OBSAH
1.
OBECNĚ O AGENDĚ …………………………………………………. |
4 |
Hlavní charakteristika agendy ……………………………………………. |
4 |
Funkční struktura …………………………………………………………. |
5 |
|
|
2.
PENĚŽNÍ DENÍK ……………………………………………………… |
8 |
Kategorie příjmů a výdajů ……………………………………………….. |
8 |
Záznam do deníku ……………………………………………………….. |
8 |
Opravy a rušení záznamů v deníku ……………………………………… |
12 |
|
|
3.
POHLEDÁVKY ……………………………………………………….. |
13 |
Daň z přidané hodnoty na výstupu ………………………………………. |
13 |
Zadávání vystavených faktur
…………………………………………….. |
14 |
Opravy a rušení faktur ……………………………………………………. |
16 |
Nepeněžní likvidace vystavené faktury ………………………………….. |
17 |
Import dávky faktur …………………………………………………….. |
17 |
Výstupy z knihy vystavených faktur ……………………………………… |
19 |
|
|
4.
ZÁVAZKY ……………………………………………………………… |
20 |
Daň z přidané hodnoty na vstupu ………………………………………… |
20 |
Zadávání došlých faktur ………………………………………………….. |
20 |
Opravy a rušení faktur ……………………………………………………. |
24 |
Nepeněžní likvidace došlé faktury ……………………………………….. |
24 |
|
|
5.
SESTAVY……………………………………………………………….. |
26 |
Obraty ……………………………………………………………………. |
26 |
Pohledávky ………………………………………………………………. |
26 |
Závazky ………………………………………………………………….. |
27 |
Výsledek
…………………………………………………………………. |
27 |
DPH ………………………………………………………………………. |
28 |
Střediska a zakázky……………………………………………………….. |
28 |
Extras ……………………………………………………………………... |
28 |
Archiv sestav……………………………………………………………… |
28 |
Nepeněžní operace ………………………………………………………. |
28 |
6.
FAKTURACE …………………………………………………………... |
29 |
Parametry fakturace ………………………………………………………. |
29 |
Číselník řad faktur ………………………………………………………... |
29 |
Texty na výstupní doklady ……………………………………………….. |
30 |
Práce s fakturou …………………………………………………………... |
30 |
|
|
7.
BANKA ………………………………………………………………….. |
34 |
Nutné údaje ………………………………………………………………. |
34 |
Rozpracovaný příkaz …………………………………………………….. |
35 |
Vystavené příkazy ……………………………………………………….. |
36 |
Pomocné operace ………………………………………………………… |
36 |
|
|
8. MAJETEK …………………………………………………………….. |
37 |
Zařazování, aktualizace souboru ………………………………………… |
37 |
Opravy, počáteční zadání ………………………………………………... |
38 |
Zvýšení vstupní ceny …………………………………………………….. |
38 |
Vyřazení ………………………………………………………………….. |
38 |
Prohlížení a tisk ………………………………………………………….. |
39 |
|
|
9. SPECIÁLNÍ OPERACE
………………………………………………. |
40 |
Změna počátečního stavu ………………………………………………... |
40 |
Otevření roku …………………………………………………………….. |
40 |
Změna aktuálního období ………………………………………………... |
40 |
Diagnostika dat …………………………………………………………... |
41 |
|
|
10. ČÍSELNÍKY…………………………………………………………. |
42 |
Kategorie příjmů / výdajů ………………………………………………... |
42 |
Hotovostní pokladny …………………………………………………….. |
42 |
Bankovní operace ………………………………………………………... |
43 |
Katalog firem ……………………………………………………………. |
43 |
|
|
11.
SERVISNÍ AKCE A MANUÁLY…………………………………… |
44 |
Manuály …………………………………………………………………. |
44 |
Servisní akce …………………………………………………………….. |
44 |
|
|
12.
ZAVEDENÍ AGENDY ……………………………………………….. |
48 |
|
|
13.
STRUKTURY TABULEK …………………………………………… |
49 |
IDENTIFIKACE
AGENDA: MILESOFT WINROY -
JUCW jednoduché účetnictví
ANOTACE:
vedení
peněžního deníku
evidence pohledávek a závazků
zachycení daně z přidané hodnoty
evidence a odpisování majetku
vystavování faktur
tisk příkazů k úhradě
možnost rozšíření o zpracování mezd
možnost propojení se specializovanou agendou skladu a
fakturace
VÝROBCE:
MILEVSKÝ
SOFTWARE s.r.o. Milevsko
garance projektu:
Mgr. Martin Třeštík
HARDWARE: PC
s operačním systémem Windows 95 a výše,
tiskárna A4
SOFTWARE: operační systém WIN
95,98,2000,NT…
programováno ve vývojovém prostředí
WINREDAP
se specifickým uložením a kódováním dat
Agenda
JUCW umožňuje uživateli vést základní evidence spojené s jednoduchým
účetnictvím pro jednoho nebo více podnikatelů způsobem, který plně vyhovuje
předpisům pro vedení účetnictví a potřebám zákona o dani z příjmu a dani z
přidané hodnoty.
1.
Uživatel si sám definuje libovolný počet kategorií příjmů i výdajů, jednotlivé
hotovostní pokladny a bankovní účty.
2. Je
možno účtovat příjmy a výdaje na zakázky a střediska, lze evidovat i nepeněžní
operace (např. odpisy) ovlivňující výši základu daně z příjmu
3.
Uživateli jsou k dispozici data celého roku, výstupy lze provádět za libovolná
období roku, vymezená počátečním a závěrečným měsícem, volitelně lze pracovat v
režimu roční nebo měsíční uzávěrkové periody.
4. Agenda
poskytuje přehlednou průběžnou informaci o stavu hotovosti, bankovních účtů,
průběžných položek a jmění firmy.
5.
Agenda umožňuje vést úplnou evidenci údajů rozhodných pro stanovení daně z
přidané hodnoty a poskytuje přehledný
podklad pro sestavení daňového přiznání a umožňuje i tisk přiznání
6.
Uživatel má možnost spravovat úplnou evidenci pohledávek a závazků, která je přes párovací symboly
přímo propojena s úhradami prováděnými v deníku a umožňuje i nepeněžní likvidaci pohledávek a závazků.
7.
Součástí agendy je evidence dlouhodobého i krátkodobého (drobného) majetku
umožňující provádět všechny přípustné způsoby odpisování a poskytující úplný
podklad pro stanovení daňově uplatnitelné výše ročních odpisů.
8.
Program uživateli poslouží rovněž při vystavování odběratelských faktur s
přímou vazbou na účetní evidenci vystavených faktur.
9.
Agenda umožní automatický výběr došlých faktur k úhradě a tisk formuláře
příkazu ve formátu požadovaném bankami.
10.
Program lze doplnit a propojit na mzdový program WINROY PERW a na
specializovaný fakturační a skladový program.
Následující schéma zachycuje
základní funkční členění agendy a zároveň znázorňuje způsob větvení
činností pro výběr uživatele v nabídkových oknech:
ÚČTOVÁNÍ
zadávání
do deníku
opravy v deníku
rušení úhrad
faktur
prohlížení
deníku
vystavené
faktury
zadávání faktur
oprava záznamů
rušení záznamů
nepeněžní likvidace
import dávky faktur
načtení dávky ze souboru
kontace dávky kategorií příjmu
kontrolní opis dávky
likvidace souboru dávky
uzavření a přenos do evidence
prohlížení
údajů
vystavené faktury
položky faktur
archiv faktur
archiv položek
došlé faktury
zadávání faktur
oprava záznamů
rušení záznamů
nepeněžní likvidace
prohlížení údajů
faktury podle kont
faktury
podle čísel
položky faktur
prohlížení archivu faktur
archiv položek
obraty
peněžní deník
obraty jedné pokladny
rozpis kategorie
kategorie
s DPH
obraty s firmou
pohledávky
stav pohledávek
kniha
vystavených faktur
úhrady starších faktur
závazky
stav
závazků
kniha došlých faktur
úhrady starších faktur
přehled
dodávek
výsledek
DPH
střediska
a zakázky
archiv sestav
extras – speciální sestavy uživatele
nepeněžní operace
FAKTURACE
vystavení
faktury
opakovaný
tisk faktury
rušení faktury
storno faktury
kniha vystavených
faktur
pozice ve
formuláři
parametry
tvorby faktur
knihovna
textů položek
číselník řad
faktur
hlavička
firmy
závěrečný
text faktury
rozpracovaný
příkaz
prohlížení
výběr závazků
úpravy
příkazu
rozšíření
příkazu
likvidace
tisk
uzavření (vystavení)
vystavené příkazy
příkazy
vystavené v aktuálním roce
prohlížení
archivu
opakovaný tisk příkazu
pomocné operace
odznačení
příkazu
odznačení faktury
MAJETEK
dlouhodobý
majetek
aktualizace
zvýšení ceny
vyřazení
prohlížení
stavy a odpisy roku
start - počáteční zadání
krátkodobý majetek
aktualizace
sestavy
společné sestavy
majetek
po skupinách
inventura
číselníky
pracoviště
skupiny
majetku
SPECIÁL
počáteční
stavy
uzávěrka
měsíce
změna měsíce
diagnostika
dat
změna hesel firem
extras - procedury
ČÍSELNÍKY
střediska
zakázky
kategorie
příjmů
kategorie
výdajů
pokladny
bankovní účty
firmy
Peněžní deník umožňuje přehledně a univerzálně zaznamenávat všechny příjmy a výdaje v libovolném členění, které si uživatel sám definuje ve větvi KATEGORIE PŘÍJMŮ a VÝDAJŮ. Základní princip označení a uspořádání příjmových a výdejových kategorií však musí být zachován, příjmy i výdaje se z hlediska logiky programu vždy člení na:
1. ovlivňující základ daně z příjmu (dále daňové)
2. neovlivňující základ daně z příjmu (dále nedaňové)
3. změny stavu jmění (vložených peněžních prostředků)
4. změny stavu průběžných položek
Bližší popis způsobu přiřazení kategorií do těchto čtyřech základních skupin najdete v části, která popisuje práci s číselníky kategorií příjmů a výdajů.
Uživatel
zapisuje do formuláře deníku záznamy prováděných peněžních nebo nepeněžních
operací. Přitom vyplňuje v následující posloupnosti položky obrazovkového
formuláře (platí: jedna obrazovka = jeden záznam deníku):
datum provedení operace
Datum
musí náležet do zpracovávaného roku, u této položky lze navíc volitelně zapojit
kontrolu, zda náleží do běžného měsíce.
Podle
data jsou standardně řazeny záznamy v deníku měsíce.
Záznamu
lze přiřadit i datum, které jej v chronologickém sledu zařadí před některé
dříve zapsané záznamy. Zůstatky všech pozdějších záznamů se tomu programově přizpůsobí.
Posloupnost záznamů v deníku je tedy vždy určena datem provedení operace a
druhotně číslem dokladu.
číslo dokladu
Číslo
dokladu je spojovacím klíčem mezi záznamem v počítači v agendě JUCW a mezi
prvotním dokladem, k němuž se vztahuje. Program umožní pod jediné číslo dokladu
zařadit více záznamů (například u bankovních výpisů).
Je
možno při zadávání pracovat s jednou dokladovou řadou, která směšuje všechny
typy dokladů nebo vytvořit několik řad (např. řadu 1,2,3... a řadu
1001,1002,1003...) podle typů dokladů. Způsob řazení záznamů v deníku se tím
však nemění.
text popisu operace
Je
volný text určený k zápisu co nejvýstižnějšího popisu účtované operace. Program
není schopen provést významovou kontrolu použitého textu, je tedy možno omylem
do textu příjmové operace zapsat například "výdej z pokladny", aniž
by program signalizoval nějakou nesrovnalost.
částka operace
Do
tabulky se zapíše částka příjmu či výdaje z banky nebo pokladny. Pokud se
nevyplní nic, program se vrátí na první položku tabulky.
číslo banky (pokladny)
Pokud
si uživatel definoval více hotovostních pokladen nebo více běžných účtů, musí u
každé operace určit, kterého účtu nebo pokladny se pohyb týká. To lze zadat
přímo, nebo po stisku F1 vybrat ze zobrazené nabídky bankovních účtů nebo
hotovostních pokladen.
Zde
lze zadat i nepeněžní operace, které
se neprojeví změnou stavu peněžních prostředků, ale změní, pokud jsou směrovány
na daňové kategorie, daňový výsledek (základ pro daň z příjmu). Zadávají se
jako běžné záznamy, je lhostejno zda jako příjem či výdej banky nebo pokladny –
podstatné je však, že se musí zadat na nulové
číslo banky nebo pokladny. U nepeněžní operace nelze zadat kategorie pro pohyb
jmění a průběžných položek, protože ty jsou vždy pohybem peněžním. Nepeněžní operace lze vypsat ve zvláštní rekapitulační sestavě
– nejsou součástí peněžního deníku.
heslo firmy
Do
každého záznamu deníku lze zadat heslo firmy ‑ význam a tvorba této
položky jsou popsány v části
KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma, jíž se operace týká, neuvedení bude chápáno
jako vnitřní operace, nevztažená k žádné partnerské firmě.
Pokud
se provádí v dané operaci úhrada faktury, uvedená firma slouží jen jako pomůcka
při vyhledání faktury. Pokud se v této situaci heslo firmy nevyplní (nebo vyplní
chybně), bude programem následně doplněno (nebo uvedeno na správnou míru) podle
hrazené faktury.
Na
této položce si lze pomocí klávesy F1 zobrazit existující katalog firem a z něj
stiskem ENTER příslušnou firmu vybrat. Je také možno stiskem F2 se přepnout do
formuláře katalogu firem, který lze doplnit o novou firmu respektive v něm
provést úpravu dat již zapsané firmy – program v této chvíli umožňuje
kompletní aktualizaci katalogu firem. Návrat do formuláře peněžního deníku je
dvojí:
po
zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do
původního formuláře heslo vybrané firmy po stisku ESC se návrat uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy.
párovací symboly
Prvním párovacím symbolem PS1 pro úhrady
vystavených faktur (příjmové operace) je variabilní
symbol ‑ námi přidělené interní číslo faktury. Pro vystavené faktury
se druhý párovací symbol nepoužívá –
číslo faktury je jedinečné a dostačuje k jednoznačné identifikaci faktury.
Prvním párovacím symbolem PS1 pro
úhrady došlých faktur (výdajové operace) je konto (číslo bankovního účtu) dodavatele. Druhým párovacím symbolem PS2 je variabilní symbol ‑ číslo faktury podle dodavatele.
Pokud uživatel nevyplní první párovací symbol,
předpokládá program, že se jedná o běžnou peněžní operaci bez souvislosti s
některým ze saldokont (nejde o úhradu došlé nebo vystavené faktury).
Pokud první párovací symbol vyplní,
chápe program prováděnou operaci jako úhradu vystavené (je‑li operace
příjmem) nebo došlé (je‑li operace výdajem) faktury.
Je
prováděna kontrola, zda faktura se stejnými párovacími symboly skutečně v naší
evidenci existuje a pokud by tomu tak nebylo, jsou přímo zadané párovací
symboly odmítnuty. To znamená, že lze hradit jen skutečně existující faktury,
nespárované platby se nepřipouštějí.
Namísto
přímého vyplnění prvního párovacího symbolu lze provést stiskem F2 přepnutí do
podformuláře vystavených (došlých) faktur, kde lze obvyklými prostředky
(listování souborem, libovolná podmínka) vybrat přímo požadovanou fakturu a
stiskem ENTER přenést její párovací symboly do hlavního formuláře.
Úhrada
faktury se vnitřně provádí takto:
Odpovídá‑li částka úhrady přesně částce
faktury, program zaplatí celou fakturu a do deníku zanese tolik
záznamů, kolik měla faktura položek, přičemž položky s vyznačenou DPH rozkládá ještě do dvou záznamů ‑
záznamu hradícího základ a záznamu hradícího daň.
Pro tu část platby, která je vlastně úhradou daně z přidané hodnoty, odvodí kontaci program sám, a to tak, že dani přijaté od odběratele přiřadí kategorii číslo 179 a dani uhrazené dodavateli přiřadí kategorii číslo 279. Na tyto kategorie se přímo v deníku neúčtuje (pro případ zvláštních situací to však program umožňuje).
Pokud částka úhrady přesahuje částku zůstatku na
faktuře, opraví program sám částku příjmu (výdaje) na správnou
výši tak, aby byla uhrazena právě částka zůstatku faktury. Toto signalizuje blikající zprávou na
obrazovce. Lze tedy uhradit částku odpovídající zůstatku faktury nebo částku
nižší. Opraví-li program zadanou částku příjmu (výdaje), je nutné rozdíl mezi
původně zadanou částkou a opravenou částkou zadat jako další záznam deníku,
který už ovšem nemůže být úhradou faktury.
Pokud je částka úhrady nižší než
částka na faktuře, postupuje program tak, že:
U faktur s jedinou dílčí částkou uhradí nejprve daň a pak takovou část základu, kterou lze ještě zbytkem hrazené částky pokrýt. Pokud částka úhrady nestačí ani na pokrytí daně, uhradí se jen část daně.
U faktur se dvěma a více dílčími částkami nabídne uživateli menu těchto dílčích částek k výběru té, která bude přednostně uhrazena. Při úhradě takto vybrané dílčí částky opět uhradí nejprve daň a pak takovou část základu, kterou lze ještě zbytkem hrazené částky pokrýt. Pokud částka úhrady nestačí ani na pokrytí daně, uradí se jen část daně, je-li částka úhrady vyšší než součet daně a základu na vybrané dílčí částce faktury, zkrátí na tuto hodnotu částku úhrady a je nutno při zopakování operace použít zkrácenou částku k úhradě další dílčí částky faktury.
Úhrady dobropisů provádíme stejně jako úhrady faktur pouze s tím rozdílem, že hradíme zápornými částkami ‑ tzn., že například úhradu dobropisu odběrateli zaznamenáme jako záporný příjem banky (hotovosti), přestože ve skutečnosti jde o výdej.
kategorie příjmu (výdaje)
Podle
typu pohybu (příjem či výdej) se přímo číslem zadá nebo po stisku ENTER nebo F1
vybere jedna z předdefinovaných kategorií
příjmů (výdajů), které se nabídnou na obrazovce. Toto přiřazení kategorie
lze přirovnat k opakovanému zápisu částky operace do příslušného sloupce
členění příjmů či výdajů v ručně vedeném peněžním deníku.
Je‑li
operace úhradou faktury, program položku přeskočí, protože její obsah je určen
původní kontací faktury.
typ DPH
Přímo
nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Je‑li zadávaná operace
příjmem, jde o typ DPH na vstupu (viz. samostatný dokument v části
návody), je‑li operace výdajová, jde o typ DPH na vstupu.
Je‑li
uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
datum zdanitelného plnění
Do
této položky program vyplní datum operace, lze přepsat datem zdanitelného
plnění uvedeným na dokladu. Je‑li zapojena kontrola zadávaných datumů,
nelze zapsat datum, které nespadá do otevřeného měsíce.
Je‑li
uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
základ daně
Do
položky program na základě již vyplněného typu DPH předvyplní tu část částky
operace (příjmu či výdaje), která odpovídá základu daně. Lze přepsáním opravit
na hodnotu uvedenou na dokladu.
Je‑li
uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí. Položku program
rovněž přeskočí, je‑li operace úhradou faktury.
daň
Do
položky program předvyplní rozdíl mezi částkou operace a již zadaným základem
daně. V případě, že je rozpočet na základ a daň proveden odlišně od správného
způsobu, signalizuje se toto varovným výpisem na obrazovku, nicméně však je
takové zadání akceptováno, protože může být v souladu s údaji na
daňovém dokladu.
Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí. Položku program rovněž přeskočí, je‑li operace úhradou faktury.
číslo střediska
Záznamy
lze směrovat na střediska, jejichž číselník je zobrazitelný k výběru po stisku
F1, vyplňování středisek řídí konstantou (viz SERVIS - PARAMETRY), pokud není
výslovně určeno, že se střediska sledují, program při zadávání tuto položku na
obrazovce přeskakuje.
Je‑li
operace úhradou faktury, program položku vždy přeskočí, protože její obsah je určen
kontací původní faktury.
číslo zakázky
Záznamy
lze směrovat na zakázky, jejichž číselník je opět zobrazitelný k výběru po
stisku F1, i vyplňování zakázek se řídí stejnou konstantou (viz SERVIS -
PARAMETRY), pokud není výslovně určeno, že se zakázky sledují, program při
zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.
Je‑li
operace úhradou faktury, program položku vždy přeskočí, protože její obsah je
určen kontací původní faktury.
Lze
zrušit nebo v některých položkách opravit libovolný záznam v rámci měsíce
(roku), zůstatky pozdějších záznamů se opět přepočtou. Touto cestou lze provést
opravy záznamů, které jsou chybné v některých neopravitelných položkách –
nejprve zrušit chybný záznam a pak jej
znovu správně zavést.
Ve
dvou oddělených chodech se provádí rušení běžných záznamů deníku a úhrad
faktur. Je třeba mít na paměti, že při provádění rušení záznamů jednoho typu
(např. běžných záznamů) se záznamy druhého typu (úhrady faktur) při prohlížení
souboru deníku nezobrazují, což samozřejmě
neznamená, že v deníku nejsou (viz. prohlížení deníku).
Tato větev programu je určena pro vedení evidence pohledávek a plní beze zbytku úlohu knihy vystavených faktur. Klíčovou položkou pro identifikaci faktury v evidenci a tím i párovacím symbolem pro párování vystavených faktur je položka ICF – číslo vystavené faktury (variabilní symbol na bankovním výpisu). Při zadávání úhrad do deníku se zadává do 1. párovacího symbolu (PS1).
Pokud
do této evidence zadá uživatel vedle skutečných faktur i VŠECHNY SVÉ OSTATNÍ
VÝSTUPNÍ DAŇOVÉ DOKLADY CHARAKTERU pohledávek, poskytnou mu zařazené soupisy a
sestava podkladu pro přiznání úplné informace potřebné pro vykázání daně
z přidané hodnoty. Takové doklady musí ovšem likvidovat ihned po zanesení
do evidence nepeněžní cestou, a to proto, aby si nezkresloval stav pohledávek.
Daňové typy pro daň na výstupu (uskutečněná
zdanitelná plnění) jsou popsány v samostatném manuálu dostupném
v části SERVIS – NÁVODY – KÓDOVÁNÍ DANĚ NA VÝSTUPU.
Hodnoty kódů zdanitelných plnění se vyplňují do položky DPH v záznamu dílčí částky faktury a jsou pak použity k vyhodnocení daňového typu částky daně i daňového základu. Nejdůležitějším úkolem uživatele v této situaci je správné přiřazení daňového typu položce faktury (obecně výstupního daňového dokladu). Programy umožňují zadat i výši daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení apod.).
V
průběhu měsíce zapisuje uživatel nákupy od plátců daně obvyklým způsobem, tzn.
celkovou částku rozdělenou na základ a daň s udáním typu daně.
Nákupy
od neplátců je nutno zachycovat s takovým typem daně, který by příslušnému
zboží příslušel, pokud by bylo
dodáno plátcem daně. Aby bylo odlišeno, že se nejedná o skutečná zdanitelná
plnění, musí uživatel použít kódy 11 nebo 12 ‑ viz. tabulka výše.
Nerozlišené
maloobchodní tržby je nutné zadávat po celý měsíc bez daně s kódem 13.
Po
zadání všech nákladů a tržeb měsíce získá uživatel přehled o sumě nákupů a
tržeb pro výpočet koeficientu v sestavě rozbor
DPH pro maloobchod. Tato sestava obsahuje i propočet rozvrhu nerozlišených
tržeb do jednotlivých sazeb, rozvrh se provádí v poměru nákupů
v cenách včetně daně.
Pro
nákup a prodej v maloobchodě (v prodejně za hotové) je nutno zavést zvláštní
kategorii příjmu pro nákup i zvláštní kategorii příjmu pro prodej a tyto
kategorie používat výhradně jen v této souvislosti, aby nedocházelo v jedné
příjmové nebo výdajové kategorii k mísení režimu podle paragrafu 18 zákona s
běžným režimem, v němž se daň na výstupu rozlišuje.
Pro
rozdělení tržeb na základy a daně do příslušných typů daně je nutno nejprve
celkovou nerozlišenou tržbu měsíce (zachycenou pod typem 13) vynulovat v
peněžním deníku zadáním záporné částky v celkové výši měsíčních tržeb (opět s
typem DPH 13). Poté je možno tržbu měsíce znovu zadat, tentokrát již
v členění na základ a daň v příslušném typu daně.
Pokud
uživatel využívá pro vystavování faktur programový blok FAKTURACE v programu
JUCW, jsou v tomto bloku vystavené faktury automaticky zapsány do účetní
evidence faktur. Obdobné je to při použití specializovaného fakturačního
programu. Proto se zadávání dat provádí
pouze pro faktury vystavené mimo tyto programy, tedy například předpisy
vytvořené v některém textovém editoru.
Zadávání
dat faktur se provádí po dílčích částkách
faktury. Rozpad faktury na tyto částky provádí podle svého posouzení a
potřeby uživatele a řídí se přitom především tím, jak je nutno fakturu členit
podle kategorií příjmů a podle jednotlivých, podle předpisů odděleně
sledovaných, daňových typů.
Obrazovkový
formulář má dvě části ‑ hlavičkovou
část, která se vyplňuje jen poprvé (při zadávání první dílčí částky
faktury) a část pro dílčí částky,
která se vyplňuje vždy. Pokud zadáme nové číslo faktury, vyplňujeme postupně
všechny položky formuláře – nejprve hlavičkovou část a pak údaje první dílčí
části. Po vyplnění celého formuláře program opět přeskočí na první položku –
číslo faktury. Pokud toto číslo vyplníme opět stejnou hodnotou jako
v předchozím záznamu, chápe to program jako pokyn k vyplňování druhé
(a případně další) dílčí částky téže faktury – pak položky hlavičky přeskočí (jsou již vyplněny z prvního
záznamu) a přejde přímo na údaje pro tuto další dílčí částku (první položkou je
předmět fakturace). Zadávání dalších dílčích částek můžeme libovolně opakovat,
přechodu na novou fakturu dosáhneme jednoduše použitím dalšího čísla faktury na první položce formuláře.
Vystavené
dobropisy odběrateli (došlé vrubopisy odběratele) je třeba zaznamenat ve
stejném duchu jako faktury, pouze je nutné celkovou částku a všechny dílčí
částky včetně částek DPH zadat jako záporná čísla.
Uživatel
do formuláře faktury vyplňuje v uvedeném pořadí hodnoty následujících položek:
číslo faktury
Zadává se interní (vlastní) číslo faktury ‑ variabilní symbol. Pokud se vloží číslo již zadané faktury (obvykle když se zopakuje číslo z předchozího záznamu), jedná se o zadávání další dílčí částky faktury a program přeskočí na zadávání položky předmět fakturace a zobrazí pořadové číslo zadávané dílčí částky faktury. Program nabízí číslo faktury volitelně (lze nastavit v části ZMĚNA NASTAVENÍ) buď stejné jako v předchozí větě, což je výhodné tam, kde zadávané faktury mají obvykle více než jednu dílčí částku, nebo se nabídne číslo o jedna vyšší než v předchozím záznamu, to je vhodné naopak tam, kde se obvykle zadávají nečleněné faktury s jednou dílčí částkou. Na počátku roku program nabídne jako první číslo 950001, kde 95 je dvojčíslí zahajovaného roku. To je vhodné dodržet, protože nemůže dojít k záměně dvou faktur vystavených pod stejným číslem ve dvou letech, ale lze přirozeně toto úvodní číslo přepsat a zahájit číslování faktur podle své potřeby nebo zvyklosti.
heslo firmy
Význam
a tvorba této položky jsou popsány v části KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma,
jíž se faktura týká.
Na této
položce si lze pomocí klávesy F1 zobrazit existující katalog firem a z něj
stiskem ENTER příslušnou firmu
vybrat. Je také možno stiskem F2 se přepnout do formuláře katalogu firem, který
lze doplnit o novou firmu respektive v něm provést úpravu dat již zapsané firmy
– program v této chvíli umožňuje kompletní aktualizaci katalogu firem.
Návrat do formuláře peněžního deníku je dvojí:
po
zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do
původního formuláře heslo vybrané firmy
po
stisku ESC se návrat uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
datum vystavení faktury
Uvede
se datum vystavení podle faktury, položka není kontrolována.
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
datum zdanitelného plnění
Do
této položky program předvyplní datum vystavení faktury, lze přepsat datem
zdanitelného plnění uvedeným na dokladu. Je‑li zapojena kontrola
zadávaných datumů, nelze zapsat datum, které spadá do některého z
předcházejících měsíců.
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
datum splatnosti
Do položky program předvyplní datum, které je o definovaný počet dní (pro vystavené faktury firmy obvyklou splatnost) posunut proti datu vystavení faktury. Počet dní posunu ‑ obvyklá splatnost faktur se nastavuje v části ZMĚNA NASTAVENÍ.
Při zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
předmět fakturace
Předmět fakturace je volná textová položka, do níž se popisuje, co bylo z věcného hlediska danou fakturou (dílčí částkou faktury) odběrateli účtováno.
základ daně
Do položky se zadá částka, která odpovídá základu daně.
Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
typ DPH
Přímo nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Jde o typ DPH na výstupu (viz tabulka v popisu vystavených faktur). Tento typ pak bude rozhodný pro rozklad úhrady faktury při jejím záznamu do deníku.
Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
daň
Do
položky program předvyplní daň příslušnou již určenému typu DPH a jemu
odpovídající daňové sazbě a již zadanému základu daně. V případě, že je
propočet daně odlišný od hodnoty na faktuře, lze přepsat skutečně uvedenou
hodnotou.
Je‑li
uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
kategorie příjmu
Přímo číslem kategorie se zadá nebo po stisku ENTER nebo F1 vybere jedna z předdefinovaných kategorií příjmů, které se nabídnou na obrazovce. Toto přiřazení kategorie dílčí částce faktury je rozhodné pro rozklad úhrady faktury (pro kontaci části základu) při jejím zápisu do deníku.
číslo střediska
Dílčí částky lze směrovat na střediska, jejichž číselník je zobrazitelný k výběru po stisku F1, vyplňování středisek se řídí konstantou (viz ZMĚNA NASTAVENÍ), pokud není výslovně určeno, že se střediska sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.
číslo zakázky
Dílčí částky lze směrovat na zakázky, jejichž číselník je opět zobrazitelný k výběru po stisku F1, i vyplňování zakázek se řídí stejnou konstantou (viz ZMĚNA NASTAVENÍ), pokud není výslovně určeno, že se zakázky sledují, program při zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.
Je
možno opravit údaje na faktuře,
rozumí se všechny údaje ve všech záznamech položek faktury. Při opravě nejprve
zadáme číslo faktury, kterou chceme opravovat, na obrazovce se nám objeví
všechny hlavičkové údaje této faktury. Ty můžeme přepsat a poté přejdeme do
oprav dílčích částek. Pokud má faktura jedinou dílčí částku, nabízí nám program
přímo ji, pokud má faktura dvě a více dílčích částek, nabídne se nám na
obrazovce menu dílčích částek, z nichž musíme zvolit tu, kterou chceme opravovat.
Její hodnoty se objeví na obrazovce a po jejich opravě a zápisu celé věty
přecházíme na další obrazovku, kde buď ponecháme předvyplněné číslo naposledy
opravované faktury (to pokud chceme opravovat jinou dílčí částku téže faktury)
nebo se vyplněním jiného čísla faktury dostaneme do opravy jiné faktury. Pozor
– v hlavičkové části není údaj o celkové sumě faktury, ten můžeme změnit
jen změnou dílčích částek.
Rušit lze jen takové faktury, na
které nebyla dosud zaznamenána žádná úhrada. Pokud je nutno toto přeci jen
provést, musíme nejprve zrušit úhradu (úhrady) této faktury zásahem do deníku a
potom teprve zrušit fakturu. Rušení se provádí tak, že program nejprve zobrazí
první záznam souboru pohledávek a poté lze obvyklými prostředky listování v souboru
nalézt požadovanou fakturu. K zrušení vybereme na obrazovce zobrazenou
fakturu stiskem klávesy DEL, volbu potom musíme potvrdit kladnou odpovědí na
otázku ZAPSAT? na dolním řádku obrazovkového formuláře.
Často
v praxi vznikne potřeba fakturu zlikvidovat nepeněžní cestou ‑ například
při zápočtech faktur nebo kompenzaci úhradou nebo při likvidaci drobných
rozdílů vzniklých třeba kursovními pohyby. Zde tedy fakturu vlastně uhradíme
(opět po položkách jako při práci s deníkem), ale změní se tím pouze stav
pohledávek, stav peněžních prostředků zůstane nezměněn.
Při
zápočtech faktur je ovšem správnější postup ten, že jako nepeněžní operaci
zapíšeme do deníku úhradu nejprve vystavených a poté i došlých vzájemně započítávaných
faktur (případný přijatý nebo zaplacený rozdíl zadáme pochopitelně jako operaci
peněžní). Tento způsob nevede ke krácení obratu příjmových a výdajových
kategorií použitých na fakturách, jak je tomu u přímé nepeněžní likvidace
provedené v této popisované speciální volbě.
Tento
segment agendy je určen uživatelům, kteří používají pro vystavování faktur
externí fakturační agendu (dále jen EF). Ta je obvykle komplexnější a
komfortnější než modul fakturace začleněný v agendě jednoduchého účetnictví
JUCW. Takový software (například FAKTURY 2002 ENVISION – dále FAEN, PRO9) však
musí být schopen vytvořit přenosové soubory s daty faktur ve formátu,
který vyžaduje program JUCW. Segment
Dávka faktur slouží k načtení dat v faktur vystavených v EF a
k jejich záznamu do evidence bez nutnosti pořizování záznamů do JUCW podle
primárních dokladů (vystavených faktur).
Procedura je svou logikou v podstatě shodná se všemi podobnými přenosy informací mezi agendami v programovém systému MILESOFT. Má tyto fáze:
·
Načtení dat z přenosového souboru do pracovního
souboru dávky
·
Kontroly a úpravy dat v pracovním souboru dávky
·
Uzavření – faktury se zapíší do knihy faktur JUCW a
pracovní soubor dávky se uprázdní pro další operaci
Na
straně JUCW: Pro načítání dat
do dávky je nutno nejprve nastavit v části SERVIS ‑ PARAMETRY ‑
CESTA K AGENDĚ FAKTURACE správně cestu ke složce, do které EF vystupuje
přenosové datové soubory. Lze zadat absolutní či relativní cestu ke složce (adresáři),
v němž bude program JUCW pak hledat datové soubory vytvořené EF pro účely
načtení.
Příklad
nastavení:
A:\ pro přenos přes disketu A
C:\PRENOSY\
pro přenos přes složku, kterou si vytvoříme na disku C počítače
Na
straně FAEN – volba Nástroje – Synchronizace s účetnictvím –
Styčný adresář s programem WINROY
- určete složku pro přenos ve shodě s nastavením JUCW. Výstup dat
se provede stiskem tlačítka START na témž formuláři. Lze omezit přenos faktur
na část měsíce, zařazení do měsíce se řídí datumem zdanitelného plnění DPH.
Na
straně PRO9 - v části SERVISNÍ AKCE ‑ ZMĚNA NASTAVENÍ
PARAMETRŮ – CESTY K OSTATNÍM MODULŮM MILESOFT – CESTA K AGENDĚ
SALDOKONTA ODBĚRATELŮ cestu k adresáři, kde pak vstupní datový soubor
dávky bude vytvářen. V agendě PRO9 je nutno data faktur pro účely přenosu
vystoupit do přenosového datového souboru dávky. Děje se to provedením chodu
VÝSTUP FAKTUR PRO SALDOKONTO v části PRODEJ A FAKTURACE ‑ FAKTURACE
(agenda vystoupí faktury běžného měsíce) nebo v části MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKA
(opakovaný výstup faktur agendou PRO9 již uzavřených měsíců).
Při
načítání se zadá měsíc a rok, jehož faktury se mají načítat a jehož vstupní datový
soubor dávky bude program JUCW na určeném místě hledat. Pokud nalezne, oznámí,
kolik nových faktur bude do dávky přebírat. Vstupní datový soubor obsahuje
obecně vždy všechny faktury vybraného měsíce,
program JUCW při načtení vynechává ty faktury, které již ve své evidenci
má. Přenos dat dávkou faktur lze proto libovolně opakovat a nehrozí, že by
došlo ke zdvojení faktur.
Kontaci
dílčích částek faktur, pokud již nebyla provedena v EF, můžeme provést cestou
hromadné kontace celých skupin faktur či jejich dílčích částek nebo
individuální kontací jednotlivých dílčích částek. Lze přirozeně i doplnit nebo
opravit kontaci provedenou již v EF.
Hromadná
kontace umožňuje vybranou příjmovou kategorií (zakázkou nebo střediskem, máme‑li
nastaveno jejich sledování) označit určenou podmnožinu dílčích částek faktur
dávky ‑ tuto podmnožinu vymezíme zadání výběrové podmínky (o jejíž
výstavbě a syntaxi se lze dočíst podrobnosti v základní uživatelské
příručce). Pracuje se zde s datovou strukturou VFJ a VFJDIL.
Individuální
kontace umožňuje obvyklými prostředky pohyb obrazovkového formuláře po
záznamech dílčích částek dávky,
v
nichž lze přepisovat či doplňovat kategorii příjmu a podle nastavení i
středisko a zakázku.
Opis faktur dávky včetně rozkladu na dílčí dávky a jejich kontace ‑ slouží dokumentačním nebo kontrolním účelům.
Zde lze pracovní soubor dávky vyprázdnit, ruší všechny předchozí kroky, data z pracovního souboru dávky zmizí a neovlivní žádným způsobem evidenci vystavených faktur.
Okontovaná a zrevidovaná data na pokyn zapíše program do evidence vystavených faktur a uprázdní soubor dávky ‑ zanese jen nové faktury, tedy ty, které neexistují (podle čísel faktur) v aktuálním souboru faktur. Před zahájením operace se provádí kontrola, zda do všech dílčích částek byla zadána přípustná kategorie příjmu. Pokud ne, nelze uzavření provést.
Poznámky
k přenosu z FAEN:
Do
hesla firmy se přenáší číslo firmy podle FAEN, jako číslo faktury variabilní
symbol.
Ve
FAEN si lze do tabulky účtů zadat čísla a názvy jednotlivých kategorií výdajů tak, jak jsou definovány
v JUCW a ty pak používat
k zaúčtování jednotlivých položek faktur – ve formuláři položky faktury,
záložka zaúčtování .
Prohlížení faktur
Prohlížení faktur v aktuálním souboru ‑ obsahuje faktury, které byly ve stavu pohledávek na počátku roku a všechny vystavené faktury roku běžného. Faktura je zachycena z pohledu pohledávek jako jedna položka ‑ zobrazeny jsou jen její hlavičkové údaje bez kontace dílčích částek.
Prohlížení
dílčích částek faktur aktuálního souboru (rozklad na dílčí částky podle kontace
k předchozímu souboru).
Prohlížení
archivu vyrovnaných pohledávek ‑ obsahuje faktury vystavené do konce
předchozího roku, které byly do konce předchozího roku také uhrazeny.
Prohlížení dílčích částek faktur archivního souboru vyrovnaných pohledávek (rozklad na dílčí částky podle kontace k předchozímu souboru)
Tato větev programu je určena pro vedení evidence závazků a rovněž plní funkci knihy závazků. K identifikaci faktury slouží především položka ICF ‑ interní číslo faktury, tj. číslo, které faktuře přiděluje sám uživatel při jejím zařazování do své evidence. Párovacími položkami pro párování došlých faktur s provedenými úhradami jsou položky KONTO – číslo konta dodavatele a ECF – externí číslo faktury (variabilní symbol na bankovním výpisu) neboli číslo přidělené faktuře vystavitelem (dodavatelem). Při zadávání úhrad do deníku se zadává do 1. párovacího symbolu (PS1) číslo konta dodavatele (KONTO) a do 2. párovacího symbolu externí číslo faktury = variabilní symbol (ECF).
Pokud
do této evidence zadá uživatel vedle skutečných došlých faktur i VŠECHNY SVÉ
OSTATNÍ VSTUPNÍ DAŇOVÉ DOKLADY závazkového charakteru, poskytnou mu zařazené soupisy
a sestava podkladu pro přiznání úplné informace potřebné pro vykázání daně
z přidané hodnoty. Takové doklady musí opět likvidovat ihned po zanesení
do evidence, a to nepeněžní cestou a opět proto, aby se nezkresloval stav
závazků.
Daňové typy pro daň na vstupu (přijatá zdanitelná
plnění) jsou popsány v samostatném manuálu dostupném v části SERVIS –
NÁVODY – KÓDOVÁNÍ DANĚ NA VSTUPU.
Hodnoty
kódu se vyplňují do položky DPH v záznamu dílčí částky faktury a jsou pak
použity k vyhodnocení daňového
typu částky daně i daňového základu. Nejdůležitějším úkolem uživatele v této
situaci je stejně jako u pohledávek správné přiřazení daňového typu položce
faktury (obecně vstupního daňového dokladu). Programy umožňují zadat i výši
daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení
apod.).
Pro
potřeby těch firem, které jsou oprávněny rozdělovat daň na výstupu u zboží
nakoupeného za účelem prodeje v nezměněném stavu v poměru daňových typů 3=5 % a
4=22 % zjištěném na vstupu při nákupu zboží, je nutno tyto nákupy zahrnovat pod
daňovou skupinu 11 a 12 s nulovou sazbou daně.
Zadávání
dat faktur se provádí po dílčích
částkách faktury. Rozpad faktury na tyto částky provádí podle svého
posouzení a potřeby uživatele a řídí se přitom především tím, jak je nutno
fakturu členit podle kategorií výdajů a podle jednotlivých, podle předpisů
odděleně sledovaných, daňových typů.
Obrazovkový formulář má dvě části ‑ hlavičkovou část, která se vyplňuje jen poprvé (při zadávání první dílčí částky faktury) a část pro dílčí částky, která se vyplňuje vždy. Pokud zadáme nové číslo faktury, vyplňujeme postupně všechny položky formuláře – nejprve hlavičkovou část, a pak údaje první dílčí částky. Po vyplnění celého formuláře program opět přeskočí na první položku – číslo faktury. Pokud toto číslo vyplníme opět stejnou hodnotou jako v předchozím záznamu, chápe toto program jako pokyn k vyplňování druhé (a případně další) dílčí částky téže faktury – pak položka hlavičky přeskočí (jsou již vyplněny z prvního záznamu) a přejde přímo na údaje pro tuto další dílčí částku (první položkou je předmět fakturace). Zadávání dalších dílčích částek můžeme libovolně opakovat, přechodu na novou fakturu dosáhneme jednoduše použitím dalšího čísla faktury na první položce formuláře.
Dodavatelem
vystavené dobropisy (vlastní vystavené vrubopisy) je třeba zaznamenat ve
stejném duchu jako faktury, pouze je nutné celkovou částku a všechny dílčí
částky včetně částek DPH zadat jako záporná čísla.
Uživatel
do formuláře faktury vyplňuje v uvedeném pořadí hodnoty následujících položek:
číslo faktury
Zadává se interní (vlastní) číslo faktury, které se faktuře přiděluje jako číslo dokladu. Pokud se vloží číslo již zadané faktury (obvykle když se zopakuje číslo z předchozího záznamu), jedná se o zadávání další dílčí částky faktury a program přeskočí na zadávání položky předmět fakturace a zobrazí pořadové číslo zadávané dílčí částky faktury. Program nabízí číslo faktury volitelně (lze nastavit v části ZMĚNA NASTAVENÍ) stejné jako v předchozí větě, což je výhodné tam, kde zadávané faktury mají obvykle více než jednu dílčí částku nebo se nabídne číslo o jedna vyšší než v předchozím záznamu, to je vhodné naopak tam, kde se obvykle zadávají nečleněné faktury s jedinou dílčí částkou. na počátku roku program nabídne jako první číslo 2001, kde 2 je číslo zahajovaného roku. to je vhodné dodržet, protože nemůže dojít k záměně dvou faktur vystavených pod stejným číslem ve dvou letech, ale lze přirozeně toto úvodní číslo přepsat a zahájit číslování faktur podle své potřeby nebo zvyklosti.
heslo firmy
Význam
a tvorba této položky jsou popsány v části KATALOG FIREM. Uvede se vždy firma,
jíž se faktura týká.
Na
této položce si lze pomocí klávesy F1 zobrazit existující katalog firem a z něj
stiskem ENTER příslušnou firmu vybrat. Je také možno stiskem F2 se přepnout do
formuláře katalogu firem, který lze doplnit o novou firmu respektive v něm provést
úpravu dat již zapsané firmy – program v této chvíli umožňuje kompletní
aktualizaci katalogu firem. Návrat do formuláře peněžního deníku je dvojí:
po zápisu nové firmy nebo výběru již existující firmy stiskem END se přenese do původního formuláře heslo vybrané firmy
po stisku ESC se návrat
uskuteční bez přenosu údaje heslo firmy
Při zadávání druhé a každé
další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
předčíslí a číslo účtu
Pro
zachování možnosti vystavovat na zapsané došlé faktury příkazy k úhradě
prostřednictvím programu, je nutno u došlých faktur vyplnit správně číslo
bankovního účtu dodavatele. Toto číslo se obecně skládá ze dvou částí:
předčíslí o délce nejvýše 6 cifer a vlastního čísla účtu o délce nejvýše 10
cifer.
Předčíslí
se obvykle v čísle bankovního účtu nevyskytuje, pokud ano, je nutno za
předčíslí považovat vždy jen ty cifry, které jsou uvedeny před druhou pomlčkou
zleva. Je‑li v čísle účtu pomlčka jediná, číslo účtu předčíslí nemá.
Předčíslí je samokontrolní a program nepřípustné hodnoty předčíslí signalizuje.
Vlastní
číslo účtu je zapsáno buď bez pomlček nebo s jedinou pomlčkou, kterou při
zadávání musíme vynechat. Vlastní číslo účtu je také samokontrolní a program
nepřípustné hodnoty signalizuje.
Příklad:
je uvedeno 4003‑1329‑847/0100
4003 je
předčíslí
1329847 je
vlastní číslo účtu
je uvedeno 1329847/0100 nebo 1329‑847/0100
účet nemá předčíslí
1329847 je
vlastní číslo účtu
Po
vyplnění hesla firmy, která již v katalogu existovala, program předvyplní
předčíslí i vlastní číslo účtu hodnotami z katalogu (pokud tam jsou uváděny).
Lze je přepsat tím, co je uvedeno na faktuře.
Vlastní
číslo účtu je důležitý prvek pro identifikaci došlých faktur a spolu s ECF
(externím číslem faktury) slouží jako klíč pro párování došlých faktur a
provedených úhrad.
variabilní symbol
Jako
variabilní symbol se uvede externí číslo faktury podle dodavatele, použijí se
jen cifry, případné oddělovací znaky v dodavatelově čísle faktury vynecháme.
Pokud počet cifer v čísle přesahuje povolený rozsah čísla, zadáme cifry odleva.
Musí se
vždy vyplnit, jde o klíčovou hodnotu pro párování s úhradami.
název firmy
U
existující firmy program předvyplní podle katalogu, možno změnit, u nové firmy
řádně vyplnit, zapíše se do katalogu.
číselný kód banky
Uvede
se čtyřmístný číselný kód banky ‑ např. 0100, 0300 atd.
Předvyplní
se podle katalogu firem, lze přepsat. Pokud se nepoužívají příkazy k úhradě,
není vyplnění údaje nutné.
specifický symbol
Předvyplní
se podle katalogu, lze přepsat. Pokud se nepoužívají příkazy k úhradě, není
vyplnění údaje nutné.
konstantní symbol
Předvyplní
se podle nastavené hodnoty, kterou je možno si změnit v části SPECIÁLNÍ OPERACE
‑ NASTAVENÍ KONSTANT ‑ NEJČASTĚJŠÍ KONSTANTNÍ SYMBOL. Pokud se
nepoužívají příkazy k úhradě, není vyplnění údaje nutné.
datum vystavení faktury
Uvede
se datum vystavení podle faktury, položka není kontrolována.
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
datum zdanitelného plnění
Do
této položky program předvyplní datum vystavení faktury, lze přepsat datem
zdanitelného plnění uvedeným na dokladu. Je‑li zapojena kontrola
zadávaných datumů, nelze zapsat datum, které spadá do některého z
předcházejících měsíců.
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
Při
zadávání došlých faktur je nutno mít na paměti, že do položky DATUM VYSTAVENÍ
je třeba zapsat datum zúčtování faktury. Je to proto, aby z hlediska DPH
byla faktura zahrnuta do správného zdaňovacího období, tj. do toho, v němž byla
zúčtována. Kupříkladu faktura byla vystavena 25.10. a vinou pošty došla až
15.11. Uživatel již přitom měsíc 10. daňově uzavřel a podal přiznání. Pokud by zapsal do data vystavení
(data zaúčtování) den 25.10., změnila by se evidence DPH za měsíc 10. a
teoreticky by bylo nutno podat opravné daňové hlášení. Proto je vhodné a zákon
to připouští, zapsat do data vystavení (zaúčtování) den 15.11. – tím se faktura
objeví v daňové evidenci zdaňovacího období 11.
datum splatnosti
Při
zadávání druhé a každé další dílčí částky faktury program položku přeskočí.
předmět fakturace
Předmět
fakturace je volná textová položka, do níž se popisuje, co bylo z věcného
hlediska danou fakturou (dílčí částkou faktury) dodavatelem účtováno.
základ daně
Do položky
se zadá částka odpovídající základu daně pro danou dílčí částku. Je‑li
uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku přeskočí.
typ DPH
Přímo
nebo po F1 výběrem z menu se zadá kód typu DPH. Jde o typ DPH na výstupu (viz
speciální manuál). Tento typ pak bude rozhodný pro rozklad úhrady faktury při
jejím záznamu do deníku. Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH,
program položku přeskočí.
daň
Do
položky program předvyplní daň příslušnou již určenému typu DPH a jemu
odpovídající daňové sazbě a již zadanému základu daně. V případě, že je
propočet daně odlišný od hodnoty na faktuře, lze přepsat skutečně uvedenou
hodnotou. Je‑li uživatel nastaven jako neplátce DPH, program položku
přeskočí.
kategorie výdaje
Přímo
číslem kategorie se zadá nebo po stisku ENTER nebo F1 vybere jedna z
předdefinovaných kategorií výdajů, které se nabídnou na obrazovce. Toto
přiřazení kategorie dílčí částce faktury je rozhodné pro rozklad úhrady faktury
(pro kontaci části základu) při jejím zápisu do deníku.
číslo střediska
Dílčí
částky lze směrovat na střediska, jejichž číselník je zobrazitelný k výběru po
stisku F1, vyplňování středisek se řídí konstantou (viz ZMĚNA NASTAVENÍ), pokud
není výslovně určeno, že se střediska sledují, program při zadávání tuto
položku na obrazovce přeskakuje.
číslo zakázky
Dílčí
částky lze směrovat na zakázky, jejichž číselník je opět zobrazitelný k výběru
po stisku F1, i vyplňování zakázek se řídí stejnou konstantou (viz ZMĚNA
NASTAVENÍ), pokud není výslovně určeno, že se zakázky sledují, program při
zadávání tuto položku na obrazovce přeskakuje.
Je
možno opravit údaje na faktuře,
rozumí se všechny údaje ve všech záznamech položek faktury. Při opravě nejprve
zadáme číslo faktury, kterou chceme opravovat, na obrazovce se nám objeví
všechny hlavičkové údaje této faktury. Ty můžeme přepsat a poté přejdeme do
oprav dílčích částek. Pokud má faktura jedinou dílčí částku, nabízí nám program
přímo ji, pokud má faktura dvě a více dílčích částek, nabídne se nám na
obrazovce menu dílčích částek, z nichž musíme zvolit tu, kterou chceme
opravovat. Její hodnoty se objeví na obrazovce a po jejich opravě a zápisu celé
věty přecházíme na další obrazovku, kde buď ponecháme předvyplněné číslo
naposledy opravované faktury (to pokud chceme opravovat jinou dílčí částku téže
faktury) nebo se vyplněním jiného čísla faktury dostaneme do opravy jiné
faktury. Pozor – v hlavičkové části není údaj o celkové sumě faktury, ten
můžeme změnit jen změnou dílčích částek.
Rušit lze jen takové faktury, na
které nebyla dosud zaznamenána žádná úhrada. Pokud je nutno toto přeci jen
provést, musíme nejprve zrušit úhradu (úhrady) této faktury zásahem do deníku a
potom teprve zrušit fakturu. Rušení se provádí tak, že program nejprve zobrazí
první záznam souboru pohledávek a poté lze obvyklými prostředky listování
v souboru nalézt požadovanou fakturu . K zrušení vybereme na
obrazovce zobrazenou fakturu stiskem klávesy DEL, volbu potom musíme potvrdit
kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT? na dolním řádku obrazovkového formuláře.
Často
v praxi vznikne potřeba fakturu zlikvidovat nepeněžní cestou ‑ například
při zápočtech faktur nebo kompenzaci úhradou nebo při likvidaci drobných rozdílů
vzniklých třeba kursovními pohyby. Zde tedy fakturu vlastně uhradíme (opět po
položkách jako při práci s deníkem), ale změní se tím pouze stav
pohledávek, stav peněžních prostředků zůstane nezměněn.
Při
zápočtech faktur je ovšem správnější postup ten, že jako nepeněžní operaci
zapíšeme do deníku úhradu nejprve vystavených a poté i došlých vzájemně
započítávaných faktur (případný přijatý nebo zaplacený rozdíl zadáme
pochopitelně jako operaci peněžní). Tento způsob nevede ke krácení obratu
příjmových a výdajových kategorií použitých na fakturách, jak je tomu u přímé
nepeněžní likvidace provedené v této popisované speciální volbě.
peněžní deník
Sestava
nemá obvyklý charakter alonže, obsahuje u každého záznamu jen referenci na typ
příjmu nebo výdaje uvedením čísla kategorie. Na závěr sestavy jsou uvedeny
celkové sumy obratu jednotlivých kategorií za celý měsíc (včetně počátečního a
koncového stavu kategorie), které zde vlastně hrají roli součtových položek pro
druhové sloupce v ručně vedeném deníku.
Operace
zachycující daňové příjmy a výdaje (z hlediska DPH), jsou v sestavě deníku
zachyceny jako dvě operace ‑ operace účtující část základu a operace
účtující část daně.
Lze
kdykoli vypsat část deníku, která odpovídá vybranému měsíci.
obraty jedné pokladny
Sestava
obraty vybrané banky pokladny poskytuje úplný přehled o
pohybech vybraného bankovního účtu nebo hotovostní pokladny za vybrané období s
uvedením počátečního a koncového stavu tohoto účtu nebo pokladny.
rozpis kategorie, kategorie s
DPH
Pro
získání přehledu o příjmech a výdajích v jednotlivých kategoriích slouží dvě
sestavy ROZPIS VYBRANÉ KATEGORIE. Tyto sestavy poskytnou detailní soupis všech
pohybů vybrané kategorie za zvolené období. První bez uvedení DPH, které k
dotčeným záznamům náležejí, druhá uvádí i příslušnou výši DPH ke každému pohybu
v kategorii a na závěr sestavy ještě úplnou rekapitulaci DPH podle typu daně a
původu záznamu (úhrada faktury nebo přímý deníkový záznam).
obraty s firmou
stav pohledávek
Detail - Stav pohledávek v detailu
v řazení podle čísel faktur (ICF). Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.
kniha vystavených faktur
úhrady starších faktur
Sestava přehledu faktur
minulých měsíců uhrazených ve zvoleném měsíci.
stav závazků
Detail - Stav závazků v detailu v
řazení podle čísel faktur (ICF). Tisk pouze hlavičkových údajů faktur.
kniha došlých faktur
úhrady starších faktur
Sestava přehledu faktur
minulých měsíců uhrazených ve zvoleném měsíci.
přehled dodávek
Soupis došlých faktur podle
čísel dodávek
Přehled
o struktuře příjmů a výdajů a o hospodaření firmy podává sestava VÝSLEDKY
HOSPODAŘENÍ ZA OBDOBÍ, kde období pro sestavení výkazu lze vymezit
počátečním a koncovým
měsícem, chápáno včetně. Pro výkaz za jediný měsíc tedy zadáme tento měsíc jako
počáteční i koncový. Sestava podává přehled o struktuře příjmů a výdajů za
období podle definovaných kategorií.
Sestava
má dvě varianty tisku závěrečných výsledkových položek, základní varianta
podává jen ý výsledek z peněžních operací a změnu stavu jmění a průběžných
položek, úplná pak k těmto ještě položku salda nepeněžních operací.
Vytisknout
lze formulář ‑ přiznání DPH, neprovádí se však výroční korekce tam, kde
dochází k použití koeficientů.
K
dispozici jsou zobecněné tisky detailních soupisů DPH za libovolně vybrané
období a libovolně
vybranou kombinaci typů daně. Sestava poskytuje mezisoučty za záznamy peněžního
deníku a záznamy z knih faktur a za jednotlivé typy DPH.
Soupisy
lze variantně vytisknout buď tak, že se tisknou všechny jednotlivé daňové
položky dokladů v detailu ‑ tj. za doklad jedna nebo více položek
stejného daňového typu (rozumí se např. položky s daňovou sazbou 5%), nebo tak,
že se za každý doklad a v něm se vyskytující daňový typ vytiskne jen jedna
celková částka.
Pro
maloobchodní prodej podle §18 zákona o DPH je k dispozici sestava, která
provede rozpočet tržeb zachycených na typu daně 13 v poměru nákupu v typech
3,11 a 4,12. Tato sestava se však tiskne jen tehdy, je‑li obrat kategorie
13 za příslušné období nenulový. Rozpočet se provádí v poměru celkových
nákupů v cenách včetně daně. Ke správnému použití sestavy je nutné nákupy
i tržby pro maloobchod evidovat výhradně na pouze k tomuto účelu
vymezených kategoriích příjmů a výdajů, aby se rozpočet provedl jen na základě
nákupů pro maloobchod a ne na základě i jiných vstupů (zejména režijních výdajů
nebo jinak než maloobchodně zaměřených činností firmy).
STŘEDISKA A ZAKÁZKY
Za vybrané
období lze obdobně jako výsledovku celé firmy vytisknout i výsledovku vybraného
střediska (zakázky).
Sestava
sumárních výsledků středisek (zakázek) poskytuje přehled o celkových příjmech,
výdajích a zisku středisek (zakázek) za zvolené období a od počátku roku do
konce zvoleného období.
Sestava
obratů střediska umožní vypsat obraty vybraného střediska za určené období
běžného roku.
EXTRAS – SPECIÁLNÍ
SESTAVY UŽIVATELE
Zde může uživatel programu
vyvolat speciální sestavy, které byly programovány výlučně pro něj a nejsou
standardní součástí programu.
Práce s archivem sestav je
podrobně popsána v základní uživatelské příručce ‑jde o průřezovou funkci
používanou shodně ve všech agendách.
NEPENĚŽNÍ OPERACE
Sestava
má formálně podobu shodnou s peněžním deníkem, podává však přehled
nepeněžních (závěrkových) operací za celý účetní rok.
6.
FAKTURACE
Modul FAKTURACE slouží k vystavování faktur ‑ daňových dokladů pro odběratele a k jejich automatickému zápisu do účetní evidence vystavených faktur.
V
tomto bloku zpracování lze ovlivnit pozice tisku údajů faktury do formulářového
papíru a některé skutečnosti týkající se obsahu faktury.
Prvním
parametrem je stanovení výstupního tvaru faktury. Uživatel si může vybrat, zda
faktura bude tištěna na čistý papír a bude tedy programem
"nakreslena" včetně rámečků, nebo zda tisk bude probíhat do
předtištěného formuláře. Pro tisk na čistý papír je možno stanovit, zda faktura
bude tištěna s nespojitým nebo spojitým okrajem. Tisk se spojitým okrajem je
pomalejší. Dále lze u tisku na čistý papír ovlivnit velikost levého okraje
faktury v rozmezí 0-2 znaky. Navrhovaný interval splatnosti a den
uskutečnění plnění slouží k navržení těchto údajů v záhlaví faktury
podle zadaného data fakturace. Další možností je stanovení fakturační přirážky,
která bude nabízena při zápisu položky faktury, způsob tisku faktury, nabízený
interval splatnosti aj. parametry.
Při
nastavení slevy z celkové částky faktury bude po zápisu položek faktury nebo
prodejky zobrazován dotaz na výši slevy. Sleva je pak realizována snížením cen
položek před zdaněním a program
znovu spočte příslušnou daň a cenu celkovou.
Údaj
ovlivňující tisk závěru faktury je nutno v tomto místě chápat jako obvyklý
způsob závěru ‑ při zápisu záhlaví faktury má uživatel možnost nabídnutý
tisk stálého závěru odmítnout nebo
naopak
na fakturu zařadit.
Údaje
ovlivňující výpočet DPH slouží k volitelnému postupu výpočtu DPH u plátců této
daně. V první řadě je nutno rozhodnout, která cena má být výchozí pro výpočet
DPH. V druhém údaji lze poté ovlivnit, jakým způsobem bude provedeno
zaokrouhlení DPH na desetihaléře nahoru, zda u každé položky faktury nebo za
celou skupinu daně na faktuře nebo zda zaokrouhlení vůbec neprovádět.
V
souvislosti s fakturací má uživatel možnost zavést si značný počet řad faktur.
K evidenci těchto řad a přehledu volného čísla dokladu v řadě slouží tento
číselník. V tomto číselníku jsou některé řady rezervovány, jedná se o kód D –
dobropisy a Z – zálohové listy, neboť u těchto dokladů dochází k odlišnému
způsobu jejich účtování při přenosu do účetnictví.
Kód
řady může být identifikován jedním písmenem nebo číslicí a je tištěn před
číslem faktury na všech dokladech. V rámci dvou odlišných řad faktur se mohou
vyskytovat stejná čísla dokladů.
Číselník
obsahuje zapamatovaná čísla dokladů, která budou při příštím zpracování
nabízena jako volná. Jedná se o číslo o jedna vyšší, než bylo naposledy
použité. Tento číselník je automatizovaně udržován podle přidělovaných čísel
dokladů, avšak uživatel má možnost tato čísla opravit. Program podle tohoto
číselníku volná čísla pouze nabízí, jeho nabídku lze kdykoli přepsat nabídkou jinou.
Každá řada faktur má vedle svého písemného označení také číselné označení,
které je tištěno před samotným číslem faktury. Je tomu tak z toho důvodu,
že banka při tisku výpisů neuvádí písmena obsažená v číslech dokladů a
kontrola pouze podle čísla faktury bez informace o řadě, z které číslo
pochází, by byla ztížená. Ve tvaru čís.ozn.řady+číslo faktury předává program
fakturu také účetní evidenci faktur. U každé řady faktur a dokladů lze zápisem
údaje zaokrouhlování dokladu ovlivnit, zda má být faktura zaokrouhlována na
celé Kč či nikoli.
Řada
faktur, u které je uvedeno, že není napojena na účetnictví, nebude automaticky
přecházet do účetní evidence faktur.
Hlavička firmy pro fakturu
Registr
obsahuje údaje firmy, které jsou tištěny na faktuře při jejím vytváření.
Uživatel může uložit hlavičky více firem. V případě, že je ve stálých údajích
firmy vyplněno více hlaviček, následuje při zápisu záhlaví faktury jejich
zobrazení a uživatel vybere s jakou hlavičkou fakturu vystavuje.
Po
počáteční instalaci jsou v hlavičce jako vzor uvedeny údaje firmy Milevský
software ‑ tyto údaje je nutno přepsat údaji vlastní firmy.
Knihovna textů fakturačních položek
Toto
zpracování zpřístupňuje uživateli knihovnu textů, které jsou v evidenci
uloženy. Jedná se o texty zapisované na položku faktury. V této volbě lze texty
vkládat, opravovat nebo zrušit. Texty jsou dále do knihovny doplňovány a
aktualizovány ze zápisu položek faktury.
Závěrečný text na fakturu
Každá
faktura je doplněna o tři řádky textu, který lze změnit v tomto bloku
zpracování. Tisk tohoto textu lze potlačit při vystavování faktury tak, že na
konci záhlaví faktury uživatel do údaje tisk závěru zapíše znak 0.
Vystavení faktury
Zápis
faktury začíná výběrem nebo zápisem nového odběratele. Výběr lze realizovat
listování zpět PGUP nebo zápisem podmínky po stisku HOME. Pokud adresa v
evidenci ještě není, je možno ji zapsat a tím ji přidělit vytvářené faktuře a
současně uložit do katalogu firem.
V
případě, že je ve Stálých údajích firmy vyplněno více hlaviček, následuje
jejich zobrazení a uživatel
vybere, za kterou firmu fakturu vystavuje.
Poté
je nutno vyplnit záhlaví faktury, ve kterém uživatel přidělí faktuře řadu
faktur a číslo a další potřebné údaje, které budou na fakturu zahrnuty. Pro
zápis řady faktur platí zásady uvedené v kapitole Číselník řad faktur. Uživatel
musí záhlaví potvrdit na dolním řádku ENTER z důvodu přidělení čísla
faktury na této obrazovce. Pokud toto neprovede program fakturu neuloží, ani
nezmění žádné údaje v evidenci.
Prvním
údajem na obrazovce je řada faktury. Podle zapsané řady nabídne první volné
číslo faktury nebo dobropisu. Nabídnuté číslo lze ponechat, nebo lze zapsat
jiné volné číslo faktury. Pokud je číslo již obsazeno, jeho použití je
zablokováno. Ostatní údaje lze pro výstup na fakturu upravit. U zahraniční
faktury je nutno vyplněnou hodnotu 0 v údaji Typ faktury (tuzemská,
zahraniční, přepsat na údaj 1, aby došlo ke správnému zařazení daně. Pokud má
být na faktuře uplatněna záloha, je nutno částku zálohy napsat v záhlaví
do kolonky poskytnutá záloha, nikoli jako další položku faktury! Program po
vyčíslení a zdanění faktury vytvoří řádek POSKYTNUTÁ ZÁLOHA a o zadanou částku
sníží hodnotu údaje CELKEM
K ÚHRADĚ.
Závěrečné
údaje na obrazovce ‑ Tisk závěru ovlivňuje závěr faktury. Hodnota údaje
je navržena podle Parametrů fakturace. Jednotka v údaji způsobí tisk tří řádků
stálého závěru faktury.
Po
zápisu záhlaví je nutno vyplnit jednotlivé fakturační položky. Na každou
fakturu lze zahrnout až 999 položek.
Na
obrazovce pro zápis položek jsou dále vždy 3 řádky textu, které je možno k
položce zapsat. Zápis položky je spojen s knihovnou textů přes údaj kód textu. Pokud
uživatel stiskne místo kódu textu F1, program mu formou menu zobrazí kód a
1.řádek všech dosud uložených textů. uživatel poté může požadovaný text vybrat
šipkou a ENTER. Zapíše-li nebo vybere-li v menu uživatel kód, který již je
v evidenci uložen, text se zobrazí a uživatel jej může ponechat nebo
upravit do konečné podoby. Poslední podoba textu zůstává vždy zachována pro
příští zobrazení. Pokud uživatel zapíše kód textu, který dosud v evidenci
není, uloží se zapsaný text do knihovny textů. Pokud uživatel kód textu
nevyplní, program umožní zapsat text, avšak ten nebude zapamatován do katalogu
textů. Řádek textu je nutno zapisovat postupně po jednotlivých řádcích, protože
program při tisku faktury ukončí tisk textů po nalezení prvního prázdného
řádku.
Samotný
řádek faktury, který bude vytištěn je složen z těchto údajů: název výrobku,
číslo dle sazebníku, jednotková cena, % DPH, jednotková cena s daní, množství a
měrná jednotka. Přepíše‑li uživatel cenu s daní, opraví program základ
daně, tedy cenu bez daně tak, aby byl zachován vztah – cena bez daně, sazba,
cena s daní. Zadá-li uživatel procentuelní přirážku nebo slevu položky promítne program tuto opravu ceny do
základu daně, tedy do ceny bez daně
a k takto vzniklému základu připočte DPH.
Po
zápisu množství položky je proveden výpočet cena_bez_daně * množství, k
vypočtené částce je poté vypočtena DPH.
Dále
položka obsahuje údaj Přirážka (sleva) v %. Zde je u každé položky faktury
možno zadat poskytnutou slevu na tuto položku. Program do tohoto údaje doplní
fakturační přirážku z parametrů fakturace. Nabídnutou hodnotu lze změnit. Podle
zadaného % je zvýšena nebo snížena prodejní cena položky a současně s tím
i DPH. Informace o přirážce-slevě není automaticky tištěna, je možno ji zadat do
textu k položce. Tato sleva je nezávislá na celkové slevě faktury podle
splatnosti – viz. parametry fakturace.
V
případě potřeby opravy již zapsané položky uživatel nalistuje položku, pokud
uživatel chce položku zrušit, musí tak učinit nalistováním položky a vynulováním
množství a textů položky.
Po
zápisu všech položek faktury je možno zadávat procentuelní slevu vztaženou k
celé částce faktury (předpokladem je aktivace této činnosti ve volbě Parametry
fakturace). Tato sleva je poté promítnuta jako snížení eventuelní zvýšení cen
položek před zdaněním u všech položek a je provedeno opakované vypočtení DPH. O
slevě je zákazník informován větou POSKYTNUTA SLEVA xx %.
Pokud
je u zadané řady dokladů zadáno zaokrouhlení na celé Kč, provede toto program
na úkor utržené částky, zaokrouhlení se nedotkne základu daně ani výše DPH.
Po
ukončení práce s jednotlivými položkami program dále provede výpočet celkové
ceny faktury. Pokud součet faktury vyžaduje zaokrouhlení na celé Kč, vytvoří
program další položku faktury s textem ZAOKROUHLENÍ, která bude zobrazena ve
faktuře před celkovým součtem.
Poté
program vytvoří fakturu, která má náležitosti daňového dokladu. Aby tomu tak
skutečně bylo, je nutno zadat ve volbě Parametry, registry a číselníky ‑
Texty na výstupní doklady ‑ Identifikační údaje firmy, daňové
identifikační číslo plátce daně (dále DIČ). Do tohoto čísla je nutno zapsat
celé přidělené číslo. U právnických osob obsahuje xxx-IČO, u fyzických osob
xxx- rodné číslo. Stejně tak je tomu při zapisování DIČ odběratele. Prodejní
doklady obsahují u každé položky cenu za dodávku zboží, výši sazby daně, výši
daně v Kč a celkovou prodejní cenu. Po vytištění všech položek je na
dokladu vytištěn sumář základů a sazeb daní v jednotlivých skupinách daně,
které se na faktuře vyskytly. Poté je odečtena eventuelní záloha, jedná-li
se o fakturaci
s uplatněním zálohy a vyčíslen údaj Celkem k úhradě.
Tisk
faktury je umožněn na čisté listy a na papír s předtiskem. Tato skutečnost je
definována ve volbě Parametry fakturace. Pro konfiguraci pozic tisku
předtištěného papíru slouží volba Pozice pro formulář faktury.
Fakturace při poskytnuté záloze
Pokud
uživatel fakturuje zakázku, na kterou byla poskytnuta záloha, musí tuto zálohu
zapsat v záhlaví faktury v údaji Poskytnuté zálohy. Takto zapsaná záloha poté
vystoupí na vytištěné faktuře pod všemi položkami faktury s textem POSKYTNUTÁ
ZÁLOHA a konečná částka faktury je o tuto cenu snížena. V knize faktur je
tato záloha vypsána pod celkovou částkou faktury.
Opravné postupy fakturace
Opakovaný tisk
Fakturu
lze kdykoli znovu vytvořit k prohlížení a opakovanému tisku.
Zrušení faktury
Tuto
volbu použije uživatel pokud bezprostředně po vytvoření faktury zjistí, že tato
byla vytvořena chybně. Faktura je vyřazena z evidence, její číslo uvolněno k
opakovanému použití. Provedené zrušení faktury se žádným způsobem nepromítá do
účetní evidence faktur!
Storno faktury
Jedná
se o "účetní" storno faktury, kdy faktura zůstává v evidenci, avšak
je označena jako stornovaná. Provedené storno faktury se žádným způsobem
nepromítá do účetní evidence faktur !
Kniha vystavených faktur
Uživatel
nejprve zadá datumy pro výběr faktur na sestavu. Sestava přináší přehled
vystavených faktur seřazených podle data a čísla faktury.
Vystavení
dobropisu
Dobropis
je svým způsobem vystavení totožný s běžnou fakturou, je pro něj rezervována
samostatná řada faktur D. Takto vystavený dobropis bude v záhlaví označen
nápisem DOBROPIS. Při vystavování se dobropisovaná částka i množství uvádějí
kladně. Při přenosu do účetnictví a při tisku knihy faktur rozborů fakturace je
dobropis automaticky převáděn na zápornou hodnotu. Namísto dobropisu může
uživatel rovněž vystavit fakturu se záporným množstvím a částkou.
V
agendě JUCW lze v části BANKA vystavovat PŘÍKAZY K ÚHRADĚ na existující
závazky v evidenci a
tisknout je do zvolených formulářů.
Modul
BANKA je volitelnou součástí agendy a je plně funkční jen u registrovaného
klienta, pro něhož si uživatel programu modul zakoupil.
Předpokladem
pro správné a plnohodnotné využití modulu je v první řadě BEZCHYBNÉ A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení
evidence závazků a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými
údaji v evidencích.
Důležité
je také správné nastavení SYSTÉMOVÉHO DATA v počítači, na němž je agenda
provozována, neboť právě podle něj se řídí některé způsoby výběru závazků do
příkazů.
Pro
PŘÍKAZY K ÚHRADĚ jsou dále významné hodnoty některých parametrů programu ve
volbě SERVISNÍ AKCE ‑ PARAMETRY, které je nutné před zahájením práce s
modulem nastavit podle podmínek a potřeb uživatele.
Pro
tisk příkazu k úhradě je třeba zadat některé další údaje. Tyto se doplňují ve
vstupním formuláři při zadávání došlé faktury a jsou to:
PŘEDČÍSLÍ BANKOVNÍHO ÚČTU
SPECIFICKÝ SYMBOL
KONSTANTNÍ SYMBOL
ČÁSTKA K ÚHRADĚ
KÓD ZPŮSOBU ÚHRADY .
PŘEDČÍSLÍ je
maximálně šestimístné číslo před vlastním číslem účtu; vyskytuje se ve velmi
malém počtu případů. Je samokontrolní.
ČÁSTKA
K ÚHRADĚ ‑ tato hodnota bude uplatňována na příkazu k
úhradě (může být obecně různá od celkové fakturované částky). Pokud zadáte
nulu, bude faktura z hlediska výběrů do příkazu k úhradě považována za
uhrazenou a nedostane se automatickým výběrem na příkaz.
KÓD
ZPŮSOBU ÚHRADY určuje, zda bude faktura hrazena příkazem nebo jiným
způsobem. Jestliže má kód 2, bude faktura hrazena inkasem a nebude
automatizovaně vybírána do příkazů k úhradě.
Tento programový
blok obsahuje další výběrové menu, jehož volby umožňují výběr faktur do příkazu
a veškerou běžnou manipulaci s připraveným příkazem až do jeho vystavení.
Faktury
ze souboru závazků lze do příkazu vybrat několika možnými způsoby. Bez ohledu
na vybraný způsob NEJSOU do příkazu vybírány:
faktury, na které již byl příkaz vystaven
faktury stornované
zcela uhrazené faktury
Vybrané
faktury jsou doplněny do právě otevřeného příkazu. Pokud již příkaz nějaké
faktury obsahuje, lze se rozhodnout, zda bude stávající příkaz o nově vybrané
rozšířen či nikoliv.
Příkaz
lze prohlížet, lze opravovat některé položky faktur v příkazu, rušit jednotlivé
faktury nebo příkaz jako celek. Příkaz můžete vytisknout některým z
"cvičných" tisků ‑ obsahují kromě údajů pro vlastní příkaz
ještě interní číslo faktury a název dodavatele a nejsou určeny pro banku.
Pro
"ostrý" bankovní příkaz k úhradě jsou připraveny tři typy formulářů:
TYP A
je zjednodušený tisk příkazu bez rámečků a nemá uspořádání obvyklé u používaných
tiskopisů.
TYP B
a C jsou formálně stejné a odpovídají obvykle používaným tiskopisům. U typu C
jsou faktury rozděleny do několika příkazů podle data splatnosti pro banku (to
je, pokud nebylo opraveno, stejné jako datum úhrady faktury).
Rozhodnutí
pro některý z typů není jen věcí uživatele, ale je nutno zjistit zda konkrétní
pobočka banky nebude mít námitky proti používanému způsobu tisku příkazu. Pokud
neuspějete ani s jednou z nabízených možností, obraťte se na autory programu ‑
upraví zakázkově tisk dle požadavků vaší pobočky.
Ostrým
tiskem NENÍ PŘÍKAZ JEŠTĚ VYSTAVEN (uzavřen) a lze s ním provádět všechny
operace nabízené v menu. Teprve volbou "UZAVŘENÍ PŘÍKAZU" dojde k
zápisu údaje o vystavení do souboru faktur a současně k záznamu do souboru
vystavených příkazů. Ihned po uzavření je otevřen nový prázdný příkaz
s číslem o jednu vyšším než bylo číslo naposledy uzavřeného příkazu..
Číslování je automatické a každý rok začíná od čísla RR0001, kde RR je koncové
dvojčíslí roku.
Před
uzavřením příkazu se kontroluje, zda byl od poslední změny vytištěn některým z
ostrých tisků ‑ pokud ne, není uzavření povoleno.
Soubor
vystavených příkazů obsahuje všechny vystavené příkazy (tj. i dodatečně zrušené
‑ viz "POMOCNÉ OPERACE") a je rozdělen na část obsahující
příkazy vystavené v běžném měsíci a archiv vystavených příkazů. Příkazy obou
skupin lze prohlížet a dohledávat tak v případě potřeby historii úhrady
jednotlivé faktury.
Nouzově
lze opakovaně vytisknout libovolný příkaz, ale pouze zjednodušeným způsobem.
Přikázané
faktury jsou v prohlížení souboru závazků označeny číslem příkazu a je
vyznačeno, jaká částka již byla přikázána.
Menu
obsahuje několik voleb, které se týkají faktur zatím ne zcela uhrazených nebo
již vystavených příkazů.
Jednotlivé
faktury nebo celé skupijy závazků lze "zablokovat" proti výběru do
příkazu ‑ bude dočasně zakázáno takové faktury hradit.
"Dočasně" znamená "až do doby než" budou buď individuálně
nebo opět hromadným výběrem uvolněny k placení. Tato blokace brání pouze výběru
faktur do příkazu, nikoliv skutečnému zadání úhrady na fakturu. Faktura tedy
může být uhrazena a vyřazena do archivu i zablokovaná.
Ve
výjimečných situacích lze prohlásit jednotlivou fakturu (nebo všechny faktury
vybraného příkazu) z již uzavřeného příkazu za nepřikázané a vrátit je tedy
mezi faktury, které budou do příkazů podle platných kritérií znovu vybírány.
"ODPŘIKÁZÁNÍ"
lze provést jen u faktur, které jsou ještě v souboru závazků. U těchto faktur
je snížena částka "UHRAZENO PŘÍKAZEM" a upravena částka "ZBÝVÁ
UHRADIT".
V tomto segmentu programu lze vést úplnou evidenci dlouhodobého
majetku (hmotného i nehmotného).
Majetek je rozčleněn do knih:
DN - Dlouhodobý nehmotný majetek
DH – Dlouhodobý hmotný majetek
KN – krátkodobý (drobný dlouhodobý) nehmotný majetek
KH – krátkodobý (drobný dlouhodobý) hmotný majetek
Uživateli
je k dispozici relativně jednoduchá evidence dlouhodobého hmotného a nehmotného
majetku, která však splňuje všechny požadavky na potřebné informace o odpisech
a stavech. Program v duchu potřeb jednoduchého účetnictví pracuje výhradně
s daňovými odpisy.
V evidenci
zjištěné roční daňové odpisy lze zadat do deníku v závěru roku jako nepeněžní
(závěrkové) operace - nepřechází tam ale automaticky! Budou pak zahrnuty
v přehledu nepeněžních (závěrkových) operací - položek upravujících základ
daně z příjmu, který je součástí uzávěrky a podkladem pro přiznání.
V
části aktualizace lze zařazovat jednotlivé položky investičního majetku, v
průběhu roku jejich zařazení opravovat jejich údaje a u zařazených v
předchozích letech aktualizovat údaje informativního charakteru.
Vyplňuje
se do formuláře záznamu investice
inventární
číslo (v rámci firmy jedinečné)
popis
investice (libovolný text)
výrobní
číslo (libovolný text)
kód
SKP ‑ zařazení investice podle Standardní klasifikace
produkce
středisko ‑
číslo střediska (u firem, kde to připadá v úvahu), jemuž je investice přiřazena
‑ na F1 výběr z připojeného číselníku
vstupní
cena ‑ obvykle pořizovací cena (včetně dodatečných
nákladů) v Kč
vstupní
oprávky ‑ obvykle nulové, nenulové jen při prvotním
zadávání dat při zavádění agendy nebo za určitých zvláštních okolností, které
by připouštěl zákon o dani z příjmu
číslo
daňové skupiny ‑ 0‑5 podle zákona o dani z příjmu nebo
číslo 9 vyhrazené pro nestandardní způsoby odpisování
způsob
odpisování ‑ 0=rovnoměrný 1=zrychlený
procento
použitelnosti vzhledem k dani z příjmu, obvykle 100 %, výjimečně méně
(u investic, které nejsou v plném rozsahu používány k podnikání)
Zvláštním
chodem je řešeno zadání počátečního stavu investic, které vyžaduje vyplnit
hlavičkové údaje o investici podobné údajům při zařazení, uživatel však musí
pro starší investice správně zadat jejich počáteční zůstatkovou cenu a první
rok odpisování.
Pokud
podnikatel u některých investic chce pokračovat v některé povolené metodě
odpisování počínající v období před rokem 1993 nebo chce uplatnit nějakou jinou
nestandardní metodu odpisování investičního majetku, musí takové položce
přiřadit číslo daňové odpisové skupiny 9.
Pro
takto označené položky investičního majetku program sám roční odpisy
nestanovuje. Uživatel si je musí dosadit v chodu aktualizace sám v takové výši,
ke které dojde na základě individuálního výpočtu nebo plánu mimo program.
Zvýšení
vstupní ceny lze provést jen u položek zařazených v dřívějších letech. Pohybem
po souboru investic nalezneme požadovanou položku, stiskem ENTER ji vybereme a
poté vyplníme částku technického zhodnocení v běžném roce. Toto lze provést i opakovaně v dalších letech, více
případů v jednom roce na jedné položce nutno shrnout do jediné sumární.
Při
vyřazování investice nutno pohybem po souboru investic nalézt požadovanou
položku, stiskem ENTER ji vybrat k vyřazení a poté uvést pouze dva údaje:
způsob
vyřazení (1=prodej 2=jiný důvod)
datum
vyřazení (musí být z běžného roku)
Tisková
sestava je soupisem všech investic v evidenci a navíc poskytuje pro každou
investici tyto informace:
‑
způsob odpisování ‑ 0=rovnoměrný 1=zrychlený
‑
číslo daňové skupiny
‑
informaci o zařazení a vyřazení v běžném roce
‑
vstupní cenu investice z počátku běžného roku
‑
zůstatkovou cenu (daňově) investice z počátku běžného roku
‑
celkovou výši technického zhodnocení v průběhu odpisování
‑
výši ročního daňového odpisu při 100 % daňové uplatnitelnosti
‑
výši ročního daňového odpisu při udané daňové uplatnitelnosti
‑
vstupní cenu investice na konci běžného roku
‑
zůstatkovou cenu (daňově) investice na konci běžného roku
‑
informaci o roku odpisování
‑
informaci o roku odpisování se zvýšenou vstupní cenou
Počáteční
sumy nezahrnují položky pořízené v běžném roce, obdobně koncové sumy nezahrnují
položky v roce vyřazené.
Sumu
ročních daňových odpisů při udané daňové uplatnitelnosti lze použít jako
odpočitatelnou položku do přiznání k dani z příjmu.
Pojmem
krátkodobý majetek označuje drobný dlouhodobý majetek – neodpisovaný, který má
uživatel za povinnost vést v operativní evidenci.
Ve
volbě aktualizace lze zadávat, opravovat i rušit položky – sady krátkodobého
majetku.
K dispozici
jsou dokladové i rozborové sestavy.
Pro
potřeby evidence majetku jsou zavedeny dva číselníky :
Pracoviště
– tj. místa uložení, umístění majetku
Skupiny
– druhové skupiny majetku, u každé skupiny se určuje zda jde o skupinu pro
hmotný nebo nehmotný majetek.
Oba
číselníky jsou společné pro dlouhodobý i krátkodobý majetek.
Jmění a průběžné položky
Kdykoli v průběhu roku lze změnit přepsáním počáteční stavy roku pro údaje jmění (rozumějme vložené finanční jmění) a průběžné položky. Program po provedení takové změny sám přepočte zůstatky ve všech záznamech roku, což znamená, že se mění všechny dosud vytištěné sestavy deníků. Tento postup by měl být použit jen v krajním případě, a to jen v zájmu zvýšení správnosti a věrnosti účetní evidence.
Tento chod je nutno použít při zahajování práce s agendou u podnikatelů, kteří v programu začínají zpracovávat již dříve jinak vedenou agendu ‑ zde je použití této volby naprosto legitimní a dokonce nutné k nastavení správných výchozích hodnot pro další zpracování.
Hotovostní pokladny a bankovní účty
Obdobně
lze nastavit výchozí roční hodnoty jednotlivých bankovních účtů a oddělených
hotovostních pokladen podnikatelem užívaných. Na počátku zpracování si musíme
všechny tyto účty a pokladny zadat (je‑li více než jedna) nastavit
případné počáteční stavy. Tato funkce je ještě přístupná v programu
v části ČÍSELNÍKY – HOTOVOSTNÍ POKLADNY a BANKOVNÍ ÚČTY – výsledek práce
obou voleb je totožný (viz. kapitolu ČÍSELNÍKY).
Je správné si při práci s touto volbou uvědomovat, že zůstatek pokladní hotovosti (zůstatek bankovních účtů) uvedený v tisku či prohlížení deníku je vždy součtem stavů dílčích jednotlivých pokladen (bankovních účtů) zde definovaných.
Podmínky
a rizika použití tohoto chodu jsou obdobná jako u počátečních stavů jmění a
průběžných položek.
Změnu aktuálního období ‑
běžného měsíce v rámci jednoho roku lze provést dvěma způsoby:
uzávěrka měsíce
První
způsob je řádný a je jím uzávěrka měsíce. U klienta, který má zapojenu kontrolu
zadávaných datumů je to nutná podmínka pro to, aby bylo možno ve zpracování
pokračovat zadáváním dat následujících měsíců.
Zapojení
kontroly je nanejvýš vhodné u plátců DPH !
U
klienta pracujícího bez této kontroly je smyslem uzávěrky jen to, aby se na
záložních mediích uchovaly podoby dat agendy v různých fázích ročního
zpracování ‑ stavy na koncích kalendářních měsíců.
V
uzávěrce měsíce se totiž vždy vytvoří záložní kopie dat ‑ způsobem
popsaným v základní uživatelské příručce.
tisk sestav
V
uzávěrce se k tisku nabízejí všechny sestavy, které jsou pro uživatele důležité
z hlediska dokladování, vytvoření si přehledu o celém účetnictví ‑
některé z nich (stavy pohledávek a závazků) lze později již tisknout jen s
obtížemi. Tyto sestavy jsou totožné se sestavami tištěnými z větve
účtování – obsahují však v záhlaví specifikaci okamžiku tisku – měsíční
uzávěrka.
fyzické uzavření
Po
pokynu k fyzickému uzavření si program vynutí vytvoření záložní kopie dat
agendy, přeorganizuje datové soubory a přejde do následujícího měsíce (s
výjimkou měsíce 12, kde vytvoří pouze kopii).
změna měsíce
Druhý
způsob je nutno označit jako mimořádný. Slouží v případě, že mám zapojenu
kontrolu datumů, jako jediná cesta, jak změnit data již uzavřených měsíců,
pokud je v nich potřeba provést nápravu zřejmých nesprávností a neúplností.
Pokud kontrola zapojena není,
je volba prakticky nepotřebná.
Diagnostické
funkce jsou zaměřeny na vyhledání pravděpodobných zdrojů formální nesprávnosti
v datech agendy, které by mohly být vzniknout nestandardním ukončením nebo
průběhem práce některé z komponent celého systému ‑ počítače, operačního
systému, aplikačního programu či uživatele. Tato situace mohou za určitých
okolností znemožnit práci s agendou a celou věc je pak nejvhodnější
konzultovat s prodejcem nebo přímo výrobcem programového vybavení.
Hlavní část diagnostiky je zaměřena na kontrolu návaznosti hlavičkových záznamů a dílčích částek došlých a vystavených faktur.
V této větvi může uživatel zcela samostatně definovat
kategorie příjmů a výdajů, které chce ve svém účetnictví rozlišovat. K
dispozici je mu výchozí typový rozvrh těchto kategorií, který si dále upraví ‑
rozšíří nebo zúží.
Při zavádění nových kategorií je nutno respektovat
následující základní třídění a princip volby kódů pro jednotlivé kategorie:
kategorie příjmů
kódy 100 až 149 ‑ příjmy
ovlivňující daň z příjmu (daňové)
150 až 179 ‑ příjmy
neovlivňující daň z příjmu (nedaňové)
180 až 189 ‑ přírůstky
finančního jmění
190 až 199 ‑ příjem z průběžných položek
kategorie výdajů
kódy 200 až 249 ‑ výdaje
ovlivňující daň z příjmu (daňové)
250 až 279 ‑ výdaje
neovlivňující daň z příjmu (nedaňové)
280 až 289 ‑ úbytky finančního jmění
290 až 299 ‑ výdej
do průběžných položek
Nerespektování tohoto způsobu přidělování kódů by
vedlo k chybám při výpočtu výsledku hospodaření a základu daně nebo při výpočtu
zůstatků jmění a průběžných položek.
Pro plátce daně jsou důležité kategorie 179 a 279,
na nichž program samostatně zachycuje daň přijatou od odběratelů a daň
uhrazenou dodavatelům, které jsou v souladu s výše uvedenou kategorizací
chápány jako příjmy a výdaje nedaňové. Na tyto kategorie se nesmí přímo
účtovat, kromě některých zvláštních případů.
Větev slouží k definování jednotlivých hotovostních
pokladen a nastavení jejich počátečních stavů. Počáteční stav pokladny lze
opravit kdykoli a program provede příslušné změny deníkových zůstatků. Je třeba
si uvědomit, že počáteční stav (a všechny stavové hodnoty hotovosti
v deníku) jsou součtem stavů všech založených hotovostních pokladen.
Tisková sestava poskytuje přehled o počtu, názvech a
počátečním a aktuálním stavu všech založených hotovostních pokladen.
Větev slouží k definování jednotlivých nových
bankovních kont a nastavení jejich počátečních stavů. Počáteční stav účtu lze opět
opravit kdykoli a program provede příslušné změny deníkových zůstatků. Je třeba
si opět uvědomit, že počáteční stav (a všechny stavové hodnoty banky
v deníku) jsou součtem stavů všech založených bankovních účtů.
Tisková sestava poskytuje přehled o počtu, číslech,
názvech a počátečním a aktuálním stavu všech založených bankovních kont.
Volba slouží rovněž k zápisu náležitostí bankovního
účtu, ke kterému chce uživatel vystavovat příkazy k úhradě. To má smysl pouze
pro toho, kdo využívá modul příkazy k úhradě. V číselníku může být zavedeno
více účtů, v takovém případě vždy program nabídne výběr účtu při vystavování
příkazu k úhradě. Do číselníku je nutno zadat kompletní číslo účtu včetně
pomlček a lomítka a textové formulace pro příkaz k úhradě ve správných
pádech. Počet řádků na stránce ovlivňuje maximální počet řádků na hromadném
příkazu, zpravidla postačí 10. Typ banky ovlivňuje, zda při tisku účtu
dodavatele má být odděleno poslední trojčíslí pomlčkou, či nikoli. Provede se
pro typ banky 1 (toto např. požaduje Česká spořitelna).
Tento katalog
(registr) slouží k uživateli k evidenci firem dodavatelů i odběratelů.
Automaticky se doplňuje novými firmami podle záznamů při zadávání pohledávek a
závazků a naopak při použití hesla již existující firmy se vyvolá její název.
Programový segment umožňuje jeho úplnou údržbu a využití k tisku
přehledných sestav.
Pro identifikaci
firem v položce FIRMA (heslo firmy) se lze rozhodnout pro některou z
následujících variant:
a)
použít skutečné "heslo" firmy, zkratku, která pro interní potřebu
jasně firmu identifikuje ‑ osvědčuje se zejména při menším počtu
partnerských firem
b)
použít nevýznamové pořadové číslo, které program přiděluje sám při přímém
zadávání do katalogu
c)
použít IČO ‑ vhodné zejména při větším počtu partnerských firem ‑
někdy však nutno doplnit o další rozlišení
d)
použít číslo bankovního účtu, nejlépe bez předčíslí a kódu banky a pomlčky
uvnitř čísla
Hesla začínající písmenem program zarovnává v
položce vlevo, hesla začínající číslicí zarovnává vpravo.
Podrobnější popis jednotlivých voleb při práci s
katalogem firem obsahuje základní uživatelská příručka.
Každá agenda
z produkce MILEVSKÝ SOFTWARE má dva manuály, které je pro správné používání
programového vybavení nutno číst a zvládat.
Je to
na prvním místě ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA (SERIS→NÁVODY), text, který
uživateli popisuje, jak zacházet obecně s programovým vybavení kterékoli agendy
‑ popisuje tedy věci všem agendám společné. Jedná se o popis práce s
počítačem ve vztahu k
agendě, obecné zásady zadávání dat, oprav a rušení, prohlížení souborů, práce
s tiskovými sestavami. Popisuje také postup instalace agend, aktualizace
v případě změny programu, zálohování dat, používání české klávesnice,
nastavení tiskárny a další nezbytné věci, které se vztahují ke každé agendě a
je třeba se s nimi seznámit pouze jednou – při seznamování se s první
agendou. Tento manuál je součástí instalace a vedle jeho tištěné podoby, která
je součástí dodávky programového vybavení, si jej lze kdykoli vyvolat na
obrazovku a celý nebo jen část vytisknout na tiskárně počítače.
Druhým manuálem je vlastní manuál agendy (tento text), který popisuje funkce a postupy obsluhy jedinečné právě jen pro agendu JUCW. Tento manuál je standardně k dispozici v tištěné podobě, je dostupný jako HTM dokument v části SERIS→NÁVODY. V případě potřeby jej tedy lze vytisknout například v programu MS WORD.
Protože
není vždy technicky možné okamžitě revidovat tištěnou podobu manuálu agendy po
provedení každé drobné úpravy nebo doplňku agendy a takto manuály rozesílat
vždy s novými instalačními disketami, je pro prohlížení na obrazovce a k vytištění
k dispozici text DODATEK MANUÁLU AGENDY, který tedy obsahuje popis nových
funkcí agendy, do tištěného manuálu dosud nezahrnutých.
Přehled
novinek obsažených v poslední verzi programu je přístupný pod volbou NOVINKY.
Servisní
akce jsou takové podpůrné a pomocné operace, které věcně nesouvisejí s
provozováním agendy a nemají žádný vliv na změnu stavu agendy, ale je nutné je
provádět buď pravidelně nebo v případě potřeby proto, aby byl zajištěn nebo
vůbec umožněn provoz programového vybavení.
Vedle
standardních servisních akcí podrobně popsaných v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ
PŘÍRUČCE, lze v této větvi provést:
Změna parametrů (volba SERVIS – PARAMETRY)
V této
části programu lze uživatelsky proměnit některé údaje, které pak obvykle zůstávají
trvale beze změny. Jde o velmi závažné charakteristiky vztažené ke zpracovávané
firmě, jejich hodnoty mnohdy naprosto zásadním způsobem ovlivňují způsob práce
programu a jeho používání.
V agendě JUCW jde o tyto údaje
(programem nazývané konstantami):
1. Konstanta PLATCE ‑
vztah uživatele k DPH
hodnoty: 0=není plátce 1=je
plátce
2. Standardní
posun mezi splatností a datem vystavení faktury u vystavených faktur.
Slouží k urychlení zadávání dat faktur tím, že předvyplňuje datum splatnosti
předvypočteným datem. Udává se ve dnech, nula potlačí předvyplnění.
3. Cesta
ke katalogu firem ‑ musí se nastavit cesta do adresáře, kde se
nachází datový soubor katalogu:
..\kl‑HESLO\dt‑jucw\
privátní katalog vlastní firmy
HESLO
v agendě JUC
..\kl‑HESXY\dt‑jucw\
sdílený katalog jiné firmy HESXY
v její agendě JUC
..\kl‑HESXY\dt‑perw\
sdílený katalog jiné firmy HESXY
v její agendě PER
Lze se
napojit i na katalog firem v některé agendě okruhu podvojného účetnictví.
4. Zaokrouhlování
DPH v deníku na desetihaléře nahoru, je‑li 0 neprovádí se, je‑li
1 provádí se (při zadávání se takto vypočtená daň nabízí, lze vždy přepsat na
jinou hodnotu).
5. Nabízení
volného čísla v deníku ‑ je‑li zadáno 1, nabízí se při zápisu každé
další položky deníku nové číslo dokladu o 1 vyšší než bylo naposledy použito.
6. Hranice
v tisících Kč pro okamžitou úhradu ‑ např. při zadání čísla 5 se
budou automaticky vybírat k úhradě závazky nad 5.000,‑ Kč. Lze
využít ve výběru pro příkaz k úhradě podle výše závazku.
7. Nejčastější
konstantní symbol. Zadaný konstantní symbol je automaticky předvyplněn při
zápisu došlé faktury.
8. Nastavení
zvukových efektů programu ‑ je možné rozhodnout se pro jednu ze tří
možností: buď pro tichý provoz agendy, pro signály pouze varovných a chybných
hlášení nebo pro melodické zvukové
efekty.
9. Okamžitý
konec ‑ při ukončení práce s agendou po stisku posledního ESC buď
program okamžitě skončí práci (nastaveno 0) nebo se dotáže, zda chci opravdu
práci ukončit (nastaveno 1).
10. Cesta
k fakturaci ‑ musí zadat správně ten uživatel, který chce přenášet
data vystavených faktur z externí speciální fakturační agendy, podrobně je
popsáno v příslušné části kapitoly 3.
11. Účtování
na střediska ‑ je‑li nastaveno 0, program vynechává ve všech
vstupních formulářích položku středisko
12. Účtování
na zakázky ‑ je‑li nastaveno 0, program vynechává ve všech
vstupních formulářích položku zakázka
13. Kontrola
zadávaných datumů ‑ je‑li nastaveno 0, program dovoluje
uživateli zadávat záznamy časově připadající na libovolný den běžného roku,
měsíční uzávěrka má význam jen
orientační a pro uchování dat různých stádií zpracování agendy na
záložních disketách. Je‑li nastaveno 1, program připustí u kritických
datumových položek jen zápis do běžného (někdy i příštího) měsíce.
Agenda
JUCW je vystavěna tak, že uchovává data jedné firmy v několika klientecha
k práci s programem otevírat vždy data několika let jednoho klienta. V této
volbě program na pokyn otevře data nového roku pro zpracovávaného klienta.
Následuje‑li otevíraný rok bezprostředně po roku běžném, zajistí program
úplnou datovou návaznost stavů všech sledovaných položek a záznamů mezi závěrem
běžného roku a počátečním stavem roku otevíraného. Při otevření vždy vychází
z aktuálního stavu běžného roku, tak jak je v agendě ve chvíli
otevírání roku následujícího zadán.
Při
otevírání jiného roku než následného provede program obvyklou počáteční
inicializaci dat jako na začátku zpracování agendy.
U
roků, jejichž data již existují, provede důkladné opakované varování ‑
upozornění na přepis stávajících dat.
Zpracování jednotlivých roků
je nezávislé ‑ lze však provést podrobnou diagnostiku návaznosti dvou
sousedních let.
Pokud po otevření dat nového roku jsme ještě
nuceni účtovat peněžní operace nebo zadávat faktury do roku předchozího, musíme
pak následně v roce navazujícím upravit počáteční stavy pokladny či banky,
neuhrazené faktury pak musíme zanést i do roku navazujícího –
k automatickému přenosu těchto skutečností mezi roky nedochází.
Při prvním spuštění programu JUCW - jednoduché účetnictví založte fiktivního
klienta, nejlépe klienta DEMO. Nezakládejte klienta s heslem, které
existuje v JUC6, tento klient by se pak automaticky nepřevedl !
Krok 1
V prvním založeném klientovi naleznete
v menu položku SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD (Převod dat klientů z minulé
generace softwaru). Po spuštění této akce se program dotáže na cestu
k datovým adresářům, zde zadejte cestu k agendě JUC6 (obvykle to bude
c:\SR1MIS\). Program Vám ukáže seznam klientů, ale s tím, že dosud nebyli
inicializováni pro přenos do JUCW.
Krok 2
Opusťte agendu JUCW a spusťte JUC6, libovolného
klienta. V něm spusťte volbu X - SERVISNÍ AKCE → F – ZMĚNA FORMÁTU
TISKU. Po náběhu formuláře jej opusťte
klávesou ESC. Tento chod inicializoval všechny klienty JUC6 pro převod.
Krok 3
V prvním založeném klientovi JUCW opět ve volbě
SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD zadejte cestu k agendě JUC6 (c:\SR1MIS\). Program
Vám znovu ukáže seznam klientů k převodu, ale s tím, že už mohou být
převedeni. Klienty pro převod vyberete zadáním jména, lze použít hvězdičkovou
konvenci - * = všichni, AB* = všichni klienti, jejichž heslo začíná na AB).
Opakování převodu klienta
Pokud budete chtít převod daného klienta opakovat,
lze tak učinit pouze v případě, že smažete již vzniklou datovou složku
Kl-xxxx z C:\Program Files\Winroy. V tomto případě budete moci převod
dat klienta úspěšně opakovat (viz krok
3).
Při
zahájení práce s agendou doporučujeme tento postup:
1.
Provedeme inicializaci dat do roku, který chceme začít v agendě zpracovávat
jako zahajovací.
2.
Upravíme podle svých potřeb kategorie příjmů a výdajů.
3.
Nastavíme počáteční hodnotu vloženého peněžního jmění (není nezbytné) a
průběžných položek v části speciální operace.
4.
Založíme a nastavíme počáteční stavy u všech hotovostních pokladen a u všech
bankovních účtů, které chceme při vedení agendy rozlišovat, přesvědčíme se v prohlížení
deníku, že všechny celkové počáteční
stavy souhlasí se skutečností.
5.
Zadáme cestou počátečního zadání všechny položky dlouhodobého majetku a
přesvědčíme se, že suma vstupních cen a suma
zůstatkových podle sestavy odpovídá skutečnosti. Zadáme stavy
krátkodobého majetku.
6.
Nastavíme podle potřeby konstanty: plátce DPH, splatnost faktur, cestu ke
katalogu firem, zaokrouhlování daně.
7.
Pokud chceme zahájit práci s programem až od určitého data a dosavadní výsledky
jsou zpracovány ručně nebo jiným programem, je třeba obraty za již zpracované
období zadat znovu (pokud požadujeme,
aby celoroční přehledy podávaly pravdivý obraz) nebo je zadat souhrnně za
jednotlivé kategorie jedinou položkou. Je lhostejné, zda takové položky
účtujeme jako příjmy respektive výdaje banky nebo pokladny, musí se však dbát
na to, aby konečné stavy banky
a pokladny pro zadání těchto sumárních položek souhlasily se
skutečností. Lze např. zadat veškeré příjmy a výdaje jako obraty banky a rozdíl
mezi skutečným a účetním stavem banky vyvést za pomoci průběžných položek dvěma
záznamy do pokladny.
Programem používané struktury datových tabulek slouží k orientaci v názvech a obsazích jednotlivých datových položek zejména při prohlížení datových souborů (tabulek) a při dalších případech zadávání výběrových podmínek všude tam, kde nápověda programu není dostatečná:
peněžní deník
DOKL |
číslo 6.0 |
číslo dokladu |
DATUM |
datum dd.mm.rr |
datum provedení operace |
TEXT |
text 30 |
text – popis operace |
HOTP |
číslo 10.2 |
příjmy v hotovosti |
HOTV |
číslo 10.2 |
výdaje v hotovosti |
HOTZ |
číslo 10.2 |
zůstatek v hotovosti |
BANP |
číslo 10.2 |
příjmy na bankovní účty |
BANV |
číslo 10.2 |
výdaje z bankovních
účtů |
BANZ |
číslo 10.2 |
zůstatek z bankovních účtů |
PPZ |
číslo 10.2 |
zůstatek průběžných položek |
JMENI |
číslo 10.2 |
zůstatek jmění |
CPV |
číslo 3.0 |
kód kategorie příjmu/výdaje |
CISLO |
číslo 2.0 |
číslo banky/pokladny |
PS1 |
číslo 10.0 |
párovací symbol 1 |
PS2 |
číslo 10.0 |
párovací symbol 2 |
kniha došlých faktur
ICF |
číslo 8.0 |
interní číslo faktury |
ECF |
číslo 8.0 |
externí číslo faktury |
FIRMA |
text 10 |
heslo dodavatele |
KONTO |
číslo 10.0 |
číslo konta u banky |
NAZDOD |
text 30 |
název firmy dodavatele |
DATVF |
datum dd.mm.rr |
datum vystavení faktury |
DATSPL |
datum dd.mm.rr |
datum splatnosti |
DATUHR |
datum dd.mm.rr |
datum uhrazení |
KCS |
číslo 10.2 |
fakturovaná částka |
SUHR |
číslo 10.2 |
suma úhrad |
ROZDIL |
číslo 10.2 |
rozdíl (zbývá uhradit) |
PORC |
číslo 3.0 |
počet dílčích částek faktury |
kniha vystavených faktur
ICF |
číslo 8.0 |
interní číslo faktury |
FIRMA |
text 10 |
heslo odběratele |
NAZOD |
text 30 |
název firmy odběratele |
DATVF |
datum dd.mm.rr |
datum vystavení faktury |
DATSPL |
datum dd.mm.rr |
datum splatnosti |
DATUHR |
datum dd.mm.rr |
datum uhrazení |
KCS |
číslo 10.2 |
fakturovaná částka |
SUHR |
číslo 10.2 |
suma úhrad |
ROZDIL |
číslo 10.2 |
rozdíl (zbývá uhradit) |
PORC |
číslo 3.0 |
počet dílčích částek faktury |
dílčí částky (položky) došlých faktur (ke knize)
ICF |
číslo 8.0 |
interní číslo faktury |
DKCS |
číslo 10.2 |
dílčí fakturovaná částka |
DPORC |
číslo3.0 |
pořadové číslo |
PREDM |
text 30 |
předmět fakturace |
DZAKL |
číslo 10.2 |
základ daně |
DDAN |
číslo 10.2 |
dílčí DPH |
DPH |
číslo 2.0 |
typ daně |
CPV |
číslo 3.0 |
druh příjmu / výdaje |
DSUHR |
číslo 10.2 |
dílčí úhrada |
DROZD |
číslo 10.2 |
rozdíl dílčí (zbývá uhradit) |
dílčí částky (položky) vystavených faktur (ke knize)
ICF |
číslo 8.0 |
interní číslo faktury |
DKCS |
číslo 10.2 |
dílčí fakturovaná částka |
DPORC |
číslo 3.0 |
pořadové číslo |
PREDM |
text 30 |
předmět fakturace |
DZAKL |
číslo 10.2 |
základ daně |
DDAN |
číslo 10.2 |
dílčí DPH |
DPH |
číslo 2.0 |
typ daně |
CPV |
číslo 3.0 |
druh příjmu / výdaje |
DSUHR |
číslo 10.2 |
dílčí úhrada |
DROZD |
číslo 10.2 |
rozdíl dílčí (zbývá uhradit) |
číselník kategorií příjmů / výdajů
CPV |
číslo 3.0 |
kód kategorie příjmu /
výdeje |
OZNPV |
text 20 |
označení kategorie příjmu /
výdeje |
bankovní účty
CISLO |
číslo 2.0 |
interní číslo konta |
BANUC |
text 20 |
číslo konta |
NAZKON |
text 20 |
název konta |
STAVP |
číslo 10.2 |
stav počáteční |
STAVA |
číslo 10.2 |
stav aktuální |
BANCE |
text 25 |
označení banky (Komerční
bance) |
MISTO |
text 20 |
sídlo pobočky (Milevsko) |
MEST6 |
text 20 |
místo vystavení příkazu (V
Milevsku) |
PRAD |
číslo 2.0 |
počet řádků na stránce
příkazu |
TYBAN |
číslo 2.0 |
typ banky 1=ČSP |
hotovostní pokladny
CISLO |
číslo 2.0 |
kód pokladny |
NAZPOK |
text 30 |
název pokladny |
STAVP |
číslo 10.2 |
stav počáteční |
STAVA |
číslo 10.2 |
stav aktuální |
katalog firem
FIRMA |
text 10 |
heslo firmy |
NAZ1 |
text 30 |
název firmy 1 |
NAZ2 |
text 30 |
název firmy 2 |
ICO |
číslo 8.0 |
ičo firmy |
MESTO |
text 25 |
adresa ‑ město a čtvrť |
ULICE |
text 25 |
adresa ‑ ulice a číslo |
PSC |
číslo 5.0 |
poštovní směrovací číslo |
ZEME |
text 15 |
mezinárodní kód země |
BANKA |
text 15 |
banka |
KODBAN |
číslo 4.0 |
kód banky |
KONTO |
text 15 |
číslo konta u banky |
TELEF |
text 15 |
telefon |
FAX |
text 15 |
fax |
CISPLA |
text 15 |
číslo plátce DPH |
knihovna textů faktur
CISTXT |
Řetězec 2+0 |
kód textu |
R1 |
Řetězec 50+0 |
řádek 1 |
R2 |
Řetězec 50+0 |
řádek 2 |
R3 |
Řetězec 50+0 |
řádek 3 |
číselník řad faktur
DRUH |
Řetězec 1+0 |
označení řady faktur |
NAZRAD |
Řetězec 25+0 |
název řady faktur |
CISLO |
číslo 6+0 |
volné číslo v řadě |
OPRAV |
číslo 1+0 |
oprávnění k opravám |
CISRAD |
číslo 2+0 |
číselná reprezentace řady |
ZAOKR |
číslo 1+0 |
způsob zaokrouhlení 1=ano,
0=ne |
PUCET |
číslo 1+0 |
přenos do účetnictví |
údaje záhlaví faktur
DRUH |
Řetězec 1+0 |
F‑faktura, D‑dobropis,
Z‑záloha |
CFAK |
číslo 6+0 |
číslo faktury |
FIRMA |
Řetězec 10+0 |
interní číslo firmy |
ICO |
číslo 8+0 |
ičo odběratele |
DRDOD |
Řetězec 4+0 |
druh dodávky |
KOSYM |
číslo 4+0 |
konstantní symbol |
COBJ |
Řetězec 20+0 |
číslo objednávky odběratele |
ZAKAZ |
Řetězec 10+0 |
číslo zakázky |
CISDL |
číslo 6+0 |
číslo dod. listu |
ZPUDOP |
Řetězec 15+0 |
způsob dopravy |
MIDOP |
Řetězec 15+0 |
místo dopravy |
SDAN |
Řetězec 4+0 |
nevyužito |
BDAN |
Řetězec 4+0 |
nevyužito |
DENOD |
datum 8+0 |
den odeslání faktury |
DENSP |
datum 8+0 |
den splatnosti |
TEDI1 |
Řetězec 30+0 |
text nahrazující dopr.
dispozice 1.ř. |
TEDI2 |
Řetězec 25+0 |
text nahrazující dopr.
dispozice 2.ř. |
TEDI3 |
Řetězec 27+0 |
text nahrazující dopr. dispozice
3.ř. |
JMENR |
Řetězec 20+0 |
jméno fakturanta |
PRILOH |
číslo 2+0 |
počet příloh |
PRISTO |
číslo 1+0 |
příznak storna, 1=ano |
PRISAL |
číslo 1+0 |
příznak přenosu do
saldokonta, 1=ano |
DATISK |
datum 8+0 |
datum tisku faktury |
PRITIZ |
číslo 1+0 |
příznak tisku závěru |
PRISLE |
číslo 1+0 |
příznak tisku slevy faktury |
ZALOHA |
číslo 8+2 |
poskytnutá záloha |
MES |
číslo 1‑12 |
účetní měsíc |
ROK |
číslo 0‑99 |
účetní rok |
položky faktur ve fakturaci
DRUH |
Řetězec 1+0 |
F‑faktura, D‑dobropis,
Z‑záloha |
CFAK |
číslo 6+0 |
číslo faktury |
CIPOL |
číslo 3+0 |
položka faktury |
JKPOV |
Řetězec 12+0 |
číslo výrobku |
NAZPOL |
Řetězec 25+0 |
text položky |
MNOZ |
číslo 6+2 |
množství |
MEJE |
Řetězec 1+0 |
měrná jednotka |
CENAJ |
číslo 8+2 |
cena za položku bez daně |
PRDPH |
číslo 2+2 |
výše DPH v % |
DANKCS |
číslo 8+2 |
daň v Kč |
DPH |
číslo 1+0 |
typ daně |
KODTE |
Řetězec 2+0 |
kód textu na fakturu |
ZAK |
číslo 6+0 |
zakázka |
STRED |
číslo 5+0 |
středisko |
DRHPO |
číslo 2+0 |
druh kontace |
texty položek faktur pro fakturaci
DRUH |
Řetězec 1+0 |
Z‑záloha, F‑faktura,D‑dobropis, |
CFAK |
číslo 6+0 |
číslo faktury |
CIPOL |
číslo 3+0 |
položka faktury |
TEFA1 |
Řetězec 50+0 |
text na fakturu ř.1 |
TEFA2 |
Řetězec 50+0 |
text na fakturu ř.2 |
TEFA3 |
Řetězec 50+0 |
text na fakturu ř.3 |
Dlouhodobý majetek
INV |
číslo 6+0 |
inventární číslo majetkové
položky |
PODSKUP |
číslo 3+0 |
podskupina ( druh
majetkových položek ) |
POPINV |
Řetězec 30+0 |
popis investice |
VYRCIS |
Řetězec 20+0 |
výrobní číslo |
SKP |
Řetězec 18+0 |
položka SKP |
VYROBCE |
Řetězec 20+0 |
firma výrobce |
ROKV |
číslo 2+0 |
rok výroby |
STRED |
číslo 5+0 |
středisko |
PVC |
číslo 10+2 |
počáteční vstupní cena
celková |
POPR |
číslo 10+2 |
počáteční oprávky |
ZVYSENI |
číslo 10+2 |
zvýšení vstupní ceny celkem |
MERZVYS |
měsíc mm.rr |
měsíc prvního zvýšení ceny |
CASTLIK |
číslo 10+2 |
částečná likvidace celkem |
DANSKUP |
číslo 1+0 |
odpisová skupina daňová 0‑5 |
ZRYCHL |
číslo 1+0 |
1=zrychlený daňový odpis,
0=rovnoměrný |
ČÁST |
číslo 3+0 |
část v % použitelná k
daňovému odpočtu |
MERZ |
měsíc mm.rr |
měsíc zařazení |
DATV |
datum dd.mm.rr |
datum vyřazení |
VYRAZ |
číslo 2+0 |
způsob vyřazení |
AVC |
číslo 10+2 |
aktuální vstupní cena
jednotková |
AZCD |
číslo 10+2 |
aktuální zůstatková cena
daňová |
ZCVYR |
číslo 10+2 |
zůstatková cena při vyřazení |