daň proveden odlišně od správného způsobu, signalizuje se toto varovným výpisem na obrazovku, nicméně však je takové zadání akceptováno, protože může být v souladu s údaji na daňovém dokladu.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí. Položku program rovněž přeskočí, je‑li operace úhradou faktury.

číslo střediska

Záznamy lze směrovat na střediska, jejichž číselník je zobrazitelný k výběru po stisku F1, vyplňování středisek řídí konstantou (viz SERVIS - PARAMETRY), pokud není výslovně určeno, že se střediska sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.

Je‑li operace úhradou faktury, program položku vždy přeskočí, protože její obsah je určen kontací původní faktury.

číslo zakázky

Záznamy lze směrovat na zakázky, jejichž číselník je opět zobrazitelný k výběru po stisku F1, i vyplňování zakázek se řídí stejnou konstantou (viz SERVIS - PARAMETRY), pokud není výslovně určeno, že se zakázky sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.

Je‑li operace úhradou faktury, program položku vždy přeskočí, protože její obsah je určen kontací původní faktury.

OPRAVY A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ V DENÍKU

Lze zrušit nebo v některých položkách opravit libovolný záznam v rámci měsíce (roku), zůstatky pozdějších záznamů se opět přepočtou. Touto cestou lze provést opravy záznamů, které jsou chybné v některých neopravitelných položkách – nejprve zrušit chybný záznam a pak jej znovu správně zavést.

Ve dvou oddělených chodech se provádí rušení běžných záznamů deníku a úhrad faktur. Je třeba mít na paměti, že při provádění rušení záznamů jednoho typu (např. běžných záznamů) se záznamy druhého typu (úhrady faktur) při prohlížení souboru deníku nezobrazují, což samozřejmě neznamená, že v deníku nejsou (viz. prohlížení deníku).

*3. POHLEDÁVKY

Tato větev programu je určena pro vedení evidence pohledávek a plní beze zbytku úlohu knihy vystavených faktur. Klíčovou položkou pro identifikaci faktury v evidenci a tím i párovacím symbolem pro párování vystavených faktur je položka ICF – číslo vystavené faktury (variabilní symbol na bankovním výpisu). Při zadávání úhrad do deníku se zadává do 1. párovacího symbolu (PS1).

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY NA VÝSTUPU

Pokud do této evidence zadá uživatel vedle skutečných faktur i VŠECHNY SVÉ OSTATNÍ VÝSTUPNÍ DAŇOVÉ DOKLADY CHARAKTERU pohledávek, poskytnou mu zařazené soupisy a sestava podkladu pro přiznání úplné informace potřebné pro vykázání daně z přidané hodnoty. Takové doklady musí ovšem likvidovat ihned po zanesení do evidence nepeněžní cestou, a to proto, aby si nezkresloval stav pohledávek.

Daňové typy pro daň na výstupu (uskutečněná zdanitelná plnění) jsou popsány v samostatném manuálu dostupném v části SERVIS – NÁVODY – KÓDOVÁNÍ DANĚ NA VÝSTUPU.

Hodnoty kódů zdanitelných plnění se vyplňují do položky DPH v záznamu dílčí částky faktury a jsou pak použity k vyhodnocení daňového typu částky daně i daňového základu. Nejdůležitějším úkolem uživatele v této situaci je správné přiřazení daňového typu položce faktury (obecně výstupního daňového dokladu). Programy umožňují zadat i výši daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení apod.).

Postup zachycení nákupů a tržeb v maloobchodě pro účely DPH dle §18

V průběhu měsíce zapisuje uživatel nákupy od plátců daně obvyklým způsobem, tzn. celkovou částku rozdělenou na základ a daň s udáním typu daně.

Nákupy od neplátců je nutno zachycovat s takovým typem daně, který by příslušnému zboží příslušel, pokud by bylo dodáno plátcem daně. Aby bylo odlišeno, že se nejedná o skutečná zdanitelná plnění, musí uživatel použít kódy 11 nebo 12 ‑ viz. tabulka výše.

Nerozlišené maloobchodní tržby je nutné zadávat po celý měsíc bez daně s kódem 13.

Po zadání všech nákladů a tržeb měsíce získá uživatel přehled o sumě nákupů a tržeb pro výpočet koeficientu v sestavě rozbor DPH pro maloobchod. Tato sestava obsahuje i propočet rozvrhu nerozlišených tržeb do jednotlivých sazeb, rozvrh se provádí v poměru nákupů v cenách včetně daně.

Pro nákup a prodej v maloobchodě (v prodejně za hotové) je nutno zavést zvláštní kategorii příjmu pro nákup i zvláštní kategorii příjmu pro prodej a tyto kategorie používat výhradně jen v této souvislosti, aby nedocházelo v jedné příjmové nebo výdajové kategorii k mísení režimu podle paragrafu 18 zákona s běžným režimem, v němž se daň na výstupu rozlišuje.

Pro rozdělení tržeb na základy a daně do příslušných typů daně je nutno nejprve celkovou nerozlišenou tržbu měsíce (zachycenou pod typem 13) vynulovat v peněžním deníku zadáním záporné částky v celkové výši měsíčních tržeb (opět s typem DPH 13). Poté je možno tržbu měsíce znovu zadat, tentokrát již v členění na základ a daň v příslušném typu daně.

ZADÁVÁNÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR

Pokud uživatel využívá pro vystavování faktur programový blok FAKTURACE v programu JUCW, jsou v tomto bloku vystavené faktury automaticky zapsány do účetní evidence faktur. Obdobné je to při použití specializovaného fakturačního programu. Proto se zadávání dat provádí pouze pro faktury vystavené mimo tyto programy, tedy například předpisy vytvořené v některém textovém editoru.

Zadávání dat faktur se provádí po dílčích částkách faktury. Rozpad faktury na tyto částky provádí podle svého posouzení a potřeby uživatele a řídí se přitom především tím, jak je nutno fakturu členit podle kategorií příjmů a podle jednotlivých, podle předpisů odděleně sledovaných, daňových typů.

Obrazovkový formulář má dvě části ‑ hlavičkovou část, která se vyplňuje jen poprvé (při zadávání první dílčí částky faktury) a část pro dílčí částky, která se vyplňuje vždy. Pokud zadáme nové číslo faktury, vyplňujeme postupně všechny položky formuláře – nejprve hlavičkovou část a pak údaje první dílčí části. Po vyplnění celého formuláře program opět přeskočí na první položku – číslo faktury. Pokud toto číslo vyplníme opět stejnou hodnotou jako v předchozím záznamu, chápe to program jako pokyn k vyplňování druhé (a případně další) dílčí částky téže faktury – pak položky hlavičky přeskočí (jsou již vyplněny z prvního záznamu) a přejde přímo na údaje pro tuto další dílčí částku (první položkou je předmět fakturace). Zadávání dalších dílčích částek můžeme libovolně opakovat, přechodu na novou fakturu dosáhneme jednoduše použitím dalšího čísla faktury na první položce formuláře.

Vystavené dobropisy odběrateli (došlé vrubopisy odběratele) je třeba zaznamenat ve stejném duchu jako faktury, pouze je nutné celkovou částku a všechny dílčí částky včetně částek DPH zadat jako záporná čísla.

Uživatel do formuláře faktury vyplňuje v uvedeném pořadí hodnoty následujících položek:

číslo faktury

Zadává se interní (vlastní) číslo faktury ‑ variabilní symbol. Pokud se vloží číslo již zadané faktury (obvykle když se zopakuje číslo z předchozího záznamu), jedná se o zadávání další dílčí částky faktury a program přeskočí na zadávání položky předmět fakturace a zobrazí pořadové číslo zadávané dílčí částky faktury. Program nabízí číslo faktury volitelně (lze nastavit v části ZMĚNA NASTAVENÍ) buď stejné jako v předchozí větě, což je výhodné tam, kde zadávané faktury mají obvykle více než jednu dílčí částku, nebo se nabídne číslo o jedna vyšší než v předchozím záznamu, to je vhodné naopak tam, kde se obvykle zadávají nečleněné faktury s jednou dílčí částkou. Na počátku roku program nabídne jako první číslo 950001, kde 95 je dvojčíslí zahajovaného roku. To je vhodné dodržet, protože nemůže dojít k záměně dvou faktur vystavených pod stejným číslem ve dvou letech, ale lze přirozeně toto úvodní číslo přepsat a zahájit číslování faktur podle své potřeby nebo zvyklosti.

heslo firmy

Význam a tvorba této položky jsou popsány v části KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma, jíž se faktura týká.

po zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do původního formuláře heslo vybrané firmy

po stisku ESC se návrat uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

datum vystavení faktury

Uvede se datum vystavení podle faktury, položka není kontrolována.

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

datum zdanitelného plnění

Do této položky program předvyplní datum vystavení faktury, lze přepsat datem zdanitelného plnění uvedeným na dokladu. Je‑li zapojena kontrola zadávaných datumů, nelze zapsat datum, které spadá do některého z předcházejících měsíců.

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

datum splatnosti

Do položky program předvyplní datum, které je o definovaný počet dní (pro vystavené faktury firmy obvyklou splatnost) posunut proti datu vystavení faktury. Počet dní posunu ‑ obvyklá splatnost faktur se nastavuje v části ZMĚNA NASTAVENÍ.

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

předmět fakturace

Předmět fakturace je volná textová položka, do níž se popisuje, co bylo z věcného hlediska danou fakturou (dílčí částkou faktury) odběrateli účtováno.

základ daně

Do položky se zadá částka, která odpovídá základu daně.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

typ DPH

Přímo nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Jde o typ DPH na výstupu (viz tabulka v popisu vystavených faktur). Tento typ pak bude rozhodný pro rozklad úhrady faktury při jejím záznamu do deníku.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

daň

Do položky program předvyplní daň příslušnou již určenému typu DPH a jemu odpovídající daňové sazbě a již zadanému základu daně. V případě, že je propočet daně odlišný od hodnoty na faktuře, lze přepsat skutečně uvedenou hodnotou.

Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

kategorie příjmu

Přímo číslem kategorie se zadá nebo po stisku ENTER nebo F1 vybere jedna z předdefinovaných kategorií příjmů, které se nabídnou na obrazovce. Toto přiřazení kategorie dílčí částce faktury je rozhodné pro rozklad úhrady faktury (pro kontaci části základu) při jejím zápisu do deníku.

číslo střediska

Dílčí částky lze směrovat na střediska, jejichž číselník je zobrazitelný k výběru po stisku F1, vyplňování středisek se řídí konstantou (viz ZMĚNA NASTAVENÍ), pokud není výslovně určeno, že se střediska sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.

číslo zakázky

Dílčí částky lze směrovat na zakázky, jejichž číselník je opět zobrazitelný k výběru po stisku F1, i vyplňování zakázek se řídí stejnou konstantou (viz ZMĚNA NASTAVENÍ), pokud není výslovně určeno, že se zakázky sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.

OPRAVY A RUŠENÍ FAKTUR

Je možno opravit údaje na faktuře, rozumí se všechny údaje ve všech záznamech položek faktury. Při opravě nejprve zadáme číslo faktury, kterou chceme opravovat, na obrazovce se nám objeví všechny hlavičkové údaje této faktury. Ty můžeme přepsat a poté přejdeme do oprav dílčích částek. Pokud má faktura jedinou dílčí částku, nabízí nám program přímo ji, pokud má faktura dvě a více dílčích částek, nabídne se nám na obrazovce menu dílčích částek, z nichž musíme zvolit tu, kterou chceme opravovat. Její hodnoty se objeví na obrazovce a po jejich opravě a zápisu celé věty přecházíme na další obrazovku, kde buď ponecháme předvyplněné číslo naposledy opravované faktury (to pokud chceme opravovat jinou dílčí částku téže faktury) nebo se vyplněním jiného čísla faktury dostaneme do opravy jiné faktury. Pozor – v hlavičkové části není údaj o celkové sumě faktury, ten můžeme změnit jen změnou dílčích částek.

Rušit lze jen takové faktury, na které nebyla dosud zaznamenána žádná úhrada. Pokud je nutno toto přeci jen provést, musíme nejprve zrušit úhradu (úhrady) této faktury zásahem do deníku a potom teprve zrušit fakturu. Rušení se provádí tak, že program nejprve zobrazí první záznam souboru pohledávek a poté lze obvyklými prostředky listování v souboru nalézt požadovanou fakturu. K zrušení vybereme na obrazovce zobrazenou fakturu stiskem klávesy DEL, volbu potom musíme potvrdit kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT? na dolním řádku obrazovkového formuláře.

NEPENĚŽNÍ LIKVIDACE VYSTAVENÉ FAKTURY

Často v praxi vznikne potřeba fakturu zlikvidovat nepeněžní cestou ‑ například při zápočtech faktur nebo kompenzaci úhradou nebo při likvidaci drobných rozdílů vzniklých třeba kursovními pohyby. Zde tedy fakturu vlastně uhradíme (opět po položkách jako při práci s deníkem), ale změní se tím pouze stav pohledávek, stav peněžních prostředků zůstane nezměněn.

Při zápočtech faktur je ovšem správnější postup ten, že jako nepeněžní operaci zapíšeme do deníku úhradu nejprve vystavených a poté i došlých vzájemně započítávaných faktur (případný přijatý nebo zaplacený rozdíl zadáme pochopitelně jako operaci peněžní). Tento způsob nevede ke krácení obratu příjmových a výdajových kategorií použitých na fakturách, jak je tomu u přímé nepeněžní likvidace provedené v této popisované speciální volbě.

IMPORT DÁVKY FAKTUR

Tento segment agendy je určen uživatelům, kteří používají pro vystavování faktur externí fakturační agendu (dále jen EF). Ta je obvykle komplexnější a komfortnější než modul fakturace začleněný v agendě jednoduchého účetnictví JUCW. Takový software (například FAKTURY 2002 ENVISION – dále FAEN, PRO9) však musí být schopen vytvořit přenosové soubory s daty faktur ve formátu, který vyžaduje program JUCW. Segment Dávka faktur slouží k načtení dat v faktur vystavených v EF a k jejich záznamu do evidence bez nutnosti pořizování záznamů do JUCW podle primárních dokladů (vystavených faktur).

Procedura je svou logikou v podstatě shodná se všemi podobnými přenosy informací mezi agendami v programovém systému MILESOFT. Má tyto fáze:

· Načtení dat z přenosového souboru do pracovního souboru dávky

· Kontroly a úpravy dat v pracovním souboru dávky

· Uzavření – faktury se zapíší do knihy faktur JUCW a pracovní soubor dávky se uprázdní pro další operaci

Nastavení přenosové cesty

Na straně JUCW: Pro načítání dat do dávky je nutno nejprve nastavit v části SERVIS ‑ PARAMETRY ‑ CESTA K AGENDĚ FAKTURACE správně cestu ke složce, do které EF vystupuje přenosové datové soubory. Lze zadat absolutní či relativní cestu ke složce (adresáři), v němž bude program JUCW pak hledat datové soubory vytvořené EF pro účely načtení.

Příklad nastavení:

A:\ pro přenos přes disketu A

C:\PRENOSY\ pro přenos přes složku, kterou si vytvoříme na disku C počítače

Na straně FAEN – volba Nástroje – Synchronizace s účetnictvím – Styčný adresář s programem WINROY - určete složku pro přenos ve shodě s nastavením JUCW. Výstup dat se provede stiskem tlačítka START na témž formuláři. Lze omezit přenos faktur na část měsíce, zařazení do měsíce se řídí datumem zdanitelného plnění DPH.

Na straně PRO9 - v části SERVISNÍ AKCE ‑ ZMĚNA NASTAVENÍ PARAMETRŮ – CESTY K OSTATNÍM MODULŮM MILESOFT – CESTA K AGENDĚ SALDOKONTA ODBĚRATELŮ cestu k adresáři, kde pak vstupní datový soubor dávky bude vytvářen. V agendě PRO9 je nutno data faktur pro účely přenosu vystoupit do přenosového datového souboru dávky. Děje se to provedením chodu VÝSTUP FAKTUR PRO SALDOKONTO v části PRODEJ A FAKTURACE ‑ FAKTURACE (agenda vystoupí faktury běžného měsíce) nebo v části MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA (opakovaný výstup faktur agendou PRO9 již uzavřených měsíců).

Načtení dávky ze souboru

Při načítání se zadá měsíc a rok, jehož faktury se mají načítat a jehož vstupní datový soubor dávky bude program JUCW na určeném místě hledat. Pokud nalezne, oznámí, kolik nových faktur bude do dávky přebírat. Vstupní datový soubor obsahuje obecně vždy všechny faktury vybraného měsíce, program JUCW při načtení vynechává ty faktury, které již ve své evidenci má. Přenos dat dávkou faktur lze proto libovolně opakovat a nehrozí, že by došlo ke zdvojení faktur.

Kontace faktur kategorií příjmu

Kontaci dílčích částek faktur, pokud již nebyla provedena v EF, můžeme provést cestou hromadné kontace celých skupin faktur či jejich dílčích částek nebo individuální kontací jednotlivých dílčích částek. Lze přirozeně i doplnit nebo opravit kontaci provedenou již v EF.

Hromadná kontace umožňuje vybranou příjmovou kategorií (zakázkou nebo střediskem, máme‑li nastaveno jejich sledování) označit určenou podmnožinu dílčích částek faktur dávky ‑ tuto podmnožinu vymezíme zadání výběrové podmínky (o jejíž výstavbě a syntaxi se lze dočíst podrobnosti v základní uživatelské příručce). Pracuje se zde s datovou strukturou VFJ a VFJDIL.

Individuální kontace umožňuje obvyklými prostředky pohyb obrazovkového formuláře po záznamech dílčích částek dávky,

v nichž lze přepisovat či doplňovat kategorii příjmu a podle nastavení i středisko a zakázku.

Kontrolní opis dávky

Opis faktur dávky včetně rozkladu na dílčí dávky a jejich kontace ‑ slouží dokumentačním nebo kontrolním účelům.

Likvidace dávky

Zde lze pracovní soubor dávky vyprázdnit, ruší všechny předchozí kroky, data z pracovního souboru dávky zmizí a neovlivní žádným způsobem evidenci vystavených faktur.

Uzavření a přenos do evidence

Okontovaná a zrevidovaná data na pokyn zapíše program do evidence vystavených faktur a uprázdní soubor dávky ‑ zanese jen nové faktury, tedy ty, které neexistují (podle čísel faktur) v aktuálním souboru faktur. Před zahájením operace se provádí kontrola, zda do všech dílčích částek byla zadána přípustná kategorie příjmu. Pokud ne, nelze uzavření provést.

Poznámky k přenosu z FAEN:

Do hesla firmy se přenáší číslo firmy podle FAEN, jako číslo faktury variabilní symbol.

Ve FAEN si lze do tabulky účtů zadat čísla a názvy jednotlivých kategorií výdajů tak, jak jsou definovány v JUCW a ty pak používat k zaúčtování jednotlivých položek faktur – ve formuláři položky faktury, záložka zaúčtování .

PROHLÍŽENÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR

Prohlížení faktur

Prohlížení faktur v aktuálním souboru ‑ obsahuje faktury, které byly ve stavu pohledávek na počátku roku a všechny vystavené faktury roku běžného. Faktura je zachycena z pohledu pohledávek jako jedna položka ‑ zobrazeny jsou jen její hlavičkové údaje bez kontace dílčích částek.

Položky faktur

Prohlížení dílčích částek faktur aktuálního souboru (rozklad na dílčí částky podle kontace k předchozímu souboru).

Prohlížení archivu faktur

Prohlížení archivu vyrovnaných pohledávek ‑ obsahuje faktury vystavené do konce předchozího roku, které byly do konce předchozího roku také uhrazeny.

Archiv položek

Prohlížení dílčích částek faktur archivního souboru vyrovnaných pohledávek (rozklad na dílčí částky podle kontace k předchozímu souboru)

*4. ZÁVAZKY

Tato větev programu je určena pro vedení evidence závazků a rovněž plní funkci knihy závazků. K identifikaci faktury slouží především položka ICF ‑ interní číslo faktury, tj. číslo, které faktuře přiděluje sám uživatel při jejím zařazování do své evidence. Párovacími položkami pro párování došlých faktur s provedenými úhradami jsou položky KONTO – číslo konta dodavatele a ECF – externí číslo faktury (variabilní symbol na bankovním výpisu) neboli číslo přidělené faktuře vystavitelem (dodavatelem). Při zadávání úhrad do deníku se zadává do 1. párovacího symbolu (PS1) číslo konta dodavatele (KONTO) a do 2. párovacího symbolu externí číslo faktury = variabilní symbol (ECF).

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY NA VSTUPU

Pokud do této evidence zadá uživatel vedle skutečných došlých faktur i VŠECHNY SVÉ OSTATNÍ VSTUPNÍ DAŇOVÉ DOKLADY závazkového charakteru, poskytnou mu zařazené soupisy a sestava podkladu pro přiznání úplné informace potřebné pro vykázání daně z přidané hodnoty. Takové doklady musí opět likvidovat ihned po zanesení do evidence, a to nepeněžní cestou a opět proto, aby se nezkresloval stav závazků.

Daňové typy pro daň na vstupu (přijatá zdanitelná plnění) jsou popsány v samostatném manuálu dostupném v části SERVIS – NÁVODY – KÓDOVÁNÍ DANĚ NA VSTUPU.

Hodnoty kódu se vyplňují do položky DPH v záznamu dílčí částky faktury a jsou pak použity k vyhodnocení daňového typu částky daně i daňového základu. Nejdůležitějším úkolem uživatele v této situaci je stejně jako u pohledávek správné přiřazení daňového typu položce faktury (obecně vstupního daňového dokladu). Programy umožňují zadat i výši daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení apod.).

Pro potřeby těch firem, které jsou oprávněny rozdělovat daň na výstupu u zboží nakoupeného za účelem prodeje v nezměněném stavu v poměru daňových typů 3=5 % a 4=22 % zjištěném na vstupu při nákupu zboží, je nutno tyto nákupy zahrnovat pod daňovou skupinu 11 a 12 s nulovou sazbou daně.

ZADÁVÁNÍ DOŠLÝCH FAKTUR

Zadávání dat faktur se provádí po dílčích částkách faktury. Rozpad faktury na tyto částky provádí podle svého posouzení a potřeby uživatele a řídí se přitom především tím, jak je nutno fakturu členit podle kategorií výdajů a podle jednotlivých, podle předpisů odděleně sledovaných, daňových typů.

Obrazovkový formulář má dvě části ‑ hlavičkovou část, která se vyplňuje jen poprvé (při zadávání první dílčí částky faktury) a část pro dílčí částky, která se vyplňuje vždy. Pokud zadáme nové číslo faktury, vyplňujeme postupně všechny položky formuláře – nejprve hlavičkovou část, a pak údaje první dílčí částky. Po vyplnění celého formuláře program opět přeskočí na první položku – číslo faktury. Pokud toto číslo vyplníme opět stejnou hodnotou jako v předchozím záznamu, chápe toto program jako pokyn k vyplňování druhé (a případně další) dílčí částky téže faktury – pak položka hlavičky přeskočí (jsou již vyplněny z prvního záznamu) a přejde přímo na údaje pro tuto další dílčí částku (první položkou je předmět fakturace). Zadávání dalších dílčích částek můžeme libovolně opakovat, přechodu na novou fakturu dosáhneme jednoduše použitím dalšího čísla faktury na první položce formuláře.

Dodavatelem vystavené dobropisy (vlastní vystavené vrubopisy) je třeba zaznamenat ve stejném duchu jako faktury, pouze je nutné celkovou částku a všechny dílčí částky včetně částek DPH zadat jako záporná čísla.

Uživatel do formuláře faktury vyplňuje v uvedeném pořadí hodnoty následujících položek:

číslo faktury

Zadává se interní (vlastní) číslo faktury, které se faktuře přiděluje jako číslo dokladu. Pokud se vloží číslo již zadané faktury (obvykle když se zopakuje číslo z předchozího záznamu), jedná se o zadávání další dílčí částky faktury a program přeskočí na zadávání položky předmět fakturace a zobrazí pořadové číslo zadávané dílčí částky faktury. Program nabízí číslo faktury volitelně (lze nastavit v části ZMĚNA NASTAVENÍ) stejné jako v předchozí větě, což je výhodné tam, kde zadávané faktury mají obvykle více než jednu dílčí částku nebo se nabídne číslo o jedna vyšší než v předchozím záznamu, to je vhodné naopak tam, kde se obvykle zadávají nečleněné faktury s jedinou dílčí částkou. na počátku roku program nabídne jako první číslo 2001, kde 2 je číslo zahajovaného roku. to je vhodné dodržet, protože nemůže dojít k záměně dvou faktur vystavených pod stejným číslem ve dvou letech, ale lze přirozeně toto úvodní číslo přepsat a zahájit číslování faktur podle své potřeby nebo zvyklosti.

heslo firmy

Význam a tvorba této položky jsou popsány v části KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma, jíž se faktura týká.

po zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do původního formuláře heslo vybrané firmy

po stisku ESC se návrat uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

předčíslí a číslo účtu

Pro zachování možnosti vystavovat na zapsané došlé faktury příkazy k úhradě prostřednictvím programu, je nutno u došlých faktur vyplnit správně číslo bankovního účtu dodavatele. Toto číslo se obecně skládá ze dvou částí: předčíslí o délce nejvýše 6 cifer a vlastního čísla účtu o délce nejvýše 10 cifer.

Předčíslí se obvykle v čísle bankovního účtu nevyskytuje, pokud ano, je nutno za předčíslí považovat vždy jen ty cifry, které jsou uvedeny před druhou pomlčkou zleva. Je‑li v čísle účtu pomlčka jediná, číslo účtu předčíslí nemá. Předčíslí je samokontrolní a program nepřípustné hodnoty předčíslí signalizuje.

Vlastní číslo účtu je zapsáno buď bez pomlček nebo s jedinou pomlčkou, kterou při zadávání musíme vynechat. Vlastní číslo účtu je také samokontrolní a program nepřípustné hodnoty signalizuje.

Příklad: je uvedeno 4003‑1329‑847/0100

4003 je předčíslí

1329847 je vlastní číslo účtu

je uvedeno 1329847/0100 nebo 1329‑847/0100

účet nemá předčíslí

1329847 je vlastní číslo účtu

Po vyplnění hesla firmy, která již v katalogu existovala, program předvyplní předčíslí i vlastní číslo účtu hodnotami z katalogu (pokud tam jsou uváděny). Lze je přepsat tím, co je uvedeno na faktuře.

Vlastní číslo účtu je důležitý prvek pro identifikaci došlých faktur a spolu s ECF (externím číslem faktury) slouží jako klíč pro párování došlých faktur a provedených úhrad.

variabilní symbol

Jako variabilní symbol se uvede externí číslo faktury podle dodavatele, použijí se jen cifry, případné oddělovací znaky v dodavatelově čísle faktury vynecháme. Pokud počet cifer v čísle přesahuje povolený rozsah čísla, zadáme cifry odleva.

Musí se vždy vyplnit, jde o klíčovou hodnotu pro párování s úhradami.

název firmy

U existující firmy program předvyplní podle katalogu, možno změnit, u nové firmy řádně vyplnit, zapíše se do katalogu.

číselný kód banky

Uvede se čtyřmístný číselný kód banky ‑ např. 0100, 0300 atd.

Předvyplní se podle katalogu firem, lze přepsat. Pokud se nepoužívají příkazy k úhradě, není vyplnění údaje nutné.

specifický symbol

Předvyplní se podle katalogu, lze přepsat. Pokud se nepoužívají příkazy k úhradě, není vyplnění údaje nutné.

konstantní symbol

Předvyplní se podle nastavené hodnoty, kterou je možno si změnit v části SPECIÁLNÍ OPERACE ‑ NASTAVENÍ KONSTANT ‑ NEJČASTĚJŠÍ KONSTANTNÍ SYMBOL. Pokud se nepoužívají příkazy k úhradě, není vyplnění údaje nutné.

datum vystavení faktury

Uvede se datum vystavení podle faktury, položka není kontrolována.

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

datum zdanitelného plnění

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

Při zadávání došlých faktur je nutno mít na paměti, že do položky DATUM VYSTAVENÍ je třeba zapsat datum zúčtování faktury. Je to proto, aby z hlediska DPH byla faktura zahrnuta do správného zdaňovacího období, tj. do toho, v němž byla zúčtována. Kupříkladu faktura byla vystavena 25.10. a vinou pošty došla až 15.11. Uživatel již přitom měsíc 10. daňově uzavřel a podal přiznání. Pokud by zapsal do data vystavení (data zaúčtování) den 25.10., změnila by se evidence DPH za měsíc 10. a teoreticky by bylo nutno podat opravné daňové hlášení. Proto je vhodné a zákon to připouští, zapsat do data vystavení (zaúčtování) den 15.11. – tím se faktura objeví v daňové evidenci zdaňovacího období 11.

datum splatnosti

Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.

předmět fakturace

Předmět fakturace je volná textová položka, do níž se popisuje, co bylo z věcného hlediska danou fakturou (dílčí částkou faktury) dodavatelem účtováno.

základ daně

Do položky se zadá částka odpovídající základu daně pro danou dílčí částku. Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

typ DPH

Přímo nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Jde o typ DPH na výstupu (viz speciální manuál). Tento typ pak bude rozhodný pro rozklad úhrady faktury při jejím záznamu do deníku. Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.

daň

kategorie výdaje

Přímo číslem kategorie se zadá nebo po stisku ENTER nebo F1 vybere jedna z předdefinovaných kategorií výdajů, které se nabídnou na obrazovce. Toto přiřazení kategorie dílčí částce faktury je rozhodné pro rozklad úhrady faktury (pro kontaci části základu) při jejím zápisu do deníku.

číslo střediska

číslo zakázky

OPRAVY A RUŠENÍ FAKTUR

Rušit lze jen takové faktury, na které nebyla dosud zaznamenána žádná úhrada. Pokud je nutno toto přeci jen provést, musíme nejprve zrušit úhradu (úhrady) této faktury zásahem do deníku a potom teprve zrušit fakturu. Rušení se provádí tak, že program nejprve zobrazí první záznam souboru pohledávek a poté lze obvyklými prostředky listování v souboru nalézt požadovanou fakturu . K zrušení vybereme na obrazovce zobrazenou fakturu stiskem klávesy DEL, volbu potom musíme potvrdit kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT? na dolním řádku obrazovkového formuláře.

NEPENĚŽNÍ LIKVIDACE DOŠLÉ FAKTURY

*5. SESTAVY

OBRATY

peněžní deník

Sestava nemá obvyklý charakter alonže, obsahuje u každého záznamu jen referenci na typ příjmu nebo výdaje uvedením čísla kategorie. Na závěr sestavy jsou uvedeny celkové sumy obratu jednotlivých kategorií za celý měsíc (včetně počátečního a koncového stavu kategorie), které zde vlastně hrají roli součtových položek pro druhové sloupce v ručně vedeném deníku.

Operace zachycující daňové příjmy a výdaje (z hlediska DPH), jsou v sestavě deníku zachyceny jako dvě operace ‑ operace účtující část základu a operace účtující část daně.

Lze kdykoli vypsat část deníku, která odpovídá vybranému měsíci.

obraty jedné pokladny

Sestava obraty vybrané banky pokladny poskytuje úplný přehled o pohybech vybraného bankovního účtu nebo hotovostní pokladny za vybrané období s uvedením počátečního a koncového stavu tohoto účtu nebo pokladny.

rozpis kategorie, kategorie s DPH

Pro získání přehledu o příjmech a výdajích v jednotlivých kategoriích slouží dvě sestavy ROZPIS VYBRANÉ KATEGORIE. Tyto sestavy poskytnou detailní soupis všech pohybů vybrané kategorie za zvolené období. První bez uvedení DPH, které k dotčeným záznamům náležejí, druhá uvádí i příslušnou výši DPH ke každému pohybu v kategorii a na závěr sestavy ještě úplnou rekapitulaci DPH podle typu daně a původu záznamu (úhrada faktury nebo přímý deníkový záznam).

obraty s firmou

POHLEDÁVKY

stav pohledávek

Detail - Stav pohledávek v detailu v řazení podle čísel faktur (ICF). Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

Podle firem - Stav pohledávek v třídění a s mezisoučty podle firem odběratele. Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

kniha vystavených faktur

Detail faktur - sestava úplného seznamu vystavených faktur zvoleného měsíce, lze vypsat všechny měsíce nebo jen jeden vybraný. Tisk pouze hlavičkových záznamů faktur. Vyznačeno datum úhrady u faktur již uhrazených ‑ odděleně úhrady běžného měsíce a dřívějších měsíců.

Podle firem - sestava přehledu vystavených faktur vybraného měsíce v uspořádání podle odběratelů s možností omezení výběru zadáním podmínky. Obsahuje pouze hlavičkové záznamy faktur.

Dílčí částky VF - Sestava vybrané množiny (zadání výběrové podmínky) vystavených faktur s úplným tiskem včetně rozkladu na dílčí částky z hlediska kontace a DPH

úhrady starších faktur

Sestava přehledu faktur minulých měsíců uhrazených ve zvoleném měsíci.

ZÁVAZKY

stav závazků

Detail - Stav závazků v detailu v řazení podle čísel faktur (ICF). Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

Podle firem - Stav pohledávek v třídění a s mezisoučty podle firem odběratele. Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

kniha došlých faktur

Detail faktur - sestava úplného seznamu došlých faktur zvoleného měsíce, lze vypsat všechny měsíce nebo jen jeden vybraný. Tisk pouze hlavičkových záznamů faktur. Vyznačeno datum úhrady u faktur již uhrazených ‑ odděleně úhrady běžného měsíce a dřívějších měsíců.

Podle firem - sestava přehledu došlých faktur vybraného měsíce v uspořádání podle dodavatelů s možností omezení výběru zadáním podmínky. Obsahuje pouze hlavičkové záznamy faktur.

Dílčí částky DF - Sestava vybrané množiny (zadání výběrové podmínky) vystavených faktur s úplným tiskem včetně rozkladu na dílčí částky z hlediska kontace a DPH

úhrady starších faktur

Sestava přehledu faktur minulých měsíců uhrazených ve zvoleném měsíci.

přehled dodávek

Soupis došlých faktur podle čísel dodávek

VÝSLEDEK

Přehled o struktuře příjmů a výdajů a o hospodaření firmy podává sestava VÝSLEDKY HOSPODAŘENÍ ZA OBDOBÍ, kde období pro sestavení výkazu lze vymezit počátečním a koncovým měsícem, chápáno včetně. Pro výkaz za jediný měsíc tedy zadáme tento měsíc jako počáteční i koncový. Sestava podává přehled o struktuře příjmů a výdajů za období podle definovaných kategorií.

Sestava má dvě varianty tisku závěrečných výsledkových položek, základní varianta podává jen ý výsledek z peněžních operací a změnu stavu jmění a průběžných položek, úplná pak k těmto ještě položku salda nepeněžních operací.

DPH

Vytisknout lze formulář ‑ přiznání DPH, neprovádí se však výroční korekce tam, kde dochází k použití koeficientů.

K dispozici jsou zobecněné tisky detailních soupisů DPH za libovolně vybrané období a libovolně vybranou kombinaci typů daně. Sestava poskytuje mezisoučty za záznamy peněžního deníku a záznamy z knih faktur a za jednotlivé typy DPH.

Soupisy lze variantně vytisknout buď tak, že se tisknou všechny jednotlivé daňové položky dokladů v detailu ‑ tj. za doklad jedna nebo více položek stejného daňového typu (rozumí se např. položky s daňovou sazbou 5%), nebo tak, že se za každý doklad a v něm se vyskytující daňový typ vytiskne jen jedna celková částka.

Pro maloobchodní prodej podle §18 zákona o DPH je k dispozici sestava, která provede rozpočet tržeb zachycených na typu daně 13 v poměru nákupu v typech 3,11 a 4,12. Tato sestava se však tiskne jen tehdy, je‑li obrat kategorie 13 za příslušné období nenulový. Rozpočet se provádí v poměru celkových nákupů v cenách včetně daně. Ke správnému použití sestavy je nutné nákupy i tržby pro maloobchod evidovat výhradně na pouze k tomuto účelu vymezených kategoriích příjmů a výdajů, aby se rozpočet provedl jen na základě nákupů pro maloobchod a ne na základě i jiných vstupů (zejména režijních výdajů nebo jinak než maloobchodně zaměřených činností firmy).

STŘEDISKA A ZAKÁZKY

Za vybrané období lze obdobně jako výsledovku celé firmy vytisknout i výsledovku vybraného střediska (zakázky).

Sestava sumárních výsledků středisek (zakázek) poskytuje přehled o celkových příjmech, výdajích a zisku středisek (zakázek) za zvolené období a od počátku roku do konce zvoleného období.

Sestava obratů střediska umožní vypsat obraty vybraného střediska za určené období běžného roku.

EXTRAS – SPECIÁLNÍ SESTAVY UŽIVATELE

Zde může uživatel programu vyvolat speciální sestavy, které byly programovány výlučně pro něj a nejsou standardní součástí programu.

ARCHIV SESTAV

Práce s archivem sestav je podrobně popsána v základní uživatelské příručce ‑jde o průřezovou funkci používanou shodně ve všech agendách.

NEPENĚŽNÍ OPERACE

Sestava má formálně podobu shodnou s peněžním deníkem, podává však přehled nepeněžních (závěrkových) operací za celý účetní rok.

6. FAKTURACE

Modul FAKTURACE slouží k vystavování faktur ‑ daňových dokladů pro odběratele a k jejich automatickému zápisu do účetní evidence vystavených faktur.

PARAMETRY FAKTURACE

V tomto bloku zpracování lze ovlivnit pozice tisku údajů faktury do formulářového papíru a některé skutečnosti týkající se obsahu faktury.

Prvním parametrem je stanovení výstupního tvaru faktury. Uživatel si může vybrat, zda faktura bude tištěna na čistý papír a bude tedy programem "nakreslena" včetně rámečků, nebo zda tisk bude probíhat do předtištěného formuláře. Pro tisk na čistý papír je možno stanovit, zda faktura bude tištěna s nespojitým nebo spojitým okrajem. Tisk se spojitým okrajem je pomalejší. Dále lze u tisku na čistý papír ovlivnit velikost levého okraje faktury v rozmezí 0-2 znaky. Navrhovaný interval splatnosti a den uskutečnění plnění slouží k navržení těchto údajů v záhlaví faktury podle zadaného data fakturace. Další možností je stanovení fakturační přirážky, která bude nabízena při zápisu položky faktury, způsob tisku faktury, nabízený interval splatnosti aj. parametry.

Při nastavení slevy z celkové částky faktury bude po zápisu položek faktury nebo prodejky zobrazován dotaz na výši slevy. Sleva je pak realizována snížením cen položek před zdaněním a program znovu spočte příslušnou daň a cenu celkovou.

Údaj ovlivňující tisk závěru faktury je nutno v tomto místě chápat jako obvyklý způsob závěru ‑ při zápisu záhlaví faktury má uživatel možnost nabídnutý tisk stálého závěru odmítnout nebo

naopak na fakturu zařadit.

Údaje ovlivňující výpočet DPH slouží k volitelnému postupu výpočtu DPH u plátců této daně. V první řadě je nutno rozhodnout, která cena má být výchozí pro výpočet DPH. V druhém údaji lze poté ovlivnit, jakým způsobem bude provedeno zaokrouhlení DPH na desetihaléře nahoru, zda u každé položky faktury nebo za celou skupinu daně na faktuře nebo zda zaokrouhlení vůbec neprovádět.

ČÍSELNÍK ŘAD FAKTUR

V souvislosti s fakturací má uživatel možnost zavést si značný počet řad faktur. K evidenci těchto řad a přehledu volného čísla dokladu v řadě slouží tento číselník. V tomto číselníku jsou některé řady rezervovány, jedná se o kód D – dobropisy a Z – zálohové listy, neboť u těchto dokladů dochází k odlišnému způsobu jejich účtování při přenosu do účetnictví.

Kód řady může být identifikován jedním písmenem nebo číslicí a je tištěn před číslem faktury na všech dokladech. V rámci dvou odlišných řad faktur se mohou vyskytovat stejná čísla dokladů.

Číselník obsahuje zapamatovaná čísla dokladů, která budou při příštím zpracování nabízena jako volná. Jedná se o číslo o jedna vyšší, než bylo naposledy použité. Tento číselník je automatizovaně udržován podle přidělovaných čísel dokladů, avšak uživatel má možnost tato čísla opravit. Program podle tohoto číselníku volná čísla pouze nabízí, jeho nabídku lze kdykoli přepsat nabídkou jinou. Každá řada faktur má vedle svého písemného označení také číselné označení, které je tištěno před samotným číslem faktury. Je tomu tak z toho důvodu, že banka při tisku výpisů neuvádí písmena obsažená v číslech dokladů a kontrola pouze podle čísla faktury bez informace o řadě, z které číslo pochází, by byla ztížená. Ve tvaru čís.ozn.řady+číslo faktury předává program fakturu také účetní evidenci faktur. U každé řady faktur a dokladů lze zápisem údaje zaokrouhlování dokladu ovlivnit, zda má být faktura zaokrouhlována na celé Kč či nikoli.

Řada faktur, u které je uvedeno, že není napojena na účetnictví, nebude automaticky přecházet do účetní evidence faktur.

TEXTY NA VÝSTUPNÍ DOKLADY

Hlavička firmy pro fakturu

Registr obsahuje údaje firmy, které jsou tištěny na faktuře při jejím vytváření. Uživatel může uložit hlavičky více firem. V případě, že je ve stálých údajích firmy vyplněno více hlaviček, následuje při zápisu záhlaví faktury jejich zobrazení a uživatel vybere s jakou hlavičkou fakturu vystavuje.

Po počáteční instalaci jsou v hlavičce jako vzor uvedeny údaje firmy Milevský software ‑ tyto údaje je nutno přepsat údaji vlastní firmy.

Knihovna textů fakturačních položek

Toto zpracování zpřístupňuje uživateli knihovnu textů, které jsou v evidenci uloženy. Jedná se o texty zapisované na položku faktury. V této volbě lze texty vkládat, opravovat nebo zrušit. Texty jsou dále do knihovny doplňovány a aktualizovány ze zápisu položek faktury.

Závěrečný text na fakturu

Každá faktura je doplněna o tři řádky textu, který lze změnit v tomto bloku zpracování. Tisk tohoto textu lze potlačit při vystavování faktury tak, že na konci záhlaví faktury uživatel do údaje tisk závěru zapíše znak 0.

PRÁCE S FAKTUROU

Vystavení faktury

Zápis faktury začíná výběrem nebo zápisem nového odběratele. Výběr lze realizovat listování zpět PGUP nebo zápisem podmínky po stisku HOME. Pokud adresa v evidenci ještě není, je možno ji zapsat a tím ji přidělit vytvářené faktuře a současně uložit do katalogu firem.

V případě, že je ve Stálých údajích firmy vyplněno více hlaviček, následuje jejich zobrazení a uživatel vybere, za kterou firmu fakturu vystavuje.

Poté je nutno vyplnit záhlaví faktury, ve kterém uživatel přidělí faktuře řadu faktur a číslo a další potřebné údaje, které budou na fakturu zahrnuty. Pro zápis řady faktur platí zásady uvedené v kapitole Číselník řad faktur. Uživatel musí záhlaví potvrdit na dolním řádku ENTER z důvodu přidělení čísla faktury na této obrazovce. Pokud toto neprovede program fakturu neuloží, ani nezmění žádné údaje v evidenci.

Prvním údajem na obrazovce je řada faktury. Podle zapsané řady nabídne první volné číslo faktury nebo dobropisu. Nabídnuté číslo lze ponechat, nebo lze zapsat jiné volné číslo faktury. Pokud je číslo již obsazeno, jeho použití je zablokováno. Ostatní údaje lze pro výstup na fakturu upravit. U zahraniční faktury je nutno vyplněnou hodnotu 0 v údaji Typ faktury (tuzemská, zahraniční, přepsat na údaj 1, aby došlo ke správnému zařazení daně. Pokud má být na faktuře uplatněna záloha, je nutno částku zálohy napsat v záhlaví do kolonky poskytnutá záloha, nikoli jako další položku faktury! Program po vyčíslení a zdanění faktury vytvoří řádek POSKYTNUTÁ ZÁLOHA a o zadanou částku sníží hodnotu údaje CELKEM K ÚHRADĚ.

Závěrečné údaje na obrazovce ‑ Tisk závěru ovlivňuje závěr faktury. Hodnota údaje je navržena podle Parametrů fakturace. Jednotka v údaji způsobí tisk tří řádků stálého závěru faktury.

Po zápisu záhlaví je nutno vyplnit jednotlivé fakturační položky. Na každou fakturu lze zahrnout až 999 položek.

Na obrazovce pro zápis položek jsou dále vždy 3 řádky textu, které je možno k položce zapsat. Zápis položky je spojen s knihovnou textů přes údaj kód textu. Pokud uživatel stiskne místo kódu textu F1, program mu formou menu zobrazí kód a 1.řádek všech dosud uložených textů. uživatel poté může požadovaný text vybrat šipkou a ENTER. Zapíše-li nebo vybere-li v menu uživatel kód, který již je v evidenci uložen, text se zobrazí a uživatel jej může ponechat nebo upravit do konečné podoby. Poslední podoba textu zůstává vždy zachována pro příští zobrazení. Pokud uživatel zapíše kód textu, který dosud v evidenci není, uloží se zapsaný text do knihovny textů. Pokud uživatel kód textu nevyplní, program umožní zapsat text, avšak ten nebude zapamatován do katalogu textů. Řádek textu je nutno zapisovat postupně po jednotlivých řádcích, protože program při tisku faktury ukončí tisk textů po nalezení prvního prázdného řádku.

Samotný řádek faktury, který bude vytištěn je složen z těchto údajů: název výrobku, číslo dle sazebníku, jednotková cena, % DPH, jednotková cena s daní, množství a měrná jednotka. Přepíše‑li uživatel cenu s daní, opraví program základ daně, tedy cenu bez daně tak, aby byl zachován vztah – cena bez daně, sazba, cena s daní. Zadá-li uživatel procentuelní přirážku nebo slevu položky promítne program tuto opravu ceny do základu daně, tedy do ceny bez daně a k takto vzniklému základu připočte DPH.

Po zápisu množství položky je proveden výpočet cena_bez_daně * množství, k vypočtené částce je poté vypočtena DPH.

Dále položka obsahuje údaj Přirážka (sleva) v %. Zde je u každé položky faktury možno zadat poskytnutou slevu na tuto položku. Program do tohoto údaje doplní fakturační přirážku z parametrů fakturace. Nabídnutou hodnotu lze změnit. Podle zadaného % je zvýšena nebo snížena prodejní cena položky a současně s tím i DPH. Informace o přirážce-slevě není automaticky tištěna, je možno ji zadat do textu k položce. Tato sleva je nezávislá na celkové slevě faktury podle splatnosti – viz. parametry fakturace.

V případě potřeby opravy již zapsané položky uživatel nalistuje položku, pokud uživatel chce položku zrušit, musí tak učinit nalistováním položky a vynulováním množství a textů položky.

Po zápisu všech položek faktury je možno zadávat procentuelní slevu vztaženou k celé částce faktury (předpokladem je aktivace této činnosti ve volbě Parametry fakturace). Tato sleva je poté promítnuta jako snížení eventuelní zvýšení cen položek před zdaněním u všech položek a je provedeno opakované vypočtení DPH. O slevě je zákazník informován větou POSKYTNUTA SLEVA xx %.

Pokud je u zadané řady dokladů zadáno zaokrouhlení na celé Kč, provede toto program na úkor utržené částky, zaokrouhlení se nedotkne základu daně ani výše DPH.

Po ukončení práce s jednotlivými položkami program dále provede výpočet celkové ceny faktury. Pokud součet faktury vyžaduje zaokrouhlení na celé Kč, vytvoří program další položku faktury s textem ZAOKROUHLENÍ, která bude zobrazena ve faktuře před celkovým součtem.

Poté program vytvoří fakturu, která má náležitosti daňového dokladu. Aby tomu tak skutečně bylo, je nutno zadat ve volbě Parametry, registry a číselníky ‑ Texty na výstupní doklady ‑ Identifikační údaje firmy, daňové identifikační číslo plátce daně (dále DIČ). Do tohoto čísla je nutno zapsat celé přidělené číslo. U právnických osob obsahuje xxx-IČO, u fyzických osob xxx- rodné číslo. Stejně tak je tomu při zapisování DIČ odběratele. Prodejní doklady obsahují u každé položky cenu za dodávku zboží, výši sazby daně, výši daně v Kč a celkovou prodejní cenu. Po vytištění všech položek je na dokladu vytištěn sumář základů a sazeb daní v jednotlivých skupinách daně, které se na faktuře vyskytly. Poté je odečtena eventuelní záloha, jedná-li se o fakturaci s uplatněním zálohy a vyčíslen údaj Celkem k úhradě.

Tisk faktury je umožněn na čisté listy a na papír s předtiskem. Tato skutečnost je definována ve volbě Parametry fakturace. Pro konfiguraci pozic tisku předtištěného papíru slouží volba Pozice pro formulář faktury.

Fakturace při poskytnuté záloze

Pokud uživatel fakturuje zakázku, na kterou byla poskytnuta záloha, musí tuto zálohu zapsat v záhlaví faktury v údaji Poskytnuté zálohy. Takto zapsaná záloha poté vystoupí na vytištěné faktuře pod všemi položkami faktury s textem POSKYTNUTÁ ZÁLOHA a konečná částka faktury je o tuto cenu snížena. V knize faktur je tato záloha vypsána pod celkovou částkou faktury.

Opravné postupy fakturace

Opakovaný tisk

Fakturu lze kdykoli znovu vytvořit k prohlížení a opakovanému tisku.

Zrušení faktury

Tuto volbu použije uživatel pokud bezprostředně po vytvoření faktury zjistí, že tato byla vytvořena chybně. Faktura je vyřazena z evidence, její číslo uvolněno k opakovanému použití. Provedené zrušení faktury se žádným způsobem nepromítá do účetní evidence faktur!

Storno faktury

Jedná se o "účetní" storno faktury, kdy faktura zůstává v evidenci, avšak je označena jako stornovaná. Provedené storno faktury se žádným způsobem nepromítá do účetní evidence faktur !

Kniha vystavených faktur

Uživatel nejprve zadá datumy pro výběr faktur na sestavu. Sestava přináší přehled vystavených faktur seřazených podle data a čísla faktury.

Vystavení dobropisu

Dobropis je svým způsobem vystavení totožný s běžnou fakturou, je pro něj rezervována samostatná řada faktur D. Takto vystavený dobropis bude v záhlaví označen nápisem DOBROPIS. Při vystavování se dobropisovaná částka i množství uvádějí kladně. Při přenosu do účetnictví a při tisku knihy faktur rozborů fakturace je dobropis automaticky převáděn na zápornou hodnotu. Namísto dobropisu může uživatel rovněž vystavit fakturu se záporným množstvím a částkou.

*7. BANKA

V agendě JUCW lze v části BANKA vystavovat PŘÍKAZY K ÚHRADĚ na existující závazky v evidenci a tisknout je do zvolených formulářů.

Modul BANKA je volitelnou součástí agendy a je plně funkční jen u registrovaného klienta, pro něhož si uživatel programu modul zakoupil.

Předpokladem pro správné a plnohodnotné využití modulu je v první řadě BEZCHYBNÉ A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení evidence závazků a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými údaji v evidencích.

Důležité je také správné nastavení SYSTÉMOVÉHO DATA v počítači, na němž je agenda provozována, neboť právě podle něj se řídí některé způsoby výběru závazků do příkazů.

Pro PŘÍKAZY K ÚHRADĚ jsou dále významné hodnoty některých parametrů programu ve volbě SERVISNÍ AKCE ‑ PARAMETRY, které je nutné před zahájením práce s modulem nastavit podle podmínek a potřeb uživatele.

NUTNÉ ÚDAJE

Pro tisk příkazu k úhradě je třeba zadat některé další údaje. Tyto se doplňují ve vstupním formuláři při zadávání došlé faktury a jsou to:

PŘEDČÍSLÍ BANKOVNÍHO ÚČTU

SPECIFICKÝ SYMBOL

KONSTANTNÍ SYMBOL

ČÁSTKA K ÚHRADĚ

KÓD ZPŮSOBU ÚHRADY .

PŘEDČÍSLÍ je maximálně šestimístné číslo před vlastním číslem účtu; vyskytuje se ve velmi malém počtu případů. Je samokontrolní.

ČÁSTKA K ÚHRADĚ ‑ tato hodnota bude uplatňována na příkazu k úhradě (může být obecně různá od celkové fakturované částky). Pokud zadáte nulu, bude faktura z hlediska výběrů do příkazu k úhradě považována za uhrazenou a nedostane se automatickým výběrem na příkaz.

KÓD ZPŮSOBU ÚHRADY určuje, zda bude faktura hrazena příkazem nebo jiným způsobem. Jestliže má kód 2, bude faktura hrazena inkasem a nebude automatizovaně vybírána do příkazů k úhradě.

ROZPRACOVANÝ PŘÍKAZ

Tento programový blok obsahuje další výběrové menu, jehož volby umožňují výběr faktur do příkazu a veškerou běžnou manipulaci s připraveným příkazem až do jeho vystavení.

Faktury ze souboru závazků lze do příkazu vybrat několika možnými způsoby. Bez ohledu na vybraný způsob NEJSOU do příkazu vybírány:

faktury, na které již byl příkaz vystaven

faktury stornované

zcela uhrazené faktury

Vybrané faktury jsou doplněny do právě otevřeného příkazu. Pokud již příkaz nějaké faktury obsahuje, lze se rozhodnout, zda bude stávající příkaz o nově vybrané rozšířen či nikoliv.

Příkaz lze prohlížet, lze opravovat některé položky faktur v příkazu, rušit jednotlivé faktury nebo příkaz jako celek. Příkaz můžete vytisknout některým z "cvičných" tisků ‑ obsahují kromě údajů pro vlastní příkaz ještě interní číslo faktury a název dodavatele a nejsou určeny pro banku.

Pro "ostrý" bankovní příkaz k úhradě jsou připraveny tři typy formulářů:

TYP A je zjednodušený tisk příkazu bez rámečků a nemá uspořádání obvyklé u používaných tiskopisů.

TYP B a C jsou formálně stejné a odpovídají obvykle používaným tiskopisům. U typu C jsou faktury rozděleny do několika příkazů podle data splatnosti pro banku (to je, pokud nebylo opraveno, stejné jako datum úhrady faktury).

Rozhodnutí pro některý z typů není jen věcí uživatele, ale je nutno zjistit zda konkrétní pobočka banky nebude mít námitky proti používanému způsobu tisku příkazu. Pokud neuspějete ani s jednou z nabízených možností, obraťte se na autory programu ‑ upraví zakázkově tisk dle požadavků vaší pobočky.

Ostrým tiskem NENÍ PŘÍKAZ JEŠTĚ VYSTAVEN (uzavřen) a lze s ním provádět všechny operace nabízené v menu. Teprve volbou "UZAVŘENÍ PŘÍKAZU" dojde k zápisu údaje o vystavení do souboru faktur a současně k záznamu do souboru vystavených příkazů. Ihned po uzavření je otevřen nový prázdný příkaz s číslem o jednu vyšším než bylo číslo naposledy uzavřeného příkazu.. Číslování je automatické a každý rok začíná od čísla RR0001, kde RR je koncové dvojčíslí roku.

Před uzavřením příkazu se kontroluje, zda byl od poslední změny vytištěn některým z ostrých tisků ‑ pokud ne, není uzavření povoleno.

VYSTAVENÉ PŘÍKAZY

Soubor vystavených příkazů obsahuje všechny vystavené příkazy (tj. i dodatečně zrušené ‑ viz "POMOCNÉ OPERACE") a je rozdělen na část obsahující příkazy vystavené v běžném měsíci a archiv vystavených příkazů. Příkazy obou skupin lze prohlížet a dohledávat tak v případě potřeby historii úhrady jednotlivé faktury.

Nouzově lze opakovaně vytisknout libovolný příkaz, ale pouze zjednodušeným způsobem.

Přikázané faktury jsou v prohlížení souboru závazků označeny číslem příkazu a je vyznačeno, jaká částka již byla přikázána.

POMOCNÉ OPERACE

Menu obsahuje několik voleb, které se týkají faktur zatím ne zcela uhrazených nebo již vystavených příkazů.

Jednotlivé faktury nebo celé skupijy závazků lze "zablokovat" proti výběru do příkazu ‑ bude dočasně zakázáno takové faktury hradit. "Dočasně" znamená "až do doby než" budou buď individuálně nebo opět hromadným výběrem uvolněny k placení. Tato blokace brání pouze výběru faktur do příkazu, nikoliv skutečnému zadání úhrady na fakturu. Faktura tedy může být uhrazena a vyřazena do archivu i zablokovaná.

Ve výjimečných situacích lze prohlásit jednotlivou fakturu (nebo všechny faktury vybraného příkazu) z již uzavřeného příkazu za nepřikázané a vrátit je tedy mezi faktury, které budou do příkazů podle platných kritérií znovu vybírány.

"ODPŘIKÁZÁNÍ" lze provést jen u faktur, které jsou ještě v souboru závazků. U těchto faktur je snížena částka "UHRAZENO PŘÍKAZEM" a upravena částka "ZBÝVÁ UHRADIT".

*8. MAJETEK

V tomto segmentu programu lze vést úplnou evidenci dlouhodobého majetku (hmotného i nehmotného).

Majetek je rozčleněn do knih:

DN - Dlouhodobý nehmotný majetek

DH – Dlouhodobý hmotný majetek

KN – krátkodobý (drobný dlouhodobý) nehmotný majetek

KH – krátkodobý (drobný dlouhodobý) hmotný majetek

DLOUHODOBÝ MAJETEK

Uživateli je k dispozici relativně jednoduchá evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku, která však splňuje všechny požadavky na potřebné informace o odpisech a stavech. Program v duchu potřeb jednoduchého účetnictví pracuje výhradně s daňovými odpisy.

V evidenci zjištěné roční daňové odpisy lze zadat do deníku v závěru roku jako nepeněžní (závěrkové) operace - nepřechází tam ale automaticky! Budou pak zahrnuty v přehledu nepeněžních (závěrkových) operací - položek upravujících základ daně z příjmu, který je součástí uzávěrky a podkladem pro přiznání.

ZAŘAZOVÁNÍ, AKTUALIZACE SOUBORU

V části aktualizace lze zařazovat jednotlivé položky investičního majetku, v průběhu roku jejich zařazení opravovat jejich údaje a u zařazených v předchozích letech aktualizovat údaje informativního charakteru.

Vyplňuje se do formuláře záznamu investice

inventární číslo (v rámci firmy jedinečné)

popis investice (libovolný text)

výrobní číslo (libovolný text)

kód SKP ‑ zařazení investice podle Standardní klasifikace produkce

středisko ‑ číslo střediska (u firem, kde to připadá v úvahu), jemuž je investice přiřazena ‑ na F1 výběr z připojeného číselníku

vstupní cena ‑ obvykle pořizovací cena (včetně dodatečných nákladů) v Kč

vstupní oprávky ‑ obvykle nulové, nenulové jen při prvotním zadávání dat při zavádění agendy nebo za určitých zvláštních okolností, které by připouštěl zákon o dani z příjmu

číslo daňové skupiny ‑ 0‑5 podle zákona o dani z příjmu nebo číslo 9 vyhrazené pro nestandardní způsoby odpisování

způsob odpisování ‑ 0=rovnoměrný 1=zrychlený

procento použitelnosti vzhledem k dani z příjmu, obvykle 100 %, výjimečně méně (u investic, které nejsou v plném rozsahu používány k podnikání)

OPRAVY, POČÁTEČNÍ ZADÁNÍ

Zvláštním chodem je řešeno zadání počátečního stavu investic, které vyžaduje vyplnit hlavičkové údaje o investici podobné údajům při zařazení, uživatel však musí pro starší investice správně zadat jejich počáteční zůstatkovou cenu a první rok odpisování.

Pokud podnikatel u některých investic chce pokračovat v některé povolené metodě odpisování počínající v období před rokem 1993 nebo chce uplatnit nějakou jinou nestandardní metodu odpisování investičního majetku, musí takové položce přiřadit číslo daňové odpisové skupiny 9.

Pro takto označené položky investičního majetku program sám roční odpisy nestanovuje. Uživatel si je musí dosadit v chodu aktualizace sám v takové výši, ke které dojde na základě individuálního výpočtu nebo plánu mimo program.

ZVÝŠENÍ VSTUPNÍ CENY

Zvýšení vstupní ceny lze provést jen u položek zařazených v dřívějších letech. Pohybem po souboru investic nalezneme požadovanou položku, stiskem ENTER ji vybereme a poté vyplníme částku technického zhodnocení v běžném roce. Toto lze provést i opakovaně v dalších letech, více případů v jednom roce na jedné položce nutno shrnout do jediné sumární.

VYŘAZENÍ

Při vyřazování investice nutno pohybem po souboru investic nalézt požadovanou položku, stiskem ENTER ji vybrat k vyřazení a poté uvést pouze dva údaje:

způsob vyřazení (1=prodej 2=jiný důvod)

datum vyřazení (musí být z běžného roku)

PROHLÍŽENÍ A TISK

Tisková sestava je soupisem všech investic v evidenci a navíc poskytuje pro každou investici tyto informace:

‑ způsob odpisování ‑ 0=rovnoměrný 1=zrychlený

‑ číslo daňové skupiny

‑ informaci o zařazení a vyřazení v běžném roce

‑ vstupní cenu investice z počátku běžného roku

‑ zůstatkovou cenu (daňově) investice z počátku běžného roku

‑ celkovou výši technického zhodnocení v průběhu odpisování

‑ výši ročního daňového odpisu při 100 % daňové uplatnitelnosti

‑ výši ročního daňového odpisu při udané daňové uplatnitelnosti

‑ vstupní cenu investice na konci běžného roku

‑ zůstatkovou cenu (daňově) investice na konci běžného roku

‑ informaci o roku odpisování

‑ informaci o roku odpisování se zvýšenou vstupní cenou

Počáteční sumy nezahrnují položky pořízené v běžném roce, obdobně koncové sumy nezahrnují položky v roce vyřazené.

Sumu ročních daňových odpisů při udané daňové uplatnitelnosti lze použít jako odpočitatelnou položku do přiznání k dani z příjmu.

KRÁTKODOBÝ MAJETEK

Pojmem krátkodobý majetek označuje drobný dlouhodobý majetek – neodpisovaný, který má uživatel za povinnost vést v operativní evidenci.

Ve volbě aktualizace lze zadávat, opravovat i rušit položky – sady krátkodobého majetku.

K dispozici jsou dokladové i rozborové sestavy.

ČÍSELNÍKY MAJETKU

Pro potřeby evidence majetku jsou zavedeny dva číselníky :

Pracoviště – tj. místa uložení, umístění majetku

Skupiny – druhové skupiny majetku, u každé skupiny se určuje zda jde o skupinu pro hmotný nebo nehmotný majetek.

Oba číselníky jsou společné pro dlouhodobý i krátkodobý majetek.

*9. SPECIÁLNÍ OPERACE

ZMĚNA POČÁTEČNÍHO STAVU

Jmění a průběžné položky

Kdykoli v průběhu roku lze změnit přepsáním počáteční stavy roku pro údaje jmění (rozumějme vložené finanční jmění) a průběžné položky. Program po provedení takové změny sám přepočte zůstatky ve všech záznamech roku, což znamená, že se mění všechny dosud vytištěné sestavy deníků. Tento postup by měl být použit jen v krajním případě, a to jen v zájmu zvýšení správnosti a věrnosti účetní evidence.

Tento chod je nutno použít při zahajování práce s agendou u podnikatelů, kteří v programu začínají zpracovávat již dříve jinak vedenou agendu ‑ zde je použití této volby naprosto legitimní a dokonce nutné k nastavení správných výchozích hodnot pro další zpracování.

Hotovostní pokladny a bankovní účty

Obdobně lze nastavit výchozí roční hodnoty jednotlivých bankovních účtů a oddělených hotovostních pokladen podnikatelem užívaných. Na počátku zpracování si musíme všechny tyto účty a pokladny zadat (je‑li více než jedna) nastavit případné počáteční stavy. Tato funkce je ještě přístupná v programu v části ČÍSELNÍKY – HOTOVOSTNÍ POKLADNY a BANKOVNÍ ÚČTY – výsledek práce obou voleb je totožný (viz. kapitolu ČÍSELNÍKY).

Je správné si při práci s touto volbou uvědomovat, že zůstatek pokladní hotovosti (zůstatek bankovních účtů) uvedený v tisku či prohlížení deníku je vždy součtem stavů dílčích jednotlivých pokladen (bankovních účtů) zde definovaných.

Podmínky a rizika použití tohoto chodu jsou obdobná jako u počátečních stavů jmění a průběžných položek.

ZMĚNA AKTUÁLNÍHO OBDOBÍ

Změnu aktuálního období ‑ běžného měsíce v rámci jednoho roku lze provést dvěma způsoby:

uzávěrka měsíce

První způsob je řádný a je jím uzávěrka měsíce. U klienta, který má zapojenu kontrolu zadávaných datumů je to nutná podmínka pro to, aby bylo možno ve zpracování pokračovat zadáváním dat následujících měsíců.

Zapojení kontroly je nanejvýš vhodné u plátců DPH !

U klienta pracujícího bez této kontroly je smyslem uzávěrky jen to, aby se na záložních mediích uchovaly podoby dat agendy v různých fázích ročního zpracování ‑ stavy na koncích kalendářních měsíců.

V uzávěrce měsíce se totiž vždy vytvoří záložní kopie dat ‑ způsobem popsaným v základní uživatelské příručce.

tisk sestav

V uzávěrce se k tisku nabízejí všechny sestavy, které jsou pro uživatele důležité z hlediska dokladování, vytvoření si přehledu o celém účetnictví ‑ některé z nich (stavy pohledávek a závazků) lze později již tisknout jen s obtížemi. Tyto sestavy jsou totožné se sestavami tištěnými z větve účtování – obsahují však v záhlaví specifikaci okamžiku tisku – měsíční uzávěrka.

fyzické uzavření

Po pokynu k fyzickému uzavření si program vynutí vytvoření záložní kopie dat agendy, přeorganizuje datové soubory a přejde do následujícího měsíce (s výjimkou měsíce 12, kde vytvoří pouze kopii).

změna měsíce

Druhý způsob je nutno označit jako mimořádný. Slouží v případě, že mám zapojenu kontrolu datumů, jako jediná cesta, jak změnit data již uzavřených měsíců, pokud je v nich potřeba provést nápravu zřejmých nesprávností a neúplností.

Pokud kontrola zapojena není, je volba prakticky nepotřebná.

DIAGNOSTIKA DAT

Diagnostické funkce jsou zaměřeny na vyhledání pravděpodobných zdrojů formální nesprávnosti v datech agendy, které by mohly být vzniknout nestandardním ukončením nebo průběhem práce některé z komponent celého systému ‑ počítače, operačního systému, aplikačního programu či uživatele. Tato situace mohou za určitých okolností znemožnit práci s agendou a celou věc je pak nejvhodnější konzultovat s prodejcem nebo přímo výrobcem programového vybavení.

Hlavní část diagnostiky je zaměřena na kontrolu návaznosti hlavičkových záznamů a dílčích částek došlých a vystavených faktur.

*10. ČÍSELNÍKY

KATEGORIE PŘÍJMŮ / VÝDAJŮ

V této větvi může uživatel zcela samostatně definovat kategorie příjmů a výdajů, které chce ve svém účetnictví rozlišovat. K dispozici je mu výchozí typový rozvrh těchto kategorií, který si dále upraví ‑ rozšíří nebo zúží.

Při zavádění nových kategorií je nutno respektovat následující základní třídění a princip volby kódů pro jednotlivé kategorie:

kategorie příjmů

kódy 100 až 149 ‑ příjmy ovlivňující daň z příjmu (daňové)

150 až 179 ‑ příjmy neovlivňující daň z příjmu (nedaňové)

180 až 189 ‑ přírůstky finančního jmění

190 až 199 ‑ příjem z průběžných položek

kategorie výdajů

kódy 200 až 249 ‑ výdaje ovlivňující daň z příjmu (daňové)

250 až 279 ‑ výdaje neovlivňující daň z příjmu (nedaňové)

280 až 289 ‑ úbytky finančního jmění

290 až 299 ‑ výdej do průběžných položek

Nerespektování tohoto způsobu přidělování kódů by vedlo k chybám při výpočtu výsledku hospodaření a základu daně nebo při výpočtu zůstatků jmění a průběžných položek.

Pro plátce daně jsou důležité kategorie 179 a 279, na nichž program samostatně zachycuje daň přijatou od odběratelů a daň uhrazenou dodavatelům, které jsou v souladu s výše uvedenou kategorizací chápány jako příjmy a výdaje nedaňové. Na tyto kategorie se nesmí přímo účtovat, kromě některých zvláštních případů.

HOTOVOSTNÍ POKLADNY

Větev slouží k definování jednotlivých hotovostních pokladen a nastavení jejich počátečních stavů. Počáteční stav pokladny lze opravit kdykoli a program provede příslušné změny deníkových zůstatků. Je třeba si uvědomit, že počáteční stav (a všechny stavové hodnoty hotovosti v deníku) jsou součtem stavů všech založených hotovostních pokladen.

Tisková sestava poskytuje přehled o počtu, názvech a počátečním a aktuálním stavu všech založených hotovostních pokladen.

BANKOVNÍ ÚČTY

Větev slouží k definování jednotlivých nových bankovních kont a nastavení jejich počátečních stavů. Počáteční stav účtu lze opět opravit kdykoli a program provede příslušné změny deníkových zůstatků. Je třeba si opět uvědomit, že počáteční stav (a všechny stavové hodnoty banky v deníku) jsou součtem stavů všech založených bankovních účtů.

Tisková sestava poskytuje přehled o počtu, číslech, názvech a počátečním a aktuálním stavu všech založených bankovních kont.

Volba slouží rovněž k zápisu náležitostí bankovního účtu, ke kterému chce uživatel vystavovat příkazy k úhradě. To má smysl pouze pro toho, kdo využívá modul příkazy k úhradě. V číselníku může být zavedeno více účtů, v takovém případě vždy program nabídne výběr účtu při vystavování příkazu k úhradě. Do číselníku je nutno zadat kompletní číslo účtu včetně pomlček a lomítka a textové formulace pro příkaz k úhradě ve správných pádech. Počet řádků na stránce ovlivňuje maximální počet řádků na hromadném příkazu, zpravidla postačí 10. Typ banky ovlivňuje, zda při tisku účtu dodavatele má být odděleno poslední trojčíslí pomlčkou, či nikoli. Provede se pro typ banky 1 (toto např. požaduje Česká spořitelna).

KATALOG FIREM

Tento katalog (registr) slouží k uživateli k evidenci firem dodavatelů i odběratelů. Automaticky se doplňuje novými firmami podle záznamů při zadávání pohledávek a závazků a naopak při použití hesla již existující firmy se vyvolá její název. Programový segment umožňuje jeho úplnou údržbu a využití k tisku přehledných sestav.

Pro identifikaci firem v položce FIRMA (heslo firmy) se lze rozhodnout pro některou z následujících variant:

a) použít skutečné "heslo" firmy, zkratku, která pro interní potřebu jasně firmu identifikuje ‑ osvědčuje se zejména při menším počtu partnerských firem

b) použít nevýznamové pořadové číslo, které program přiděluje sám při přímém zadávání do katalogu

c) použít IČO ‑ vhodné zejména při větším počtu partnerských firem ‑ někdy však nutno doplnit o další rozlišení

d) použít číslo bankovního účtu, nejlépe bez předčíslí a kódu banky a pomlčky uvnitř čísla

Hesla začínající písmenem program zarovnává v položce vlevo, hesla začínající číslicí zarovnává vpravo.

Podrobnější popis jednotlivých voleb při práci s katalogem firem obsahuje základní uživatelská příručka.

*11. SERVISNÍ AKCE A MANUÁLY

MANUÁLY

Každá agenda z produkce MILEVSKÝ SOFTWARE má dva manuály, které je pro správné používání programového vybavení nutno číst a zvládat.

Je to na prvním místě ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA (SERIS→NÁVODY), text, který uživateli popisuje, jak zacházet obecně s programovým vybavení kterékoli agendy ‑ popisuje tedy věci všem agendám společné. Jedná se o popis práce s počítačem ve vztahu k agendě, obecné zásady zadávání dat, oprav a rušení, prohlížení souborů, práce s tiskovými sestavami. Popisuje také postup instalace agend, aktualizace v případě změny programu, zálohování dat, používání české klávesnice, nastavení tiskárny a další nezbytné věci, které se vztahují ke každé agendě a je třeba se s nimi seznámit pouze jednou – při seznamování se s první agendou. Tento manuál je součástí instalace a vedle jeho tištěné podoby, která je součástí dodávky programového vybavení, si jej lze kdykoli vyvolat na obrazovku a celý nebo jen část vytisknout na tiskárně počítače.

Druhým manuálem je vlastní manuál agendy (tento text), který popisuje funkce a postupy obsluhy jedinečné právě jen pro agendu JUCW. Tento manuál je standardně k dispozici v tištěné podobě, je dostupný jako HTM dokument v části SERIS→NÁVODY. V případě potřeby jej tedy lze vytisknout například v programu MS WORD.

Protože není vždy technicky možné okamžitě revidovat tištěnou podobu manuálu agendy po provedení každé drobné úpravy nebo doplňku agendy a takto manuály rozesílat vždy s novými instalačními disketami, je pro prohlížení na obrazovce a k vytištění k dispozici text DODATEK MANUÁLU AGENDY, který tedy obsahuje popis nových funkcí agendy, do tištěného manuálu dosud nezahrnutých.

Přehled novinek obsažených v poslední verzi programu je přístupný pod volbou NOVINKY.

SERVISNÍ AKCE

Servisní akce jsou takové podpůrné a pomocné operace, které věcně nesouvisejí s provozováním agendy a nemají žádný vliv na změnu stavu agendy, ale je nutné je provádět buď pravidelně nebo v případě potřeby proto, aby byl zajištěn nebo vůbec umožněn provoz programového vybavení.

Vedle standardních servisních akcí podrobně popsaných v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČCE, lze v této větvi provést:

Změna parametrů (volba SERVIS – PARAMETRY)

V této části programu lze uživatelsky proměnit některé údaje, které pak obvykle zůstávají trvale beze změny. Jde o velmi závažné charakteristiky vztažené ke zpracovávané firmě, jejich hodnoty mnohdy naprosto zásadním způsobem ovlivňují způsob práce programu a jeho používání.

V agendě JUCW jde o tyto údaje (programem nazývané konstantami):

1. Konstanta PLATCE ‑ vztah uživatele k DPH

hodnoty: 0=není plátce 1=je plátce

2. Standardní posun mezi splatností a datem vystavení faktury u vystavených faktur. Slouží k urychlení zadávání dat faktur tím, že předvyplňuje datum splatnosti předvypočteným datem. Udává se ve dnech, nula potlačí předvyplnění.

3. Cesta ke katalogu firem ‑ musí se nastavit cesta do adresáře, kde se nachází datový soubor katalogu:

..\kl‑HESLO\dt‑jucw\ privátní katalog vlastní firmy

HESLO v agendě JUC

..\kl‑HESXY\dt‑jucw\ sdílený katalog jiné firmy HESXY

v její agendě JUC

..\kl‑HESXY\dt‑perw\ sdílený katalog jiné firmy HESXY

v její agendě PER

Lze se napojit i na katalog firem v některé agendě okruhu podvojného účetnictví.

4. Zaokrouhlování DPH v deníku na desetihaléře nahoru, je‑li 0 neprovádí se, je‑li 1 provádí se (při zadávání se takto vypočtená daň nabízí, lze vždy přepsat na jinou hodnotu).

5. Nabízení volného čísla v deníku ‑ je‑li zadáno 1, nabízí se při zápisu každé další položky deníku nové číslo dokladu o 1 vyšší než bylo naposledy použito.

6. Hranice v tisících Kč pro okamžitou úhradu ‑ např. při zadání čísla 5 se budou automaticky vybírat k úhradě závazky nad 5.000,‑ Kč. Lze využít ve výběru pro příkaz k úhradě podle výše závazku.

7. Nejčastější konstantní symbol. Zadaný konstantní symbol je automaticky předvyplněn při zápisu došlé faktury.

8. Nastavení zvukových efektů programu ‑ je možné rozhodnout se pro jednu ze tří možností: buď pro tichý provoz agendy, pro signály pouze varovných a chybných hlášení nebo pro melodické zvukové efekty.

9. Okamžitý konec ‑ při ukončení práce s agendou po stisku posledního ESC buď program okamžitě skončí práci (nastaveno 0) nebo se dotáže, zda chci opravdu práci ukončit (nastaveno 1).

10. Cesta k fakturaci ‑ musí zadat správně ten uživatel, který chce přenášet data vystavených faktur z externí speciální fakturační agendy, podrobně je popsáno v příslušné části kapitoly 3.

11. Účtování na střediska ‑ je‑li nastaveno 0, program vynechává ve všech vstupních formulářích položku středisko

12. Účtování na zakázky ‑ je‑li nastaveno 0, program vynechává ve všech vstupních formulářích položku zakázka

13. Kontrola zadávaných datumů ‑ je‑li nastaveno 0, program dovoluje uživateli zadávat záznamy časově připadající na libovolný den běžného roku, měsíční uzávěrka má význam jen orientační a pro uchování dat různých stádií zpracování agendy na záložních disketách. Je‑li nastaveno 1, program připustí u kritických datumových položek jen zápis do běžného (někdy i příštího) měsíce.

NOVÝ ROK

Agenda JUCW je vystavěna tak, že uchovává data jedné firmy v několika klientecha k práci s programem otevírat vždy data několika let jednoho klienta. V této volbě program na pokyn otevře data nového roku pro zpracovávaného klienta. Následuje‑li otevíraný rok bezprostředně po roku běžném, zajistí program úplnou datovou návaznost stavů všech sledovaných položek a záznamů mezi závěrem běžného roku a počátečním stavem roku otevíraného. Při otevření vždy vychází z aktuálního stavu běžného roku, tak jak je v agendě ve chvíli otevírání roku následujícího zadán.

Při otevírání jiného roku než následného provede program obvyklou počáteční inicializaci dat jako na začátku zpracování agendy.

U roků, jejichž data již existují, provede důkladné opakované varování ‑ upozornění na přepis stávajících dat.

Zpracování jednotlivých roků je nezávislé ‑ lze však provést podrobnou diagnostiku návaznosti dvou sousedních let.

Pokud po otevření dat nového roku jsme ještě nuceni účtovat peněžní operace nebo zadávat faktury do roku předchozího, musíme pak následně v roce navazujícím upravit počáteční stavy pokladny či banky, neuhrazené faktury pak musíme zanést i do roku navazujícího – k automatickému přenosu těchto skutečností mezi roky nedochází.

PŘEVOD DAT Z JUC6

Při prvním spuštění programu JUCW - jednoduché účetnictví založte fiktivního klienta, nejlépe klienta DEMO. Nezakládejte klienta s heslem, které existuje v JUC6, tento klient by se pak automaticky nepřevedl !

Krok 1

V prvním založeném klientovi naleznete v menu položku SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD (Převod dat klientů z minulé generace softwaru). Po spuštění této akce se program dotáže na cestu k datovým adresářům, zde zadejte cestu k agendě JUC6 (obvykle to bude c:\SR1MIS\). Program Vám ukáže seznam klientů, ale s tím, že dosud nebyli inicializováni pro přenos do JUCW.

Krok 2

Opusťte agendu JUCW a spusťte JUC6, libovolného klienta. V něm spusťte volbu X - SERVISNÍ AKCE → F – ZMĚNA FORMÁTU TISKU. Po náběhu formuláře jej opusťte klávesou ESC. Tento chod inicializoval všechny klienty JUC6 pro převod.

Krok 3

V prvním založeném klientovi JUCW opět ve volbě SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD zadejte cestu k agendě JUC6 (c:\SR1MIS\). Program Vám znovu ukáže seznam klientů k převodu, ale s tím, že už mohou být převedeni. Klienty pro převod vyberete zadáním jména, lze použít hvězdičkovou konvenci - * = všichni, AB* = všichni klienti, jejichž heslo začíná na AB).

Opakování převodu klienta

Pokud budete chtít převod daného klienta opakovat, lze tak učinit pouze v případě, že smažete již vzniklou datovou složku Kl-xxxx z C:\Program Files\Winroy. V tomto případě budete moci převod dat klienta úspěšně opakovat (viz krok 3).

*12. ZAVEDENÍ AGENDY

Při zahájení práce s agendou doporučujeme tento postup:

1. Provedeme inicializaci dat do roku, který chceme začít v agendě zpracovávat jako zahajovací.

2. Upravíme podle svých potřeb kategorie příjmů a výdajů.

3. Nastavíme počáteční hodnotu vloženého peněžního jmění (není nezbytné) a průběžných položek v části speciální operace.

4. Založíme a nastavíme počáteční stavy u všech hotovostních pokladen a u všech bankovních účtů, které chceme při vedení agendy rozlišovat, přesvědčíme se v prohlížení deníku, že všechny celkové počáteční stavy souhlasí se skutečností.

5. Zadáme cestou počátečního zadání všechny položky dlouhodobého majetku a přesvědčíme se, že suma vstupních cen a suma zůstatkových podle sestavy odpovídá skutečnosti. Zadáme stavy krátkodobého majetku.

6. Nastavíme podle potřeby konstanty: plátce DPH, splatnost faktur, cestu ke katalogu firem, zaokrouhlování daně.

7. Pokud chceme zahájit práci s programem až od určitého data a dosavadní výsledky jsou zpracovány ručně nebo jiným programem, je třeba obraty za již zpracované období zadat znovu (pokud požadujeme, aby celoroční přehledy podávaly pravdivý obraz) nebo je zadat souhrnně za jednotlivé kategorie jedinou položkou. Je lhostejné, zda takové položky účtujeme jako příjmy respektive výdaje banky nebo pokladny, musí se však dbát na to, aby konečné stavy banky a pokladny pro zadání těchto sumárních položek souhlasily se skutečností. Lze např. zadat veškeré příjmy a výdaje jako obraty banky a rozdíl mezi skutečným a účetním stavem banky vyvést za pomoci průběžných položek dvěma záznamy do pokladny.

*13. STRUKTURY TABULEK

Programem používané struktury datových tabulek slouží k orientaci v názvech a obsazích jednotlivých datových položek zejména při prohlížení datových souborů (tabulek) a při dalších případech zadávání výběrových podmínek všude tam, kde nápověda programu není dostatečná:

peněžní deník

DOKL	číslo 6.0	číslo dokladu
DATUM	datum dd.mm.rr	datum provedení operace
TEXT	text 30	text – popis operace
HOTP	číslo 10.2	příjmy v hotovosti
HOTV	číslo 10.2	výdaje v hotovosti
HOTZ	číslo 10.2	zůstatek v hotovosti
BANP	číslo 10.2	příjmy na bankovní účty
BANV	číslo 10.2	výdaje z bankovních účtů
BANZ	číslo 10.2	zůstatek z bankovních účtů
PPZ	číslo 10.2	zůstatek průběžných položek
JMENI	číslo 10.2	zůstatek jmění
CPV	číslo 3.0	kód kategorie příjmu/výdaje
CISLO	číslo 2.0	číslo banky/pokladny
PS1	číslo 10.0	párovací symbol 1
PS2	číslo 10.0	párovací symbol 2

kniha došlých faktur

ICF	číslo 8.0	interní číslo faktury
ECF	číslo 8.0	externí číslo faktury
FIRMA	text 10	heslo dodavatele
KONTO	číslo 10.0	číslo konta u banky
NAZDOD	text 30	název firmy dodavatele
DATVF	datum dd.mm.rr	datum vystavení faktury
DATSPL	datum dd.mm.rr	datum splatnosti
DATUHR	datum dd.mm.rr	datum uhrazení
KCS	číslo 10.2	fakturovaná částka
SUHR	číslo 10.2	suma úhrad
ROZDIL	číslo 10.2	rozdíl (zbývá uhradit)
PORC	číslo 3.0	počet dílčích částek faktury

kniha vystavených faktur

ICF	číslo 8.0	interní číslo faktury
FIRMA	text 10	heslo odběratele
NAZOD	text 30	název firmy odběratele
DATVF	datum dd.mm.rr	datum vystavení faktury
DATSPL	datum dd.mm.rr	datum splatnosti
DATUHR	datum dd.mm.rr	datum uhrazení

KCS	číslo 10.2	fakturovaná částka
SUHR	číslo 10.2	suma úhrad
ROZDIL	číslo 10.2	rozdíl (zbývá uhradit)
PORC	číslo 3.0	počet dílčích částek faktury

dílčí částky (položky) došlých faktur (ke knize)

ICF	číslo 8.0	interní číslo faktury
DKCS	číslo 10.2	dílčí fakturovaná částka
DPORC	číslo3.0	pořadové číslo
PREDM	text 30	předmět fakturace
DZAKL	číslo 10.2	základ daně
DDAN	číslo 10.2	dílčí DPH
DPH	číslo 2.0	typ daně
CPV	číslo 3.0	druh příjmu / výdaje
DSUHR	číslo 10.2	dílčí úhrada
DROZD	číslo 10.2	rozdíl dílčí (zbývá uhradit)

dílčí částky (položky) vystavených faktur (ke knize)

ICF	číslo 8.0	interní číslo faktury
DKCS	číslo 10.2	dílčí fakturovaná částka
DPORC	číslo 3.0	pořadové číslo
PREDM	text 30	předmět fakturace
DZAKL	číslo 10.2	základ daně
DDAN	číslo 10.2	dílčí DPH
DPH	číslo 2.0	typ daně
CPV	číslo 3.0	druh příjmu / výdaje
DSUHR	číslo 10.2	dílčí úhrada
DROZD	číslo 10.2	rozdíl dílčí (zbývá uhradit)

číselník kategorií příjmů / výdajů

CPV	číslo 3.0	kód kategorie příjmu / výdeje
OZNPV	text 20	označení kategorie příjmu / výdeje

bankovní účty

CISLO	číslo 2.0	interní číslo konta
BANUC	text 20	číslo konta
NAZKON	text 20	název konta
STAVP	číslo 10.2	stav počáteční
STAVA	číslo 10.2	stav aktuální
BANCE	text 25	označení banky (Komerční bance)
MISTO	text 20	sídlo pobočky (Milevsko)
MEST6	text 20	místo vystavení příkazu (V Milevsku)
PRAD	číslo 2.0	počet řádků na stránce příkazu
TYBAN	číslo 2.0	typ banky 1=ČSP

hotovostní pokladny

CISLO	číslo 2.0	kód pokladny
NAZPOK	text 30	název pokladny
STAVP	číslo 10.2	stav počáteční
STAVA	číslo 10.2	stav aktuální

katalog firem

FIRMA	text 10	heslo firmy
NAZ1	text 30	název firmy 1
NAZ2	text 30	název firmy 2
ICO	číslo 8.0	ičo firmy
MESTO	text 25	adresa ‑ město a čtvrť
ULICE	text 25	adresa ‑ ulice a číslo
PSC	číslo 5.0	poštovní směrovací číslo
ZEME	text 15	mezinárodní kód země
BANKA	text 15	banka
KODBAN	číslo 4.0	kód banky
KONTO	text 15	číslo konta u banky
TELEF	text 15	telefon
FAX	text 15	fax
CISPLA	text 15	číslo plátce DPH

knihovna textů faktur

CISTXT	Řetězec 2+0	kód textu
R1	Řetězec 50+0	řádek 1
R2	Řetězec 50+0	řádek 2
R3	Řetězec 50+0	řádek 3

číselník řad faktur

DRUH	Řetězec 1+0	označení řady faktur
NAZRAD	Řetězec 25+0	název řady faktur
CISLO	číslo 6+0	volné číslo v řadě
OPRAV	číslo 1+0	oprávnění k opravám
CISRAD	číslo 2+0	číselná reprezentace řady
ZAOKR	číslo 1+0	způsob zaokrouhlení 1=ano, 0=ne
PUCET	číslo 1+0	přenos do účetnictví

údaje záhlaví faktur

DRUH	Řetězec 1+0	F‑faktura, D‑dobropis, Z‑záloha
CFAK	číslo 6+0	číslo faktury
FIRMA	Řetězec 10+0	interní číslo firmy
ICO	číslo 8+0	ičo odběratele
DRDOD	Řetězec 4+0	druh dodávky
KOSYM	číslo 4+0	konstantní symbol
COBJ	Řetězec 20+0	číslo objednávky odběratele
ZAKAZ	Řetězec 10+0	číslo zakázky

CISDL	číslo 6+0	číslo dod. listu
ZPUDOP	Řetězec 15+0	způsob dopravy
MIDOP	Řetězec 15+0	místo dopravy
SDAN	Řetězec 4+0	nevyužito
BDAN	Řetězec 4+0	nevyužito
DENOD	datum 8+0	den odeslání faktury
DENSP	datum 8+0	den splatnosti
TEDI1	Řetězec 30+0	text nahrazující dopr. dispozice 1.ř.
TEDI2	Řetězec 25+0	text nahrazující dopr. dispozice 2.ř.
TEDI3	Řetězec 27+0	text nahrazující dopr. dispozice 3.ř.
JMENR	Řetězec 20+0	jméno fakturanta
PRILOH	číslo 2+0	počet příloh
PRISTO	číslo 1+0	příznak storna, 1=ano
PRISAL	číslo 1+0	příznak přenosu do saldokonta, 1=ano
DATISK	datum 8+0	datum tisku faktury
PRITIZ	číslo 1+0	příznak tisku závěru
PRISLE	číslo 1+0	příznak tisku slevy faktury
ZALOHA	číslo 8+2	poskytnutá záloha
MES	číslo 1‑12	účetní měsíc
ROK	číslo 0‑99	účetní rok

položky faktur ve fakturaci

DRUH	Řetězec 1+0	F‑faktura, D‑dobropis, Z‑záloha
CFAK	číslo 6+0	číslo faktury
CIPOL	číslo 3+0	položka faktury
JKPOV	Řetězec 12+0	číslo výrobku
NAZPOL	Řetězec 25+0	text položky
MNOZ	číslo 6+2	množství
MEJE	Řetězec 1+0	měrná jednotka
CENAJ	číslo 8+2	cena za položku bez daně
PRDPH	číslo 2+2	výše DPH v %
DANKCS	číslo 8+2	daň v Kč
DPH	číslo 1+0	typ daně
KODTE	Řetězec 2+0	kód textu na fakturu
ZAK	číslo 6+0	zakázka
STRED	číslo 5+0	středisko
DRHPO	číslo 2+0	druh kontace

texty položek faktur pro fakturaci

DRUH	Řetězec 1+0	Z‑záloha, F‑faktura,D‑dobropis,
CFAK	číslo 6+0	číslo faktury
CIPOL	číslo 3+0	položka faktury
TEFA1	Řetězec 50+0	text na fakturu ř.1
TEFA2	Řetězec 50+0	text na fakturu ř.2
TEFA3	Řetězec 50+0	text na fakturu ř.3

Dlouhodobý majetek

INV	číslo 6+0	inventární číslo majetkové položky
PODSKUP	číslo 3+0	podskupina ( druh majetkových položek )
POPINV	Řetězec 30+0	popis investice
VYRCIS	Řetězec 20+0	výrobní číslo
SKP	Řetězec 18+0	položka SKP
VYROBCE	Řetězec 20+0	firma výrobce
ROKV	číslo 2+0	rok výroby
STRED	číslo 5+0	středisko
PVC	číslo 10+2	počáteční vstupní cena celková
POPR	číslo 10+2	počáteční oprávky
ZVYSENI	číslo 10+2	zvýšení vstupní ceny celkem
MERZVYS	měsíc mm.rr	měsíc prvního zvýšení ceny
CASTLIK	číslo 10+2	částečná likvidace celkem
DANSKUP	číslo 1+0	odpisová skupina daňová 0‑5
ZRYCHL	číslo 1+0	1=zrychlený daňový odpis, 0=rovnoměrný
ČÁST	číslo 3+0	část v % použitelná k daňovému odpočtu
MERZ	měsíc mm.rr	měsíc zařazení
DATV	datum dd.mm.rr	datum vyřazení
VYRAZ	číslo 2+0	způsob vyřazení
AVC	číslo 10+2	aktuální vstupní cena jednotková
AZCD	číslo 10+2	aktuální zůstatková cena daňová
ZCVYR	číslo 10+2	zůstatková cena při vyřazení

HLAVNÍ CHARAKTERISTIKY AGENDY

FUNKČNÍ STRUKTURA

SESTAVY

BANKA

KATEGORIE PŘÍJMŮ A VÝDAJŮ

ZÁZNAM DO DENÍKU

OPRAVY A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ V DENÍKU

*3. POHLEDÁVKY

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY NA VÝSTUPU

Postup zachycení nákupů a tržeb v maloobchodě pro účely DPH dle §18

ZADÁVÁNÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR

OPRAVY A RUŠENÍ FAKTUR

NEPENĚŽNÍ LIKVIDACE VYSTAVENÉ FAKTURY

IMPORT DÁVKY FAKTUR

Nastavení přenosové cesty

Načtení dávky ze souboru

Kontace faktur kategorií příjmu

Kontrolní opis dávky

Likvidace dávky

Uzavření a přenos do evidence

PROHLÍŽENÍ VYSTAVENÝCH FAKTUR

Položky faktur

Prohlížení archivu faktur

Archiv položek

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY NA VSTUPU

ZADÁVÁNÍ DOŠLÝCH FAKTUR

OPRAVY A RUŠENÍ FAKTUR

NEPENĚŽNÍ LIKVIDACE DOŠLÉ FAKTURY

OBRATY

POHLEDÁVKY

Podle firem - Stav pohledávek v třídění a s mezisoučty podle firem odběratele. Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

Podle firem - sestava přehledu vystavených faktur vybraného měsíce v uspořádání podle odběratelů s možností omezení výběru zadáním podmínky. Obsahuje pouze hlavičkové záznamy faktur.

Dílčí částky VF - Sestava vybrané množiny (zadání výběrové podmínky) vystavených faktur s úplným tiskem včetně rozkladu na dílčí částky z hlediska kontace a DPH

ZÁVAZKY

Podle firem - Stav pohledávek v třídění a s mezisoučty podle firem odběratele. Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.

Podle firem - sestava přehledu došlých faktur vybraného měsíce v uspořádání podle dodavatelů s možností omezení výběru zadáním podmínky. Obsahuje pouze hlavičkové záznamy faktur.

Dílčí částky DF - Sestava vybrané množiny (zadání výběrové podmínky) vystavených faktur s úplným tiskem včetně rozkladu na dílčí částky z hlediska kontace a DPH

VÝSLEDEK

DPH

ARCHIV SESTAV

PARAMETRY FAKTURACE

ČÍSELNÍK ŘAD FAKTUR

TEXTY NA VÝSTUPNÍ DOKLADY

PRÁCE S FAKTUROU

NUTNÉ ÚDAJE

ROZPRACOVANÝ PŘÍKAZ

VYSTAVENÉ PŘÍKAZY

POMOCNÉ OPERACE

DLOUHODOBÝ MAJETEK

ZAŘAZOVÁNÍ, AKTUALIZACE SOUBORU

OPRAVY, POČÁTEČNÍ ZADÁNÍ

ZVÝŠENÍ VSTUPNÍ CENY

VYŘAZENÍ

PROHLÍŽENÍ A TISK

KRÁTKODOBÝ MAJETEK

ČÍSELNÍKY MAJETKU

ZMĚNA POČÁTEČNÍHO STAVU

ZMĚNA AKTUÁLNÍHO OBDOBÍ

DIAGNOSTIKA DAT

KATEGORIE PŘÍJMŮ / VÝDAJŮ

HOTOVOSTNÍ POKLADNY

BANKOVNÍ ÚČTY

KATALOG FIREM

MANUÁLY

SERVISNÍ AKCE

NOVÝ ROK

PŘEVOD DAT Z JUC6

ICF

FIRMA

NAZOD

DATVF

DATSPL

DATUHR

KCS

SUHR

ROZDIL

PORC