WINROY MAJW - MAJETEK
manuál
4. SPOLEČNÉ FUNKCE A
ČÍSELNÍKY
1.1 Popis modulu
Modul MAJW je součástí modulárního systému WINROY, určeného pro malé a střední firmy. Program může být provozován i zcela samostatně bez vazby na ostatní moduly systému WINROY.
Programy modulu umožňují uživateli evidovat firemní majetek dlouhodobý (odpisovaný) i dlouhodobý drobný majetek v operativní evidenci.
Software WINROY je vyvíjen a poskytován společností NEOTECH a.s.
Následující schéma zachycuje základní funkční členění modulu a zároveň znázorňuje způsob větvení činnosti pro výběr uživatele v nabídkových oknech.
Opravy
Zvýšení ceny
Oddělení části
Převod mezi středisky
Stavy
Přírůstky a úbytky
Účetní odpisy
Daňové odpisy
Ostatní sestavy
Nákupní doklady
Účetní obraty
Přerušení odpisů
Diagnostika
Korekce životopisu položky
Likvidace položky
Počáteční zadání
Stavy
Přírůstky a úbytky
Ostatní sestavy
Nákupní doklady
Likvidace položky
2.1 Dlouhodobý majetek
Tato sekce programu je určena k evidenci dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku. Její obrazovky mají modré pozadí.
Jde o položky, které do této kategorie spadají podle zákona o dani z příjmu nebo některého zákona souvisejícího, nebo o položky, které firma do této skupiny zařadí z vlastního rozhodnutí – na základě vlastní vnitřní směrnice
Program provádí vždy
dva typy odpisování:
Odpisy účetní
Provádí se v měsíční periodě a přenáší se do účetnictví.
Účetní odpisy budou u často u firem stejné jako daňové (v roční částce za jednotlivé položky), ale budou se odpisovat měsíčně.
Každá položka může mít stanoven svůj individuální odpisový plán určený číslem UOP. Je-li toto nula, je roční
účetní odpis roven ročnímu daňovému. Je-li nenulový, musí existovat odpovídající položka v číselníku plánů.
Odpisuje se jen do nuly.
Odpisy daňové
Program rozeznává tyto odpisové skupiny:
základní odpisové skupiny 1,2,3,4,5,6
skupinu 0 pro neodpisované položky
skupinu 9 pro daňové odpisování řízené účetním odpisem při aktivním leasingu
Pro každou položku musím určit daňovou skupinu, do níž ji zařazuji a vybrat zda budu provádět zrychlený nebo rovnoměrný odpis
( celková doba odpisování je stejná, liší se rozložením v letech ).
Daňový odpis se provádí jednou částkou za rok, v roční uzávěrce se vytiskne daňový podklad a celková suma ročních daňových odpisů (opravená ještě koeficientem použití CAST) se mimo účetnictví použije jako odpočitatelná položka u daně z příjmu.
Platí následující koeficienty a algoritmy výpočtu:
Rovnoměrné základní:
rovn1 * vst_cena / 100 (v
roce prvního odpisu)
rovn2 * vst_cena / 100 (v
dalších letech)
kde
rovn1 je sazba pro
první rok a příslušnou daňovou skupinu
rovn2 je sazba pro
druhý a další rok a příslušnou daňovou
skupinu
Rovnoměrné pro
ZVC:
rovnz*zvc/100 (v roce zvýšení už použít)
( ZVC=zvýšená vstupní
cena, uplatní se , pokud se zvýší vstupní cena technickým zhodnocením)
Zrychlené
základní:
první rok: vst_cena/zrych1
další roky: 2*zůst_cena/(zrych2-poclet)
kde
poclet = počet let, po které již položka byla
odpisována
zrych1 = koeficient
pro první rok a příslušnou daňovou skupinu
zrych2 = koeficient
pro druhý a další rok a příslušnou daňovou skupinu
Pokud rozdíl zrych2-poclet je u položek zařazených před 1.2005 menší než 2, použije se hodnota rozdílu 2.
Zrychlené při
ZVC: v roce zvýšení a v dalších
letech 2*zvýšená_zůst_cena/(zrychz -poclet od posledního
zvýšení)
kde
zrychz = koeficient pro zrychlené odpisování při
ZVC a příslušnou daňovou skupinu
Pokud zůstatek je v posledním roce menší než odpis podle vzorce, použije se jen zůstatek (odpis jen do nuly).
Provádí v roční periodě a evidují se pouze v agendě.
K výpočtu odpisů (daňových i účetních) dochází před provedením každého výpisu sestavy nebo provedením důležité operace, aby odpisové údaje vždy odpovídaly aktuálnímu stavu evidence.
Program je orientován na uživatelem definovatelné hospodářské roky.
2.2 Režimy odpisování
Program připouští používání následujících režimů odpisování, do kterých program sám přiřadí zařazovanou majetkovou položku na základě uživatelem zadané kombinace tří hlavních údajů:
DANSKUP = daňová
odpisová skupina ve smyslu zákona
UCET = účet zařazení vstupní ceny položky
majetku v účetní evidenci
UOP = číslo účetního odpisového plánu,
definovaného v příslušné tabulce
REŽIM 1 - neodpisované položky
neprovádí se ani
účetní ani daňové odpisování
DANSKUP 0
UCET libovolný - neměl by ale být mimo
03...
UOP libovolný, měl by být 0
REŽIM 2 - odpisované odlišně účetně a daňově
vzájemně nezávisle
se provádí účetní i daňové odpisování
DANSKUP 1/6
UCET libovolný - neměl by být 03...
UOP není 0,91,92 - odkazuje na
existující účetní odpisový plán
REŽIM 3 - odpisované shodně účetně a daňově,
určující je daňový odpis
zjišťuje se primárně
daňový odpis, účetní odpis se stanoví jako rovný daňovému
DANSKUP = 1/6
UCET libovolný - neměl by být 03...
UOP = 0
REŽIM 4 - odpisované jednorázově nebo 2x
polovičním odpisem
odpis celé položky
při zařazení nebo polovina při zařazení, polovina při vyřazení
DANSKUP libovolná, měla by být 0, není
relevantní
UCET libovolný, měl by být 018.. nebo
028..
UOP = 91,92
používal se u drobného dlouhodobého
majetku ve skupinách 018,028
tento typ pouze dožívá, dále by se od
roku se od 2002 neměl používat !!!
REŽIM 5 - odpisované shodně účetně a daňově,
určující je účetní odpis
vypočte se účetní
odpis, daňový se odvodí jako rovný účetnímu
použití pro předměty, jejichž vstupní
cena je nižší než zákonem stanovený
limit pro zařazení do dlouhodobého
majetku (účetní jednotka snížila limit
vnitřní normou)
DANSKUP = 0
UCET libovolný
UOP = není 0,91,92
REŽIM 6 - odpisování při aktivním leasingu
vypočte se účetní
odpis, daňový se odvodí jako rovný účetnímu,
použití pro aktivní leasing
DANSKUP = 9
UCET libovolný
UOP = není zadán, zadává se místo něj
přímo počet měsíců odpisování
(lineární odpisování), není však
0,91,92
a navíc se určuje zadáním do
položky CAST, do kolika procent
lze položku odepsat - pro
odpisování při aktivním leasingu
maximálně 90%
2.3 Seznam
Volba zobrazí seznam všech položek dlouhodobého majetku, stiskem F2 na zvýrazněné položce se lze zobrazit detailní informaci, stiskem F3 odpisy běžného roku.
Seznam lze před zobrazením filtrovat na položky:
Zobrazený odfiltrovaný seznam lze dále filtrovat zadáním výběrové podmínky po stisku klávesy HOME nebo kliknutí na tlačítko ?
2.4 Zařazení
Funkce se použije pro zařazení nově pořízené položky do majetku v průběhu vedení evidence.
Pozor – nelze se
správným výsledkem použít při zahájení zpracování pro zadání stavu již jinak
vedené evidence !!! K tomuto účelu slouží volba SPECIÁLY, PČÁTEČNÍ ZADÁNÍ.
O režimu odpisování rozhoduje naplnění těchto
údajů:
DANSKUP = daňová
odpisová skupina ve smyslu zákona
UCET = účet zařazení vstupní ceny položky
majetku v účetní evidenci
UOP = číslo účetního odpisového plánu,
definovaného v příslušné tabulce
Hlavní zadávané
položky:
INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné
VSTC - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky
POPR - počáteční oprávky (kolik je již odepsáno při zařazení) – použije se jen výjimečně, obvykle nula
UCET – účet, na němž je položka vedena v účetnictví
DANSKUP - daňová odpisová skupina
ZRYCHL - druh daňového odpisu 0=rovnoměrný, 1=zrychlený
CAST - část v procentech k daňovému odpisu (určuje, jaké procento z ceny položky lze nejvýše pro daňové odpisy použít – tj. z kolika procent se položka používá k podnikání.
UOP účetní odpisový plán – číslo plánu z číselníků plánu nebo 0=účetní odpis se rovná daňovému
MERPO – první měsíc daňového odpisování
MERPUO – první měsíc účetního odpisování (v závislosti na režimu je někdy nastaven na shodnou hodnotu s MERPU)
2.5 Změny
Opravy
Umožňuje opravit účetně a daňově neúčinné údaje v záznamu položky
Zvýšení
Zvýšení ceny- zadává se nová cena, program si zvýšení dopočte sám.
Zvýšení v roce zařazení se promítají bez dalšího do vstupní ceny.
Zvýšení v dalších letech se zachycují jako technická zhodnocení a mají dopad na způsob odpisování a vstupní cenu.
O zvýšeních je vedena samostatná evidence – viz sestavy.
Oddělení části
položky
Zde lze oddělit část položky majetku do položky nové – po zadání vstupní ceny oddělované části se pod nové inventární číslo vytvoří nová oddělená položka a k ní se ve všech částech evidence vytvoří poměrným způsobem konstruované záznamy – včetně odpisů v minulých letech. Zbytek hodnot zůstane na původní položce.
Slouží při částečném vyřazování – nejprve vyřazovanou část oddělíme a pak vyřadíme.
Snížení ceny
Zde lze v mimořádných případech snížit vstupní cenu položky majetku (nejvýše o menší z hodnot AZCU , AZCD). Zadá se částka snížení vstupní ceny, o stejnou hodnotu se sníží aktuální zůstatková cena účetní i daňová. Lze provést i opakovaně, uplatní se jen v otevřeném roce. Účetní odpis se od měsíce změny sníží, daňový odpis se projeví snížením až na konci roku.
Snížení lze zrušit, hodnoty AVC, AZCU, AZCD se o zrušené snížení opět navýší. Nelze tedy opravit hodnotu snížení směrem dolů, musí se zrušit a znovu zadat.
K dispozici je sestava snížení (Ostatní sestavy)
Převod mezi
středisky
Protože majetkové položky jsou přiřazeny i účetně střediskům, je převod mezi středisky chápán jako účetní operace a je nutné ji provést tímto chodem. Středisko lze změnit i v části opravy, ale pak nedojde k jeho účetnímu převodu v odvozovaných účetních obratech agendy v běžném měsíci.
2.1 Vyřazení
V seznamu zařazených položek vyhledáme položku určenou k vyřazení, přes ENTER otevřeme detailní formulář a v něm zadáme způsob vyřazení (F1=volba způsobů z číselníku) a datum vyřazení. Program sám pak zajistí správné promítnutí vyřazení do celé evidence i jeho účetní zobrazení. Vyřazené položky zůstávají nadále v evidenci jako neaktivní.
2.2 Sestavy
Stavy
Detailní a sumární (účetní stav k libovolnému měsíci, účetní odpisy)
Obecný výběrový výpis
Porovnání účetních a daňových zůstatků (má smysl tam, kde se odpisy liší)
Přírůstky a úbytky
Detailní přehledy za vybraný interval měsíců
Sumární přehledy za vybraný interval měsíců
Odpisy účetní
Detailní a sumární přehledy (účetní odpisy libovolného měsíce běžného roku a od počátku roku)
Celoroční plán odpisů – výhled roční hodnoty účetních odpisů podle aktuálního stavu evidence.
Odpisy daňové
Detailní a sumární přehledy (daňové odpisy běžného hospodářského roku podle aktuálního stavu evidence)
Podle účtů zařazení
Podle skupin ze zákona o dani z příjmu (přiznání k dani z příjmu právnických osob, kde členění není identické
s přiřazením do daňových skupin.
Údaje rozhodné pro výpočet daňových odpisů – přehled všech podstatných hodnot, vstupujících jako parametry do výpočtu daňových a účetních odpisů podle aktuálního stavu evidence.
Ostatní sestavy
Karty majetku – sestava klasické karty položky, zahrnující základní údaje i historii odpisování
Technická zhodnocení – přehled všech provedených zvýšení vstupní ceny v členění na zvýšení v prvním roce a na technická zhodnocení v letech dalších.
2.3 Speciály
Nákupní doklady
Slouží k evidenci dokladů, jimiž byla položka nakoupena či zhodnocena.
Aktualizace – v seznamu vybereme položku a přes ENTER vstoupíme do podformuláře, ve kterém můžeme zadávat, upravovat a rušit záznamy jednotlivých nákupních dokladů – udává se měsíc, rok, řada, doklad, popis, částka.
Test kompletnosti – sestava, která ukazuje, nakolik jsou vstupní ceny položek pokryty zadanými nákupními doklady.
Účetní obraty
Obraty běžného měsíce – tisk či export do výstupní složky
Program provede výpočet odpisů, zúčtování přírůstků a úbytků a souhrnný účetní obrat tiskne nebo exportuje do nastavené výstupní složky. Při závěrce měsíce vypočtené účetní obraty uloží do vlastních dat agendy.
Obraty vybraného minulého měsíce
Program tiskne nebo exportuje do nastavené výstupní složky dříve vypočtené a uložené obraty vybraného minulého měsíce.
Složka pro výstup obratů – volba umožní nastavit výstup na zvolenou složku, která ale musí před nastavením existovat. Z této složky pak může účetnictví načítat sběrný účetní doklad o zúčtovaní majetku za vybraný měsíc. V účetnictví lze nastavit buď tuto složku, do které se pak ale musí v této sekci každý měsíc obraty exportovat, nebo se nastaví složka dat majetku ( ..\KL-HESLO\DT-MAJW\), odkud lze vždy po závěrce brát účetní doklady, které se tam závěrkou majetku automaticky vytvoří.
Přerušení odpisů
Lze určit ty položky, které nemají být v běžném roce odpisovány.
U položky se vyznačí vynechání celého roku.
Vynechaný rok se pak nepočítá (neuvažuje) v odpisových vzorcích v dalších letech odpisování.
Tabulka ODPISY položka VYNECH
0 - nevynechávat
1 - vynechat rok
Lze použít u ROVNOMĚRNÉHO i ZRYCHLENÉHO odpisování
Diagnostika
Kontroly logických vazeb v datech dlouhodobého majetku, které by za normálního stavu majetku neměly být narušeny.
K jejich narušení dojde
Sekvence kontrol se provádí i při každém ukončení programu
Jde o tyto kontroly:
Nastavení režimu – program testuje, zda všechny položky lze zařadit do jednoho z přípustných režimů odpisování.
DL1 - návaznost vstupních cen PVC1 a PVC2 (první zadaná, konec prvního roku)
DL2 - soulad zůstatkových cen účetních PZCU1 a PZCU2 (počátek předchozího, počátek tohoto roku)
DL3 - soulad zůstatkových cen daňových PZCD1 a PZCD2 (počátek předchozího, počátek tohoto roku)
DL4 - soulad AVC a PVC2 (aktuální, počátek tohoto roku)
DL5 - soulad AZCU a PZCU2 (aktuální, počátek tohoto roku)
DL6 - soulad AZCD a PZCD2 (aktuální, počátek tohoto roku)
DL7 - soulad PZCU2 a PZCD2 v odpisovém režimu 1,3,4,5 (daňový a účetní zůstatek je stejný)
DL8 - soulad PVC01 + ZVYS1R = PVC02 (test zvýšení ceny v prvním roce)
DL9 - soulad PVC02 + ZVYSTZ = AVC (test zvýšení ceny v dalších letech)
DL10 - suma ZMVIM.ZVYSENI = ODPVIM.ZHODNOC (test celkového zvýšení ceny a zvýšení v letech)
DL11 - VIM.ZVYSENI = ZVYSTZ.ZMVIM (test celkového zvýšení ceny a zvýšení v letech)
DL12 - existence záznamu položky v tabulce ODPVIM (odpisy běžného roku)
DL13 - nadbytečné záznamy v tabulce ODPVIM (odpisy běžného roku)
DL14 - správnost počtu let odpisování (rok zařazení, vynechané roky, vzorcem používaný počet let odpisování) u zrychleného
Korekce životopisu
položky
Funkce má smysl v situacích, kdy je minulý vývoj
evidence potřeba přizpůsobit zjištěnému stavu. Při standardním vedení agendy by
se prakticky používat neměla. Postup korekce spočívá ve výběru položky, úpravě
ročních hodnot odpisů a zůstatkových cen v minulých rocích a po ověření
správnosti se provede uplatnění výsledku korekce.
Likvidace
Funkce se použije pro úplné odstranění položky z evidence. Vybraná položka je po opakovaném potvrzení uživatelem zcela vymazána ze všech tabulek agendy a vše se dostává do stavu, jako kdyby položka nikdy neexistovala. Její inventární číslo lze znovu použít. Pokud položku zlikvidujeme, měly by se tomto novému stavu přizpůsobit i všechny dříve pořízené výpisy sestav, které položku zahrnují nebo zobrazují.
Počáteční zadání
Funkce se použije pro zařazení položek při zavádění programu do již jinak vedené evidence majetku. Při zadávání je zde nutné namodelovat startovní stav všech položek se všemi atributy, aby program mohl dál správně navázat a pokračovat v odpisování.
Důležité !!! – počáteční zadání provádím vždy
v situaci, že mám agendu otevřenu pro první měsíc běžného roku, např. tedy
Ve formuláři zadáme postupně všechny zaváděné položky, lze je také následně opravovat čí rušit. Tyto položky mají v údaji UCETP (účet pořízení) zadánu hodnotu POCAT, podle které je lze identifikovat i při výběru, například zobrazit v seznamu položek.
Hlavní zadávané
položky:
INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné
VSTC - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky
VSTC1 - vstupní cena
na konci roku pořízení
VSTC2 - vstupní cena
na konci roku předcházejícího roku běžnému (ve kterém zařazuji počátečním
zadáním)
POPR - počáteční
oprávky účetní – stav na konci roku předchozího
DANP - počáteční
oprávky daňové, daňově použito – stav na
konci roku předchozího
MER_ZVYS – měsíc a
rok prvního technického zhodnocení
UCET – účet, na němž je položka vedena v účetnictví
DANSKUP - daňová odpisová skupina
ZRYCHL - druh daňového odpisu 0=rovnoměrný, 1=zrychlený
CAST - část v procentech k daňovému odpisu (určuje, jaké procento z ceny položky lze nejvýše pro daňové odpisy použít – tj. z kolika procent se položka používá k podnikání.
UOP účetní odpisový plán – číslo plánu z číselníků plánu nebo 0=účetní odpis se rovná daňovému
MERPO – první měsíc daňového odpisování
MERPUO – první měsíc účetního odpisování (v závislosti na režimu je někdy nastaven na shodnou hodnotu s MERPU)
2.4 Číselníky dlouhodobého majetku
Jde o speciální sadu
číselníků, které mají význam jen v souvislosti s vedením dlouhodobého
majetku (na rozdíl od společných číselníků, které se použijí pro obě evidence)
Odpisové plány
V číselníku se musí definovat všechny odpisové plány pro účetní odpisy, které se pak budou používat při stanovování odpisového průběhu u položek.
Typy plánů:
Plán číslo 0 – musí v tabulce existovat a znamená, že účetní odpis se rovná daňovému a daňový je určující
Plán lineární – do první položky (jinak sazba v % pro první rok) se zadá číslo 100+počet měsíců plánu, tj. například hodnota 148 znamená, že odpisový plán předpokládá lineární rovnoměrný odpis ve 48 měsících,tedy za 4 roky.
Plán obecný – pro každý rok se zde zadá jeho konkrétní procentní sazba, tedy kolik procent vstupní ceny má být toho roku odepsáno. Zápis hodnot 10, 20, 30, 20 10, 10 znamená, že zařazená položka bude odepsána za 6 let, počínaje rokem pořízení včetně a v jednotlivých rocích budou postupně vždy odepsány uvedené procentní podíly vstupní ceny. U plánů delších než 20 let se zadává ještě počet let a předpokládá se, že roční procentní sazba je v nich stejná jako ve 20. roce odpisování. Tento postup nelze příliš doporučit, ale existují situace – např. odpis památek apod., kdy je nezbytné je použít. Je třeba si uvědomit, že v každém roce se v běžném měsíci nejprve vypočte roční sazba a ta se rozpočte na v roce disponibilní počet měsíců. Výsledný průběh odpisu je tedy lineární jen v rámci jednotlivých let. Pokud položka není odepsána na konci posledního roku plánu s nenulovou sazbou, používá se sazba posladního roku až do úplného odepsání.
Plán speciální 91 – neměl by být používán, ale umožní okamžité odepsání položky ihned při zařazení
Nemusí se zavádět – je skrytý, ale při použití tabulky je k dispozici.
Plán speciální 92 – neměl by být používán, ale umožní odepsání ½ ceny položky ihned při zařazení a ½ při jejím vyřazení.
Nemusí se zavádět – je skrytý, ale při použití tabulky je k dispozici.
Způsoby vyřazení
Uživatelsky definovaný seznam způsobů vyřazení položek, každý použitý způsob by měl mít definovaný protiúčet zařazovacího účtu pro účtování zůstatkové ceny při vyřazení. Jinak má význam pouze pro klasifikaci úbytků.
Účty pro pořízení
Uživatelsky definovatelný seznam účtů pro pořízení (041,042, …). Z těchto účtů se vybírá při zařazování nových položek a přes ně se účtuje jejich pořízení
Nákupní doklad 042 221
Zařazení 022 042
Účty pro zařazení
Uživatelsky definovatelný seznam účtů pro vedení majetku v účtových skupinách 01,02. Zařadí se sem všechny analytické účty, které se používají v účetní evidenci majetku. Pro každý účet (na kterém se vedou odpisované položky – ne tedy pro účty 03…) se musí určit protiúčet pro oprávky a účet pro odpisy. Pokud by toto nebylo nebo bylo chybně nastaveno, bude neúplné nebo chybné účtování majetku generované a přenášené do účetnictví.
Daňová tabulka
Funkce poskytuje pouze pasivní pohled na aktuálně používanou tabulku daňových odpisových skupin, jejich sazeb pro jednotlivé případy odpisování (týká se daňových odpisů a je v souladu s právě platným zákonem o dani z příjmu)
Evidence drobného
majetku v operativní evidenci je postavena na pojmu sady, která má jediné
inventární číslo a je u ní zachycen počet stejných předmětů, které do ní
spadají.
Stav evidence nemá
žádný obraz v účetní evidenci majetku – pouze přírůstky by měly
korespondovat s příslušnými náběhy určeného analytického účtu pořízení
drobného majetku v účetnictví (pokud je ale takový oddělený analytický
účet zřízen).
Obrazovky této
evidence mají bílé pozadí.
3.1 Seznam sad
Volba zobrazí seznam všech položek – sad drobného majetku, stiskem F2 na zvýrazněné položce se lze zobrazit detailní informaci.
Seznam lze před zobrazením filtrovat na položky:
Zobrazený odfiltrovaný seznam lze dále filtrovat zadáním výběrové podmínky po stisku klávesy HOME nebo kliknutí na tlačítko ?
3.2 Zařazení
Funkce se použije pro zařazení nově pořízené položky.
Hlavní zadávané
položky:
INVC – v rámci agendy jedinečné inventární číslo, program nabízí první volné
CENAJ - počáteční vstupní cena, pořizovací, reprodukční cena zařazované položky
POČET – počet předmětů v sadě
3.3 Změny
Opravy
Umožňuje aktualizovat údaje v záznamu položky
Rozdělení sady
Lze oddělit do nové sady určený počet předmětů sady, nejvýše do aktuálního počtu v sadě – vzniká tak nová sada
Změna počtu
předmětů
Zde lze změnit počet předmětů v položce, to jde udělat i v opravách, tento postup však vede k registraci změny.
3.4 Vyřazení
V seznamu zařazených položek vyhledáme položku určenou k vyřazení, přes ENTER otevřeme detailní formulář a v něm zadáme datum vyřazení. Program sám pak zajistí správné promítnutí vyřazení do celé evidence. Vyřazené položky zůstávají nadále v evidenci jako neaktivní.
3.5 Sestavy
Stavy
Detailní a sumární (aktuální stav)
Obecný výběrový výpis
Přírůstky a úbytky
Detailní přehledy za vybraný interval měsíců
Sumární přehledy za vybraný interval měsíců
Ostatní sestavy
Věková struktura – drobný majetek rozdělen do pásů zadané šíře v rocích – podle roku výroby.
3.6 Speciály
Nákupní doklady
Slouží k evidenci dokladů, jimiž byla položka nakoupena či zhodnocena.
Aktualizace – v seznamu vybereme položku a přes ENTER vstoupíme do podformuláře, ve kterém můžeme zadávat, upravovat a rušit záznamy jednotlivých nákupních dokladů – udává se měsíc, rok, řada, doklad, popis, částka.
Test kompletnosti – sestava, která ukazuje, nakolik jsou vstupní ceny položek pokryty zadanými nákupními doklady.
Likvidace
Funkce se použije pro úplné odstranění položky z evidence. Vybraná položka je po opakovaném potvrzení uživatelem zcela vymazána ze všech tabulek agendy a vše se dostává do stavu, jako kdyby položka nikdy neexistovala. Její inventární číslo lze znovu použít. Pokud položku zlikvidujeme, měly by se tomto novému stavu přizpůsobit i všechny dříve pořízené výpisy sestav, které položku zahrnují nebo zobrazují.
4.1 Společné číselníky
Číselník středisek
Číselník hospodářských středisek firmy. Používá se jako v celém systému WINROY 5 místné číslo střediska. Pokud je používán číselník ve vlastních datech, musí se naplnit skutečnými čísly středisek, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem střediska 0 (nula), není li členění firmy na střediska užíváno.
Číselník pracovišť
Představuje seznam pracovišť nebo kanceláří firmy, na nichž jsou majetkové položky umístěny a podle nichž se provádí inventury. Pracoviště má své jedinečné číslo a svůj popis, může mu být přiřazeno středisko, do kterého pracoviště spadá. Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými čísly pracovišť, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracoviště 0 (nula).
Číselník skupin majetku
Skupiny majetku umožňují druhové rozdělení majetkových položek bez ohledu na zařazení do dlouhodobého nebo drobného. Obvykle asi půjde o podrobnější členění, než nabízí analytické účty majetku v účetnictví, drobný majetek, na který se to také vztahuje tam navíc zachycen není.Rozlišování majetku do skupin ale není nutné používat.
Nabízí se ale členění například:
Struktura počet skupin je libovolná a uživatel si jí sám definuje
Skupina se identifikuje jednoznačným kódem (zkratkou) a popisem.
Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými kódy a popisy skupin majetku, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem skupiny 0 (nula) s významem „nerozlišeno“
Odpovědné osoby
Pokud bude používán musí se naplnit skutečným seznamem osob, kterým budeme přidělovat majetkové položky k osobní odpovědnosti, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracovníka 0 (nula) s významem - nepřiřazeno.
4.2 Inventury a společné sestavy
Majetek podle
pracovišť
Tisk sestavy soupisu majetku podle umístění na pracovištích. Volí se pracoviště a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše.
Přidělení
Tisk sestavy soupisu majetku podle přidělení odpovědným osobám, tisk osobní karty. Volí se osoby a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše.
Inventura majetku
Tisk sestavy inventurního soupisu majetku podle středisek a pracovišť. Volí se střediska a zda tisknout jen dlouhodobý, jen drobný nebo vše. Zadají se jména a datum inventury a sestava obsahuje volné kolony pro zápis zjištění.
Polepové štítky
Tisk sestavy polepových štítků na samolepící papír. Volí se dlouhodobý a drobný, na štítek se tiskne firma, inventární číslo, skupina majetku a typ majetku DDM nebo DLM
4.3 Závěrka měsíce a roku
Závěrka měsíce
Program pracuje v režimu měsíčních závěrek.
Před provedením provede diagnostiku dat a dále pokračuje jen v případě příznivého výsledku.
Před zahájením přechodu do dalšího měsíce se provádí povinná záloha dat na disketu nebo jiné přímo přístupné medium s možností zápisu.
Při závěrce program přepočte odpisy, uloží a přepočte údaje v tabulkách, uloží definitivní podobu účetních obratů do tabulky ve vlastních datech a posune se do dalšího měsíce.
Závěrka roku
Při závěrce roku – tj. posledního měsíce hospodářského roku se program dotáže na délku dalšího hospodářského roku v měsících a podle pokynu operátora jej takto založí v tabulce hospodářských roků a nastaví v agendě.
4.4 Servis – speciální volby agendy MAJW
Hromadné úpravy
dat
Spouští se
v části SERVIS, DATA
Představují mimořádný opravný prostředek ,který je vhodné použít jen tehdy, je-li nemožné uvést stav evidence do souladu se skutečností běžnými prostředky programu.
Vybere se tabulka, se kterou se pracuje:
Dlouhodobý majetek
Základní údaje
Odpisy minulých let
Odpisy běžného roku
Záznamy změn
Drobný majetek – základní údaje
Pak se ve zvolené tabulce vybere pole, které má být opraveno a poté se v seznamu položek nabízí možnost editovat vybrané pole ve všech položkách evidence.
Po ukončení editace se rozhodne o promítnutí údajů do databáze, program akci končí regenerací dat.
Doporučujeme ale
v těchto případech se obracet raději na dodavatele programu, protože ke
správnému použití této volby je třeba mít přiměřenou znalost datové a funkční
struktury programu.
Je třeba mít na
paměti, že věcně nesprávný zásah do dat tímto způsobem může vést
k porušení konzistence a logiky dat, což se projeví v chybách
diagnostiky a v důsledku může vést k nemožnosti používat program dále
bez náročného řešitelského zásahu!!!
V této části manuálu popíšeme kroky, které vedou k založení agendy tak, aby bylo možno ji využívat správně a bez omezení. Postup je redukován na nezbytné kroky, uvedené v pořadí, které je nutno dodržet.
5.1 Nastavení parametrů
Ve volbě SERVIS, PARAMETRY, CESTY nastavíme Cestu k číselníku středisek - obvykle ponecháme, standardně je nastaveno používání vlastního číselníku, lze přesměrovat na číselník v datech již existující agendy účetnictví – např: na hodnotu .. \kl-KODKL\dt-royw\ (KODKL je kód používaného klienta v účetnictví)
Pokud chceme přenášet obraty do účetnictví ještě před provedením závěrky MAJW, pak ve volbě DLOUHODOBÝ, SPECIÁLY, ÚČETNÍ OBRATY, SLOŽKA PRO VÝSTUP OBRATŮ nastavíme cestu pro spojení s účetnictvím, tutéž musíme nastavit v účetnictví. Podrobněji viz příslušný popis v kapitole DLOUHODOBÝ MAJETEK tohoto manuálu. Obvykle ale vystačíme s automaticky nastaveným přenosem po provedení měsíční závěrky.
5.2 Nastavení číselníků
Číselník středisek
pokud je používán číselník ve vlastních datech, musí se naplnit skutečnými čísly středisek, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem střediska 0 (nula), není li členění firmy na střediska užíváno.
Číselník pracovišť
Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými čísly pracovišť, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracoviště 0 (nula).
Číselník skupin majetku
Pokud bude používán musí se naplnit skutečnými kódy a popisy skupin majetku, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem skupiny 0 (nula) s významem „nerozlišeno“
Odpovědné osoby
Pokud bude používán musí se naplnit skutečným seznamem osob, kterým budeme přidělovat majetkové položky k osobní odpovědnosti, minimálně v číselníku musí být záznam s číslem pracovníka 0 (nula) s významem - nepřiřazeno.
Odpisové plány
V číselníku se musí definovat všechny odpisové plány pro účetní odpisy, které se pak budou používat při stanovování odpisového průběhu u položek. Způsoby odpisování je třeba nejprve promyslet, případně odvodit od příslušných vnitropodnikových směrnic.
Způsoby vyřazení
Seznam způsobů vyřazení položek obvykle není nutné měnit či
rozšiřovat. Je vhodné zkontrolovat, že každý použitý způsob má definovaný protiúčet zařazovacího
účtu pro účtování zůstatkové ceny při
vyřazení.
Účty pro pořízení
Seznam účtů pro pořízení (041,042, …). Obvykle netřeba měnit, jen si zkontrolovat obsah číselníku, zda vyhovuje například analytickému členění skupiny 04, používané ve vašem účetnictví.
Účty pro zařazení
Seznam účtů pro vedení majetku je třeba přizpůsobit vlastnímu účtovému rozvrhu pro třídu 0. Pro každý účet (na kterém se vedou odpisované položky – ne tedy pro účty 03…) musí být vyplněn protiúčet pro oprávky a účet pro odpisy.
Pokud se nebudou přenášet obraty do účetnictví nebo je program používán samostatně, není třeba revidovat.
5.3 Navázání na již vedenou evidenci
Další postup se týká jen dlouhodobého majetku – u drobného se všechny položky, které máme mít na počátku ve stavu jednoduše zadají přes vstupní formulář s datem pořízení rovným prvnímu dni běžného měsíce.
Zadají se všechny položky ve volbě DLOUHODOBÝ, SPECIÁLY, POČÁTEČNÍ ZADÁNÍ. Zde je nutné namodelovat startovní stav všech položek se všemi atributy tak, aby program mohl dál správně navázat a pokračovat v odpisování.
Důležité !!! – počáteční zadání provádím vždy
v situaci, že mám agendu otevřenu pro první měsíc běžného roku, např. tedy
Ve formuláři zadáme postupně všechny zaváděné položky, lze je také následně opravovat čí rušit.
Před zahájením dalších akcí prvního běžného měsíce je třeba se ujistit, že souhlasí celková suma vstupních cen a zůstatkových cen účetních i daňových. K tomu nám poslouží například sestava DLOUHODOBÝ, SESTAVY, STAVY MAJETKU, POROVNÁNÍ ÚČETNÍHO A DAŇOVÉHO ZŮSTATKU, v tomto případě hodnoty počátku roku celkem. Pokud toto není v pořádku, musí se pokračovat v úpravách až do dosažení shody.
5.4 Start na zelené louce
Pokud s programem začínáte a pořízení první položky dlouhodobého majetku vás čeká až v některém z dalších měsíců, je příprava programu k použití hotová ukončením přípravy podle bodu 5.2
6.1 Tabulka VIM - základní údaje o dlouhodobém majetku
inv bc 6 0 inventární číslo majetkové položky
ucet rj 5 0 účetní skupina = číslo účtu 01..., 02..., 03...
skup re 10 0 skupina majetku (typ majetkových položek)
popinv re 30 0 popis investice
vyrcis re 20 0 výrobní číslo
vyrobce re 20 0 firma výrobce
rokv cc 9999 0 rok výroby
nomen bc 12 0 přiděleno komu (např. os.číslo pracovníka)
skp re 15 0 zatřídění podle SKP
kan bc 5 0 číslo kanceláře
stred bc 5 0 středisko
pvc dd 10 2 počáteční vstupní cena
pvc1 dd 10 2 vstupní cena na konci roku pořízení
pvc2 dd 10 2 vstupní cena na konci roku před zařazením do evidence
popr dd 10 2 počáteční oprávky účetní
danp dd 10 2 počáteční daňově použito (oprávky daňové)
zvyseni dd 10 2 zvýšení vstupní ceny celkem
mer_zvys no 7 0 měsíc posledního zvýšení vstupní ceny
c_lik dd 10 2 částečná likvidace celkem
danskup cc 9 0 odpisová skupina daňová 0,1,2,3,4,5,9=aktleas
uop bc 3 0 číslo účetního odpisového plánu (počet měsíců u DANSKUP)
zrychl cc 1 0 1=zrychlený daňový odpis, 0=rovnoměrný
cast cc 100 0 část v % použitelná k daňovému odpočtu/leasingu
ucetp rj 5 0 účet pořízení
merpo no 7 0 měsíc prvního daňového odpisu
merpu no 7 0 měsíc prvního účetního odpisu
merz no 7 0 měsíc zařazení
datv nd 10 0 datum vyřazení
vyraz cc 99 0 způsob vyřazení
avc dd 10 2 aktuální vstupní cena
azcu dd 10 2 aktuální zůstatková cena účetní
azcd dd 10 2 aktuální zůstatková cena daňová
zcvyr dd 10 2 zůstatková cena při vyřazení
prac cc 9 0 odpisový režim 1-5
typzdp bc 2 0 typ daňového odpisu podle zákona o dani z příjmu
6.2 Tabulka DIM - základní údaje o drobném majetku
inv bc 6 0 inventární číslo sady
skup rj 5 0 skupina majetku
popinv re 30 0 popis položky
vyrcis re 20 0 výrobní číslo
vyrobce re 20 0 firma výrobce
rokv cc 9999 0 rok výroby
nomen bc 12 0 přiděleno komu (např. os.číslo pracovníka)
kan bc 5 0 číslo kanceláře
stred bc 5 0 středisko
ppocet dd 4 2 počáteční počet předmětů v sadě
pcj dd 10 2 počáteční cena jednotková
pcs dd 10 2 počáteční cena sady
datz nd 10 0 datum zařazení
datv nd 10 0 datum vyřazení
acj dd 10 2 aktuální cena jednotková
acs dd 10 2 aktuální cena sady
apocet dd 4 2 aktuální počet předmětů v sadě
6.3 Tabulka ODPISY - odpisy dlouhodobého majetku v roce
inv bc 6 0 inventární číslo majetkové položky
rok bc 4 0 rok = rok z měsíce, v němž rok začíná
poradi bc 2 0 pořadí .... kolikátý je to rok, začínající v ROK
merzac no 7 0 kalendářní měsíc, v němž rok začíná
delrok bc 2 0 délka účetního roku (1 - 15)
pvc dd 10 2 vstupní cena na počátku roku
pzcu dd 10 2 zůstatková cena účetní na počátku roku
úzce dd 10 2 zůstatková cena daňová na počátku roku
m1 dd 10 2 účetní odpis měsíce 1
m2 dd 10 2 účetní odpis měsíce 2
m3 dd 10 2 účetní odpis měsíce 3
m4 dd 10 2 účetní odpis měsíce 4
m5 dd 10 2 účetní odpis měsíce 5
m6 dd 10 2 účetní odpis měsíce 6
m7 dd 10 2 účetní odpis měsíce 7
m8 dd 10 2 účetní odpis měsíce 8
m9 dd 10 2 účetní odpis měsíce 9
m10 dd 10 2 účetní odpis měsíce 10
m11 dd 10 2 účetní odpis měsíce 11
m12 dd 10 2 účetní odpis měsíce 12
m13 dd 10 2 účetní odpis měsíce 13
m14 dd 10 2 účetní odpis měsíce 14
m15 dd 10 2 účetní odpis měsíce 15
zhodnoc dd 10 2 celková roční částka technického zhodnocení
ucodp dd 10 2 roční účetní odpis celkem
danodp dd 10 2 částka ročního daňového odpisu
pcdo dd 10 2 použitelná část daňového odpisu
kratdo dd 3 2 daňový odpis krácen v roce na % možného odpisu
vynech cc 1 0 vynechání roku odpisování 1 - ANO, 0 - NE
plet dd 3 0 počet let odpisování
plzvc dd 3 0 počet let odpisování se zvc (od prvního zvýšení)
vynmes cc 12 0 počet vynechaných měsíců v roce
danskr cc 9 0 odpisová skupina daňová - konec roku
uopr bc 3 0 číslo účetního odpisového plánu - konec roku
6.4 Tabulka ZMENY - záznamy o změnách
inv bc 6 0 inventární číslo majetkové položky
mer no 7 0 měsíc a rok změny
strep bc 5 0 původní středisko
stred bc 5 0 nové středisko
pocvyr cc 999 0 počet vyřazených předmětů sady
zvyseni dd 10 2 zvýšení vstupní ceny
c_lik dd 10 2 částečné snížení ceny likvidací
castopr dd 10 2 částečné snížení oprávek likvidací
vyraz cc 9999 0 důvod částečné likvidace
tz cc 1 0 příznak technického zhodnocení 1=je 0=není(zvýšení v roce pořízení)