WINROY  MAJW   -   MAJETEK

manuál

 

 

1.    OBECNĚ O MODULU   1

2.    DLOUHODOBÝ MAJETEK   3

3.    DROBNÝ MAJETEK   12

4.    SPOLEČNÉ FUNKCE A ČÍSELNÍKY   14

5.    ZAVEDENÍ AGENDY MAJW    16

6.    STRUKTURA TABULEK   18

 

 

 

 

1.             OBECNĚ O MODULU

 

 

1.1       Popis modulu

Modul  MAJW  je součástí modulárního systému  WINROY, určeného  pro malé a střední firmy. Program může být provozován i zcela samostatně bez vazby na ostatní moduly systému WINROY.

Programy modulu umožňují uživateli evidovat firemní majetek dlouhodobý (odpisovaný) i dlouhodobý drobný majetek v operativní evidenci.

Software WINROY je vyvíjen a poskytován společností NEOTECH a.s.

 

 

 

1.2       Funkční struktura

Následující schéma zachycuje základní funkční členění modulu a zároveň znázorňuje způsob větvení činnosti pro výběr uživatele v nabídkových oknech.

Dlouhodobý majetek
Seznam
     Zařazení
     Změny

                        Opravy

                        Zvýšení ceny

                        Oddělení části

                        Převod mezi středisky

     Vyřazení
     Sestavy

                        Stavy

                        Přírůstky a úbytky

                        Účetní odpisy

                        Daňové odpisy

                        Ostatní sestavy

     Speciály

                        Nákupní doklady

                        Účetní obraty

                        Přerušení odpisů

                        Diagnostika

                        Korekce životopisu položky

                        Likvidace položky

                        Počáteční zadání       

     Číselníky
 
Drobný majetek
     Seznam
     Zařazení
     Změny
     Vyřazení
     Sestavy

                        Stavy

                        Přírůstky a úbytky

                        Ostatní sestavy

     Speciály

                        Nákupní doklady

                        Likvidace položky

           

Společné
     Pracoviště
     Přidělení
     Inventura
 
Závěrka
 
Číselníky
     Střediska
     Pracoviště
     Skupiny majetku
     Odpovědné osoby
     Hospodářské roky
 
Servis
     Členění viz základní uživatelská příručka systému WINROY
 

 

2.              DLOUHODOBÝ MAJETEK

2.1       Dlouhodobý majetek

Tato sekce programu je určena k evidenci dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku. Její obrazovky mají modré pozadí.

Jde o položky, které do této kategorie spadají podle zákona o dani z příjmu nebo některého zákona souvisejícího, nebo o položky, které firma do této skupiny zařadí z vlastního rozhodnutí – na základě vlastní vnitřní směrnice

Program provádí vždy dva typy odpisování:

 

Odpisy účetní

Provádí se v měsíční periodě a přenáší se do účetnictví.

Účetní odpisy budou u často u firem stejné jako daňové (v roční částce za jednotlivé položky), ale budou se odpisovat měsíčně.

Každá položka může mít stanoven svůj individuální odpisový plán určený číslem UOP.  Je-li toto nula, je roční

účetní odpis roven ročnímu daňovému. Je-li nenulový, musí existovat odpovídající položka v číselníku plánů.

Odpisuje se jen do nuly.

 

Odpisy daňové

 

Program rozeznává tyto odpisové skupiny:

základní odpisové skupiny 1,2,3,4,5,6

skupinu 0 pro neodpisované položky

skupinu 9 pro daňové odpisování řízené účetním odpisem při aktivním leasingu

 

Pro každou položku musím určit daňovou skupinu, do níž ji zařazuji a vybrat zda budu provádět zrychlený nebo rovnoměrný odpis

( celková doba odpisování je stejná, liší se rozložením v letech ).

 

Daňový odpis se provádí jednou částkou za rok, v roční uzávěrce se vytiskne daňový podklad a celková suma ročních daňových odpisů (opravená ještě koeficientem použití CAST) se mimo účetnictví použije jako odpočitatelná položka u daně z příjmu.

 

Platí následující koeficienty a algoritmy výpočtu:

 

Rovnoměrné základní: 

rovn1 *  vst_cena / 100 (v roce prvního odpisu)

rovn2  * vst_cena / 100 (v dalších letech)

kde

rovn1 je sazba pro první rok a příslušnou daňovou skupinu

rovn2 je sazba pro druhý a další  rok a příslušnou daňovou skupinu

 

Rovnoměrné pro ZVC:  

rovnz*zvc/100  (v roce zvýšení už použít)

( ZVC=zvýšená vstupní cena, uplatní se , pokud se zvýší vstupní cena technickým zhodnocením)

 

Zrychlené základní:  

první rok:   vst_cena/zrych1

další roky:   2*zůst_cena/(zrych2-poclet)

kde

poclet = počet let, po které již položka byla odpisována

zrych1 = koeficient pro první rok a příslušnou daňovou skupinu

zrych2 = koeficient pro druhý a další rok a příslušnou daňovou skupinu

 

Pokud rozdíl zrych2-poclet je u položek zařazených před 1.2005 menší než 2, použije se hodnota rozdílu 2.

 

Zrychlené při ZVC:  v roce zvýšení a v dalších letech    2*zvýšená_zůst_cena/(zrychz -poclet od posledního zvýšení)

kde

zrychz = koeficient pro zrychlené odpisování při ZVC a  příslušnou daňovou skupinu

 

Pokud zůstatek je v posledním roce menší než odpis podle vzorce, použije se jen zůstatek (odpis jen do nuly).

Provádí v roční periodě a evidují se pouze v agendě.

 

K výpočtu odpisů (daňových i účetních) dochází před provedením každého výpisu sestavy nebo provedením důležité operace, aby odpisové údaje  vždy odpovídaly aktuálnímu stavu evidence.

Program je orientován na uživatelem definovatelné hospodářské roky.

 

2.2       Režimy odpisování

Program připouští používání následujících režimů odpisování, do kterých program sám přiřadí zařazovanou majetkovou položku na základě uživatelem zadané kombinace tří hlavních údajů:

DANSKUP = daňová odpisová skupina ve smyslu zákona

UCET    = účet zařazení vstupní ceny položky majetku v účetní evidenci

UOP     = číslo účetního odpisového plánu, definovaného v příslušné tabulce

 

 

REŽIM 1 - neodpisované položky

neprovádí se ani účetní ani daňové odpisování

 

        DANSKUP 0

        UCET libovolný - neměl by ale být mimo 03...

        UOP libovolný, měl by být 0

 

REŽIM 2 - odpisované odlišně účetně a daňově

vzájemně nezávisle se provádí účetní i daňové odpisování

 

        DANSKUP 1/6

        UCET libovolný - neměl by být 03...

        UOP není 0,91,92 - odkazuje na existující účetní odpisový plán

 

REŽIM 3 - odpisované shodně účetně a daňově, určující je daňový odpis

zjišťuje se primárně daňový odpis, účetní odpis se stanoví jako rovný  daňovému

 

        DANSKUP = 1/6

        UCET libovolný - neměl by být 03...

        UOP = 0

 

REŽIM 4 - odpisované jednorázově nebo 2x polovičním odpisem

odpis celé položky při zařazení nebo polovina při zařazení, polovina  při vyřazení

 

        DANSKUP libovolná, měla by být 0, není relevantní

        UCET libovolný, měl by být 018.. nebo 028..

        UOP = 91,92

 

        používal se u drobného dlouhodobého majetku ve skupinách 018,028

        tento typ pouze dožívá, dále by se od roku se od 2002 neměl používat !!!

 

 

REŽIM 5 - odpisované shodně účetně a daňově, určující je účetní odpis

vypočte se účetní odpis, daňový se odvodí jako rovný účetnímu

       

        použití pro předměty, jejichž vstupní cena je nižší než zákonem stanovený

        limit pro zařazení do dlouhodobého majetku (účetní jednotka snížila limit

        vnitřní normou)

 

        DANSKUP = 0

        UCET libovolný

        UOP = není 0,91,92

 

 

REŽIM 6 - odpisování při aktivním leasingu

vypočte se účetní odpis, daňový se odvodí jako rovný účetnímu,  použití pro aktivní leasing

 

        DANSKUP = 9

        UCET libovolný

        UOP = není zadán, zadává se místo něj přímo počet měsíců odpisování

              (lineární odpisování), není však 0,91,92

              a navíc se určuje zadáním do položky CAST, do kolika procent

              lze položku odepsat - pro odpisování při aktivním leasingu

              maximálně 90%

 

2.3          Seznam

Volba zobrazí seznam všech položek dlouhodobého majetku, stiskem F2 na zvýrazněné položce se lze zobrazit detailní informaci, stiskem F3 odpisy běžného roku.

Seznam lze před zobrazením filtrovat na položky:

 

Zobrazený odfiltrovaný seznam lze dále filtrovat zadáním výběrové podmínky po stisku klávesy HOME nebo kliknutí na tlačítko ?

 

2.4          Zařazení

Funkce se použije pro zařazení nově pořízené položky do majetku v průběhu vedení evidence.

Pozor – nelze se správným výsledkem použít při zahájení zpracování pro zadání stavu již jinak vedené evidence !!! K tomuto účelu slouží volba SPECIÁLY, PČÁTEČNÍ ZADÁNÍ.

O režimu odpisování rozhoduje naplnění těchto údajů:

DANSKUP = daňová odpisová skupina ve smyslu zákona

UCET    = účet zařazení vstupní ceny položky majetku v účetní evidenci

UOP     = číslo účetního odpisového plánu, definovaného v příslušné tabulce

 

Hlavní zadávané položky:

INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné

VSTC - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky

POPR - počáteční oprávky (kolik je již odepsáno při zařazení) – použije se jen výjimečně, obvykle nula

UCET – účet, na němž je položka vedena v účetnictví

DANSKUP - daňová odpisová skupina

ZRYCHL - druh daňového odpisu 0=rovnoměrný, 1=zrychlený

CAST - část v procentech k daňovému odpisu (určuje, jaké procento z ceny položky lze nejvýše pro daňové odpisy použít – tj. z kolika procent se položka používá k podnikání.

UOP účetní odpisový plán – číslo plánu z číselníků plánu nebo 0=účetní odpis se rovná daňovému

MERPO – první měsíc daňového odpisování

MERPUO – první měsíc účetního odpisování (v závislosti na režimu je někdy nastaven na shodnou hodnotu s MERPU)

 

 

2.5       Změny

Opravy

Umožňuje opravit účetně a daňově neúčinné údaje v záznamu položky

 

Zvýšení

Zvýšení ceny- zadává se nová cena, program si zvýšení dopočte sám.

Zvýšení v roce zařazení se promítají bez dalšího do vstupní ceny.

Zvýšení v dalších letech se zachycují jako technická zhodnocení a mají dopad na způsob odpisování a vstupní cenu.

O zvýšeních je vedena samostatná evidence – viz sestavy.

 

Oddělení části položky

Zde lze oddělit část položky majetku do položky nové – po zadání vstupní ceny oddělované části se pod nové inventární číslo vytvoří nová oddělená položka a k ní se ve všech částech evidence vytvoří poměrným způsobem konstruované záznamy – včetně odpisů v minulých letech. Zbytek hodnot zůstane na původní položce.

 

Slouží při částečném vyřazování – nejprve vyřazovanou část oddělíme a pak vyřadíme.

 

Snížení ceny

Zde lze v mimořádných případech snížit vstupní cenu položky majetku (nejvýše o menší z hodnot AZCU , AZCD). Zadá se částka snížení vstupní ceny, o stejnou hodnotu se sníží aktuální zůstatková cena účetní i daňová. Lze provést i opakovaně, uplatní se jen v otevřeném roce. Účetní odpis se od měsíce změny sníží, daňový odpis se projeví snížením až na konci roku.

 

Snížení lze zrušit, hodnoty AVC, AZCU, AZCD se o zrušené snížení opět navýší. Nelze tedy opravit hodnotu snížení směrem dolů, musí se zrušit a znovu zadat.

 

K dispozici je sestava snížení (Ostatní sestavy)

 

Převod mezi středisky

Protože majetkové položky jsou přiřazeny i účetně střediskům, je převod mezi středisky chápán jako účetní operace a je nutné ji provést tímto chodem. Středisko lze změnit i v části opravy, ale pak nedojde k jeho účetnímu převodu v odvozovaných účetních obratech agendy v běžném měsíci.

 

2.1       Vyřazení

V seznamu zařazených položek vyhledáme položku určenou k vyřazení, přes ENTER otevřeme detailní formulář a v něm zadáme způsob vyřazení (F1=volba způsobů z číselníku) a datum vyřazení. Program sám pak zajistí správné promítnutí vyřazení do celé evidence i jeho účetní zobrazení. Vyřazené položky zůstávají nadále v evidenci jako neaktivní.

 

2.2       Sestavy

 

Stavy

Detailní  a sumární  (účetní stav k libovolnému měsíci, účetní odpisy)

Obecný výběrový výpis

Porovnání účetních a daňových zůstatků (má smysl tam, kde se odpisy liší)

 

Přírůstky a úbytky

Detailní přehledy za vybraný interval měsíců

Sumární přehledy za vybraný interval měsíců

 

Odpisy účetní

Detailní  a sumární  přehledy (účetní odpisy libovolného měsíce běžného roku a od počátku roku)

Celoroční plán odpisů – výhled roční hodnoty účetních odpisů podle aktuálního stavu evidence.

 

Odpisy daňové

Detailní  a sumární  přehledy (daňové odpisy běžného hospodářského roku podle aktuálního stavu evidence)

            Podle účtů zařazení

            Podle skupin ze zákona o dani z příjmu (přiznání k dani z příjmu právnických osob, kde členění není identické     

            s přiřazením do daňových skupin.

Údaje rozhodné pro výpočet daňových odpisů  – přehled všech podstatných hodnot, vstupujících jako parametry do výpočtu daňových a účetních odpisů podle aktuálního stavu evidence.

 

Ostatní sestavy

Karty majetku – sestava klasické karty položky, zahrnující základní údaje i historii odpisování

Technická zhodnocení – přehled všech provedených zvýšení vstupní ceny v členění na zvýšení v prvním roce a na technická zhodnocení v letech dalších.

 

2.3          Speciály

 

Nákupní doklady

Slouží k evidenci dokladů, jimiž byla položka nakoupena či  zhodnocena.

Aktualizace – v seznamu vybereme položku a přes ENTER vstoupíme do podformuláře, ve kterém můžeme zadávat, upravovat a rušit záznamy jednotlivých nákupních dokladů – udává se měsíc, rok, řada, doklad, popis, částka.

Test kompletnosti – sestava, která ukazuje, nakolik jsou vstupní ceny položek pokryty zadanými nákupními doklady.

 

Účetní obraty

Obraty běžného měsíce – tisk či export do výstupní složky

Program provede výpočet odpisů,  zúčtování přírůstků a úbytků a souhrnný účetní obrat tiskne nebo exportuje do nastavené výstupní složky. Při závěrce měsíce vypočtené účetní obraty uloží do vlastních dat agendy.

 

Obraty vybraného minulého měsíce

Program tiskne nebo exportuje do nastavené výstupní složky dříve vypočtené a uložené obraty vybraného minulého měsíce.

 

Složka pro výstup obratů – volba umožní nastavit výstup na zvolenou složku, která ale musí před nastavením existovat. Z této složky pak může účetnictví načítat sběrný účetní doklad o zúčtovaní majetku za vybraný měsíc. V účetnictví lze nastavit buď tuto složku, do které se pak ale musí v této sekci každý měsíc obraty exportovat, nebo se nastaví složka dat majetku ( ..\KL-HESLO\DT-MAJW\), odkud lze vždy po závěrce brát účetní doklady, které se tam závěrkou majetku automaticky vytvoří.

 

 

Přerušení odpisů

Lze určit ty položky, které nemají být v běžném roce odpisovány.

U položky se vyznačí vynechání celého roku.

Vynechaný rok se pak nepočítá (neuvažuje) v odpisových vzorcích v dalších letech odpisování.

 

Tabulka ODPISY položka VYNECH

       0 - nevynechávat

       1 - vynechat rok

Lze použít u ROVNOMĚRNÉHO i ZRYCHLENÉHO odpisování

 

 

Diagnostika

Kontroly logických vazeb v datech dlouhodobého majetku, které by za normálního stavu majetku neměly být narušeny.

K jejich narušení dojde

Sekvence kontrol se provádí i při každém ukončení programu

 

Jde o tyto kontroly:

Nastavení režimu – program testuje, zda všechny položky lze zařadit do jednoho z přípustných režimů odpisování.

DL1  - návaznost vstupních cen PVC1 a PVC2 (první zadaná, konec prvního roku)

DL2  - soulad zůstatkových cen účetních PZCU1 a PZCU2 (počátek předchozího, počátek tohoto roku)

DL3  - soulad zůstatkových cen daňových PZCD1 a PZCD2 (počátek předchozího, počátek tohoto roku)

DL4  - soulad AVC a PVC2 (aktuální, počátek tohoto roku)

DL5  - soulad AZCU a PZCU2 (aktuální, počátek tohoto roku)

DL6  - soulad AZCD a PZCD2 (aktuální, počátek tohoto roku)

DL7  - soulad PZCU2 a PZCD2 v odpisovém režimu 1,3,4,5 (daňový a účetní zůstatek je stejný)

DL8  - soulad PVC01 + ZVYS1R = PVC02 (test zvýšení ceny v prvním roce)

DL9  - soulad PVC02 + ZVYSTZ = AVC (test zvýšení ceny v dalších letech)

DL10 - suma ZMVIM.ZVYSENI = ODPVIM.ZHODNOC  (test celkového zvýšení ceny a zvýšení v letech)

DL11 - VIM.ZVYSENI = ZVYSTZ.ZMVIM  (test celkového zvýšení ceny a zvýšení v letech)

DL12 - existence záznamu položky v tabulce ODPVIM (odpisy běžného roku)

DL13 - nadbytečné záznamy v tabulce ODPVIM (odpisy běžného roku)

DL14 - správnost počtu let odpisování (rok zařazení, vynechané roky, vzorcem používaný počet let odpisování) u zrychleného

 

 

Korekce životopisu položky

Funkce má smysl v situacích, kdy je minulý vývoj evidence potřeba přizpůsobit zjištěnému stavu. Při standardním vedení agendy by se prakticky používat neměla. Postup korekce spočívá ve výběru položky, úpravě ročních hodnot odpisů a zůstatkových cen v minulých rocích a po ověření správnosti se provede uplatnění výsledku korekce.

 

Likvidace

Funkce se použije pro úplné odstranění položky z evidence. Vybraná položka je po opakovaném potvrzení uživatelem zcela vymazána ze všech tabulek agendy a vše se dostává do stavu, jako kdyby položka nikdy neexistovala. Její inventární číslo lze znovu použít. Pokud položku zlikvidujeme, měly by se tomto novému stavu přizpůsobit i všechny dříve pořízené výpisy sestav, které položku zahrnují nebo zobrazují.

 

Počáteční zadání

Funkce se použije pro zařazení položek při zavádění programu  do již jinak vedené evidence majetku. Při zadávání je zde nutné namodelovat startovní stav všech položek se všemi atributy, aby program mohl dál správně navázat a pokračovat v odpisování.

Důležité !!! – počáteční zadání provádím vždy v situaci, že mám agendu otevřenu pro první měsíc běžného roku, např. tedy 1.2006 a zadávám do něj položky tak, jak byly ve stavu na konci roku předchozího (na konci 12.2005).

Ve formuláři zadáme postupně všechny zaváděné položky, lze je také následně opravovat čí rušit. Tyto položky mají v údaji UCETP (účet pořízení) zadánu hodnotu POCAT, podle které je lze identifikovat i při výběru, například zobrazit v seznamu položek.

Hlavní zadávané položky:

INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné

VSTC - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky

VSTC1 - vstupní cena na konci roku pořízení

VSTC2 - vstupní cena na konci roku předcházejícího roku běžnému (ve kterém zařazuji počátečním zadáním)

POPR - počáteční oprávky účetní – stav na konci roku předchozího

DANP - počáteční oprávky daňové, daňově použito  – stav na konci roku předchozího

MER_ZVYS – měsíc a rok prvního technického zhodnocení

UCET – účet, na němž je položka vedena v účetnictví

DANSKUP - daňová odpisová skupina

ZRYCHL - druh daňového odpisu 0=rovnoměrný, 1=zrychlený

CAST - část v procentech k daňovému odpisu (určuje, jaké procento z ceny položky lze nejvýše pro daňové odpisy použít – tj. z kolika procent se položka používá k podnikání.

UOP účetní odpisový plán – číslo plánu z číselníků plánu nebo 0=účetní odpis se rovná daňovému

MERPO – první měsíc daňového odpisování

MERPUO – první měsíc účetního odpisování (v závislosti na režimu je někdy nastaven na shodnou hodnotu s MERPU)

 

 

2.4       Číselníky dlouhodobého majetku

Jde o speciální sadu číselníků, které mají význam jen v souvislosti s vedením dlouhodobého majetku (na rozdíl od společných číselníků, které se použijí pro obě evidence)

 

Odpisové plány

V číselníku se musí definovat všechny odpisové plány pro účetní odpisy, které se pak budou používat při stanovování odpisového průběhu u položek.

 

Typy plánů:

 

Plán číslo 0 – musí v tabulce existovat a znamená, že účetní odpis se rovná daňovému a daňový je určující

 

Plán lineární – do první položky (jinak sazba v % pro první rok) se zadá číslo 100+počet měsíců plánu, tj. například hodnota 148 znamená, že odpisový plán předpokládá lineární rovnoměrný odpis ve 48 měsících,tedy za 4 roky.

 

Plán obecný – pro každý rok se zde zadá jeho konkrétní procentní sazba, tedy kolik procent vstupní ceny má být toho roku odepsáno. Zápis hodnot 10, 20, 30, 20 10, 10 znamená, že zařazená položka bude odepsána za 6 let, počínaje rokem pořízení včetně a v jednotlivých rocích budou postupně vždy odepsány uvedené procentní podíly vstupní ceny. U plánů delších než 20 let se zadává ještě počet let a předpokládá se, že roční procentní sazba je v nich stejná jako ve 20. roce odpisování. Tento postup nelze příliš doporučit, ale existují situace – např. odpis památek apod., kdy je nezbytné je použít. Je třeba si uvědomit, že v každém roce se v běžném měsíci nejprve vypočte roční sazba a ta se rozpočte na v roce disponibilní počet měsíců. Výsledný průběh odpisu je tedy lineární jen v rámci jednotlivých let. Pokud položka není odepsána na konci posledního roku plánu s nenulovou sazbou, používá se sazba posladního roku až do úplného odepsání.

 

Plán speciální 91 – neměl by být používán, ale umožní okamžité odepsání položky ihned při zařazení

Nemusí se zavádět – je skrytý, ale při použití tabulky je k dispozici.

Plán speciální 92 – neměl by být používán, ale umožní odepsání ½ ceny položky ihned při zařazení a ½ při jejím vyřazení.

Nemusí se zavádět – je skrytý, ale při použití tabulky je k dispozici.

 

 

Způsoby vyřazení

Uživatelsky definovaný seznam způsobů vyřazení položek, každý použitý způsob by měl mít definovaný protiúčet zařazovacího účtu  pro účtování zůstatkové ceny při vyřazení. Jinak má význam pouze pro klasifikaci úbytků.

 

 

Účty pro pořízení

Uživatelsky definovatelný seznam účtů pro pořízení (041,042, …). Z těchto účtů se vybírá při zařazování nových položek a přes ně se účtuje jejich pořízení

Nákupní doklad             042          221

Zařazení                       022           042 

 

Účty pro zařazení

Uživatelsky definovatelný seznam účtů pro vedení majetku v účtových skupinách 01,02. Zařadí se sem všechny analytické účty, které se používají v účetní evidenci majetku. Pro každý účet (na kterém se vedou odpisované položky – ne tedy pro účty 03…)  se musí určit protiúčet pro oprávky a účet pro odpisy. Pokud by toto nebylo nebo bylo chybně nastaveno, bude neúplné nebo chybné účtování majetku generované a přenášené do účetnictví.

 

Daňová tabulka

Funkce poskytuje pouze pasivní pohled na aktuálně používanou tabulku daňových odpisových skupin, jejich sazeb pro jednotlivé případy odpisování (týká se daňových odpisů a je v souladu s právě platným zákonem o dani z příjmu)

 

 

3.              DROBNÝ MAJETEK

 

 

Evidence drobného majetku v operativní evidenci je postavena na pojmu sady, která má jediné inventární číslo a je u ní zachycen počet stejných předmětů, které do ní spadají.

 

Stav evidence nemá žádný obraz v účetní evidenci majetku – pouze přírůstky by měly korespondovat s příslušnými náběhy určeného analytického účtu pořízení drobného majetku v účetnictví (pokud je ale takový oddělený analytický účet zřízen).

 

Obrazovky této evidence mají bílé pozadí.

 

3.1          Seznam sad

Volba zobrazí seznam všech položek – sad drobného majetku, stiskem F2 na zvýrazněné položce se lze zobrazit detailní informaci.

Seznam lze před zobrazením filtrovat na položky:

 

Zobrazený odfiltrovaný seznam lze dále filtrovat zadáním výběrové podmínky po stisku klávesy HOME nebo kliknutí na tlačítko ?

 

3.2          Zařazení

Funkce se použije pro zařazení nově pořízené položky.

 

Hlavní zadávané položky:

INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné

CENAJ - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky

POČET – počet předmětů v sadě

 

3.3       Změny

Opravy

Umožňuje aktualizovat údaje v záznamu položky

 

Rozdělení sady

Lze oddělit do nové sady určený počet předmětů sady, nejvýše do aktuálního počtu v sadě – vzniká tak nová sada

 

Změna počtu předmětů

Zde lze změnit počet předmětů v položce, to jde udělat i v opravách, tento postup však vede k registraci změny.

 

3.4       Vyřazení

V seznamu zařazených položek vyhledáme položku určenou k vyřazení, přes ENTER otevřeme detailní formulář a v něm zadáme datum vyřazení. Program sám pak zajistí správné promítnutí vyřazení do celé evidence. Vyřazené položky zůstávají nadále v evidenci jako neaktivní.

 

3.5       Sestavy

 

Stavy

Detailní  a sumární  (aktuální stav)

Obecný výběrový výpis

 

Přírůstky a úbytky

Detailní přehledy za vybraný interval měsíců

Sumární přehledy za vybraný interval měsíců

 

Ostatní sestavy

Věková struktura – drobný majetek rozdělen do pásů zadané šíře v rocích – podle roku výroby.

 

3.6          Speciály

 

Nákupní doklady

Slouží k evidenci dokladů, jimiž byla položka nakoupena či  zhodnocena.

Aktualizace – v seznamu vybereme položku a přes ENTER vstoupíme do podformuláře, ve kterém můžeme zadávat, upravovat a rušit záznamy jednotlivých nákupních dokladů – udává se měsíc, rok, řada, doklad, popis, částka.

Test kompletnosti – sestava, která ukazuje, nakolik jsou vstupní ceny položek pokryty zadanými nákupními doklady.

 

 

Likvidace

Funkce se použije pro úplné odstranění položky z evidence. Vybraná položka je po opakovaném potvrzení uživatelem zcela vymazána ze všech tabulek agendy a vše se dostává do stavu, jako kdyby položka nikdy neexistovala. Její inventární číslo lze znovu použít. Pokud položku zlikvidujeme, měly by se tomto novému stavu přizpůsobit i všechny dříve pořízené výpisy sestav, které položku zahrnují nebo zobrazují.

 

 

4.               SPOLEČNÉ FUNKCE A ČÍSELNÍKY

 

4.1       Společné číselníky

 

Číselník středisek

Číselník hospodářských středisek firmy. Používá se jako v celém systému WINROY 5 místné číslo střediska. Pokud je používán číselník ve vlastních datech, musí se naplnit skutečnými čísly středisek, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem střediska 0 (nula), není li členění firmy na střediska užíváno.

Číselník pracovišť

Představuje seznam pracovišť nebo kanceláří firmy, na nichž jsou majetkové položky umístěny a podle nichž se provádí inventury. Pracoviště má své jedinečné číslo a svůj popis, může mu být přiřazeno středisko, do kterého pracoviště spadá. Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými čísly pracovišť, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracoviště 0 (nula).

Číselník skupin majetku

Skupiny majetku umožňují druhové rozdělení majetkových položek bez ohledu na zařazení do dlouhodobého nebo drobného. Obvykle asi půjde o podrobnější členění, než nabízí analytické účty majetku v účetnictví, drobný majetek, na který se to také vztahuje tam navíc zachycen není.Rozlišování majetku do skupin ale není nutné používat.

Nabízí se ale členění například:

 

Struktura počet skupin je libovolná a uživatel si jí sám definuje

 

Skupina se identifikuje jednoznačným kódem (zkratkou) a popisem.

Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými kódy a popisy skupin majetku, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem skupiny 0 (nula) s významem „nerozlišeno“

 

Odpovědné osoby

Pokud bude používán musí se naplnit skutečným seznamem osob, kterým budeme přidělovat majetkové položky k osobní odpovědnosti, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracovníka 0 (nula) s významem - nepřiřazeno.

 

4.2       Inventury a společné sestavy

Majetek podle pracovišť

Tisk sestavy soupisu majetku podle umístění na pracovištích.  Volí se pracoviště a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše.

 

Přidělení

Tisk sestavy soupisu majetku podle přidělení odpovědným osobám, tisk osobní karty.  Volí se osoby a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše.

 

Inventura majetku

Tisk sestavy inventurního soupisu majetku podle středisek a pracovišť.  Volí se střediska a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše. Zadají se jména a datum inventury a sestava obsahuje volné kolony pro zápis zjištění.

 

Polepové štítky

Tisk sestavy polepových štítků na samolepící papír. Volí se dlouhodobý a drobný, na štítek se tiskne firma, inventární číslo, skupina majetku a typ majetku DDM nebo DLM

 

 

4.3       Závěrka měsíce a roku

Závěrka měsíce

Program pracuje v režimu měsíčních závěrek.

Před provedením provede diagnostiku dat a dále pokračuje jen v případě příznivého výsledku.

Před zahájením přechodu do dalšího měsíce se provádí povinná záloha dat na disketu nebo jiné přímo přístupné medium s možností zápisu.

Při závěrce program přepočte odpisy, uloží a přepočte údaje v tabulkách, uloží definitivní podobu účetních obratů do tabulky ve vlastních datech a posune se do dalšího měsíce.

 

Závěrka roku

Při závěrce roku – tj. posledního měsíce hospodářského roku se program dotáže na délku dalšího hospodářského roku v měsících a podle pokynu operátora jej takto založí v tabulce hospodářských roků a nastaví v agendě.

 

4.4       Servis – speciální volby agendy MAJW

 

Hromadné úpravy dat

 

Spouští se v části SERVIS, DATA

Představují mimořádný opravný prostředek ,který je vhodné použít jen tehdy, je-li nemožné uvést stav evidence do souladu se skutečností běžnými prostředky programu.

 

Vybere se tabulka, se kterou se pracuje:

Dlouhodobý majetek

            Základní údaje

            Odpisy minulých let

            Odpisy běžného roku

            Záznamy změn

Drobný majetek – základní údaje

 

Pak se ve zvolené tabulce vybere pole, které má být opraveno a poté se v seznamu položek nabízí možnost editovat vybrané pole ve všech položkách evidence.

 

Po ukončení editace se rozhodne o promítnutí údajů do databáze, program akci končí regenerací dat.

 

Doporučujeme ale v těchto případech se obracet raději na dodavatele programu, protože ke správnému použití této volby je třeba mít přiměřenou znalost datové a funkční struktury programu.

 

Je třeba mít na paměti, že věcně nesprávný zásah do dat tímto způsobem může vést k porušení konzistence a logiky dat, což se projeví v chybách diagnostiky a v důsledku může vést k nemožnosti používat program dále bez náročného řešitelského zásahu!!!

 

5.               ZAVEDENÍ AGENDY MAJW

 

V této části manuálu popíšeme kroky, které vedou k založení agendy tak, aby bylo možno ji využívat správně a bez omezení. Postup je redukován na nezbytné kroky, uvedené v pořadí, které je nutno dodržet.

 

 

 

 

5.1       Nastavení parametrů

Ve volbě SERVIS, PARAMETRY, CESTY nastavíme Cestu k číselníku středisek - obvykle ponecháme, standardně je nastaveno používání vlastního číselníku, lze přesměrovat na číselník v datech již existující agendy účetnictví – např: na hodnotu  .. \kl-KODKL\dt-royw\   (KODKL je kód používaného klienta v účetnictví)

Pokud chceme přenášet obraty do účetnictví ještě před provedením závěrky MAJW, pak ve volbě DLOUHODOBÝ, SPECIÁLY, ÚČETNÍ OBRATY, SLOŽKA PRO VÝSTUP OBRATŮ nastavíme cestu pro spojení s účetnictvím, tutéž musíme nastavit v účetnictví. Podrobněji viz příslušný popis v kapitole DLOUHODOBÝ MAJETEK tohoto manuálu. Obvykle ale vystačíme s automaticky nastaveným přenosem po provedení měsíční závěrky.

 

5.2       Nastavení číselníků

Číselník středisek

pokud je používán číselník ve vlastních datech, musí se naplnit skutečnými čísly středisek, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem střediska 0 (nula), není li členění firmy na střediska užíváno.

Číselník pracovišť

Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými čísly pracovišť, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracoviště 0 (nula).

Číselník skupin majetku

Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými kódy a popisy skupin majetku, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem skupiny 0 (nula) s významem „nerozlišeno“

Odpovědné osoby

Pokud bude používán musí se naplnit skutečným seznamem osob, kterým budeme přidělovat majetkové položky k osobní odpovědnosti, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracovníka 0 (nula) s významem - nepřiřazeno.

Odpisové plány

V číselníku se musí definovat všechny odpisové plány pro účetní odpisy, které se pak budou používat při stanovování odpisového průběhu u položek. Způsoby odpisování je třeba nejprve promyslet, případně odvodit od příslušných vnitropodnikových směrnic.

 

Způsoby vyřazení

Seznam způsobů vyřazení položek obvykle není nutné měnit či rozšiřovat. Je vhodné zkontrolovat, že každý použitý  způsob má definovaný protiúčet zařazovacího účtu  pro účtování zůstatkové ceny při vyřazení.

 

Účty pro pořízení

Seznam účtů pro pořízení (041,042, …). Obvykle netřeba měnit, jen si zkontrolovat obsah číselníku, zda vyhovuje například analytickému členění skupiny 04, používané ve vašem účetnictví.

 

 

Účty pro zařazení

Seznam účtů pro vedení majetku je třeba přizpůsobit vlastnímu účtovému rozvrhu pro třídu 0. Pro každý účet (na kterém se vedou odpisované položky – ne tedy pro účty 03…)  musí být vyplněn protiúčet pro oprávky a účet pro odpisy.

Pokud se nebudou přenášet obraty do účetnictví nebo je program používán samostatně, není třeba revidovat.

 

5.3       Navázání na již vedenou evidenci

Další postup se týká jen dlouhodobého majetku – u drobného se všechny položky, které máme mít na počátku ve stavu jednoduše zadají přes vstupní formulář s datem pořízení rovným prvnímu dni běžného měsíce.

Zadají se všechny položky ve volbě DLOUHODOBÝ, SPECIÁLY, POČÁTEČNÍ ZADÁNÍ. Zde je nutné namodelovat startovní stav všech položek se všemi atributy tak, aby program mohl dál správně navázat a pokračovat v odpisování.

Důležité !!! – počáteční zadání provádím vždy v situaci, že mám agendu otevřenu pro první měsíc běžného roku, např. tedy 1.2006 a zadávám do něj položky tak, jak byly ve stavu na konci roku předchozího (na konci 12.2005).

Ve formuláři zadáme postupně všechny zaváděné položky, lze je také následně opravovat čí rušit.

Před zahájením dalších akcí prvního běžného měsíce je třeba se ujistit, že souhlasí celková suma vstupních cen a zůstatkových cen účetních i daňových. K tomu nám poslouží například sestava DLOUHODOBÝ, SESTAVY, STAVY MAJETKU,  POROVNÁNÍ ÚČETNÍHO A DAŇOVÉHO ZŮSTATKU, v tomto případě hodnoty počátku roku celkem. Pokud toto není v pořádku, musí se pokračovat v úpravách až do dosažení shody.

 

5.4       Start na zelené louce

Pokud s programem začínáte a pořízení první položky dlouhodobého majetku vás čeká až v některém z dalších měsíců, je příprava programu k použití hotová ukončením přípravy podle bodu 5.2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.               STRUKTURA TABULEK

 

6.1       Tabulka VIM  - základní údaje o dlouhodobém majetku

inv                   bc 6 0              inventární číslo majetkové položky

ucet                 rj 5 0               účetní skupina = číslo účtu 01..., 02..., 03...

skup                re 10 0             skupina majetku (typ majetkových položek)

popinv             re 30 0             popis investice

vyrcis              re 20 0             výrobní číslo

vyrobce           re 20 0             firma výrobce

rokv                cc 9999 0        rok výroby

nomen             bc 12 0            přiděleno komu (např. os.číslo pracovníka)

skp                  re  15 0            zatřídění podle SKP

kan                  bc  5 0             číslo kanceláře

stred                bc  5 0             středisko

pvc                  dd 10 2           počáteční vstupní cena

pvc1                dd 10 2           vstupní cena na konci roku pořízení

pvc2                dd 10 2           vstupní cena na konci roku před zařazením do evidence

popr                dd 10 2           počáteční oprávky účetní

danp                dd 10 2           počáteční daňově použito (oprávky daňové)

zvyseni            dd 10 2           zvýšení vstupní ceny celkem

mer_zvys        no 7 0              měsíc posledního zvýšení vstupní ceny

c_lik                dd 10 2           částečná likvidace celkem

danskup          cc 9 0              odpisová skupina daňová 0,1,2,3,4,5,9=aktleas

uop                  bc 3 0              číslo účetního odpisového plánu (počet měsíců u DANSKUP)

zrychl              cc 1 0              1=zrychlený daňový odpis, 0=rovnoměrný

cast                 cc 100 0          část v % použitelná k daňovému odpočtu/leasingu

ucetp               rj  5 0              účet pořízení

merpo              no  7 0             měsíc prvního daňového odpisu

merpu              no  7 0             měsíc prvního účetního odpisu

merz                no  7 0             měsíc zařazení

datv                nd 10 0           datum vyřazení

vyraz               cc 99 0            způsob vyřazení

avc                  dd 10 2           aktuální vstupní cena

azcu                dd 10 2           aktuální zůstatková cena účetní

azcd                dd 10 2           aktuální zůstatková cena daňová

zcvyr               dd 10 2           zůstatková cena při vyřazení

prac                 cc  9 0             odpisový režim 1-5

typzdp            bc  2 0             typ daňového odpisu podle zákona o dani z příjmu

 

 

6.2       Tabulka DIM  - základní údaje o drobném majetku

 

inv                   bc 6 0              inventární číslo sady

skup                rj 5 0               skupina majetku

popinv             re 30 0             popis položky

vyrcis              re 20 0             výrobní číslo

vyrobce           re 20 0             firma výrobce

rokv                cc 9999 0        rok výroby

nomen             bc 12 0            přiděleno komu (např. os.číslo pracovníka)

kan                  bc  5 0             číslo kanceláře

stred                bc  5 0             středisko

ppocet             dd  4 2            počáteční počet předmětů v sadě

pcj                   dd 10 2           počáteční cena jednotková

pcs                  dd 10 2           počáteční cena sady

datz                 nd 10 0           datum zařazení

datv                nd 10 0           datum vyřazení

acj                   dd 10 2           aktuální cena jednotková

acs                   dd 10 2           aktuální cena sady

apocet             dd  4 2            aktuální počet předmětů v sadě

 

6.3       Tabulka ODPISY  - odpisy dlouhodobého majetku v roce

inv                   bc 6 0              inventární číslo majetkové položky

rok                  bc 4 0              rok = rok z měsíce, v němž rok začíná

poradi             bc 2 0              pořadí .... kolikátý je to rok, začínající v ROK

merzac            no 7 0              kalendářní měsíc, v němž rok začíná

delrok             bc 2 0              délka účetního roku  (1 - 15)

pvc                  dd 10 2           vstupní cena na počátku roku

pzcu                dd 10 2           zůstatková cena účetní na počátku roku

úzce                dd 10 2           zůstatková cena daňová na počátku roku

m1                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 1

m2                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 2

m3                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 3

m4                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 4

m5                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 5

m6                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 6

m7                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 7

m8                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 8

m9                   dd 10 2           účetní odpis měsíce 9

m10                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 10

m11                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 11

m12                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 12

m13                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 13

m14                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 14

m15                 dd 10 2           účetní odpis měsíce 15

zhodnoc          dd 10 2           celková roční částka technického zhodnocení

ucodp              dd 10 2           roční účetní odpis celkem

danodp           dd 10 2           částka ročního daňového odpisu

pcdo                dd 10 2           použitelná část daňového odpisu

kratdo             dd  3 2            daňový odpis krácen v roce na % možného odpisu

vynech            cc  1 0             vynechání roku odpisování 1 - ANO, 0 - NE

plet                  dd  3 0            počet let odpisování

plzvc               dd  3 0            počet let odpisování se zvc (od prvního zvýšení)

vynmes           cc 12 0            počet vynechaných měsíců v roce

danskr             cc 9 0              odpisová skupina daňová - konec roku

uopr    bc 3 0              číslo účetního odpisového plánu - konec roku

 

6.4       Tabulka ZMENY  - záznamy o změnách

inv                   bc   6 0            inventární číslo majetkové položky

mer                  no   7 0            měsíc a rok změny

strep                bc   5 0            původní středisko

stred                bc   5 0            nové středisko

pocvyr             cc 999 0          počet vyřazených předmětů sady

zvyseni            dd  10 2          zvýšení vstupní ceny

c_lik                dd  10 2          částečné snížení ceny likvidací

castopr            dd  10 2          částečné snížení oprávek likvidací

vyraz               cc 9999 0        důvod částečné likvidace

tz                     cc   1 0            příznak technického zhodnocení 1=je 0=není(zvýšení v roce pořízení)