OBSAH

 

                                                  

1. ÚVOD   ………………………………………………………………………………

3

1.1. IDENTIFIKACE   ………………………………………………………………….

3

1.2. POUŽITÉ ZKRATKY   …………………………………………………………….

3

1.3. ZÁKLADNÍ  POJMY  ……………………………………………………………...

4

 

 

2.  PRINCIPY VÝSTAVBY AGENDY   ………………………………………………

6

2.1. ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKY AGENDY   ………………………………….

6

2.2. FUNKČNÍ ČLENĚNÍ AGENDY   …………………………………………………

8

2.3. ANALYTICKÉ EVIDENCE   ……………………………………………………..

9

2.4. ÚČETNÍ ZACHYCENÍ DANĚ Z PŘIDANÉ HODNOTY   ……………………….

10

 

 

3.  POPIS FUNKCÍ AGENDY  ………………………………………………………..

12

 

 

V - VSTUPY   …………………………………………………………………………..

12

V:U – UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM  ……………………………………………………..

12

V:V – VYSTAVENÉ  FAKTURY  ……………………………………………………..

17

V:D – DOŠLÉ FAKTURY  ……………………………………………………………..

21

V:B – PROHLÍŽENÍ ZÁZNAMŮ .........…………………………………………………

25

 

 

A – ÚPRAVY   ……………………………………………………………..

26

A:K – ÚHRADY A KOMPENZACE  ……….…………………………………………..

26

A:S – STORNA OPERACÍ ………………..……………………………………………..

28

A:O – OPRAVY  A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ  ……………………………………………...

29

A:L – LIKVIDACE DROBNÝCH ZŮSTATKŮ  ……………………………………….

30

A:C – PODPORA PRO CIZÍ MĚNY  ……………………………………….

31

 

 

I – IMPORTY   ………………………………………………………………………..

31

I:V – IMPORT DÁVKY VYSTAVENÝCH FAKTUR    ………………………………..

31

I:D – IMPORT DÁVKY DOŠLÝCH FAKTUR    ……………………………………….

34

I:N – OBRATY NAPOJENÝCH EVIDENCÍ   …………………………………………..

34

I:O – OPAKOVANÉ ÚČETNÍ OPERACE   ……………………………………………..

36

 

 

T – SESTAVY ……………………………………………………………………………

38

T:O – OBRATY  ………………………………………………………………………….

38

T:U – STAVY  …………………………………………………………………………….

40

T:V – VÝKAZY  ………………………………………………………………………….

40

T:P – POHLEDÁVKY ……………………………………………………………………

41

T:Z – ZÁVAZKY   …………………………………………………………………….….

42

T:L – ZÁLOHY  ……………………………………………………………………….….

42

T:D – DPH  ……………………………….………………………………………………

43

T:S – STŘEDISKA   ………………………………………………………………………

43

T:Z - ZAKÁZKY   ………………………………………………………………………...

44

T:E – EXTRAS (INDIVIDUÁLNÍ SESTAVY)   ………………………………………...

44

T:A – ARCHIV SESTAV   ……………………………………………………………...

44

T:G – GRAFY  …………………………………………………………………………...

45

 

S – SPECIÁLY   ……………. …………………………………………………………

46

S:A – ANALYTICKÉ EVIDENCE   ……………………………………………………

46

S:P – KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ  …………………………………………..

46

S:M – KOREKCE MINULÝCH MĚSÍCŮ   …………………………………………….

47

S:K – PŘESKOK PRÁZDNÝCH MĚSÍCŮ   …………………………………………...

48

S:U – UPOMÍNKY   …………………………………………………………………….

49

S:P – PENÁLE   ………………………………………………………………………...

50

S:D – DIAGNOSTIKA   ………………………………………………………………...

53

S:H – ZMĚNA HESEL FIREM …………………………………………………………

55

S:E – EXPORT DAT DO DBF   ………………………………………………………..

55

S:X – EXTRAS - PROCEDURY ……………………………………………………….

55

 

 

Z –ZÁVĚRKY   …………………………………………………………. …………….

56

Z:M – MĚSÍČNÍ ZÁVĚRKA   ………………………………………………………….

56

Z:T - TISKY ROČNÍ ZÁVĚRKY   ……………………………………………………..

57

POSTUP NA PŘELOMU DVOU ÚČETNÍCH ROKŮ …………………………………

57

 

 

L – REGISTRY A ČÍSELNÍKY   …………………………………………………..

59

L:R – ÚČTOVÝ ROZVRH  ……………………………………………………………..

59

L:D – DOKLADOVÉ ŘADY   ………………………………………………………….

61

L:C – CIZÍ MĚNY   ……………………………………………………………………..

61

L:S – STŘEDISKA   …………………………………………………………………….

61

L:Z – ZAKÁZKY  ………………………………………………………………………

62

L:N – NAPOJENÉ EVIDENCE   ……………………………………………………….

62

L:V – CESTY PRO DÁVKY VF   ……………………………………………………...

63

L:E – CESTY PRO DÁVKY DF   ……………………………………………………...

63

L:A – STAVOVÉ TŘÍDY VF   ……………………………………………………….

63

L:Y – STAVOVÉ TŘÍDY DF   ……………………………………………………….

63

L:F – KATALOG FIREM   ……………………………………………………………..

63

 

 

R – SERVISNÍ AKCE   ………………………………………………………………..

65

R:R – REGENERACE SOUBORŮ AGENDY   ...... …………………………………...

65

R:P – ZMĚNA NASTAVENÍ PARAMETRŮ   ............... ……………………………..

65

R:K:P – PŘEVOD DAT Z AGENDY ROYW   ....……………………………………..

66

R:N – NÁVODY A MANUÁLY   ……………………………………………………..

67

 

 

4.    JAK ZAVÉST AGENDU ROYW   ……………………………………………..

68

 

 

5.  -  ŘEŠENÍ VYBRANÝCH SITUACÍ   …………………………………………….

69

5.1 - ZAHRANIČNÍ DOŠLÁ FAKTURA ………………………………………………

69

5.2 - ZÁPOČET …………………………………………………………………………

69

5.3 - ÚHRADA FAKTURY ZÁLOHOU  ……………………………………………….

69

5.4 – PRÁCE S ÚČTY DPH  ……………………………………………………………

69

 

 

6.  -  STRUKTURA POUŽITÝCH TABULEK ……………………………………...

71

 

 

 

1. ÚVOD

 

1.1.  IDENTIFIKACE

   

AGENDA:          ROYW - finanční účetnictví

 

ANOTACE:       podvojné finanční účetnictví podle platných předpisů

                           vedení hlavní účetní knihy firmy

                           vazba na ostatní autonomní účetní okruhy

                            střediskové a zakázkové sledování  nákladů, výnosů i majetku

                            řešení pro  podnikatelské, rozpočtové  a nevýdělečné  organizace

                            plné účetní zachycení daně z přidané hodnoty

                            orientace účetnictví  i na zjištění základu daně z příjmu

                            kompletní saldokonto odběratelů a dodavatelů včetně záloh

                            upomínání a penalizace

                            síťová řešení

                            vedení agendy pro neomezený počet klientů

 

VÝROBCE:          

MILEVSKÝ SOFTWARE s.r.o., Milevsko, Masarykova 163

Odborný garant projektu:  Mgr. Martin Třeštík

 

HARDWARE:  

Doporučená minimální konfigurace pro správný chod programu:

PC s 64MB RAM paměti, procesor 800 MHz, tiskárna,

                         

SOFTWARE:

Program je řešen jako WINDOWS aplikace ve vývojovém prostředí databáze WinRedap. Bez problémů ho lze provozovat   pod operační systémy WIN 95, 98, NT, 2000.

    

                   

1.2. POUŽITÉ ZKRATKY

 

V tomto textu i v samotném programu a jeho výstupech jsou použity následující zkratky:

BMES             běžný měsíc

DAL               označení strany DAL účetního záznamu (účtování ve prospěch účtu, kredit)

DF                  došlé faktury, došlá faktura (závazky)

DPH               daň z přidané hodnoty

MD                označení strany MÁ DÁTI účetního záznamu (účtování na vrub účtu, debet)

PMES             příští měsíc

VF                 vystavené faktury, vystavená faktura (pohledávky)

 

 

1.3. ZÁKLADNÍ POJMY

  

BĚŽNÝ MĚSÍC (STAV)

Protože agenda umožňuje záznam účetních operací do měsíce  právě otevřeného (běžného)                       a předběžný záznam operací  spadajících účetně do měsíce po tomto měsíci následujícím,  musí být rozeznávány dva základní stavy agendy - BĚŽNÝ a PŘÍŠTÍ. BĚŽNÝ STAV ukazuje stav agendy takový, který  ignoruje všechny zápisy týkající se měsíce příštího, a to  jak v účetní evidenci, tak u analytických evidencí  pohledávek, závazků a záloh.

 

DOBROPIS (VRUBOPIS)

Dobropis ve VF i DF nutno chápat (a tedy i zachycovat) jako  fakturu na zápornou částku.

 

HESLO KLIENTA

Heslo je zkratkové jednoslovné označení dat firmy klienta, pod nimiž vystupuje při registraci i při práci s agendou. V agendě ROYW jsou data jednotlivých účetních roků  zachycována jako jednotliví klienti s různými hesly.

 

INTEGRITA DAT

Rozumí se vnitřní správnost vztahů mezi datovými soubory  agendy, z hlediska uživatele zejména zachování vazby mezi  stavem syntetických účtů a jejich analytickým rozkladem na  jednotlivé evidenční položky, což se týká evidence  pohledávek, závazků, záloh a nespárovaných úhrad.

 

KLIENT

je firma, jejíž data jsou v agendě vedena, klient může mít statut ZKUŠEBNÍ PROVOZ nebo  REGISTROVANÝ KLIENT.  Data jednoho klienta za různé účetní roky mají různá hesla, např. MIS01 pro klienta MIS a rok 2001, MIS02 pro téhož klienta v roce 2002 atd.

 

KONTOVÁNÍ, KONTACE

V popisech programu i této příručce se rozumí tímto pojmem  doplňování či již provedené zadání údajů rozhodných pro způsob zařazení účetního záznamu do účetní evidence (účet MD  a DAL, středisko MD i DAL, zakázka MD a DAL) do již existujících záznamů. Kontace musí vždy být obrazem týchž údajů uvedených na prvotních účetních dokladech nebo na soupisech, které tyto doklady zastupují u účetních záznamů  odvozovaných automaticky.

PENÁLE

Slovy penále a penalizace se rozumí vystavení faktur,  kterými se odběrateli účtuje úrok z prodlení při pozdním  uhrazení vystavené faktury.

 

POHLEDÁVKA versus VYSTAVENÁ FAKTURA

Pojem pohledávky zahrnuje pohledávky vzniklé vystavením  faktury a další pohledávky, které mohou vzniknout jiným  způsobem. Pojem pohledávky je tedy obecnější a pohledávky  z vystavených faktur v sobě zahrnuje. Pro vytvoření  konkrétnější představy čtenáře se v tomto textu používá  často výrazu VYSTAVENÉ FAKTURY (VF), přičemž na všech těchto  místech by bylo významově správnější používat obecnější  pojmy POHLEDÁVKA a PŘEDPIS POHLEDÁVKY.

 

PŘÍŠTÍ MĚSÍC (STAV)

PŘÍŠTÍ STAV ukazuje stav agendy takový, který bere do úvahy  i všechny zápisy týkající se měsíce příštího, a to jak  v účetní evidenci, tak u analytických evidencí pohledávek,  závazků a záloh.

 

VÝBĚROVÁ PODMÍNKA

Rozumí se uživatelem v předepsané formě zadané omezení,  jakýsi filtr, který mu umožní v sestavě vypsat nebo na  obrazovce prohlížet jen určitou podmnožinu všech záznamů,  která ho pro daný účel zajímá - způsob zadání a využití je  velmi podrobně popsán v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČCE.

 

ZAKÁZKA

Agenda umožňuje sledovat náklady a výnosy firmy vedle  organizačního členění vyjadřovaného přiřazením střediska  ještě paralelně druhým, na střediskovém členění zcela  nezávislým způsobem. Pojem ZAKÁZKA je tedy OBECNÝ a byl  zvolen proto, že se jedná o patrně nejčastější způsob  použití tohoto členění, a to pro přiřazování nákladů  a výnosů jednotlivým zakázkám firmy. Namísto zakázek však  může být skutečným obsahem číselníku zakázek seznam  například výrobních oborů, obchodních komodit, staveb, akcí,  druhů činnosti firmy atd. Hovoří-li se v dalším textu  o zakázkách, mluví se tedy vlastně o tomto konkrétním,  uživatelem zvoleném způsobu rozlišování nákladů a výnosů.

 

ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA

je obecný manuál popisující všechny manipulace s počítačem a obsluhu programů při práci                     s agendami WINROY, je pro všechny účetní agendy společný.

 

ZÁVAZEK versus DOŠLÁ FAKTURA

Vztah obou pojmů je v agendě týž, jako mezi pohledávkou  a vystavenou fakturou.

 

 

 

 


 

2. PRINCIPY VÝSTAVBY AGENDY

  

 

2.1. ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKY AGENDY

   

KONCEPCE AGENDY A JEJÍ MÍSTO V SYSTÉMU MILESOFT WINROY

Agenda ROYW je JÁDREM modulárního systému MILESOFT WINROY určeného pro automatizaci ekonomiky malých a středních firem.

Zajišťuje při plném respektování platných předpisů všechny důležité funkce podvojného finančního účetnictví firmy včetně vnitropodnikového sledování z hlediska organizačního a sledování výkonových jednic. Systém zajišťuje dále také některé další na účetnictví přímo navázané činnosti evidenčního či provozně ekonomického charakteru.

 

VARIANTY ÚČTOVÉHO ROZVRHU ČILI TYPU FIRMY

ROY umožňuje vést účetnictví pro tři hlavní typy subjektů, definovaných naší legislativou. Rozeznává proto výchozí účtový rozvrh pro podnikatele,  příspěvkové organizace a pro nevýdělečné organizace.

Účtový rozvrh lze opravovat a doplňovat, nepoužité účty lze zrušit. Uživatelsky lze řídit směrování jednotlivých účtů do řádek výkazů, které jsou pro každý typ firmy specifické.

 

DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY

Pro všechny typy firem lze podle nastavení používat agendu v režimu plátce DPH s úplným sledováním daně nebo v režimu neplátce, kde se položky související s daní nevyplňují a tisk příslušných sestav je potlačen.

Zachycení daně z přidané hodnoty je úplné a maximálně úsporné z hlediska počtu záznamů při zachování co největší obecnosti. Programy pak poskytují všechny požadované soupisy zdanitelných plnění i podklady pro sestavení přiznání.

 

ÚČETNICTVÍ A DAŇ Z PŘÍJMU

Současná účetní soustava není orientována "daňově". Tím je myšleno to, že dnešní účetnictví ve standardní podobě neposkytuje podklad pro zjištění základu daně z příjmu a vynucuje si pro tyto účely vedení dalších evidencí.

Účetní systém MILESOFT umožňuje díky dekompozici výchozího účtového rozvrhu a variantní definici nových nákladových a výnosových účtů rozlišit všechny nákladové i výnosové položky               z hlediska jejich vlivu na stanovení daňového základu. Důsledkem správného a přesného využívání této schopnosti je možnost získání téměř úplného podkladu pro stanovení základu daně z příjmu přímo z účetní evidence (přirozeně až na ty případy, kdy stanovení základu ovlivňují skutečnosti ryze neúčetní).

 

ÚPLNÉ STŘEDISKOVÉ A ZAÁZKOVÉ ÚČTOVÁNÍ

Lze definovat hospodářská střediska ve třech organizačních úrovních. Na střediska i zakázky lze pak směrovat náklady a výnosy i obraty majetkových účtů. Tomuto pohledu jse pak přizpůsoben i systém výstupních sestav.

 

 

 

FILOZOFIE ZÁZNAMU ÚČETNÍCH OPERACÍ

Předpokládá se kategorizace účetních dokladů firmy podle okruhů do dokladových řad, řada má dvouznakové označení, doklady jsou číslovány v rámci řady (doklad je tedy jednoznačně určen označením řady a číslem v rámci řady). Jeden doklad může mít libovolný počet účetních záznamů, které program čísluje sám podle pořadí, ve kterém byly zadávány. Takový záznam může být dvoustranný i jednostranný.

Program akceptuje i stranově nevyvážené doklady, nejdéle však do měsíční závěrky, při které je vyváženost všech dokladů uzavíraného měsíce podmínkou.

 

HOSPODÁŘSKÝ ROK, MĚSÍČNÍ A ROČNÍ ZÁVĚRKA

Zpracování má měsíční periodu zpracování, logika programu dovoluje zadávat záznamy vždy do běžného i do následujícího měsíce, a tak je v každém okamžiku možno pracovat v operačním prostoru o délce dvou účetních měsíců, což je dostatečné pro kontrolu, opravu chyb i zajištění plynulosti zpracování při přechodu měsíců.

K zaúčtování ve smyslu zákona o účetnictví dochází až provedením měsíční závěrky, při níž je provedeno zaúčtování všech záznamů měsíce.  V důsledku toho opravy a úpravy záznamů běžného měsíce není nutno protokolovat. Tato povinnost nastupuje až při využití aparátu pro korekci minulých měsíců.

Program umožňuje definovat libovolný hospodářský rok, který nemusí být shodný s rokem kalendářním. Hospodářský rok může mít délku od 1 do 15 měsíců, standard je přirozeně 12 měsíců. Jednotlivé roky jedné firmy za sebou navazují.

Operace roční uzávěrky jsou v plné šíři zajištěny programem, který na pokyn operátora provede uzávěrkové převody na konečný účet rozvažný a při otevírání roku zrcadlové rozvinutí počátečního účtu rozvažného.

Pro operace otevření roku slouží vždy fiktivní měsíc 0, v němž lze vedle automatických operací otevření roku provést i vlastní účtování, například zadání převodových můstků.

 

SOUSTAVA VÝSTUPNÍCH ZPRÁV

Uživateli se nabízí základní široký rejstřík potřebných sestav dokladového i informačně-rozborového charakteru. Zahrnuje okruh výpisů hlavní účetní knihy, saldokont a řadu dalších sestav.

Všechny sestavy lze vyvolat retrospektivně po celý účetní rok, většinu výpisů lze vytisknout i                  v podobě, která uvažuje do výpočtů i záznamy rozpracovaného příštího měsíce.

Manipulaci se sestavami doplňuje aparát pro práci s archivem sestav, sada grafů a možnost konverze sestav do souboru ve formátu *.DOC pro editor WORD či 602TEXT. Navíc existuje možnost objednat si rozšiřující speciální sestavy, kterými lze program doplnit přesně podle přání uživatele.

 

SATELITNÍ AGENDY

Do agendy lze zaznamenávat veškeré účetní záznamy firmy přímo, ale je možné jednotlivé relativně samostatné okruhy účetních operací vyčlenit do autonomních účetních evidencí, jejichž obraty lze do finančního účetnictví automatizovaně přenést.

Součástí systému WINROY jsou ještě tyto samostatné evidence:

MAJW - majetek (včetně drobného čili krátkodobého v operativní evidenci)

PERW - personalistika a mzdy

FAEN - sklad zboží (materiálu) a fakturace

PKLW – pokladní operace, vedení odloučené pokladny

BANW – bankovní operace, podpora telebankingu

Program ROYW je také připraven převzít účetní obraty připravené v jakékoli jiné agendě nebo v textovém editoru.

 

 

 

2.2. FUNKČNÍ ČLENĚNÍ AGENDY

  

Na základní úrovni se agenda člení do následujících oddílů, jejichž výběr provádí uživatel v základním nabídkovém menu na hlavní obrazovce agendy:

 

VSTUPY

univerzální vstup záznamů do hlavní knihy, zápis došlých a vystavených faktur

 

ÚPRAVY

zápočtové a kompenzační operace mezi evidencemi saldokontního typu, rušení, opravy a storna základních typů  záznamů,

 

IMPORTY

Import dat dávky vystavených i došlých faktur, přebírání sběrných účetních dokladů ze satelitních  agend, odvozování opakovaných účetních schémat

 

SESTAVY

přehledy a rozbory obratů, informace o stavu účtů, výkazové  sestavy, přehledy pohledávek a závazků, sestavy středisek  a zakázek, přehledy DPH, zvláštní vyžádané sestavy a grafy

 

ZÁVĚRKY

tisk dokladových sestav měsíční uzávěrky a přechod do  dalšího měsíce, tisky sestav roční závěrky

 

SPECIÁLY

návrat na počátek měsíce, otevření roku, zásahy do  analytických evidencí, upomínky, penále, příkazy k úhradě a další pomocné rutiny agendy

 

ČÍSELNÍKY

správa všech číselníků v agendě, zejména účtového rozvrhu, číselníku středisek a zakázek, dokladových řad, napojených evidencí, katalogu firem

 

SERVIS

pomocné a obslužné operace agendy - kopie dat,  regenerace souborů , správa systému klientů, přístupových práv …. Servisní akce jsou popsány v základní uživatelské příručce systému WINROY

 

Každá z těchto kapitol se v programu člení na jednotlivé funkce. Jejich popis je obsahem dalších kapitol tohoto manuálu.

 

 

 


 

2.3.  ANALYTICKÉ EVIDENCE

                                                                 

Jeden z důležitých principů ve výstavbě agendy, jehož uvědomění si je základním předpokladem správného a plného využití všech možností agendy, je souběžná existence dvou úzce provázaných typů evidence:

1. účetní evidence veškerých účetních operací na úrovni  zachycování obratů syntetických účtů účtového rozvrhu  v deníku hlavní účetní knihy

2. analytická účetní a věcná evidence k jednotlivým účtům  charakteru saldokonta pohledávek (odběratelů) a závazků  (dodavatelů), přijatých a poskytnutých záloh a nespárovaných  (nezjištěných) úhrad přijatých i provedených

 

V programu tedy obecně můžeme rozlišit tři třídy záznamních operací:

 

A. REGULÉRNÍ

A.1. OPERACE SE SOUČASNÝM ZÁPISEM DO HLAVNÍ KNIHY A DO ANALYTICKÝCH EVIDENCÍ

Tyto operace provádějí změnu deníku a současně změnu hodnot v příslušných analytických evidencích a to tak, že zůstává zachována souvislost mezi stavem zvláštního účtu a příslušné analytické evidence. Jedná se o zadávání došlých i vystavených faktur, záznamy úhrad faktur a záloh v univerzálním záznamu, všechny operace kompenzačního  charakteru, operace storna a operace rušení s vazbou do  analytické evidence. Všechny záznamy těchto operací jsou  jasně odlišné od předchozích tím, že vyžadují zadání párovacích symbolů, které určují položku analytické evidence, s níž se operace provádí.

 

B. POMOCNÉ

B.1. OPERACE SE ZÁPISEM POUZE DO HLAVNÍ KNIHY

Tyto operace se netýkají analytických evidencí, lze je  uskutečnit pouze prostřednictvím formuláře UNIVERZÁLNÍ  ZÁZNAM a to tehdy, je-li použit saldokontní účet bez vyznačení párovacích symbolů.

 

B.2. OPERACE SE ZÁZNAMEM POUZE DO ANALYTICKÉ EVIDENCE

Důsledkem takového záznamu je pouze změna analytické  evidence, účetní záznamy se nemění. Jedná se pouze o skupinu  vstupů ANALYTICKÉ EVIDENCE v části SPECIÁLNÍ OPERACE.  V ideálním případě by tento typ vstupu v agendě měl být  použit pouze jedinkrát, a to na počátku při zadání  počátečního stavu analytické evidence ke všem zvláštním  účtům.

 


 

2.4. ÚČETNÍ ZACHYCENÍ DANĚ Z PŘIDANÉ HODNOTY

 

V celém programovém vybavení se důsledně vychází ze zásady plného účetního zachycení daně             z přidané hodnoty na úrovni finančního (hlavního) účetnictví, a to jak vlastní daně tak i daňového základu.

Z hlediska vedeného účetnictví klienta lze rozeznat dva stavy:

                                          0 = klient je neplátcem daně, 1 = klient je plátcem daně,

Nastavení lze změnit v programu v části  SERVIS – PARAMETRY – DPH – PLÁTCE DANĚ

Zachycování daně program provádí výhradně pro plátce.

 

Jednotlivé typy zdanitelných plnění jsou identifikovány jednoznačným číselným kódem.  Tabulky těchto kódů jsou k dispozici pro vytištění v části  SERVIS – MANUÁLY.

Daňové typy jsou přiřazeny užívaným typům zdanitelných plnění a tedy příslušným polím v přiznání k dani z přidané hodnoty. Jsou tedy používány k vyhodnocení daňové příslušnosti jednotlivých účetních záznamů. Tyto kódy se vyplňují do položky DPHM na straně MD záznamu (daň na vstupu), respektive do položky DPHD na straně DAL (daň na výstupu).

Pro zaznamenání vzniku daňové povinnosti nebo vzniku nároku na odpočet se NEPROVÁDÍ manuálně DALŠÍ SAMOSTATNÝ ÚČETNÍ ZÁZNAM (souběžně se zaúčtováním základu). Tento záznam vždy program sám odvodí ze záznamu účtujícího základ daně podle uvedeného daňového typu (jen u typů  s nenulovou sazbou daně) a zadané výše daně.

Programy umožňují zadat i výši daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení apod.). Program však vypočítává a navrhuje daň podle algoritmu stanoveného předpisem.

Platí zásady:

1. Doklad jako celek může být nedaňový, vstupní daňový, výstupní  daňový, kombinovaný (v případě sběrných dokladů).

2. K sumám obratů dokladu je neustále připočítávána ve všech  výstupech i výše daně, i když záznamy účtující daň fyzicky  neexistují, pouze se vždy odvozují ze základního záznamu.

3. Nelze oddělit zdaňovací a účetní období  dokladu – každé zdanitelné plnění tedy vždy spadá do toho kalendářního měsíce, do něhož je doklad zaúčtován.

Hlavním úkolem uživatele je správné zadání daňového typu do každé položky záznamu daňových dokladů. Vstupními místy jsou především oba formuláře zadávání faktur, daňové doklady se však zadávají i univerzálním záznamem (pokladní daňové doklady).

Princip zachycení DPH v případných satelitních agendách je naprosto shodný a tyto agendy pak do finančního účetnictví předávají své souhrnné obraty, v těchto obratech je však členění podle daňových typů zachováno. Po uzavření měsíce jsou pak všechny souhrnné hodnoty zúčtované daně za firmu k dispozici v členění dostatečném pro sestavení daňového přiznání. Jsou uloženy jako obraty účtů 3431 a 3432, které představují výši zúčtované daně.

Při účtování DPH přejímá odvozený záznam účtující o dani číslo střediska z mateřského záznamu účtujícího o základu, je proto možno saldo DPH sledovat ve střediskovém členění.

Program sestaví formulář daňového přiznání za vybrané období a umožňuje vypsat předepsané seznamy zdanitelných plnění za jednotlivé měsíce.

 

 

ÚČTY PRO ZACHYCENÍ DANĚ

Program si definuje analytické účty 3431, 3432 a 3433 pro vlastní automatické zachycení DPH. Tyto účty nelze modifikovat ani rušit.

Účet pro zachycení daně na vstupu:      3431 DPH na vstupu

                                                             (směrodatné pro daňové přiznání jsou  jen obraty strany MD )

Účet pro zachycení daně na výstupu:     3432 DPH na výstupu

                                                             (směrodatné pro daňové přiznání jsou jen obraty strany DAL)

Účet pro zachycení závazku za daň, úhrad a vrácení daně:

                                                             3433 závazek za daň z přidané hodnoty

 

Příklad

ZAÚČTOVÁNÍ ZÁZNAMU Z DAŇOVÉHO DOKLADU:

nákup zboží z tuzemska v ceně 1000,- Kč se sazbou daně 22%

Zápis základního záznamu:

UCETM: 131 - pořízení zboží

UCETD: 321 - dodavatelé

HODM:   1000,-

HODD:   1220,-

DPHM:   4

 

DANM:  220,-

 

 

Program provede u PLÁTCE tyto záznamy:

UCETM

HODM

UCETD

HODD

131

1000,-

321

1220

3431

220,-

 

 

(ve skutečnosti fyzicky existuje jen první záznam s vyznačením daňového typu a výše daně, druhý záznam se vždy odvozuje pro potřeby všech výstupů)

Při měsíční uzávěrce se zůstatky účtů 3431 a 3432 přeúčtují složeným dokladem na účet 3433 (účty 3431, 3432 mají mít tedy po této uzávěrce nulový zůstatek (u PLÁTCE)). Tento složený doklad vygeneruje program sám při provádění měsíční uzávěrky.

Účetní provedení u PLÁTCE:                                        podle středisek

1.                     zůstatek 3431                                         MD 3433            DAL 3431

2.                     zůstatek 3432                                         MD 3432            DAL 3433

finanční úhrada

Skutečné úhrady DPH se pak účtují:                               MD 3433            DAL 221

Navrácení DPH se účtují:                                               MD 221              DAL 3433

Nevratnou část zúčtované vstupní daně, která zůstává teoreticky – kdy na straně MD účtu 3433 nutno periodicky nebo ročně přeúčtovat do nákladů (způsob závisí na uživateli).

 

 


3. POPIS FUNKCÍ AGENDY

 

*V - VSTUPY

 

V tomto oddíle programu provádí uživatel všechny prvotní vstupy záznamů  přímým manuálním zadáním dat účetních záznamů do formuláře:

 

 

*V:U - UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM

  

Základní rozlišovací jednotkou dat zapsaných do hlavní účetní knihy je DOKLAD. Je v rámci deníku každého měsíce jedinečný svým číslem, které se skládá z označení dokladové řady a z čísla dokladu        v rámci této řady. Doklad je tvořen jedním nebo více záznamy, které jsou obrazem jednotlivých dále nedělitelných operací, jejichž zachycení je smyslem podvojného účetnictví.

Do formuláře na obrazovce se zapisují jednotlivé doklady, a to po záznamech. Záznam může být zadán jako oboustranný (účet a částka na straně MÁ DÁTI i na straně DAL) nebo jako jednostranný (účet a částka jen na jedné ze stran záznamu). Program jednotlivým záznamům v rámci dokladu přiděluje sám pořadová čísla.

Možné podoby záznamů:

                                    MD                                                  

                    ÚČET               ČÁSTKA

                                 DAL

                   ÚČET              ČÁSTKA 

                                                          1. oboustranný vyvážený

                    221                    500,-

                   601                    500,- 

                                                        2. oboustranný nevyvážený

                    221                    500,-

                   601                    440,- 

                    221                    100,-

                   601                    200,- 

                                                 3. levostranný (jen obrat strany MD)

                    221                    100,-

                      -                         -

                                               4. pravostranný (jen obrat strany DAL)

                      -                         -                 

                    211                    400,- 

 

 

Jednotlivé doklady nemusí být v průběhu zpracování měsíce stranově vyváženy (nemusí být součet účtovaných hodnot na straně MD i DAL v rámci jednoho dokladu nepřetržitě stejný) a mohou se libovolným způsobem doplňovat v různých vstupech do deníku. Podmínkou uzavření měsíce je však vyváženost všech dokladů.

Zadavatel musí u každého dokladu určit měsíc účtování, lze totiž souběžně zadávat doklady do běžného (zpracovávaného) měsíce i do měsíce, který následuje po něm. Záznamy běžného měsíce se účetně projeví na stavu a obratu účtů ihned po zápisu, záznamy příštího měsíce až po uzavření měsíce.

RADA - dokladová řada

Dvouznakové označení dokladové řady, nabídka z tabulky  dokladových řad definované uživatelem         v části ČÍSELNÍKY. (F1=výběr)

DOKL - číslo dokladu

Číslo dokladu program předvyplňuje číslem posledního  rozpracovaného dokladu až do vyvážení souhrnných obratů obou  stran nebo volným číslem dokladu v rámci vybrané řady, lze  však přepsat i již existujícím číslem dokladu - pak se jedná  o zadávání dalšího záznamu v pořadí do dříve rozpracovaného  dokladu. Viz. číslování (stupňování) dokladů.

MES a ROK - měsíc a rok zúčtování dokladu

Položky pro zadání účetního období dokladu, zadávají se jen  do prvního záznamu dokladu, lze uvést běžný a následující měsíc (zadává se pořadové číslo měsíce v roce, rok si program doplní). Pro poslední měsíce roku a měsíc 0 je následujícím měsícem měsíc  1 (následujícího roku).

POZOR – platí zásada program zapíše (zařadí) všechny záznamy dokladu jen do jednoho měsíce – řídí se prvním záznamem dokladu.

DATUM - datum provedení operace

Datum provedení operace podle dokladu, lze jej v rámci  jednoho dokladu obměnit. Tvar je DD.MM.RRRR. Údaje se po vyplnění zbarví červeně, pokud zadané datum neleží  v měsíci účtování.

TEXT - slovní popis operace

Libovolný textový údaj - popis operace (záznamu), který může  být pro každý záznam dokladu různý.

UCETM - účet MÁ DÁTI

Lze zadat buď přímo číslo účtu nebo si vyvolat zadáním  jednoho nebo dvou cifer čísla účtu nabídku všech účtů  vybrané třídy nebo skupiny (F1=úplný výběr). Účet se kontroluje na existenci  a pro kontrolu účtaře se objevuje na obrazovce zkrácený  název účtu (vlevo dole).

STRM - středisko MÁ DÁTI

Firmy, které používají vnitřní organizační členění na  střediska, mohou do položky vyplnit středisko. Lze přes F1  vyvolat číselník středisek a z něj vybrat, zadané číslo  střediska se kontroluje na existenci a zobrazí se název  střediska. Středisko má význam analytického členění účtů  včetně majetkových, takže program umožňuje sestavit výkazy  o důchodové i majetkové situaci jednotlivých středisek.

Pro sledování středisek lze nastavit 3 režimy (viz SERVIS - PARAMETRY – ÚČETNICTVÍ -STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ). Lze  střediska nerozlišovat - položku program vynechává, je možno účty střediskově členit (pak se musí vyplnit vždy a v číselníku  středisek musí existovat alespoň jedna položka, jedno  středisko).

ZAKM - zakázka MÁ DÁTI

U účtů nákladů a výnosů se může vyplnit číslo zakázky,  stiskem F1 lze vyvolat číselník zakázek           a z něj vybrat,  číslo zakázky se kontroluje na existenci a zobrazí se  označení zakázky. Pokud je číselník prázdný (firma zakázky  nerozlišuje), způsobí F1 přechod na další položku.

Pro sledování zakázek lze nastavit 2 režimy (viz SERVIS - PARAMETRY – ÚČETNICTVÍ - STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ). Lze  zakázky nerozlišovat - položku program vynechává, je možno  zakázkově rozlišovat náklady a výnosy.

DPHM - daňový typ MÁ DÁTI

Lze přímo vyplnit daňový typ nebo si (F1) zobrazit výběrovou  tabulku, program zobrazí vybranou sazbu. Zásady zachycení  daně z přidané hodnoty jsou uvedeny v samostatné části (2.4).

HODM - částka MÁ DÁTI

Účtovaná částka v Kč na straně MÁ DÁTI, může být i nulová  nebo záporná (používá se desetinná tečka a minus před první  cifrou)

DANM - částka daně MÁ DÁTI

Pokud je vyplněna položka DPHM nenulovou hodnotou,  předvyplní program položku daní vypočtenou ze základu  uvedeného v položce HODM s použitím platného způsobu  zaokrouhlení. Uživatel může výši daně změnit, ale pokud se  odliší od správně vypočtené daně o více než o možnou  zaokrouhlovací chybu, program to signalizuje zobrazením  blikající částky v dolní části obrazovky.

UCETD - účet DAL

Lze zadat buď přímo číslo účtu nebo si vyvolat zadáním  jednoho nebo dvou cifer čísla účtu nabídku všech účtů  vybrané třídy nebo skupiny. Účet se kontroluje na existenci  a pro kontrolu účtaře se objevuje na obrazovce zkrácený  název účtu.

STRD - středisko DAL

Firmy, které používají vnitřní organizační členění na  střediska, musí do položky vyplnit středisko. Lze vyvolat  číselník středisek a z něj vybrat, číslo střediska se  kontroluje na existenci a zobrazí se název střediska.

Vyplňování nebo vynechání položky se řídí týmž nastaveným  režimem, jako položka STRM, kde je vše popsáno blíže.

ZAKD - zakázka DAL

U účtů nákladů a výnosů se může vyplnit číslo zakázky,  stiskem ENTER lze vyvolat číselník zakázek a z něj vybrat,  číslo zakázky se kontroluje na existenci a zobrazí se  označení zakázky.

Vyplňování nebo vynechání položky se řídí týmž nastaveným  režimem, jako položka ZAKM, kde je vše popsáno blíže.

DPHD - daňový typ DAL

Lze přímo vyplnit daňový typ nebo si (F1) zobrazit výběrovou  tabulku, program zobrazí vybranou sazbu. Zásady zachycení  daně z přidané hodnoty jsou uvedeny v samostatné části.

 

HODD - částka DAL

Účtovaná částka v Kč na straně DAL, může být i nulová nebo  záporná (používá se desetinná tečka a minus před první  cifrou).

DAND - částka daně DAL

Pokud je vyplněna položka DPHD nenulovou hodnotou,  předvyplní program položku daní vypočtenou ze základu  uvedeného v položce HODD. Uživatel může výši daně změnit,  ale pokud se odliší od správně vypočtené daně o více než  o možnou zaokrouhlovací chybu, program to signalizuje  zobrazením blikající částky v dolní části obrazovky.

Po ukončení zaznamenávání operací se zapsané operace ihned projeví na běžném stavu účtů.

Program průběžně zobrazuje celkové sumy obou stran účetních záznamů právě zpracovávaného dokladu.

 

 

ÚČTOVÁNÍ NA SALDOKONTNÍ ÚČTY

Pokud ve formuláři UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM zapíšeme kontaci záznamu na některý ze zvláštních účtů definovaných v účtovém rozvrhu jako účet odběratelů (pohledávek), dodavatelů (závazků), přijatých nebo poskytnutých záloh, program na to příslušným způsobem reaguje.

 

STRANA "MD" UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU:

Zvláštní účet typu 1=odběratelé/pohledávky (např. 311) na MD:

a)  Jde o ZADÁNÍ POHLEDÁVKY, která se nepromítne do analytické evidence,  to může vést               k porušení integrity dat (návaznosti analytiky). Správně je třeba tento zápis provést do formuláře VYSTAVENÉ FAKTURY, kde lze zadat i další údaje o pohledávce, které si analytická evidence  vyžaduje. Takto program chápe záznam, pokud uživatel dále  nezadá párovací symbol  (VARSYM).

b) Jedná se o úhradu vystaveného dobropisu respektive došlého vrubopisu, takto program chápe záznam, pokud uživatel dále zadá párovací symbol (VARSYM) dobropisu.

Zvláštní účet typu 2=dodavatelé/závazky (např. 321) na MD:

Jde o ÚHRADU ZÁVAZKU, program si v závěru formuláře vyžádá zadání párovacích symbolů dodavatelské faktury:

FIRMA - heslo firmy, nepovinné, lze si F1 vyvolat menu firem,  je-li vyplněno usnadní vyhledání faktury

PS1 (KONTO)

1. párovací symbol závazku, číslo účtu dodavatele, byla-li  zadána FIRMA, je předvyplněno KONTO, ECF, PS1, PS2 údajem z katalogu firem, lze  přepsat podle skutečnosti

 lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu

F1 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat  faktury zadané firmy a stiskem ENTER přenést párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře UNIVERZÁLNÍHO  ZÁZNAMU

F2 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat  CELÝ SOUBOR NEUHRAZENÝCH FAKTUR a stiskem ENTER přenést párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře  UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU

PS2 (VARSYM)

2. párovací symbol závazku, variabilní symbol faktury neboli  číslo faktury podle dodavatele, je-li po předchozím výběru  faktury předvyplněno, stačí potvrdit klávesou ENTER

 lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu

!!! POZOR !!!

Pokud faktura se zadanými párovacími symboly v souboru  závazků neexistuje, provede program změnu účtu MD na 32199  - nespárované úhrady závazků.

!!! POZOR !!!

Pokud faktura se zadanými párovacími symboly v souboru  závazků existuje, ale je evidována na jiném účtu závazků,  než byl zadán, provede program změnu účtu MD na správnou  hodnotu.

 

Zvláštní účet typu 3=přijaté zálohy (např. 324) na MD

Z pohledu programu se jedná o vratku zálohy, toto se signalizuje varovným výpisem na obrazovku. Program si vyžádá vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto vratku do seznamu přijatých záloh jako zálohu se zápornou hodnotou. Ve volbě slučování a kompenzace přijatých záloh pak lze tuto položku zlikvidovat proti jedné nebo více položkám - zálohám dané firmy.

 

Zvláštní účet typu 4=poskytnuté zálohy (např. 314) na MD

Záznam tohoto typu chápe program jako zápis poskytnutí zálohy. Vyžádá si vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto položku do seznamu poskytnutých záloh.

 

STRANA "DAL" UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU:

 

Zvláštní účet typu 1=odběratelé/pohledávky (např. 311) na DAL:

Jde o ÚHRADU POHLEDÁVKY, program si v závěru formuláře vyžádá zadání párovacích symbolů vystavené faktury:

PS1 (VARSYM)

jediný párovací symbol pohledávky, variabilní symbol faktury  neboli číslo vystavené faktury,

F2 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat  CELÝ SOUBOR NEUHRAZENÝCH FAKTUR a stiskem ENTER přenést  párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře  UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU

lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu

 Položka PS2 se u vystavených faktur nevyužívá.

!!! POZOR !!!

Pokud faktura se zadaným párovacím symbolem v souboru  pohledávek neexistuje, provede program změnu účtu DAL na  31199 - nespárované úhrady pohledávek.

!!! POZOR !!!

Pokud faktura se zadaným párovacím symbolem v souboru  pohledávek existuje, ale je evidována na jiném účtu  pohledávek, než byl zadán, provede program změnu účtu DAL na  správnou hodnotu.

 

Zvláštní účet typu 2=dodavatelé/závazky (např. 321) na DAL

a)  Jde o ZADÁNÍ ZÁVAZKU, který se nepromítne do evidence, může  vést k porušení integrity dat. Správně je třeba tento zápis  provést do formuláře DOŠLÉ FAKTURY, kde lze zadat i další  údaje o závazku, které si analytická evidence vyžaduje.  Takto program chápe záznam, pokud uživatel dále nezadá  párovací symboly (KONTO,VARSYM).

b) Jedná se o úhradu došlého dobropisu respektive vystaveného  vrubopisu, takto program chápe záznam, pokud uživatel dále  zadá párovací symboly (KONTO, VARSYM) dobropisu.

 

Zvláštní účet typu 3=přijaté zálohy (např. 324) na DAL

Záznam tohoto typu chápe program jako zápis o přijetí zálohy. Vyžádá si vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto položku do seznamu přijatých záloh.

 

Zvláštní účet typu 4=poskytnuté zálohy (např. 314) na DAL

Z pohledu programu se jedná o vratku poskytnuté zálohy, toto se signalizuje varovným výpisem na obrazovku. Program si vyžádá vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto vratku do seznamu poskytnutých záloh jako zálohu se zápornou hodnotou. Ve volbě slučování a kompenzace poskytnutých záloh pak lze tuto položku zlikvidovat proti jedné nebo více položkám - zálohám poskytnutým dané firmě.

 

Nelze dát saldokontní účty na obě strany záznamu, takovou situaci je třeba řešit rozložením záznamu na dva záznamy, kdy každý má protistranu nevyplněnou.

 

 


 

*V:V - VYSTAVENÉ FAKTURY

 

OBECNĚ

V části VYSTAVENÉ FAKTURY lze do programu zadávat všechny záznamy pohledávek, které chceme jednotlivě sledovat v analytické evidenci a které jsou účetně zachycovány na některém účtu charakteru pohledávek (odběratelů). Takový účet musí být jako účet typu pohledávky (odběratelé) s typovým označením 1 nastaven v účtovém rozvrhu.

V počátečním účtovém rozvrhu je jako účet pohledávek vyznačen jediný účet: 311 - pohledávky za odběrateli. Uživatel si může podle svých potřeb definovat více účtů tohoto typu, např. 3111                     - odběratelé tuzemští a 3112 odběratelé zahraniční. Tyto nové účty je nutno založit v účtovém rozvrhu a navíc ještě vyznačit ve volbě přiřazení analytické evidenci jako saldokontní účet typu 1.

Záznam faktur se provádí dvojím způsobem:

 - přímým manuálním zápisem jednotlivých faktur

 - přebíráním dat faktur z agendy fakturace (viz část IMPORTY)

Oba dva vstupy jsou programově ošetřeny tak, že každý záznam pohledávky je zanesen do analytické evidence a současně se projeví příslušným způsobem na stavu příslušného účtu pohledávek, takže nedojde k porušení integrity dat.

Párování vystavených faktur s úhradami se provádí prostřednictvím jediného párovacího symbolu, kterým je INTERNÍ ČÍSLO FAKTURY. Toto číslo je při prohlížení záznamů hlavní knihy zachyceno v položce PS1, v bankovních výpisech úhrad vystavených faktur pak se objevuje jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.

Záznam úhrad a záloh od odběratelů probíhá výhradně přes vstup UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.

Záznam faktur umožňuje zaznamenat vystavenou fakturu v celé podrobnosti účetního členění, tzn. v rozpadu na různě kontované dílčí částky na straně výnosů. Důvody pro rozdělení faktury do dílčích částek mohou být různé, obvykle je důvodem směrování části výnosů na různé účty, různá střediska či zakázky, nebo důvody spojené s nutností zachytit na jedné faktuře různé typy DPH.

Faktury program zaznamenává do jediné dokladové řady s označením VF, případnou potřebu členění vystavených faktur nutno řešit vytvořením číselných intervalů vyznačených přímo v čísle faktury.

 

Kompletní záznam faktury má následující podobu, např.:

 

                               MD

                ÚČET               ČÁSTKA

                              DAL 

                  ÚČET              ČÁSTKA

                  hlavičkový záznam

               311                      15 000,-

                       -                        - 

                                                                                                     záznamy dílčích částek

                 -                             -

                    601                   10 000,- 

                 -                             -

                    602                     5 000,- 

 

Počet dílčích částek faktury není omezen.

Z hlediska případných následných oprav účetního záznamu faktury je nutné si uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je ZÁZNAM VÁZANÝ, tj. že jeho změny a opravy je nutné a také jedině možné provádět pouze cestou zrušení (k tomu slouží zvláštní volba v části ÚPRAVY - OPRAVY A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ) a nového zadání faktury. Oproti tomu jsou záznamy dílčích částek z hlediska programu ZÁZNAMY VOLNÉ a je možno je libovolně rušit či opravovat. Následkem takové opravy nebo zrušení záznamu dílčí částky může být pak nanejvýš porušení vyváženosti dokladu faktury.

 

 

 

V:V:Z   ZÁZNAM  FAKTUR

ZÁZNAM FAKTUR umožňuje zápis faktury po dílčích částkách - jeden záznam je jedna dílčí částka faktury.

Dílčí částky jedné faktury lze zadávat i po částech ve více různých zadávacích dávkách.

 

Formulář má dvě část. Na první se vyplňují údaje společné pro celou fakturu, tj. číslo faktury a ostatní "hlavičkové" údaje, údaje pro penalizaci a výše případné poskytnuté zálohy. Druhá obrazovka patří jednotlivým dílčím částkám. Po zadání hlavičky následuje přechod druhé části formuláře, při dodatečném zadávání  lze vyhledat hlavičku faktury a stiskem F2 přejít přímo do druhé části formuláře pro dílčí částky.

 

PRVNÍ ČÁST FORMULÁŘE VF  pro zadání hlavičkové části:

ICF interní číslo faktury

zadává se vlastní číslo faktury, které zde hraje důležitou  roli párovacího symbolu s příštími úhradami,

program nabídne volné číslo faktury, lze jen ponechat, pokud  souhlasí

DATVF datum vystavení faktury

zadá se datum vystavení podle faktury, údaj se věcně  nekontroluje

DATSPL datum splatnosti faktury

zadá se datum splatnosti podle faktury, program předvyplní  datem následujícím o N dní po datu vystavení (N je počet dní  standardního posunu mezi vystavením a splatností faktury  - viz SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE), lze přepsat jinou  hodnotou

údaj je rozhodný pro případné upomínání a penalizaci

MER měsíc a rok zúčtování

zadává se ve tvaru MM.RR měsíc a rok, do něhož má být  faktura zúčtována (lze zadat měsíc běžný a následující,  v měsících 13 a 0 pak jen měsíc 1). Program údaj předvyplní  měsícem odvozených z data vystavení - nutno kontrolovat,  toto nemusí vždy souhlasit se skutečností.

FIRMA heslo firmy

heslo firmy je jednoznačné číslo nebo zkratka přiřazená  firmě odběratele, možné způsoby vytváření tohoto údaje jsou  popsány detailně v části ČÍSELNÍKY  - KATALOG  FIREM

F2 lze vyvolat nápovědní menu firem zařazených  v katalogu firem a vybranou firmu stiskem ENTER přenést do  formuláře faktury

F3 lze přejít do úplné aktualizace katalogu, zapsat si novou firmu či vybrat existující a přenést ji zpět do formuláře faktur.

Heslo firmy lze také zadat přímo, je-li známo

Pokud bylo zadáno heslo firmy již v katalogu zařazené,  předvyplní program další položky týkající se firmy  (NAZOD,ULIOD,MESOD,BANOD,PSCOD,ZEMOD) a přeskočí až na  následující položku HOD

pokud bylo zadáno heslo firmy nové, musí uživatel všechny  uvedené adresní údaje firmy uvést a program si je zaznamená  do katalogu pro další opakované použití

NAZOD     název firmy odběratele - libovolný text

ULIOD       adresa odběratele - ulice a číslo

MESOD     adresa odběratele - město a čtvrť

PSCOD      adresa odběratele - poštovní směrovací číslo

ZEMOD     adresa odběratele - země (jen u zahraničních odběratelů)

BANOD     4místný číselný kód banky odběratele

Všechny výše uvedené adresní údaje odběratele nemusí být povinně uvedeny. Mají smysl jen pro kompletnost údajů v katalogu a u těch uživatelů, kteří chtějí využívat volby PENÁLE a UPOMÍNKY

HOD fakturovaná částka

 - uvede se celková odběrateli vyúčtovaná částka faktury, ne  vždy tedy částka určená k úhradě !!!, měla by být nenulová

STRED středisko pohledávky, ZAKAZ zakázka pohledávky

má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové  účty, v tomto případě pohledávky, ve střediskovém členění  vyplní se číslo střediska, je kontrolováno na existenci  proti číselníku středisek, může však zůstat nevyplněno

UCETM účet pohledávky

lze přímo zapsat majetkový účet pohledávky (obvykle 311), musí existovat v ako účet pohledávek  (typ 1)

Stiskem F1 lze vyvolat menu všech existujících saldokontních účtů pohledávek a stiskem ENTER  vybraný účet přenést do formuláře

je-li povolen jediný účet, přenese se po stisku ENTER nebo  F1 do formuláře automaticky

ZALOHA výše přijatých záloh

údaj má informativní význam bez účetních dopadů, slouží jen  k vyznačení faktu, že faktura má být zčásti nebo celá likvidována zálohou, seznam nezlikvidovaných faktur s takto vyznačeným předběžným přijetím záloh vypíše program před  provedením měsíční uzávěrky

PENPER penalizační perioda

uvede se délka penalizační periody ve dnech

nenulová hodnota např. 7 značí, že penále bude vypočítáváno  za každých započatých 7 dní prodlení úhrady, obvyklá  a programem nabízená hodnota je 1, tj. penále se počítá za  každý den prodlení, tuto hodnotu lze změnit v části SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE.

nulová hodnota značí, že penále se vypočte jednorázově  v okamžiku vzniku prodlení

PENPR procento k penalizaci za periodu

uvede se v procentech, jaký podíl fakturované částky má být  předepsán jako úrok z prodlení za každou promeškanou periodu

obvyklá sazba nabízená programem je 0.05% čili půl promile,  tuto hodnotu lze změnit v části SERVIS – PARAMETRY.

PENHOD částka k penalizaci za periodu

uvede se částka v Kč, která má být předepsána jako úrok  z prodlení za každou promeškanou periodu

obvyklá sazba nabízená programem je 0.05% čili půl promile

údaje PENPR a PENHOD se vylučují, pokud je jeden vyplněn,  musí být druhý nulový

Poznámka:

Do první obrazovky formuláře se lze vrátit i při zadávání  kterékoli další dílčí částky faktury použitím klávesy "šipka  vzhůru" na první položce druhé obrazovky (předmět  fakturace).

 

 

 

DRUHÝ FORMULÁŘ VF  pro zadávání DÍLČÍCH ČÁSTEK

 

Při záznamu dílčích částek se vyplňují tyto položky:

 

PREDM předmět fakturace

libovolná textová položka popisující předmět fakturace  v dílčí částce

 

UCETD účet DAL

zadá se některý z účtů účtového rozvrhu podle kontace dílčí  částky, program provede kontrolu na existenci účtu

 

STRD středisko DAL

zadá se číslo střediska podle kontace dílčí částky (obvykle  středisko, jehož je dílčí částka výnosem)

přes F1 výběr středisek z menu

 

 

 

ZAKD zakázka DAL

zadá se číslo zakázky podle kontace dílčí částky (obvykle  zakázka, na kterou je výnos dílčí částky směrován), program netrvá na existenci zakázky v číselníku zakázek

 

DPHD typ DPH

vyplní se typ DPH příslušný dílčí částce (na F1 výběr), typy viz SERVIS – NÁVODY …

 

HODD dílčí částka faktury v Kč

zadává se částka zdanitelného základu příslušného dílčí  částce

podle zvoleného typu DPH předvypočte program hodnotu tak,  jako kdyby se jednalo o poslední dílčí částku faktury, tj. rozdělí dosud nerozdělený zůstatek faktury na základ a daň podle platného algoritmu výpočtu daně.

 

DAND dílčí částka DPH

Vypočítá se předem daň podle  příslušného typu  a sazby  DPH.

Údaj lze přepsat jinou hodnotou,  signalizuje se odchylka o více než 1,- Kč od teoretické  hodnoty vypočtené s použitím sazby podle předpisu

 

 

 

*V:V:P      PROHLÍŽENÍ  POHLEDÁVEK

Jedná se o prohlížení souboru pohledávek volitelně v běžném  či příštím stavu (viz základní pojmy) - zobrazí se tedy  všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na okamžik jejich  záznamu (stavový pohled)

Volba *V:V:C umožňuje stejné prohlížení, zobrazují se ale jen pohledávky v cizí měně s vyznačení měny a hodnotami v cizí měně.

 

 

*V:V:S      ZÁPIS STAVOVÝCH TŘÍD DO VF

 

Tento formulář umožní zapsat do každé faktury informaci o jejím stavu – přiřadit jí do jedné z definovaných stavových tříd – viz číselníky – stavové třídy VF.

 


 

*V:D - DOŠLÉ FAKTURY

 

OBECNĚ

V části DOŠLÉ FAKTURY lze do programu zadávat všechny záznamy závazků, které chceme jednotlivě sledovat v analytické evidenci a které jsou účetně zachycovány na některém účtu charakteru závazků (dodavatelů). Takový účet musí být jako účet typu závazky (dodavatelé) s typovým označením 2 nastaven v účtovém rozvrhu.

V počátečním účtovém rozvrhu je jako účet závazků vyznačen jediný účet: 321 - závazky k dodavatelům. Uživatel si může podle svých potřeb definovat více účtů tohoto typu, např. 3211 - dodavatelé tuzemští a 3212 dodavatelé zahraniční. Tyto nové účty je nutno založit v účtovém rozvrhu a navíc ještě vyznačit v účtovém rozvrhu ve volbě přiřazení analytické evidenci jako účet typu 2.

Pro interní potřebu uživatele jsou faktury označeny INTERNÍM ČÍSLEM FAKTURY (položka ICF), což je číslo přidělené faktuře jako účetnímu dokladu.

Záznam faktur se provádí přímým manuálním zápisem jednotlivých faktur.

Vstup je programově ošetřen tak, že každý záznam závazku je zanesen do analytické evidence                a současně se projeví příslušným způsobem na stavu příslušného účtu závazků, takže nedojde                  k porušení integrity dat.

PÁROVÁNÍ DOŠLÝCH FAKTUR s úhradami se provádí prostřednictvím dvou párovacích symbolů, kterými jsou ČÍSLO ÚČTU DODAVATELE (KONTO) a EXTERNÍ ČÍSLO FAKTURY (ECF). Tento způsob párování vylučuje jakoukoli možnost záměny při párování.

ČÍSLO ÚČTU DODAVATELE (KONTO)

Prvním z párovacích symbolů došlých faktur je číslo účtu  dodavatele, položka KONTO, jde o číslo účtu v terminologii  banky, tedy bez případného předčíslí a identifikačního  čtyřmístného čísla banky. Toto číslo je při prohlížení  záznamů hlavní knihy zachyceno v položce PS1.

EXTERNÍ ČÍSLO FAKTURY (ECF)

Druhým párovacím symbolem je externí číslo faktury, položka  (ECF), neboli číslo došlé faktury podle dodavatele. Toto  číslo je při prohlížení záznamů hlavní knihy zachyceno  v položce PS2, v bankovních výpisech úhrad vystavených  faktur, pak se objevuje jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.

Záznam úhrad a záloh dodavatelům probíhá výhradně přes vstup UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.

Záznam faktur umožňuje zaznamenat došlou fakturu v celé podrobnosti účetního členění, tzn.                  v rozpadu na různě kontované dílčí částky na straně nákladů. Důvody pro rozdělení faktury do dílčích částek mohou být různé, obvykle je důvodem směrování části nákladů na různé účty, různá střediska či zakázky, nebo důvody spojené s nutností zachytit na jedné faktuře různé typy DPH.

Faktury program zaznamenává do dokladových řad  přiřazených evidenci DF, jejich číselné intervaly se nesmí překrývat.

 

Kompletní záznam faktury má následující podobu:

 

                               MD

                ÚČET                ČÁSTKA

                              DAL

                 ÚČET               ČÁSTKA

                                                                                                      hlavičkový záznam

                   -                              -

                   321                   12 000,- 

                    záznamy dílčích částek

                 501                      10 000,-

                      -                          -

                 518                        2 000,-

                      -                          -

 

Počet dílčích částek faktury není omezen.

Z hlediska případných následných oprav účetního záznamu faktury je nutné si uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je ZÁZNAM VÁZANÝ, tj. že jeho změny a opravy je nutné a také jedině možné provádět pouze cestou zrušení (k tomu slouží zvláštní volba v části OSTATNÍ VSTUPY - OPRAVY A RUŠENÍ) a znovuzadání faktury. Oproti tomu jsou záznamy dílčích částek z hlediska programu ZÁZNAMY VOLNÉ a je možno je libovolně rušit či opravovat. Následkem takové opravy nebo zrušení záznamu dílčí částky může být pak nanejvýš porušení vyváženosti dokladu faktury.

 

 

*V:D:Z - ZÁZNAM DOŠLÝCH FAKTUR

 

Vstupní formulář má dvě části. V první se vyplňují údaje společné pro celou fakturu, tj. číslo faktury         a ostatní "hlavičkové" údaje, a výše případné přijaté zálohy.

Druhá část patří jednotlivým dílčím částkám. Při jednom vstupu se zadává jedna dílčí částka. Na druhé obrazovce se vyplňují položky popisující dílčí částky faktury - popis, základ daně, typ daně, daň, kontace MD, středisko a zakázka.

Dílčí částky jedné faktury lze zadávat i po částech ve více různých zadávacích vstupech.

 

PRVNÍ (HLAVIČKOVÁ) část formuláře pro vstup došlé faktury:

 

ICF interní číslo faktury

zadává se vlastní číslo faktury, tedy číslo došlé faktury  přidělené uživatelem jako číslo účetního dokladu

program nabídne volné číslo faktury, lze jen ponechat, pokud  souhlasí

PREDC předčíslí účtu

předčíslí účtu je číslo uvedené před druhou pomlčkou zprava  v čísle bankovního konta, je samokontrolní modulo 11  a program upozorňuje na jeho případnou nesprávnost.  Předčíslí musí být uvedeno správně pro potřeby příkazů  k úhradě.

KONTO číslo účtu dodavatele

Jde o vlastní číslo účtu uvedené za druhou pomlčkou zprava  v čísle bankovního konta. Pokud číslo konta neobsahuje  pomlčku, je celé číslem účtu. Pokud obsahuje jen jednu  pomlčku, je rovněž celé číslem účtu a pomlčku je nutno  vynechat. Číslo účtu je samokontrolní modulo 11 a program  upozorňuje na jeho případnou nesprávnost. Číslo účtu musí  být uvedeno správně pro potřeby příkazů k úhradě. Položka  KONTO má při párování DF důležitou úlohu prvního párovacího  symbolu

ECF externí číslo faktury (variabilní symbol)

Druhým párovacím symbolem je externí číslo faktury, položka  (ECF), neboli číslo došlé faktury podle dodavatele.  V bankovních výpisech úhrad vystavených faktur se objevuje  jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.

FIRMA heslo firmy

heslo firmy je jednoznačné číslo nebo zkratka přiřazená  firmě dodavatele, možné způsoby vytváření tohoto údaje jsou  popsány detailně v části ČÍSELNÍKY - KATALOG  FIREM

stiskem F2 lze vyvolat nápovědní menu firem zařazených  v katalog firem a vybranou firmu stiskem ENTER přenést do  formuláře faktury

stiskem F3 lze přejít do formuláře pro úplnou aktualizaci katalogu firem, zadat novou firmu nebo vyhledat už existující a vybranou pak přenést do formuláře faktur

heslo firmy lze také zadat přímo, je-li známo

pokud bylo zadáno heslo firmy již v katalogu zařazené,  předvyplní program další položky týkající se firmy  (NAZDOD,BANDOD) a přeskočí až na následující položku HOD

pokud bylo zadáno heslo firmy nové, musí uživatel všechny  uvedené adresní údaje firmy uvést           a program si je zaznamená  do katalogu pro další opakované použití

NAZDOD název firmy odběratele libovolný text

BANDOD 4místný číselný kód banky dodavatele

nutné pro příkazy k úhradě

SPECIF specifický symbol

zadá se specifický symbol pro potřeby příkazu k úhradě,  je-li uveden na faktuře

KONST konstantní symbol

uvede se konstantní symbol podle povahy platby

program jej předvyplní nejčastěji zadávaným konstantním  symbolem, který si uživatel nastaví v části servisní akce,  změna nastavení

DATVF datum vystavení faktury

zadá se podle uvážení uživatele buď datum vystavení podle  faktury nebo datum záznamu do evidence (lépe), údaj se věcně  nekontroluje

DATSPL datum splatnosti faktury

zadá se datum splatnosti podle faktury, program předvyplní  datem následujícím o N dní po datu vystavení (N je počet dní  standardního posunu mezi vystavením a splatností faktury  - viz SERVIS  - PARAMETRY), lze přepsat jinou  hodnotou, údaj je rozhodný pro přikazování faktury k úhradě

MER měsíc a rok zúčtování

zadává se ve tvaru MM.RRRR měsíc a rok (kalendářní), do něhož má být  faktura zúčtována (lze zadat měsíc běžný a následující. Program údaj předvyplní měsícem odvozených z data vystavení - nutno kontrolovat,  toto nemusí vždy souhlasit se skutečností.

HOD fakturovaná částka

uvede se celková dodavatelem vyúčtovaná částka faktury, ne  vždy tedy částka určená k úhradě !!!, měla by být nenulová

KUHR částka k úhradě

uvede se pro potřeby příkazu k úhradě částka určená  k úhradě, předvyplňuje se fakturovanou částkou, obvykle bývá  nižší o částku zálohy než fakturovaná částka

ZPUHR způsob úhrady

zadá se 1 = příkazem k úhradě, 2 = inkasem, ….  faktury se ZPUHR různým od 1 se nebudou vybírat do příkazů k úhradě

STRED středisko závazku

má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové  účty, v tomto případě závazky, ve střediskovém členění,  vyplní se číslo střediska, je kontrolováno na existenci  proti číselníku středisek, může však zůstat nevyplněno

ZAKAZ  zakázka závazku

má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové účty, v tomto případě závazky,                            v zakázkovém členění,  je kontrolováno na existenci  proti číselníku zakázek, může však zůstat nevyplněno

UCETD účet závazku

lze přímo zapsat majetkový účet závazku (obvykle 321), musí být definován jako saldokontní účet typu 2 - závazky)

F1 lze vyvolat menu všech existujících saldokontních účtů závazků a ENTER vybraný účet  přenést do formuláře, je-li povolen jediný účet, přenese se po stisku ENTER nebo  F1 do formuláře automaticky

ZALOHA výše poskytnutých záloh

údaj má informativní význam bez účetních dopadů, slouží jen  k vyznačení faktu, že faktura má být zčásti nebo celá  likvidována zálohou, seznam nezlikvidovaných faktur s takto  vyznačeným předběžným poskytnutím záloh vypíše program před  provedením měsíční uzávěrky

 

DRUHÁ část  formuláře DF, pro zadávání DÍLČÍCH ČÁSTEK

Na druhou část formuláře program přejde automaticky po vyplnění první hlavičkové stránky nebo po vyhledání již  zadané DF v první části formuláře a stisku F2

Při záznamu dílčích částek se vyplňují tyto položky:

PREDM předmět fakturace

libovolná textová položka popisující předmět fakturace  v dílčí částce

UCETM účet MD

zadá se některý z účtů účtového rozvrhu podle kontace dílčí  částky, program provede kontrolu na existenci účtu

STRM středisko MD

zadá se číslo střediska podle kontace dílčí částky (obvykle  středisko, jehož je dílčí částka nákladem), přes F1 výběr středisek z menu

ZAKM zakázka MD

zadá se číslo zakázky podle kontace dílčí částky (obvykle  zakázka, na kterou je náklad dílčí částky směrován), program netrvá na existenci zakázky v číselníku zakázek

DPHM typ DPH

vyplní se typ DPH příslušný dílčí částce (na F1 výběr):

HODM dílčí částka faktury v Kč

zadává se částka základu daně příslušného dílčí částce

podle zvoleného typu DPH předvypočte program hodnotu tak,  jako kdyby se jednalo o poslední dílčí částku faktury, tj.  rozdělí dosud nerozdělený zůstatek faktury na základ a daň  podle platného algoritmu výpočtu daně

údaj lze přepsat jinou hodnotou, pak se vypočítává daň podle  příslušného typu

DANM výše DPH

vyplní se skutečná výše DPH příslušná základu v této dílčí  částce, program předvyplní, ale je možno přepsat,  signalizuje se odchylka o více než 1,- Kč od teoretické  hodnoty vypočtené s použitím sazby podle předpisu

 

 

*V:D:P - PROHLÍŽENÍ ZÁVAZKŮ

Jedná se o prohlížení souboru závazků volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy)               - zobrazí se tedy  všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na okamžik jejich  záznamu (stavový pohled)

Volba *V:D:C umožňuje stejné prohlížení, zobrazují se ale jen závazky v cizí měně s vyznačení měny a hodnotami v cizí měně.

 

 

*V:D:S      ZÁPIS STAVOVÝCH TŘÍD DO DF

 

Tento formulář umožní zapsat do každé faktury informaci o jejím stavu – přiřadit jí do jedné z definovaných stavových tříd – viz číselníky – stavové třídy DF.

 

 *V:B – PROHLÍŽENÍ ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ

 

Účetní obraz všech operací se zaznamenává do hlavní účetní knihy, která je tvořena souborem deníku měsíce a souborem minulých obratů (deníky již uzavřených měsíců).

Záznamy deníku jsou obecně trojího původu:

          1. přímo zapsané záznamy (UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM)

          2. odvozené z jiných přímých záznamů - ze zápisu VF a DF

          3. automaticky odvozené záznamy (stornovací a kompenzační  operace)

Operace běžného a příštího měsíce se zapisují do souboru deníku měsíce. Záznamy běžného měsíce se v závěrce měsíce přesunou ze souboru deníku měsíce do souboru minulých obratů, kde jsou                        k pasivnímu přístupu k dispozici po celý běžný rok a ještě rok následující.

 

Lze si vybrat z těchto kombinací:

záznamy běžného měsíce

záznamy příštího měsíce

záznamy běžného a příštího měsíce (společně)

záznamy uzavřených měsíců

celý rok – uzavřené měsíce, běžný i příští měsíc

 

Uživatel si může na obrazovce prohlížet všechny dosud zapsané záznamy v režimu prohlížení tabulek.

 

Prohlížená tabulka má strukturu OBRATY.

Zobrazují se jednotlivé záznamy dokladů, jsou identifikovány řadou, číslem dokladu a číslem záznamu v rámci dokladu. Podle typu záznamu jsou zobrazeny kontace jedné nebo obou stran záznamu. Vyznačen je typ DPH, částka daně a poslední údaj dílčí částky je interní programový kód typu operace. Volné záznamy mají kód 1, záznamy ostatních vázaných operací mají kódy různé od 1.

Záznamy s dopadem do analytických evidencí mají zobrazeny hodnoty v položkách PS1 a PS2, tedy hodnoty párovacích symbolů.

 

 


 

*U - ÚPRAVY

 

 

*A:K - ÚHRADY A KOMPENZACE

Chody úhrad a kompenzací jsou určeny k řešení některých zvláštních situací při práci s analytickými evidencemi a na usnadnění operací s nimi.

Volby programu jsou rozděleny do dvou částí na

               VYSTAVENÉ FAKTURY A PŘIJATÉ ZÁLOHY

               DOŠLÉ FAKTURY A POSKYTNUTÉ ZÁLOHY

Způsob práce s oběma těmito okruhy je naprosto analogický, další popis se tedy omezí na okruh vystavených faktur, pro došlé faktury platí totéž přiměřeně, rozdíl je jen ve způsobu párování (párovacích symbolech).

 

ÚHRADA FAKTURY ZÁLOHOU

Úhrada faktury zálohou je zobecněný chod, který umožní likvidovat část faktury proti záloze se současným automatickým proúčtováním.

Zálohy v evidenci jsou evidovány jako jednotlivé položky tak, jak přicházejí. Jsou vždy přiřazeny firmě a vedle toho je program pořadově označuje jedinečným číslem v rámci každého měsíce. Toto číslo je také jednoznačnou identifikací zálohy.

Při úhradě faktury zálohou obecně nejprve vybereme fakturu, kterou budeme hradit a k ní potom zálohu ze souboru záloh a určíme částku, o kterou se má snížit záloha i zůstatek faktury.

Číslo faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F2 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.

Vybraná faktura je připsána některé firmě, a proto zálohu k ní můžeme hledat mezi zálohami jen této firmy (po stisku F1).

Může se ovšem stát, že nebylo nějakým nedopatřením zadáno stejné heslo firmy při záznamu faktury       i při záznamu zálohy, i když tato hesla měla být totožná, protože jde o jedinou firmu (která se tak vlastně dostala pod dvěma různými hesly duplicitně do katalogu firem). V této situaci můžeme použít po stisku F3 vyhledání zálohy v souboru veškerých existujících záloh bez omezení.

Pokud jsme tedy vybrali fakturu i zálohu, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí situaci faktury i zálohy před i po provedení úhrady: celkovou částku faktury i zálohy, sumu úhrad na fakturu a sumu úhrad ze zálohy, zůstatek faktury i zálohy.

Výši úhrady program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna zůstatku na záloze a rovněž nejvýše rovna zůstatku faktury. Tuto částku lze upravit tak, že zadáme novou hodnotu podle potřeby, konečná částka úhrady je shora omezena zůstatkem zálohy. Lze tedy uhradit méně než vyžaduje faktura (i zápornou částku) nebo i více (přeplatit fakturu), ale ne více než bylo k dispozici na záloze.

Dále se musí zadat datum provedení operace.

Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který  logicky připadá jako jediný v úvahu:

k vzájemné úhradě použijeme zálohu a fakturu zúčtovanou  nejpozději v běžném měsíci - měsícem úhrady je běžný měsíc.

záloha nebo faktura (nebo obojí) je zaúčtována do příštího  měsíce - měsícem úhrady je příští měsíc.

Účetní záznamy úhrad jsou zapisovány jako doklady do rezervované dokladové řady KP.

 

ÚHRADA FAKTURY NESPÁROVANOU ÚHRADOU

Úhrada faktury nespárovanou úhradou je zobecněný chod, který umožní likvidovat část faktury proti nespárované úhradě se současným automatickým proúčtováním.

Nespárované úhrady v evidenci jsou evidovány podle párovacích symbolů a měsíců záznamu. Přijaté nespárované úhrady mají zadán jediný párovací symbol PS1 (číslo faktury). Provedené nespárované úhrady mají vyplněny symboly PS1 (KONTO - číslo účtu dodavatele) a PS2 (ECF - externí číslo faktury neboli variabilní symbol). Pokud v jednom měsíci jsou zaznamenány dvě nespárované úhrady se stejnými párovacími symboly, program je sumarizuje do jediné evidenční položky.

Při úhradě faktury nespárovanou úhradou obecně nejprve vybereme fakturu, kterou budeme hradit a k ní potom nespárovanou úhradu ze souboru nespárovaných úhrad a určíme částku, o kterou se má snížit nespárovaná úhrada i zůstatek faktury.

Číslo faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F1 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.

Nespárovanou úhradu určíme buď přímým zadáním párovacích symbolů nebo po stisku F2 navodit přechod do tabulky nespárovaných úhrad a v nich vybrat, vybraná položka se po stisku ENTER přenese do formuláře.

Pokud jsme tedy vybrali fakturu i nespárovanou úhradu, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí situaci faktury i nespárované úhrady před i po provedení úhrady: celkovou částku faktury i nespárované úhrady, sumu úhrad na fakturu a sumu již provedených úhrad z nespárované úhrady, zůstatek faktury i nespárované úhrady.

Výši úhrady program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna zůstatku na nespárované úhradě a rovněž nejvýše rovna zůstatku faktury. Tuto částku lze upravit tak, že zadáme novou hodnotu podle potřeby, konečná částka úhrady je shora omezena zůstatkem nespárované úhrady. Lze tedy uhradit méně než vyžaduje faktura (i zápornou částku) nebo i více (přeplatit fakturu), ale ne více než bylo k dispozici na nespárované úhradě.

Dále se musí zadat datum provedení operace.

Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který logicky připadá jako jediný v úvahu podle principu naznačeného u úhrad faktury zálohou.

 

KOMPENZACE A SLUČOVÁNÍ FAKTUR

Tento zobecněný chod umožňuje kompenzovat v evidenci fakturu dobropisem nebo sloučit dvě faktury (dobropisy) v jednu nebo převést část zůstatku z jedné faktury na druhou se současným automatickým proúčtováním.

Při provádění kompenzace nejprve vybereme fakturu KOMPENZOVANOU, na kterou budeme převádět určitou částku z jiné faktury, a potom k ní vybereme fakturu KOMPENZUJÍCÍ, z níž tuto převáděnou částku vyvedeme.

Číslo kompenzované faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F2 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.

Kompenzující fakturu vybereme buď tak, že přes F1 navodíme výběr z dobropisů firmy, které patří již vybraná kompenzovaná faktura, nebo přes F2 budeme vybírat z celého souboru faktur.

Pokud jsme vybrali fakturu kompenzovanou i kompenzující, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí zůstatek obou faktur před i po provedení kompenzace.

Výši kompenzace program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna menšímu ze zůstatků obou faktur. Tuto částku lze upravit na libovolnou (tedy i zápornou) hodnotu.

Dále se musí zadat datum provedení operace. Kompenzační částka se u obou faktur projeví změnou zůstatku i celkové sumy úhrad na faktuře.

Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který logicky připadá jako jediný v úvahu podle principu naznačeného u úhrad faktury zálohou.

 

KOMPENZACE A SLUČOVÁNÍ ZÁLOH A NESPÁROVANÝCH ÚHRAD

Celý mechanismus kompenzace je v těchto případech velmi věrnou analogií kompenzace a slučování faktur.

 

 

 

*A:S - STORNA OPERACÍ

                                                             

Stornovací operace slouží k opravě chybných účtování nebo odúčtování operací, které se z nějakých důvodů neuskutečnily, přestože byly původně zaúčtovány (například omylem vystavená faktura apod.). Odstranění takových záznamů zapsaných do běžného či příštího měsíce lze provést lépe cestou oprav či zrušení. Operace storna se budou dotýkat záznamů, které byly zachyceny do deníků některého z MINULÝCH MĚSÍCŮ a prošly tak měsíční uzávěrkou. Takové záznamy už přirozeně nelze pouze zrušit, musí být regulérně odúčtovány.

Storna BĚŽNÝCH ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, které nemají žádnou vazbu analytických evidencí (volné záznamy), lze provést jednoduše zadáním dalšího účetního dokladu, který původní doklad věrně kopíruje v počtu a skladbě záznamů a v jejich kontaci, ale hodnotově (účtované částky základu a daně) je obrácen. Obvykle tedy storno původního dokladu účtujeme stejně jako doklad původní, ale všechny hodnoty mají MINUSOVÁ ZNAMÉNKA.

Storna operací S VAZBOU DO ANALYTICKÝCH EVIDENCÍ oproti tomu musíme provést ve zvláštních chodech, které zajistí vedle účetního zachycení storna i odpovídající úpravu stavu analytické evidence.

Storno úhrady faktury (úhrada faktury rovněž váže do analytické evidence faktur) lze provést jako úhradu téže faktury ve výši původní částky úhrady, ale se znaménkem MINUS.

Program podporuje zvláštními chody tyto stornovací operace:

 

Storno VF i DF probíhá obdobným způsobem. Nejprve se buď přímým zadáním čísla faktury, nebo přes klávesu F2 a následným výběrem ze souboru faktur určí stornovaná faktura. V jediné dávce lze stornovat libovolný počet faktur.

NELZE stornovat faktury, na kterých je již zaznamenána úhrada. Zde je nutno provést nejprve výše popsaným způsobem storno této úhrady.

NELZE stornovat faktury, které byly zadány ve speciálních operacích přímo do analytické evidence jako faktury, tvořící POČÁTEČNÍ STAV pohledávek respektive závazků. Tyto faktury nemají v souboru obratů zachycenu svou kompletní kontaci a program proto nemůže odvodit stornovací účetní záznam. Takovou fakturu musíme ZRUŠIT PŘÍMO V ANALYTICKÉ EVIDENCI a stornovací záznam zapsat v patřičném účetním rozkladu manuálně ve volbě UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM. Pozor na chybné provedení - celá operace by vedla k narušení integrity dat.

Po určení čísla faktury program zobrazí její hlavičkové údaje a uživatel musí určit měsíc, do něhož budou stornovací záznamy zapsány. V souladu s logikou celé agendy se může jednat o běžný nebo příští měsíc.

Po zadání celé dávky faktur, určených ke stornování, vypíše program protokol, ve kterém jsou vyznačeny původní stornované doklady a nové stornující záznamy k nim. Na tento protokol je v praxi vhodné připsat ke každé faktuře slovně důvod storna a připojit razítko a stvrzující podpis osoby oprávněné storno faktury provést. Protokol poslouží jako prvotní doklad do účetní evidence.

Po vytištění protokolu se lze ještě rozhodnout, zda operaci s celou dávkou faktur skutečně provést. Pokud storno odmítneme, stav agendy se nezmění a stornovací protokol je nutno znehodnotit. Pokud dáme pokyn k provedení storna, program provede vše potřebné a nové stornující záznamy zapíše do deníku jako doklady v řadě ST, jejichž čísla a kontace je patrná z protokolu.

 

 

*A:O - OPRAVY A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ

Rušení se od storna liší tím, že zrušený záznam z deníku respektive evidence beze stop zmizí a může být nahrazen jiným.

Rušit lze jen záznamy operací zapsaných do běžného a příštího měsíce. Záznamy již uzavřených měsíců rušit již nelze, musí být účetně opraveny nebo stornovány.

Rušící a opravné zásahy podobně jako zadávací chody musíme rozdělit do dvou skupin:

1. Zásahy do záznamů, které nemají spojitost s analytickými  evidencemi:

 - opravy a rušení volných záznamů v deníku

2. Zásahy do záznamů provázaných s analytickými evidencemi:

 - rušení VF a DF

 - rušení úhrad VF a DF

 - rušení přijatých a poskytnutých záloh

 

*A:O:J – JEN VOLNÉ ZÁZNAMY V DENÍKU

 

V této volbě program umožňuje pohyb jen po VOLNÝCH záznamech deníku. To jsou ty záznamy, které nemají žádnou vazbu do některé analytické evidence. Ostatní záznamy deníku program v této volbě NEZOBRAZUJE.

 

*A:O:Z – VŠECHNY ZÁZNAMY V DENÍKU

V této volbě program umožňuje pohyb po všech záznamech deníku.

Je třeba si uvědomit, že zrušení nebo oprava vázaného záznamu (hlavičkové záznamy faktur, záznamy úhrad faktur, kompenzačních operací) povede k narušení souladu mezi účetní a analytickou evidencí.

Je dobré si na tomto místě uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je záznam vázaný (má obraz v analytické evidenci), kdežto záznamy dílčích částek faktury jsou záznamy volné, které tedy můžeme zcela volně opravovat, rušit a doplňovat.

Opravu záznamu provedeme pouhým přepisem údajů ve formuláři na obrazovce, význam a způsob zadání do jednotlivých položek je totožný s UNIVERZÁLNÍM ZÁZNAMEM.

Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.

Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů.

 

*A:O:U  *A:O:E    -   RUŠENÍ VF A DF

Rušení probíhá shodně u obou typů faktur, zadáme ICF (interní číslo faktury), program fakturu zobrazí a po potvrzení také zruší. Rušit lze jen faktury z běžného a příštího měsíce, na nichž ještě nebyla provedena žádná úhrada. Pokud již úhrada je, musíme ji nejprve zrušit nebo stornovat (odúčtovat).

Opravy hodnot hlaviček VF a DF provádět nelze, fakturu nutno zrušit a zadat znovu.

 

*A:O:H  *A:O:A  -  RUŠENÍ ÚHRAD VF  A DF

Při rušení úhrad program umožňuje pohyb po těch záznamech deníku, které jsou záznamy o úhradách faktur. Zobrazuje přitom párovací symboly hrazených faktur. Ostatní záznamy deníku v této volbě NEZOBRAZUJE.

Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.

Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů a odepíše zrušené úhrady ze záznamů dotčených faktur v evidenci.

 

 

*A:O:J  *A:O:Y  - RUŠENÍ ZÁLOH

Při rušení záloh program umožňuje pohyb po těch záznamech deníku, které jsou záznamy o přijetí a poskytnutí (vratkách) záloh. Ostatní záznamy deníku v této volbě NEZOBRAZUJE.

Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.

Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů a zlikviduje zrušené položky v analytické evidenci záloh.

     

 

*A:L – LIKVIDACE DROBNÝCH ZŮSTATKŮ

Tato volba umožňuje uživateli hromadně zlikvidovat drobné nedoplatky vystavených faktur

VÝBĚR POHLEDÁVEK – po zadání limitu (do jaké výše zůstatky likvidovat  - v absolutní hodnotě) program vybere všechny faktury, které zadání vyhovují, do pracovního souboru procedury.

ÚČETNÍ DOKLAD – zde se definují parametry účetního dokladu, kterým má bát prováděná likvidace účetně zachycena.

REVIZE ZÁZNAMU – vybrané faktury lze z vběru uvolnit nebo modifikovat likvidovanou částku.

TISK VÝBĚRU – opis pracovního souboru procedury, tedy faktur vybraných k úhradě drobných zůstatků

TISK DOKLADU – tisk účetního dokladu o likvidaci drobných zůstatků

PROVEDENÍ OPERACE  - program operaci provede – faktury uhradí a dokad o tom zanese do hlavní knihy.

 

 


 

*A:C – PODPORA PRO CIZÍ MĚNY

Volba představuje podpůrný aparát, který umožňuje korigovat zůstatky pohledávek, závazků a záloh v cizích měnách, tak aby odpovídal skutečnosti. Je zařazen proto, že program zatím nepodporuje úplné hrazení faktur i v cizí měně.

Zejména v závěru roku lze nastavit reálné zůstatky v cizích měnách u všech položek, které nejsou plně uhrazeny v Kč (na kterých je částečná úhrada), aby sestavy kursových rozdílů odpovídaly realitě. Plně uhrazené faktury a zcela neuhrazené faktury problémy nepřinášejí, protože první se v seznamu nevyskytují a zůstatek druhých v cizí měně je správný.

V každé z voleb se lze pohybovat po jednotlivých položkách analytického seznamu a upravovat zůstatek v běžném a příštím měsíci.

 

 

 

 

 

*I  -  IMPORTY

 

V této sekci programu jsou zařazeny všechny procedury, které vedou k odvození účetních dokladů z vnějších datových zdrojů nebo vygenerovaných z vlastních zdrojů agendy.

 

Jsou to:

Import dávky vystavených faktur

Import (a export) dávky došlých faktur

Import dávky účetních obratů

Vygenerování a import opakovaných účetních schémat.

 

 

*I:V – IMPORT DÁVKY VYSTAVENÝCH FAKTUR

 

Import dávky faktur poslouží uživateli ve dvou situacích:

a) pokud má možnost převzít data fakturace z agendy FAKTURY 2002 (dále PRO9 firmy GeStore) nebo obecně z jiné agendy fakturace

b) pokud provádí penalizaci pozdě uhrazených faktur, použije dávku ke konečné revizi a kontování penalizačních faktur

Soubor dávky je obvykle prázdný a je připraven k převzetí dat faktur. Automaticky se vyprázdní po úspěšném uzavření jedné dávky. Schéma návaznosti kroků při práci s dávkou je asi toto:

                                                        

                      účetní evi           3         soubor           2             předávací        1        fakturace

                      -dence ROY                  dávky VF                        soubory                  agendy

                                                                                                                               FAKTURY 2002 

                                                       

               

                                                                       

                                                                               4                penalizač.

                                                                                                 faktury 

             

 

Legenda:

 1 = akce PŘEDÁNÍ FAKTUR v agendě FAKTURY 2002

 2 = akce PŘEVZETÍ DAT DO DÁVKY v ROYW

 3 = akce UZAVŘENÍ DÁVKY

 4 = akce VYSTAVENÍ PENALIZAČNÍCH FAKTUR

 

 PŘEVZETÍ DAT DO DÁVKY

Uživatel může přebírat data fakturace za běžný nebo příští měsíc. Tuto volbu provede bezprostředně po vyvolání této akce. Po vyvolání této volby program hledá data fakturace určená k doplnění             do dávky faktur na místě určeném nastavením cesty k agendě fakturace v bloku ČÍSELNÍKY ve volbě CESTY PRO DÁVKY VF.

Nastavení cesty musí být v souladu s nastavením v programu Faktury 2002. Základní modelové situace nastavení jsou:

Oba programy na stejném počítačovém systému, agenda ROYW si může on-line "přečíst" data dávky v agendě FAKTURY 2002:

                   nastavení v ROY např.:                 \PRENOSY\

                   nastavení v FAKTURY 2002         \PRENOSY\

Každý program na jiném počítači, přenos lze provést jen disketou, např. přes mechaniku A:

                   nastavení v ROY:                          a:\

                   nastavení v FAKTURY 2002:        a:\

 

Jsou-li obě cesty nastaveny správně, ale soubor s daty fakturace přesto nebyl na určeném místě nalezen, je nutno v programu fakturace provést nejprve výstup dat volbou PŘEDÁNÍ FAKTUR SALDOKONTU.

!!! POZOR !!!

Program FAKTURY 2002 i ROY musí zpracovávat stejný měsíc, jinak FAKTURY 2002 vytvoří předávací soubor jiného jména, než chce ROY nalézt.  Výjimkou je situace, kdy agenda FAKTURY 2002 již zpracovává  následující měsíc a je nutno vytvořit předávací soubor  faktur pro agendu ROY, která je ve zpracování jednotlivých  měsíců pozadu. Toho lze dosáhnout v programu FAKTURY 2002 volbou SYNCHRONIZACE S ÚČETNICTVÍM v části NÁSTROJE.

Pokud program nalezne předávací soubor faktur, přečte jej a přenese do souboru dávky faktur JEN NOVÉ FAKTURY !!!, tím je myšleno faktury, které dosud nemá zařazeny v analytické evidenci vystavených faktur. Program vypíše na obrazovku informaci o počtu takto převzatých nových faktur. Tento mechanismus umožňuje plynule přebírat ke zúčtování data fakturace bez nebezpečí opakovaného zaúčtování jedné faktury.

 

RUŠENÍ JEDNOTLIVÝCH FAKTUR

Aby bylo možno zasahovat do dávky a ovlivnit tak například postup účtování faktur nebo provést některé oprávněné úpravy dat dávky, je možno faktury v dávce zrušit. Není možné opravit částku nebo změnit některé jiné podstatné údaje převzaté z agendy fakturace, aby nedošlo k přetržení mezi evidencí faktur vzniklou při jejich vystavování a účetní evidencí faktur. Při rušení jednotlivých faktur se uživatel může pohybovat po záznamech v souboru dávky a libovolné faktury klávesou DELETE          (s následným potvrzením) z dávky zrušit.

 

 SKUPINOVÁ KONTACE

Převzaté faktury mohou ale nemusí být z předávající agendy již kontovány, ani případná kontace však nemusí být úplná a správná. Program proto dovoluje účtování faktur v dávce opravit a doplnit. Při skupinové kontaci lze naráz okontovat stejným způsobem celou vybranou podmnožinu faktur v dávce, definovanou zadáním VÝBĚROVÉ PODMÍNKY.

 

V oddělených chodech se kontuje:

 

INDIVIDUÁLNÍ KONTACE

Individuální kontace je prostředkem pro úpravy a doplnění jednotlivých faktur. Uživatel se pohybuje po souboru dávky faktur a může obvyklým způsobem přepsat nebo doplnit chybějící kontační údaje jak v hlavičkové části faktury, tak v dílčích částkách.

 

SUMACE DÍLČÍCH ČÁSTEK

Na pokyn uživatele se provede sumace dílčích částek tak, aby nedošlo k žádné ztrátě účetní ani daňové (DPH) informace – sumarizuje se tedy jen na základě shody dílčích částek v položkách účet, středisko, zakázka, typ DPH.

 

ZAOKROUHLOVACÍ ROZDÍLY

V této volbě program vyhledá v pracovním souboru dávky faktury, které jsou nevyrovnané o částky menší než 1 Kč v absolutní hodnotě a na pokyn uživatele je doplní o další dílčí částky, které tento problém odstraní.

 

TISK DAT DÁVKY

Sestava nám poskytne opis dat faktur dávky, respektive jejich hlaviček včetně kontace strany MD. Jde o kratší a úspornější výpis formou JEDNA FAKTURA = JEDEN ŘÁDEK VÝPISU

 

TISK DÍLČÍCH ČÁSTEK FAKTUR

Tato sestava je vlastně kompletním opisem dávky včetně rozkladu faktur na dílčí částky a jejich kontace. Sestava je údajově kompletní, může být však značně rozsáhlá. Na závěr sestavy je vypsán rozdíl mezi sumami částek pro stranu MD a DAL (například právě zaokrouhlovací rozdíly)

 

UZAVŘENÍ DÁVKY

Uzavření dávky je vlastně zápis faktur do účetní evidence hlavní knihy a do analytické evidence vystavených faktur. Faktury jsou zapsány do měsíce, do něhož spadají podle agendy fakturace, tedy do běžného nebo příštího měsíce.

Celou akci provede program sám, výsledek je tentýž, jako kdyby uživatel zadal standardním způsobem manuálně všechny faktury dávky (včetně automatického párování na případné předběžné úhrady).

Vždy je nejprve kontrolována ÚPLNOST KONTACE v dávce. Úplností kontace se rozumí okontování všech hlaviček i dílčích částek faktury přípustnými účty, na vyplnění středisek a zakázek program netrvá. Teprve po úspěšném průchodu celé dávky touto kontrolou je dávka uzavřena a promítnuta do záznamů měsíce. Po uzavření se soubor dávky vyprázdní.

 

LIKVIDACE DÁVKY

Použijeme, pokud chceme dávku zrušit (pracovní soubor dávky vyprázdnit), abychom přenos mohli kupříkladu začít znovu.

 

 

DÁVKA PENALIZAČNÍCH FAKTUR

 

Po vystavení penalizačních faktur (viz PENALIZACE) je dávka automaticky naplněna daty programem vytvořených penalizačních faktur. Tyto faktury jsou neokontované, proto je nutno je v dávce příslušně doplnit a teprve poté uzavřením dávky propustit do účetní evidence. Práce s touto dávkou se ničím neliší od práce s běžnou dávkou faktur, vyjma způsobu vzniku (faktury se do dávky dostanou jinou programovou akcí, ne načtením z fakturace popsaným výše).

 

 

 

 

*I:D  -  IMPORT DÁVKY DOŠLÝCH FAKTUR

Procedura importu dávky došlých faktur je naprostou analogií  k importu faktur vystavených.

Importu je schopen jen ten klient, který je deklarován jako importér DF – viz SERVIS – PARAMETRY. V opačném případě je takový klient exportérem DF, tedy faktury v něm lze pořizovat a exportovat v požadovaném formátu pro přenos do některého klienta – importéra.

 

 

*I:N  -  OBRATY NAPOJENÝCH EVIDENCÍ

 

Tímto chodem se přebírají do hlavní účetní knihy souhrnné obraty z autonomních satelitních evidencí jako je

-          MAJW - majetek

-          PERW - mzdy a personalistika

-          PKLW – pokladní operace

-          nebo obecně kterákoli externí agenda, která je schopna data vystoupit ve formátu              požadovaném agendou ROYW

 

Propojení agend je na počátku nastaveno tak, že program hledá uvedené agendy v téže instalaci            v jejich standardních instalačních adresářích. Změnu cesty k předávacímu souboru obratů agend je možno provést v části ČÍSELNÍKY - NAPOJENÉ EVIDENCE.

Z přímo napojené evidence lze převzít obraty měsíce, pokud již v této napojené evidenci byl daný měsíc uzavřen. Obraty jsou k dispozici trvale a lze je převzít i opakovaně - to je plně v moci uživatele.

Při propojování dvou agend je třeba mít na zřeteli to, že některé operace mohou svou povahou spadat do dvou agend. Systém odvozování obratů v jednotlivých agendách je konstruován tak, aby se zabránilo duplicitnímu účtování o jedné operaci. Pokud uživatel zavádí některou ze satelitních agend, musí se v jejím manuálu dobře seznámit s jejím systémem odvozování účtů, aby věděl, které obraty může očekávat mezi souhrnnými obraty agendy a které musí účtovat sám ve finančním účetnictví.

V některých případech propojení agend (např. PKLW) je zapotřebí použít SPOJOVACÍCH ÚČTŮ. Spojovací účty mají uspořádací a technický charakter a jejich zůstatky by měly být při uzávěrce měsíce nulové.

Po vstupu do volby nastane jedna ze situací:

Doklad je již ZALOŽEN A ROZPRACOVÁN, program přechází rovnou do  výběrového menu označeného ŘADOU A ČÍSLEM DOKLADU a JMÉNEM  NAPOJENÉ EVIDENCE, pro přenos jejichž obratů je určen.

Soubor dokladu neexistuje, program si VYŽÁDÁ ZADÁNÍ DOKLADOVÉ  ŘADY A ČÍSLA, pod nímž otevře nový soubor dokladu, a nabídne  k VÝBĚRU všechny NAPOJENÉ EVIDENCE k určení, z které z nich  se budou záznamy obratů do souboru dokladu dále načítat. Pod  tímto označením se pak s dokladem manipuluje dále až do jeho  úspěšného zaúčtování (zápisu do deníku) nebo likvidace. Vždy  je otevřen jen jeden takto odvozený doklad a s dalším lze  pracovat až po jeho dokončení (uzavření a zápisu do deníku).

 

NAČTENÍ DAT OBRATŮ

Pokud soubor dokladu není prázdný, nelze do něj přenosem přidat další zdrojová data - brání to částečně vzniku duplicit.

Program nejprve zjistí, zda na předepsané cestě (u příslušné evidence lze cestu nastavit v aktualizaci tabulky NAPOJENÉ EVIDENCE) lze nalézt soubor se souhrnnými obraty vybrané satelitní agendy.

V případě neúspěchu vypíše cestu, na níž soubor hledal a my musíme korigovat nastavení cesty          a pokus o načtení opakovat.

Nalezne-li soubor, vyžádá si zadání měsíce, jehož data chceme přebírat (MM.RRRR), nabízí běžný měsíc.

Data zvoleného měsíce může nalézt jen tehdy, je-li v agendě tento měsíc již uzavřen. Nalezne-li je, vypíše počet záznamů nalezených obratů a položí ještě otázku, zda chceme načtení opravdu uskutečnit. Po kladné odpovědi přenese data záznamů obratů agendy do pracovního souboru dokladu.

Postup při přebírání dat agendy napojené nepřímo (výstupní disketa z jiného počítače) je obdobný. Nejprve se ve zdrojové agendě vytvoří disketa (větev OBRATŮ) a ta se pak načte stejným způsobem jako u přímého napojení. Další postup je shodný s přímým spojením agend.

 

MANIPULACE S DOKLADEM

Soubor dokladu lze po načtení dat prohlížet a vypsat, lze jej i celý zlikvidovat a případně přenést data znova. Při likvidaci dokladu je momentální pracovního souboru dokladu zrušen a může být založen doklad nový. Po zlikvidovaném dokladu zůstane jeho číslo v příslušné dokladové řadě nepoužito a může být znovu přiděleno bez rizika, že dojde ke smíšení záznamů.

 

TISK dokladu

má dvě formy – deníkový opis všech jednotlivých záznamů nebo opis v sumární podobě – sumace obratů účtů na obou stranách dokladu

 

Tisk chybového protokolu

Lze si vypsat formálně chybné záznamy dokladu s vyznačením typu chyby – jen po předchozím pokusu o uzavření operace

 

Oprava jednotlivých záznamů

Probíhá v modu univerzálního záznamu.

 

SUMACE obratů provede sumarizaci záznamů v pracovním souboru dokladu podle účetního hlediska, sečte vždy hodnoty všech záznamů, které se shodují v položkách

                             HODM,DPHM,STRM,ZAKM,HODD,DPHD,STRD,ZAKD.

Touto operací se nezmění celkové obraty jednotlivých účtů v souboru dokladu, sníží se ale počet záznamů a dojde přirozeně ke ztrátě podrobnosti jednotlivých záznamů. Provedením sumace na již sumarizovaný doklad se nic již nezmění.

REDUKCE dokladu umožní na základě zadání výběrové podmínky zrušit některé záznamy. Podmínkou vymezujeme ty záznamy, které chceme zrušit !!! POZOR - tímto postupem můžeme narušit souvislost mezi účetními stavy v satelitní agendě a v agendě ROY !!!

 

KONTROLA A UZAVŘENÍ

V tomto chodu je v záznamech dokladu postupně testována přípustnost kontace obou stran, přípustnost čísel zakázek a středisek, pokud jsou vyplněna.

Pokud je nalezena chyba, doklad nelze uzavřít a je nutno provést OPRAVU CHYBNÝCH ZÁZNAMŮ. Při ní se pohybujeme po záznamech v pracovním souboru dokladu. Každý chybný záznam má v záhlaví vyznačeny identifikátory v kontrole odhalených chybných údajů, které se ihned po opravě vymazávají. Správný záznam má v záhlaví zapsáno FORMÁLNĚ BEZCHYBNÝ ZÁZNAM.

Pokud se chybné záznamy vyskytnou, znamená to, že jsou zřejmě špatně nastaveny účtovací tabulky, podle nichž se v příslušné evidenci provádí kontace předávaných souhrnných účetních obratů celé evidence.

Po provedení opravy spustíme znovu chod KONTROLA A UZAVŘENÍ.

Bezchybný doklad se promítne obvyklým způsobem ihned do stavu účtů a záznamy se přidají do deníku jako záznamy toho měsíce, který určíme - běžného nebo příštího. Nelze však účinně vyloučit opakované převzetí týchž obratů z jedné agendy - tyto manipulace vyžadují tedy zvýšenou pozornost a odpovědnost zpracovatele.

 

PŘEVZETÍ DAT Z TEXTOVÉHO SOUBORU

Popis přenosové struktury pro externí programy si vyžádejte od výrobce programu.

 

 

 

*I:O – OPAKOVANÉ ÚČETNÍ OPERACE

 

Aparát opakovaných účetních operací slouží k ulehčení práce v případech, kdy opakovaně provádíme zcela stejná nebo podobná účtování. Tyto případy si lze připravit jako jednotlivá schemata:

 

NOVÉ SCHEMA  - schéma založíme a pojmenujeme symbolickým jménem - zkratkou

 

RUŠENÍ SCHEMATU – zde lze schéma zlikvidovat, pokud jej již nebudeme používat

 

TISK SEZNAMU SCHEMAT – přehled definovaných schémat

 

DEFINICE SCHEMATU – zde v modu univerzálního záznamu zadáme do schématu jednotlivé záznamy v takové struktuře, kontaci a částkách, které chceme potom používat jako výchozí při odvozování. Datum zadáme do libovolného měsíce, ale takový den v měsíci, který chceme, aby program použil při odvození dokladu, ale modifikoval na měsíc, do něhož dokald pak bude zaúčtován.

 

OPIS SCHEMATU – opis připraveného účetního schématu ve deníkové formě.

 

ODVOZENÍ DOKLADU

Nejprve vybereme zdroj pro nový doklad – bude to jedno z definovaných schémat. Pak urříme dokladovou řadu a číslo dokladu pro nově odvozovaný doklad. Pak již postupujeme stejně jako při práci s dokladem z napojených evidencí – viz tato část manuálu.

 

 

 


 

*T -  SESTAVY

  

V této sekci jsou koncentrovány prakticky všechny výstupní zprávy programu - sestavy a grafy, jsou členěny do těchto hlavních kapitol:

                                                           

OBRATY – přehledy a rozbory obratů – záznamů v hlavní knize

STAVY  -  stavy účtů

VÝKAZY -  interní i externí výkazy za celou firmu

POHLEDÁVKY – přehledy a rozbory pohledávek a vystavených faktur

ZÁVAZKY– přehledy a rozbory závazků a došlých faktur

ZÁLOHY – přehledy o zálohách přijatých i poskytnutých

STŘEDISKA – střediskové výsledky a rozbory

ZAKÁZKY– výsledky a rozbory k zakázkám

DPH – podklady k DPH

EXTRAS – speciální sestavy uživatele

ARCHIV – práce s archivem sestav

GRAFY – grafické výstupy

 

V následující části manuálu jsou popsány jen ty sestavy, jejichž použití vyžaduje určitý zvláštní postup či zřetel uživatele.

 

*T:O  -  OBRATY

 

DENÍK

V průběhu měsíce si lze pro kontrolní účely vypsat všechny nebo některé vybrané záznamy ze souboru deníku na obrazovku nebo na tiskárnu. Nejprve musíme vybrat, který měsíc (libovolný minulý včetně měsíce 0, běžný nebo příští) chceme vypsat, poté lze vybrat řádky pro výpis v odpovědi na otázku CO? zadáním výběrové podmínky (viz ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA). Stiskem pouze ENTER vypíšeme všechny doklady v deníku měsíce.

Příklady výběru:

              podle čísel dokladů:                                  CO?   DOKL 1/50 ;

              podle data operace:                                   CO?   DATUM 1.1.93/10.1.93 ;

Úplný výpis deníku coby účetního dokladu se pak znovu provádí při měsíční uzávěrce.

 

 

POKLADNÍ DENÍK

Sestava přináší obraty vybraného účtu pokladny s příslušnými zůstatky po každém pohybu.

 

OBRATOVÁ PŘEDVAHA

Poskytuje sestavu klasické obratové předvahy za zvolené období, kterým může být vybrané vybrané období běžného roku, vymezené počátečním a koncovým měsícem.

Vypisují se jen používané účty účtového rozvrhu, tzn. jen ty syntetické účty, které mají v některé            z vypisovaných položek nenulovou hodnotu.

Sestava má dvě výpisové formy:

Základní (širší) sestava obsahuje označení účtu, popis účtu,  počáteční stavy obou stran, obraty obou stran za zvolené  období, konečné stavy obou stran. Používá se jako základní  dokladová sestava.

Zkrácená sestava vypisuje jen označení účtu, počáteční stav,  obraty obou stran a konečný stav, přičemž stavy jsou vypsány  tak, že kladný stav odpovídá zůstatku na straně MÁ DÁTI  a záporný stav odpovídá zůstatku na straně DAL. Sestava  rovněž poskytuje mezisoučty stavů podle nastavené úrovně  agregace. Používá se především pro pracovní a kontrolní  účely.

Obě sestavy vycházejí ze stejných dat a jsou v nich sumarizovány veškeré záznamy pořízené do hlavní účetní knihy firmy ve vybraném období.

Při výběru období zadáváme počáteční a koncový měsíc období (zadáme číslo měsíce), ve výpisu jsou oba krajní měsíce rovněž zahrnuty (chápe se tedy jako "včetně"). Pokud chceme vypsat obratovou předvahu jen jednoho vybraného měsíce, zadáme jej jako počáteční i jako koncový.

 

HLAVNÍ KNIHA

Volba poskytuje výpis klasické hlavní knihy vybraného měsíce v účetním roce, ve které se zobrazí pro všechny účty, které měly v měsíci obrat, počáteční stav účtu, jednotlivé obraty podle dokladů včetně souvztažného účtu a konečný stav účtu.

 

OBRATY VYBRANÉHO ÚČTU

Tento chod nabízí možnost vypsat si ze souboru minulých obratů a z dosud zadaných záznamů běžného nebo příštího měsíce všechny obraty vybraného účtu. Nejprve zadáme číslo účtu (musí existovat v účtovém rozvrhu), pak určíme počátečním a koncovým měsícem (chápejme včetně) požadované období. Pro výběr jsou k dispozici měsíce od 0 do měsíce příštího.

Vyberou se obraty obou stran, které se daného účtu a vybraného období týkají. U položek pocházejících z oboustranných záznamů je v sestavě uveden i protiúčet, u položek pocházejících z jednostranných záznamů to ze zřejmých důvodů není možné. Sestava obsahuje i počáteční a konečný stav účtu a celkové sumy obratů obou stran pro každý vypsaný měsíc

 

OBRATY ÚČETNÍ KOMBINACE

Tato sestava poslouží pro rozborové a kontrolní účely zejména těm uživatelům, kteří sledují své hospodaření v členění podle středisek a zakázek. Mohou si vybrat k výpisu prakticky libovolnou skupinu obratů, které musí specifikovat v těchto údajích:

 UCETM = 99999 ....vypíší se obraty všech účtů

 UCETM = NN ....…vypíší se obraty skupiny účtů NN...

 UCETM = N ....…...vypíší se obraty účtové třídy N....

 STR = 99999 ……...vypíší se obraty všech středisek

 STR = M .....……....vypíší se obraty střediska M

 STR = 0 ...………....vypíší se obraty bez čísla střediska

 ZAK = 99999 ..…….vypíší se obraty všech zakázek

 ZAK = M ...……......vypíší se obraty zakázky M

 ZAK = 0 ...………....vypíší se obraty bez čísla zakázky

Sestava má formu předchozí sestavy.

 

 

*T:S  -  STAVY

                                

ÚČTY CELKOVĚ

Uživatel si může v libovolném okamžiku zpracování vypsat stavy v závěrce libovolného měsíce účetního roku. Stav účtů je sumarizován na úrovni syntetických účtů, zobrazené hodnoty jsou tedy údaje za celou firmu bez ohledu na analytické členění účtů podle středisek. Vypisují se stavy jen těch účtů účtového rozvrhu, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.

 

STAV ÚČTŮ  STŘEDISKOVĚ

Stavy účtů jsou zobrazeny v detailním analytickém členění účtů podle středisek.

 

 

*T:V  -  VÝKAZY

 

ROZVAHA

Uživatel může v každém okamžiku vypsat rozvahu (bilanci) firmy podle stavu k vybranému měsíci (závěrce) účetního roku:

Rozvahu lze vždy vypsat v těchto podobách:

Oficiální výkaz - respektující předepsanou formu výkazu včetně číslování  a textace řádků i způsobu agregace jednotlivých položek  aktiv i pasív do těchto řádků.

Zkušební opis – podle řádků oficiálního výkazu – v analytice vstupujících účtů.

Interní výkaz – zhuštěnou vlastní verzi výkazu bilance.

Detailní rozvahu - vypisující všechny syntetické rozvahové účty s nenulovým  stavem v příslušném okamžiku a součtující je podle  uživatelem stanoveného stupně agregace (podle jednoho až  čtyř prvních znaků označení účtu). Tuto úroveň součtování si  lze zvolit v části SERVIS – PARAMETRY. Sestava  detailní rozvahy vypisuje účty v obvyklém pořadí a dále  poskytuje informaci o zisku a aktivech a pasívech celkem.

 

VÝKAZ ZISKU

Uživatel může v každém okamžiku zpracování vypsat  výkaz zisků a ztrát (výsledovku) firmy               za vybrané období účetního roku, dané počátečním a koncovým měsícem (včetně):

Výsledovku lze vypsat jako:

Oficiální výkaz - respektující předepsanou formu výkazu včetně číslování  a textace řádků i způsobu agregace jednotlivých položek.

Zkušební opis – podle řádků oficiálního výkazu – v analytice vstupujících účtů.

Interní výkaz – zhuštěnou vlastní verzi výkazu zisku

Detailní výsledovku –  všechny nákladové a výnosové účty s nenulovým obratem v příslušném období. 

Tento výkaz zužitkovává v případě správného definování nákladových a výnosových účtů a správného účtování skutečnost, že účty účtového rozvrhu firmy jsou rozděleny na daňově uplatnitelné                      a neuplatnitelné. Představuje též jakousi "daňovou" výsledovku a rozdíl mezi daňovým a účetním výsledkem

Lze zvolit agregaci účtů do detailních řádků a úroveň mezisoučtů.

Sestava vypisuje účty v obvyklém  pořadí a dále poskytuje informaci o nákladech celkem,  výnosech celkem a zisku.

Představuje tak úplný podklad pro určení základu daně z příjmu podniku.

 

CASH FLOW

Lze vypsat za libovolné měsíční období účetního roku, má podobu oficiálního výkazu. Je sestaven tzv. bezrozdílovou metodou.

 

 

*T:P  -  POHLEDÁVKY

 

STAV POHLEDÁVEK

jedná se o výpis souboru pohledávek volitelně v běžném či  příštím stavu (viz základní pojmy), zobrazí se tedy všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na  okamžik jejich záznamu (stavový pohled)

Pohledávky jsou uspořádány do skupin podle pohledávkových účtů a v nich podle čísel faktur vzestupně.

Uvedené zpoždění úhrady se počítá vzhledem ke dni provedení  výpisu (podle data počítače), má tedy smysl jen při  neustálém okamžitém zaznamenávání všech operací do agendy

 

KNIHA FAKTUR MĚSÍCE

Ze souboru pohledávek se jen faktury  zaznamenané ve zvoleném měsíci, bez ohledu na  to, zda jsou již zlikvidovány či nikoli (obratový pohled).

Faktury jsou uspořádány do skupin podle pohledávkových účtů  a v nich podle čísel faktur vzestupně.

Lze omezit výběrovou podmínkou.

 

HISTORIE JEDNÉ FAKTURY

Pro jednu nebo více vybraných faktur (lze vybrat libovolnou  dosud neuhrazenou fakturu nebo již uhrazenou fakturu, dokud  tato je ještě v archivu faktur) získá uživatel úplný  protokol o všech operacích, týkajících se těchto faktur,  tedy o vystavení, řádné úhradě, likvidaci zálohou,  nespárovanou úhradou, zápočtu atd.

Výběr faktur lze provést výběrem firmy (F1) a poté výběrem  z faktur této firmy (F1)

Výběr faktur lze také provést bez zadání firmy a poté  výběrem ze souboru všech dostupných faktur (F2)

 

 

ŽEBŘÍČEK DLUŽNÍKŮ

Sestava vypočte celkové pohledávky u jednotlivých firem,  podle této částky firmy seřadí od největších dlužníků  k nejmenším a celkový dluh rozloží na:

   dluh do lhůty splatnosti

   dluh do N dnů po splatnosti

   dluh nad N dnů po splatnosti

Zadává se v tisících Kč hranice, v žebříčku se objeví jen ty  firmy, jejichž celkový dluh je větší než zadaná hranice,  náhradní hodnota je 0

Zadává se N (viz výše) počet dní po lhůtě splatnosti jako  kritérium pro rozdělení pohledávek po lhůtě splatnosti do  dvou skupin, náhradní hodnota je 30, minimum 1, maximum  3650 (10 let)

 Jedná se o výpis ze souboru pohledávek v  příštím stavu (viz základní pojmy)

 

VYBRANÁ FIRMA

Uživatel zadá hesla firem, které ho zajímají a obdrží  sestavu, obsahující detailní soupis pohledávek těchto firem, lze vybrat i všechny firmy, volitelně se na konci sestavy tiskne součet za sestavu.

Jedná se o výpis ze souboru pohledávek volitelně v běžném či  příštím stavu (viz základní pojmy)

 

STORNOVANÉ POHLEDÁVKY

Ze souboru pohledávek se vypíší výběrově jen ty faktury,  které byly stornovány ve zvoleném měsíci.   Sestava má formu seznamu s celkovým součtem, uvedeny jsou  jen hlavičkové údaje faktur

 

NESPÁROVANÉ ÚHRADY

Sestava poskytne seznam všech existujících nespárovaných  úhrad přijatých od odběratelů, evidovaných na zvláštním účtu  31199

Jedná se o výpis ze souboru nespárovaných úhrad volitelně  v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy)

 

 

*T:Z    ZÁVAZKY

 

Sestavy závazků jsou analogické sestavám pohledávek – viz příslušná část manuálu.

 

 

*T:L – ZÁLOHY

 

Sestavy přijatých a poskytnutých záloh představují úplný analytický rozpis běžného nebo příštího stavu záloh.

SALDO VYBRANÉ FIRMY

je sestava, která shrnuje všechny závazky a pohledávky ve  vztahu k vybraným firmám, pro každou firmu detailní soupis  všech pohledávek a závazků z faktur a přijatých  a poskytnutých záloh. Na závěr výpisu každé firmy je tabulka  rekapitulující tyto skutečnosti. Výběr firem pro výpis se  provádí buď přímým zadáním hesla firmy nebo výběrem z menu  firem zapsaných v katalogu po stisku F1. Je třeba mít  v patrnosti, že jedna firma může být zapsána v katalogu  opakovaně pod různými hesly, pro celkový přehled o takové  firmě je pak nutné ji vypsat pod všemi hesly a výpisy si  sloučit.

                            

 

*T:D    PODKLADY PRO DPH

 

 

SOUPISY ZDANITELNÝCH PLNĚNÍ

V této části lze provést výpis všech požadovaných detailních soupisů zdanitelných plnění vstupních i výstupních pro účely vykazování daně z přidané hodnoty:

-          Soupisy přijatých zdanitelných plnění (daň na vstupu):

-          Soupisy uskutečněných zdanitelných plnění (daňových dokladů):

Struktura údajů v jednotlivých soupisech odpovídá požadavkům předpisů a jednotlivé položky soupisů jednoznačně ukazují na odpovídající položku příslušného účetního záznamu.

Pokud uživatel účtuje všechny operace detailně do hlavní účetní knihy, jsou tyto soupisy vyčerpávající a konečné. Pokud však vede detail některých účetních okruhů v oddělených analytických evidencích (salda, pokladny), z nichž se do hlavní knihy přenášejí pouze sumární záznamy, je nutné kompletní soupis daňových dokladů sestavit ze soupisů finančního účetnictví a doplnit je detailními soupisy          z těchto agend. Sběrné záznamy v účetnictví pak v soupisech pouze ukazují svým označením na příslušný detailní soupis daňových dokladů v agendě, z níž byl sběrný záznam přenesen.

 

TISK PŘIZNÁNÍ

Uživatel určí období (počátečním a koncovým měsícem) a obdrží sestavu, ve které jsou uspořádány veškeré souhrnné údaje o základech a daních za období ve formě odpovídající formuláři přiznání              k dani z přidané hodnoty za vybrané období. Tento výkaz může být buď přímo použit nebo poslouží    k přenesení údajů do předtisku formuláře přiznání.

 

ÚDAJE DO FORMULÁŘE

Zde je nutno vyplnit dodatkové údaje pro tisk úplného přiznání, jmenné časové a další doplňující.

 

 

 

*T:S – STŘEDISKA

 

STAVY ÚČTŮ STŘEDISKA

Uživatel může v každém okamžiku zpracování vypsat  stav v závěrce vybraného měsíce účetního roku.

Vypisují se jen stavy těch účtů střediska, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.

Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko (zadává se číslo střediska), stav střediskově nedělených majetkových účtů lze si vypsat jako stav účtů střediska 0.

 

 

ROZVAHA STŘEDISKA

Stav v závěrce vybraného měsíce účetního roku.

Sestava má strukturu interního výkazu za celý podnik, zobrazuje však jen stavy těch účtů, které se na střediska člení. Nerozdělené účty lze vypsat jako rozvahu neexistujícího střediska s číslem nula (nutno zadat na dotaz na číslo střediska, nestačí pouze ENTER). Je třeba si uvědomovat, že takto konstruované rozvahy jednotlivých středisek nemusí mít vždy vyvážené součty aktiv a pasív.

Vypisují se jen stavy těch účtů střediska, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.

Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko nebo pro vybranou agregaci středisek (viz číselník středisek).

 

VÝSLEDOVKY STŘEDISEK

Výsledek vybraného období účetního roku vymezeného počátečním a koncovým měsícem (včetně)

Výkaz má strukturu detailní výsledovky (detail účtů) firmy. Ve výkazu jsou zachyceny jen přímé náklady a výnosy střediska, neprovádí se tedy žádný rozvrh režie, výkaz je jen podkladem pro výsledné kalkulace středisek. Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko nebo pro vybranou agregaci středisek (viz číselník středisek).

 

OBRATOVÁ PŘEDVAHA STŘEDISEK

Obraty vybraného období účetního roku vymezeného počátečním a koncovým měsícem (včetně)

Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko (zadává se číslo střediska), předvahu střediskově nedělených majetkových účtů lze vypsat jako předvahu střediska 0.

 

SUMÁRNÍ VÝSLEDKY STŘEDISEK

V přehledné tabulce jsou uvedeny celkové náklady, výnosy a zisk jednotlivých středisek nebo jejich vybrané agregace. Posuzovaným obdobím je vybraný interval určený počátečním a koncovým měsícem (včetně) a celorok do konce koncového měsíce.

 

 

 

*T:Z    ZAKÁZKY

 

VÝSLEDKY ZAKÁZEK

V každém okamžiku zpracování lze vypsat výkazy hospodaření podle zakázek.

Výkaz má strukturu detailní výsledovky firmy. Ve výkazu jsou zachyceny jen přímé náklady a výnosy zakázek, neprovádí se tedy žádný rozvrh režie, výkaz je jen podkladem pro výsledné kalkulace zakázek.

Sestavu lze vypsat pro vybranou zakázku nebo pro vybranou agregaci zakázek (viz číselník zakázek).

 

FINANCOVÁNÍ  ZAKÁZEK

Pro vybranou zakázku – zadanou číslem - finanční bilance zakázky z pohledu vystavených a došlých předpisů a záloh.

 

 

*T:E    EXTRAS  - SPECIÁLNÍ SESTAVY UŽIVATELE

Pokud si uživatel objedná u firmy MILEVSKÝ SOFTWARE nějakou další doplňující speciální sestavu jako zakázkové zpracování, lze tuto sestavu vyvolat právě v této volbě. Sestavy se vybírají           z menu, v němž jsou uvedeny popisky tiskových modulů.

 

 

*T:A – ARCHIV SESTAV

Práce s ARCHIVEM SESTAV je vyčerpávajícím způsobem popsána v základní uživatelské příručce, protože se jedná o problematiku společnou všem agendám.

 


 

*T:G – GRAFY

 

 

VÝVOJ  STAVU ÚČTU

Čárový nebo sloupcový graf ukazuje vývoj stavu vybraného účtu v jednotlivých měsících běžného roku.

 

VÝVOJ OBRATŮ ÚČTU

Čárový nebo sloupcový graf ukazuje vývoj obratů obou stran vybraného účtu v jednotlivých měsících běžného roku. Variantně lze vytisknout graf zobrazující jednoduché intervalové hodnoty měsíců nebo hodnoty v nárůstové řadě (nápočet od počátku roku).

 

STRUKTURA MAJETKU

Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje strukturu majetku firmy podle stavu ve vybrané uzávěrce, je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.

 

STRUKTURA NÁKLADŮ A VÝNOSŮ

Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje strukturu nákladů nebo výnosů firmy podle stavu ve vybrané uzávěrce, je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.

 

SKLADBA POHLEDÁVEK A ZÁVAZKŮ

Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje okamžitou (běžnou nebo příští) strukturu pohledávek či závazků v členění na ty ve lhůtě, do 30 dnů po lhůtě a nad 30 dnů po lhůtě. Je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.

 

 


 

*S  -  SPECIÁLY

 

 

*S:A – ANALYTICKÉ EVIDENCE

Pokud si to situace ve vedení agendy vyžádá, je možno provést zásah pouze do analytické evidence.

Důsledkem takového záznamu je pouze změna analytické evidence, účetní záznamy a účetní stavy se nemění.

V ideálním případě by tento typ vstupu v agendě měl být použit pouze jedinkrát, a to na počátku při zadání počátečního stavu analytických evidencí ke všem zvláštním účtům při zahajování agendy "na zelené louce", tedy bez přebírání výchozích stavů z dříve používaných programů.

Lze vstoupit do evidence VF, DF, poskytnutých a přijatých záloh, které jsou oddělené. Evidence nespárovaných úhrad v jedné tabulce slučuje a tedy umožňuje zadávat či opravovat nespárované úhrady přijaté i provedené. Odlišují se způsobem zadání párovacích symbolů, přijaté úhrady mají vyplněn pouze PS1 (číslo faktury čili variabilní symbol), provedené úhrady mají vyplněny symboly oba: PS1 číslem účtu dodavatele a PS2 číslem faktury podle dodavatele (variabilním symbolem).

Do všech evidencí lze zadávat nové záznamy nebo v nich opravovat existující záznamy. Nově přidané záznamy mají měsíc zápisu do evidence nevyplněn, nejsou tedy při výpisech součástí obratů žádného měsíce.

Formulář VF a DF se pořadím položek a významem údajů neliší od zadávání hlavičkové části VF a DF (takto zadaná faktura má také ve skutečnosti jenom hlavičkovou část, účetní rozklad druhé strany chybí).

Odlišně od zadávacích formulářů faktur se ve formuláři aktualizace všech evidencí musí zadat:

U VF a DF se musí uvést, jaká je částka provedených úhrad faktury. Hodnota je dvojí: ÚHRADY DO BMES a ÚHRADY DO PMES, a to ve vztahu k běžnému měsíci a ve vztahu k příštímu měsíci. Do příštího měsíce je třeba uvést všechny úhrady VČETNĚ PŘÍŠTÍHO MĚSÍCE, ne tedy pouze úhrady příštího měsíce bez zahrnutí úhrad zaznamenaných do běžného měsíce včetně. Zůstatek faktury běžný a příští si program dopočte.

U záloh a nespárovaných úhrad stejným způsobem musí uvést do položek ČERPÁNO DO BMES a ČERPÁNO DO PMES částky, které byly v tom kterém období použity na úhrady faktur nebo kompenzační operace. Použitelný běžný a příští zůstatek zálohy či nespárované úhrady si program dopočte.

 

*S:P – KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ

 

 

Korekce počátečních stavů probíhá prakticky velmi podobně jako (viz) korekce minulých měsíců, protože jde vlastně o modifikaci obratů (otvíracích obratů roku) měsíce 0.

 

Po určitou dobu existuje na přechodu dvou roků vždy stav, kdy první rok není účetně ještě zcela dokončen a uzavřen a v roce následujícím už se účtuje.

 

V prvním roce budete pravděpodobně nadále doúčtovávat operace konce roku, například zúčtování daně z příjmu. Tento stav může trvat třeba až do poloviny roku druhého.

  

Nové konečné stavy prvního roku přenesete do počátečních stavů syntetických účtů klienta druhého roku provedením operace "KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" v datech klienta druhého roku.

 

POZOR !!!!!  Pokud po otevření agendy klienta druhého roku ještě zasáhnete do stavu saldokontních účtů v klientovi prvního roku, je třeba tyto změny pečlivě dokumentovat, protože korekce počátečních stavů změní jen stavy účtů, nezmění však automaticky i počáteční stavy analytických evidencí.

Pokud tedy například dodatečně vypustím v klientovi prvního roku z konečného stavu pohledávek jednu fakturu, musím ji též  vypustit ze stavu v klientovi druhého roku - tady to musí být vždy  jen zásahem přes SPECIÁLNÍ OPERACE - ANALYTICKÉ EVIDENCE, aby nedošlo k účetní změně - ta už proběhla v roce předchozím.

 

  

Nové konečné stavy prvního přenesete do počátečních stavů syntetických účtů klienta druhého roku  provedením operace "KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" v datech klienta druhého roku. Tato volba funguje ale až v měsíci 1 a dalších.

  

Korekci počátečních stavů můžete provést v kterékoli fázi práce s klientem druhého roku, a to               i opakovaně.

  

Při korekci v tomto smyslu vždy použijte při zakládání pracovního souboru volbu "podle závěrečných stavů klienta prvního roku".  V tomto případě program naplní pracovní soubor korekce obraty, které plně odpovídají otevření roku navazujícímu na uzavření předchozího roku se současným jeho stavem.

 

Pracovní soubor korekce počátečních stavů mohu také vytvořit jako prázdný, pak se ale musí otvírací záznamy roku zadat manuálně.

 

Lze též využít volbu „použít záznamy vlastních dat“, kde se do pracovního souboru uloží obraty, které jsou v měsíci 0 aktuálně v klientovi druhého roku.

 

Otvírací záznamy roku lze opravit, rušit, doplnit, tisknout si připravený počáteční stav pro kontrolu.

 

Speciální postavení má nastavení hodnoty podrozvahových účtů, které mechanismem uzavírání              a otevírání neprocházejí a nastavují se tedy ne obratově, ale jen stavově.

 

Korekční operaci je třeba vždy ukončit, dřív se změna počátečních stavů na datech klienta druhého roku neprojeví.

 

 

*S:M – KOREKCE MINULÝCH MĚSÍCŮ

 

 

Tato volba umožňuje ošetřit výjimečné situace, kdy je třeba opravit některý z účetních záznamů v již uzavřeném měsíci. Pozor – tyto změny nutno v souladu se zákonem o účetnictví náležitě protokolovat!

    

Pro potřeby oprav se zakládá pomocný pracovní soubor, který lze  založit prázdný a nebo naplnit daty požadovaného měsíce. V tomto souboru lze libovolně opravovat,rušit či pořizovat nové záznamy. Tyto záznamy se projeví v účtování až teprve po ukončení zpracování tohoto pracovního souboru. Pokud ukončíte práci bez uplatnění korekčních záznamů, zůstávají v platnosti původní záznamy.

    

    

1. Založení a zpracování opravného souboru

Jako první operaci je nutno provést založení opravného souboru. Lze založit buď prázdný pracovní soubor a pořídit účetní záznamy celého měsíce znovu nebo načíst data z již uzavřeného měsíce           a provádět pouze jejich opravy. Vše se provede volbou "ZALOŽENÍ OPRAVNÉHO  SOUBORU" . Po ukončení této volby bude v záhlaví menu "korekce minulých měsíců" zobrazen opravovaný měsíc. Po té lze již opravovat libovolné záznamy, rušit je případně pořizovat nové. K rušení lze použít volbu "hromadné rušení dokladů".  Ke kontrole opravovaných záznamů slouží prohlížení a tiskové výstupy pracující nad opravným souborem.

    

!!!  Všechny volby menu "korekce minulých měsíců" pracují pouze s korekčním souborem a nemají žádný vliv na stav účetnictví.

 

 

 2. Ukončení korekce minulého měsíce

Operace s pracovním souborem lze ukončit dvojím způsobem :

 

a) LIKVIDACÍ pracovního souboru  - provedé korekce se neuplatní a korekční soubor                    bude zrušen. Celé zpracování se vrátí do stavu  před založení pracovního souboru.

                  

b) UKONČENÍM operace - v souboru ročních obratů jsou zrušeny všechny záznamy opravovaného měsíce a místo nich jsou doplněny záznamy z pracovního souboru. Po té jsou automaticky přepočteny stavy a obraty účtů. Volba korekce minulých měsíců je pak uvedena do stavu před založením pracovního souboru.

 

 

*S:K – PŘESKOK PRÁZDNÝCH MĚSÍCŮ

Tato volba slouží při zahájení zpracování těm firmám, které zahajují hospodářskou činnost v průběhu roku, aby nebylo nutno provádět naprázdno měsíční uzávěrky všech měsíců zahájení předcházejících. Po provedení volby se agenda přesune na začátek udaného zahajovacího měsíce. Volbu by však bylo možno teoreticky použít i k přeskoku těch měsíců, v nichž by firma nevykazovala žádnou hospodářskou aktivitu. Operaci lze provést jen tehdy, pokud v běžném měsíci nebyl ještě zadán žádný záznam a nelze ji provést ani v zahajovacím nultém měsíci, který by i v případě zahajování činnosti v průběhu roku měl sloužit k zadání počátečních stavů.

 


 

*S:U – UPOMÍNKY

                                                                   

Segment UPOMÍNKY slouží k automatickému vystavování upomínek odběratelům na základě rozboru pohledávek podle data splatnosti. Segment je volitelnou součástí agendy a je funkční jen ve zkušebním provozu, demonstrační verzi a u registrovaného klienta, který si modul UPOMÍNKY zakoupil.

Předpokladem pro správné a plnohodnotné využití modulu upomínek je především BEZCHYBNÉ            A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení evidence pohledávek, a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými údaji v evidencích. Důležité je také správné nastavení systémového data v počítači, na němž je agenda provozována, neboť právě k němu je často vztaženo odvozování počtu dní prodlení.

Nemenší důležitost má i úplnost adresních údajů v záznamech odběratelských firem v KATALOGU FIREM, protože jedině tak je možné vystavovat hromadné upomínací dopisy bez nutnosti ručního doplňování adres.

Pro modul upomínky je významné nastavení některých parametrů programu ve volbě SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE v části vymezené pro okruh odběratelů. V případě upomínek se jedná zejména o tyto parametry:

1. Název firmy uživatele a jeho adresa pro tisk na upomínku.

2. Limit pro zařazení faktury do faktur určených k upomínání ve  dnech, které uplynuly od data splatnosti nebo od data  vystavení předchozí upomínky (po instalaci 30 dní).

3. Limit v Kč pro výběr upomínek do dávky k hromadnému  vystavení, po inicializaci programu 200,- Kč, faktury na  menší částku nebudou do dávky vybírány.

Blok upomínek je rozdělen na část informací o stavu faktur ve vztahu k upomínkám a na samotné vystavování upomínek.

 

INFORMACE O PRŮBĚHU UPOMÍNÁNÍ

Sestava NEUPOMÍNANÝCH FAKTUR obsahuje veškeré neuhrazené faktury po termínu splatnosti, které dosud nebyly nikdy upomínány.

Sestava UPOMENUTÉ NEUHRAZENÉ podá přehled faktur, které nebyly dosud uhrazeny, přestože již byly jednou nebo opakovaně upomínány.

Sestava KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ obsahuje přehled faktur, které jsou neuhrazené více než 30 dní po termínu splatnosti nebo po datu vystavení poslední upomínky a budou tedy vybrány v případě provedení hromadné upomínky do dávky faktur k upomenutí.

O stavu upomínání vypovídá dále sestava PŘEHLED UPOMÍNEK. Registruje všechny vystavené upomínky jednotlivých faktur s pořadovým číslem upomínky až do doby úhrady faktury.

 

POSTUP VYSTAVOVÁNÍ UPOMÍNEK

 

1. HROMADNÉ UPOMÍNKY

Tento způsob upomínání automaticky připraví k upomínání  všechny faktury neuhrazené více než 30 dní po termínu  splatnosti nebo po datu vystavení předchozí upomínky.  Program nejprve zobrazí protokol o fakturách, které budou  připraveny k upomínání. Uživatel má možnost zobrazený seznam  revidovat, tzn. vyřadit faktury, které upomínat nechce.  Z upomínek, které v dávce ponechá k upomenutí, je možno  upomenout všechny faktury, všechny poprvé upomínané faktury  nebo pouze faktury, které naopak již upomínány byly.

Takto vybrané faktury pak program sdruží podle firem  a vypíše text upomínacího dopisu pro všechny dotčené  odběratelské firmy včetně jejich adres podle katalogu firem.

Uživatel si dále může zvolit, zda chce vytisknout standardní  text upomínky, který je v programu k dispozici, nebo zda  upomínky pouze promítne jako provedené do stavu evidence  a samotnou upomínku stylizuje dle vlastního uvážení.

 

2. INDIVIDUÁLNÍ UPOMÍNKY

Způsob upomínání je podobný, pouze s tím rozdílem, že  namísto automatického vytvoření dávky uživatel individuálně  vybere faktury, které chce upomínat. Vybrat lze jen  neuhrazené faktury, kterým již uplynula doba splatnosti.

 

 

 

*S:P – PENÁLE

                                                                   

 OBECNÉ ZÁSADY PENALIZACE

Segment PENÁLE slouží k automatickému vystavování penalizačních faktur odběratelům na základě rozboru pohledávek podle data splatnosti. Segment je volitelnou součástí agendy a je funkční jen ve zkušebním provozu, demonstrační verzi a u registrovaného klienta, který si modul UPOMÍNKY zakoupil.

Pojmem penále se v této příručce používá jako zkratka za správnější a významově přesnější pojem ÚROK Z PRODLENÍ. Výraz PENALIZAČNÍ FAKTURA pak nahrazuje slovní spojení VYÚČTOVÁNÍ ÚROKU Z PRODLENÍ, které program používá ve svých výstupech.

Předpokladem pro správné a plnohodnotné využití modulu PENÁLE je rovněž BEZCHYBNÉ A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení evidence pohledávek, a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými údaji v evidencích.

Pro penalizaci jsou dále významné hodnoty některých parametrů programu ve volbě SERVIS - PARAMETRY - KONSTANTY PRO OKRUH ODBĚRATELŮ, které je nutné před zahájením práce s modulem PENÁLE nastavit podle podmínek a potřeb uživatele.

Nemenší důležitost má i úplnost adresních údajů v záznamech odběratelských firem v KATALOGU FIREM, protože jedině tak je možné vystavovat hromadné penalizační faktury bez nutnosti ručního doplňování adres.

 

PENALIZACE se rozděluje na dvě části:

 

1. POSTUPNÁ PENALIZACE NEUHRAZENÝCH,

v níž program provádí postupnou dílčí penalizaci dosud  neuhrazených faktur, jimž však od data splatnosti či od  data, do něhož bylo penále vypočteno naposledy, uplynula  doba delší než stanovený počet dní.

2. PENALIZACE POZDĚ UHRAZENÝCH,

v níž program provádí konečnou penalizaci pozdě uhrazených  faktur.

 

POSTUP PŘI VÝPOČTU PENÁLE

Při výpočtu částky penále program použije hodnoty rozhodných položek uložené v záznamu faktury:

DATSPL datum splatnosti

DATPEN datum, do kdy bylo naposled penalizováno, do kdy již bylo  penále vyúčtováno, po zadání faktury je obsazeno stejnou  hodnotou jako datum splatnosti, faktura tedy po zadání  vyvolává dojem, jakoby již byla do data splatnosti  penalizována

PENPER penalizační perioda ve dnech, nenulová hodnota např. 7  značí, že penále bude vypočítáváno za každých započatých 7  dní prodlení úhrady, obvyklá hodnota je 1, tj. penále se  počítá za každý den prodlení, nulová hodnota značí, že  penále se vypočte jednorázově v okamžiku vzniku prodlení

PENPR procento k penalizaci za periodu, které říká, jaký podíl  fakturované částky má být předepsán jako úrok z prodlení za  každou načatou promeškanou periodu prodlení

PENHOD částka k penalizaci za periodu, která říká jaká částka  v Kč má být předepsána jako úrok z prodlení za každou  promeškanou periodu

 

Údaje PENPR a PENHOD se vylučují, pokud je jeden vyplněn, měl by být druhý nulový, pokud by byly vyplněny oba, dá program přednost pevné částce PENHOD. Pokud není vyplněn ani jeden z penalizačních údajů, penále se faktuře nevypočítává.

Program zjistí u POZDĚ UHRAZENÝCH faktur rozdíl mezi datem DATPEN a datem úhrady DATUHR, toto číslo sníží o hodnotu konstanty D_SNIZ (viz změna nastavení) a vypočte z něj penále tak, že zjistí počet započatých period a k nim vypočte příslušnou částku buď za pomoci procenta nebo pevné částky.

Při POSTUPNÉ PENALIZACI NEUHRAZENÝCH faktur program zjistí rozdíl mezi datem DATPEN a prvním kalendářním dnem běžného měsíce a vypočte z něj penále tak, že zjistí počet započatých period a k nim vypočte příslušnou částku buď za pomoci procenta nebo pevné částky.

 

 

 POSTUPNÁ PENALIZACE NEUHRAZENÝCH

Tiskový výstup KANDIDÁTI PENALIZACE přináší přehled faktur, které by byly vybrány v daném okamžiku do dávky k vystavení penalizačních faktur, t.j.:

1 - nebyly dosud uhrazeny

2 - od data, do něhož byly naposled penalizovány (tímto datem  může být i datum splatnosti), uplynul více než v konstantě  programu stanovený počet dní (90)

3 - penále vypočtené za dobu od data DATPEN do prvního  kalendářního dne běžného měsíce by překročilo nastavený  spodní penalizační limit v Kč

Při HROMADNÉ PENALIZACI program vybere do DÁVKY K VYSTAVENÍ penalizačních faktur všechny faktury, které v daném okamžiku jsou zahrnuty do sestavy KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ.

Při INDIVIDUÁLNÍ PENALIZACI uživatel vybere k přesunu do DÁVKY K VYSTAVENÍ libovolné faktury ze souboru pohledávek bez ohledu na to, zda jsou to "kandidáti" neboli faktury s předpoklady pro účtování penále či nikoli. Penále tak lze vystavit na libovolnou dosud nezaplacenou fakturu.

DÁVKU K VYSTAVENÍ lze opakovaně opravovat, tj. měnit údaje podstatné pro výpočet penále u jednotlivých faktur, nebo libovolnou fakturu z této dávky odstranit zrušením.

Pokud dá uživatel pokyn k vystavení penalizačních faktur podle připravené DÁVKY K VYSTAVENÍ, program zapíše do dotčených faktur v souboru neuhrazených faktur do položky datum penalizace DATPEN první kalendářní den běžného měsíce.

 

PENALIZACE POZDĚ UHRAZENÝCH

Tiskový výstup KANDIDÁTI PENALIZACE přináší přehled faktur, které by byly vybrány v daném okamžiku do DÁVKY K VYSTAVENÍ penalizačních faktur, t.j. byly pozdě uhrazeny, nebyly dosud penalizovány (nebo lépe nebyly penalizovány až do data úhrady - to je v případě předchozí postupné penalizace faktury) a vypočtené penále by překročilo nastavený spodní penalizační limit v Kč.

Obdobně jako u upomínek lze penalizovat (vybírat do dávky k vystavení) hromadným nebo individuálním způsobem.

Při HROMADNÉ PENALIZACI program vybere do dávky k vystavení penalizačních faktur všechny faktury, které v daném okamžiku jsou zahrnuty do sestavy KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ.

Při INDIVIDUÁLNÍ PENALIZACI uživatel vybere k přesunu do DÁVKY K VYSTAVENÍ libovolné faktury ze souboru pohledávek bez ohledu na to, zda jsou to "kandidáti" neboli faktury s předpoklady pro účtování penále či nikoli. Penále tak lze vystavit na libovolnou, třeba i včas zaplacenou fakturu.

DÁVKU K VYSTAVENÍ lze opakovaně opravovat, tj. měnit údaje podstatné pro výpočet penále u jednotlivých faktur, nebo libovolnou fakturu z této dávky odstranit zrušením.

Pokud dá uživatel pokyn k vystavení penalizačních faktur podle připravené DÁVKY K VYSTAVENÍ, program zapíše do dotčených faktur v souboru uhrazených faktur do položky datum penalizace DATPEN hodnotu z data úhrady DATUHR faktury.

Stejným způsobem označí v souboru uhrazených faktur i všechny faktury, u nichž bylo vypočtené penále menší než stanovený limit. Tyto faktury nebudou rovněž už nikdy vybrány k penalizaci, byť by byl zmíněný limit později snížen a některé z faktur by takto zpětně začaly podmínkám pro penalizaci vyhovovat.

Faktury s datem DATPEN rovným datu úhrady DATUHR jsou programem v dalším považovány za vypořádané z hlediska penalizace a nejsou již nikdy znovu vybírány k penalizaci.

 

PŘESUN PENALIZAČNÍCH FAKTUR DO DÁVKY FAKTUR

Pokud je DÁVKA K VYSTAVENÍ v pořádku a uživatel rozhodne o vystavení penalizačních faktur, promítne se tato skutečnost do všech dotčených faktur v evidenci. Program sestaví penalizační faktury a propíše je do DÁVKY FAKTUR (3.2.3).

Všechny penalizované faktury jedné firmy jsou zahrnuty do JEDNÉ PENALIZAČNÍ FAKTURY, částky penále za jednotlivé faktury jsou zachyceny jako dílčí částky této faktury a položka předmět fakturace obsahuje číslo penalizované faktury. Takto vytvořené penalizační faktury jsou setříděny dle firem a automaticky očíslovány. Číslování začíná od čísla PEN*1000000+1, kde PEN je penalizační řada - nejvýše dvoumístné číslo (po inicializaci nastaveno na 99).

Penalizační řadu lze nastavit ve ZMĚNÁCH NASTAVENÍ; nastavením řady tak lze odlišit penalizační faktury v evidenci saldokonta. Očíslované faktury jsou přesunuty do DÁVKY FAKTUR         a lze s nimi dále jako s dávkou faktur pracovat (viz část 3.2.3 příručky). Mimo jiné to znamená, že dokud není dávka uzavřena, nejsou penalizační faktury dosud zapsány v analytické evidenci vystavených faktur.

!!! POZOR !!!

Pokud vyberete fakturu k penalizaci a její penalizační  faktura se dostane do dávky faktur, bude příslušná faktura  označena jako JIŽ PENALIZOVANÁ a zůstane takto označena  i v případě, že dávku zrušíte a nepromítnete ji tedy do  souboru vystavených faktur měsíce !!!

 

 

 

 

 

 

 

*S:D    DIAGNOSTIKA DAT

 

Diagnostika dat slouží k testování logické a fyzické správnosti dat.

 

Diagnostické kontroly lze provádět:

·           jednotlivě

·           v bloku – jen kontroly měsíční závěrky

·           v bloku – všechny kontroly

 

Pokud kontroly označené vykřičníky !!! nemají pozitivní výsledek, nelze provést závěrku měsíce.

 

NEVYROVNANÉ DOKLADY  !!!

Protože zobecněný způsob zadávání účetních záznamů umožňuje uživateli zadat tzv. nevyvážené doklady, to jest doklady u nichž suma částek zaúčtovaných na jednotlivé strany dokladu není shodná, může uživatel z této sestavy získat přehled o takto chybných respektive nedokončených dokladech. Vypíše se soupis takových dokladů s vyznačenými součty stran MÁ DÁTI a DAL a s vypočteným rozdílem. Nevyvážené doklady jsou na výpisu sdruženy do bloků podle příslušnosti k jednotlivým účetním měsícům.

Nevyvážené doklady běžného měsíce brání provedení měsíční uzávěrky a je tedy nutné je před fyzickým uzavíráním opravit, dokončit nebo zrušit.

Sestava má kontrolní charakter, poskytuje seznam všech nevyrovnaných dokladů v souboru deníku v dělení na doklady běžného a příštího měsíce. Pro každý nevyrovnaný doklad uvádí celkový obrat obou stran dokladu a rozdíl těchto částek.

 

ÚPLNOST OBRATOVÉ PŘEDVAHY !!!

Chyba v této kontrole je logickým důsledkem chyby první v nevyrovnanosti dokladů, ale moho zde nastat i jiné příčiny ve fyzickém stavu dat agendy.

 

CHYBNÉ ZÁZNAMY – ČÁSTKY BEZ KONTACE !!!

Vyhledají se záznamy, které by měly uvedenu částku MD či DAL na nemají přitom kontaci na existující účet – tato situace by měla být výhradně výsledkem selhání softwaru (k tomu běžně nedochází) nebo selhání fyzického zápisu na disk PC.

 

NULOVOST ÚČTŮ 3431, 3432

Pokud se neprovede přeúčtování zůstatků uvedených účtů programovou cestou, program hlásí tuto chybu, která se však nepovažuje za závažnou, protože například čtvrtletní plátci DPH mohou celkem logicky přeúčtování provádět vždy až a konci čtvrtletí.

 

SOUVISLOST DOKLADOVÝCH ŘAD

Chyba v této kontrole není závažná, ale mohla by signalizovat například nezaúčtování nějakých dokladů.

 

 

SOULAD STAVU SALDOKONT – BĚŽNÝ !!!

SOULAD STAVU SALDOKONT – PŘÍŠTÍ

PODEZŘELÉ ÚČETNÍ ZÁZNAMY

PODEZŘELÉ ZÁZNAMY V EVIDENCÍCH

Tyto kontroly odhalují  problémy v integritě dat.

 

INTEGRITOU DAT se rozumí vnitřní správnost vztahů mezi datovými soubory agendy, z hlediska uživatele zejména zachování vazby mezi stavem syntetických účtů a jejich analytickým rozkladem na jednotlivé evidenční položky, což se týká evidence pohledávek, závazků, záloh a nespárovaných úhrad.

Protože integrita dat je stavová záležitost, lze vypsat sestavu s přehledem všech analyticky sledovaných zvláštních účtů pro BĚŽNÝ nebo PŘÍŠTÍ STAV agendy. Integrita dat je v pořádku, pokud se v sestavě ve sloupci rozdílu neobjeví žádná hodnota.

Integrita dat se kontroluje stejným způsobem při měsíční uzávěrce, pokud se objeví diference v datech běžného měsíce (diference v příštím se toleruje), program nedovolí provést fyzické uzavření měsíce.

Důvody porušení integrity jsou v zásadě dvojí, když pomineme možnost selhání programu, který při normálním fungování nemůže integritu narušit.

Prvním důvodem jsou možné zápisy do účetní evidence účtované na některý zvláštní účet, které se nezadáním párovacích symbolů nezaznamenají do příslušné evidence. Tyto záznamy nám z deníku měsíce odfiltruje sestava PODEZŘELÉ ÚČETNÍ ZÁZNAMY.

Druhým důvodem může být zásah přímo do tabulek evidencí, umožněný v části SPECIÁLNÍ OPERACE - ANALYTICKÉ EVIDENCE. Zde je možné provést změnu záznamu libovolné evidenční položky a toto se děje bez odpovídajícího paralelně prováděného zachycení v účetní evidenci, jak je to obvyklé při standardním použití programu. Takto změněné nebo doplněné záznamy nám poskytne sestava CHYBNÉ NEBO PODEZŘELÉ ZÁZNAMY V EVIDENCI.

 

NASMĚROVÁNÍ ÚČTŮ

Poslední diagnostická sestava NENASMĚROVANÉ ÚČTY vypisuje:

1. všechny účty pojednávané programem jako zvláštní

2. všechny majetkové účty s neprovedeným nasměrováním do  rozvahy - vypíší se tu všechny účty rozvahové  a nenasměrované účty rozvahové (zřejmě chyba)

3. všechny výsledkové účty s neprovedeným nasměrováním do  výkazu zisku (zřejmě chyba)

Existence nenasměrovaných účtů by mohla vést k chybnému sestavení výkazů, je třeba ji odstranit doplněním nasměrování v opravě označení účtů účtového rozvrhu nebo obnovou výchozího nasměrování (neupraví ovšem nasměrování u účtů zřízených mimo nomenklaturu směrné účtové osnovy)

 

CHYBNÉ ÚČETNÍ KOMBINACE

Kontrola má k dispozici samostatný aparát se seznamem chybných účetních kombinací (standardně prázdným), který umožní vyhledat v účtování měsíce všechna pochybení (věcné nesprávností nebo podezření na ně). Jednotlivé chybové podmínky se zapisují  podle pravidel pro výběrové podmínky (ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA) na strukturou OBRATY.

 

CHYBNÁ ÚČTOVÁNÍ V CIZÍ MĚNĚ

Kontrola vyhledává v účetním deníku celého účetního roku všechny záznamy, které účtují o cizí měně a nemají uvedenu cizí měnu, kód nebo hodnotu. Výjimkou jsou účtování o účtech kursových rozdílů,  které se za chybné v tomto smyslu nepovažují (viz nastavení těchto účtů)

 

CHYBA PŘIŘAZENÍ FAKTUR V CIZÍ MĚNĚ

Kontrola vyhledává v analytické evidenci faktur položky které jsou evidovány na účtu vedeném v cizí měně, ale k´d měny se na nich neshoduje s předepsaným. Kontrola zabraňuje směšování různých cizích měn na jednom analytickém účtu, což odporuje zásadám zákona o účetnictví. V programu jde o přechodný jev, obvykle po zavedení plného účtování v cizí měně, je třeba odstranit a v běžném provozu už k této chybě nedochází.

 

SOULAD STAVU SALDOKONT v cizí měně – BĚŽNÝ

SOULAD STAVU SALDOKONT v cizí měně – PŘÍŠTÍ

Analogie těchto kontrol v KČ, nejde však ani v případě běžného měsíce o fatální chybu, evidence v cizí měně je chápáno jen jako operativní evidence.

 

JEDINEČNOST MĚSÍCE V DOKLADECH

Neuživatelská, systémově vzniklá chyba v datových záznamech, kdy dva záznamy jednoho dokladu patří do různých měsíců, odstraní se regenerací.

 

ÚPLNÁ ANALÝZA SALDOKONT

Kontrola je vyčleněna samostatně a pracuje tak, že pro určený účet saldokontního typu nejprve prověří souvislost mezi stavem účtu na konci předchozího roku a na začátku běžného roku, a to jak syntetický, tak analytický stav. Pokud je zde shoda, provede se detailní analýza tak, že se rekonstruují veškerá účtování běžného roku a dojde se ke KONSTRUKCI – vypočtenému stavu jednotlivých faktur a ten se porovnává se stavem podle aktuálně platné analytické evidence.

 

REVIZE HLAVNÍCH SOUBORŮ

Kontrola detekuje v hlavních souborech agendy FYZICKY vadné věty (podle určitých nepřekročitelných logických kriterií na obsah vět) nebo věty z tohoto podezřelé. Tyto věty lze prohlédnout a následně ze souborů vyloučit.

Akci vyloučení vět je nutné provádět po dobré úvaze a po konzultaci s dodavatelem softwaru, nebo lépe s jeho přímou účastí. Po skončení je nezbytné provést regeneraci dat.

 

VNITROPODNIKOVÉ A ROZVAHOVÉ ÚČTY !!!

Vnitropodnikové účty samostatně a podrozvahové účty samostatně musí vždy v měsíci mít souhrnné obraty MD a DAL vyvážené.

 

 

 

*S:H    ZÁMĚNA HESEL FIREM

 

Volba umožňuje změnit nevyhovující hesla firem na hesla nová.

Uživatel nejprve definuje převodní tabulku – všechny v ní použité firmy musí existovat v katalogu firem.

Potom program na pokyn provede záměnu ve všech souborech agendy a nakonec lze původní dále nepotřebné záznamy firem z katalogu zrušit.

Protože jde o nevratný chod, důrazně doporučujeme před jeho zahájením vytvořit bezpečnou kopii dat agendy.

 

*S:E    EXPORT DAT DO DBF

 

V této volbě lze vystoupit kompletní data hlavních souborů do formátu DBF, s nímž lze dále pracovat v tabulkových kalkulátorech (EXCEL) i v řadě dalších aplikací. To je výhodné pro vlastní rozborové účely.

 

 

*S:X    EXTRAS - PROCEDURY

 

V této volbě vyvolává své vlastní specifické procesy (zakázkově doplněné) pro práci s daty agendy.

 

 

 


 

*Z  -  ZÁVĚRKY

 

*Z:M  -  MĚSÍČNÍ ZÁVĚRKA

Pokud jsou data měsíce již úplná, lze uzavřít měsíc. Po uzavření je zpětný zásah do dat minulých měsíců proveditelný jen s obtížemi, a to způsobem popsaným v oddíle SPECÁLY.

Dvouměsíční operační prostor, který je však standardně přístupný, by měl nutnost návratů minimalizovat, nehledě na to, že návratem v agendě dochází k porušení některých elementárních zásad zákona o účetnictví.

Uzavírá se i fiktivní měsíc 0.

Měsíční závěrka je tvořena skupinou výpisů, které by měly být provedeny, protože mají dokladový charakter a FYZICKÝM UZAVŘENÍM MĚSÍCE. Akce, jejichž výstupem je tisk, lze však vynechat, pokud už uživatel otiskl požadovanou sestavu dříve. Z důvodů zajištění přehledu a dostatečné operativnosti se však doporučuje při měsíční uzávěrce sestavy skutečně tisknout, i když předpisy umožňují uchování účetních dat jen na médiích a zpětné vyvolání sestav je také možné.

1. TISK DENÍKU poskytuje základní měsíční doklad - deník účetních  záznamů hlavní knihy, tiskne se celá sestava bez výběru.

2. TISK ROZVAHY poskytuje bilanci (rozvahu) ve formě výkazu ve  stavu po uzavření měsíce. Na straně pasív obsahuje zisk od  počátku roku.

3. TISK VÝKAZU ZISKU poskytuje stanovený výkaz uzavíraného měsíce  k okamžiku uzavření měsíce.

Poznámka:

V bodech 2 a 3 se tisknou oficiálně stanovené a žádané  výkazy, v praxi menších firem je namísto nich účelnější  tisknout DETAILNÍ ROZVAHU a DETAILNÍ VÝSLEDOVKU, které jsou  podrobnější, vše je však věcí zvyku či potřeb uživatele.

4. TISK MĚSÍČNÍ OBRATOVÉ PŘEDVAHY poskytuje sestavu klasické  obratové předvahy měsíce, neslouží však ke kontrole  podvojnosti zápisů (kterou algoritmus zpracování zaručuje  automaticky), ale jako předepsaná základní dokladová  sestava, obsahující souhrnné měsíční obraty všech účtů.

 

 FYZICKÉ UZAVŘENÍ MĚSÍCE program provede zcela samostatně.

Do deníku měsíce program doplní na pokyn uživatele záznamy, kterými přeúčtuje zůstatek účtů 3431 a 3432 na účet  3433 (střediskově).

Provedení předchází provedení kontrol měsíční závěrky (viz DIAGNOSTIKA DAT), zde se požaduje aby všechny zahrnuté kontroly proběhly s pozitivním výsledkem.

Záznamy PŘÍŠTÍHO MĚSÍCE se NEKONTROLUJÍ ani na vyváženost  ani na integritu.

Před zahájením reorganizace si program vynutí vytvoření  kopie dat na záložním médiu.

Pokud je v záznamech měsíce vše v pořádku, je nutno ještě  potvrdit úmysl uzavřít měsíc kladnou odpovědí na dotaz  programu. Pokud se zde dá k uzavření pokyn, dojde  k reorganizaci souborů.

Pro uživatele to znamená, že momentální stav účtů se stane  stavem po poslední uzávěrce, záznamy uzavíraného měsíce se  přesunou do souboru minulých obratů, záznamy zapsané  v uzavíraném měsíci jako záznamy měsíce příštího se stanou  záznamy nového běžného měsíce.

Po ukončení uzavíracích operací se program vrátí do základní  obrazovky a uživatel může započít zpracování dalšího měsíce.

 

Měsíční uzávěrka se provádí ve všech řádných měsících účetního roku a v zahajovacím nultém měsíci. V posledním měsíci roku nedojde k posunu do měsíce dalšího,  pouze dojde k uzamčení dat klienta – nejsou dále možné bez odemčení aktivní záznamy – účtování.

 

*Z:T  -  TISKY ROČNÍ ZÁVĚRKY

V průběhu roku je tato akce uživateli uzavřena, je k dispozici jen v posledním měsíci roku.

Program automaticky podporuje všechny potřebné procedury spojené s uzavřením roku, a proto obvyklé manuální operace uzavírání nepřichází v úvahu.

Program provede  tyto  následující kroky:

-          Automaticky zúčtuje zůstatky  nákladových a výnosových účtů na účet zisků a ztrát.

-          Automaticky přeúčtuje zůstatky všech  rozvahových účtů ve střediskovém členění na konečný účet  rozvažný.

-          Umožní uživateli vypsat deník a obratovou předvahu těchto uzavíracích záznamů.

Operace se provádí jen virtuálně, po změně účtování posledního měsíce lze doklady o závěrkových operacích roku vypsat znovu.

 

POSTUP NA PŘELOMU DVOU ÚČETNÍCH ROKŮ

 

Viz samostatný manuál


 

*L  -  ČÍSELNÍKY

 

Program v této sekci spravuje všechny důležité číselníky či tabulky, jejichž obsah je vhodné definovat před zahájením vlastních účetních prací, neboť jejich povaha, a proto i programové vybavení nepodporují jejich dynamické rozšiřování v průběhu jiných operací podle okamžité potřeby uživatele:

                                                              

*L:R - ÚČTOVÝ ROZVRH

 

ZALOŽENÍ ÚČTU

Na počátku práce s agendou je k dispozici výchozí účtový rozvrh navržený metodikem výrobce softwaru.

Výchozí účtový rozvrh má tři varianty podle typu firmy pro:

·           podnikatelské subjekty

·           příspěvkové organizace

·           nevýdělečné organizace

Tento vzorový účtový rozvrh vychází plně ze směrné účtové osnovy dané předpisy. Lze jej libovolně zúžit nebo rozšířit. Do označení (čísla účtu) lze použít číslice i písmena. Doporučuje se zachovávat klasifikaci danou směrnou osnovou, ale je možno založit i účty se zcela jiným označením.

Účet lze zrušit jen tehdy, když neměl v průběhu roku žádný obrat a jen tehdy, má-li nulový stav.         V průběhu roku stačí ovšem účet pouze přestat používat, přestane se posléze vyskytovat ve výpisech.

Při zadávání nového účtu je nutno nastavit správně všechny atributy účtu, aby jej program dokázal správně převádět do výkazů. Výchozí nastavení účtového rozvrhu vychází ze standardního způsobu převodu účtů do jednotlivých řádek výkazů.

 

Nejprve je nutno v položce AP určit zda jde o účet

        1 = aktivní,

        2 = pasívní

        0 = podrozvahový

 

Tato hodnota rozhoduje především o tom, zda vůbec a pokud ano, pak na které straně detailní rozvahy účet figuruje. Nastavení se řídí povahou účtu nebo tím, kde se obvykle nachází zůstatek. NÁKLADY je nutné chápat jako AKTIVA, VÝNOSY jako PASÍVA.

Poté se v položce DU určí, zda jde o nákladový a výnosový účet a pokud ano, určí se postavení účtu vzhledem k dani z příjmu firmy:

       1 = náklad účetní, daňově uznatelný         5 = výnos účetní, daňově uznatelný

       2 = náklad pouze účetní                            6 = výnos pouze účetní

       3 = náklad vnitropodnikový                      7 = výnos vnitropodnikový

 

U nenákladových účtů se ponechá v položce nula. Kategorie účetních nákladů a výnosů představuje ty účty, které jsou z hlediska účetního náklady a výnosy, které však nemají vliv na stanovení základu pro daň z příjmu firmy. Tam, kde dochází u obsahově jediného účtu k rozlišení na dva účty, z nichž jeden je daňový a jeden účetní, je daňový účet v textu označen notickou "(d)". Tento způsob rozlišování účtů umožňuje v důsledku stanovit základ pro daň z příjmu bez nutnosti vedení dalších pomocných analytických evidencí.

 

U nákladových a výnosových účtů je pak nutno udat číslo řádku předepsaného výkazu zisků a ztrát (výsledovky). Formát výkazu a číslování řádků v něm odpovídá vždy výkazu stanovenému opatřením ministerstva financí pro příslušný typ firmy. Pomocně si na této položce můžeme stiskem klávesy F1 zobrazit všechny řádky výkazu pro případný výběr. Určením čísla řádku se stanoví, do které řádky výkazu se bude stav či obrat účtu promítat.

 

Totéž je nutno udělat u rozvahových účtů, které nejsou označeny jako výnosy nebo náklady. Zde je nutno podle stejných zásad jako u výsledovky určit číslo řádku rozvahy. Zde se pouze odlišným způsobem zadává nasměrování účtů, jejichž hodnoty tvoří položku ve sloupci korekce daného řádku rozvahy. U těchto účtů je nutno číslo řádku zvýšit o 200, v sestavě konstrukce rozvahy se takové účty objeví u příslušného řádku se znaménkem minus.

 

OBNOVA OBVYKLÉHO NASMĚROVÁNÍ

Na pokyn uživatele nastaví program všechny atributy účtů na standardní hodnoty. Toto provede však jen u účtů, které prvními třemi znaky svého označení odpovídají směrné účtové osnově. Atributy nestandardně označených účtů ponechá beze změn. Jde o návrat k obvyklému nasměrování                      a nastavení účtů, nově uživatelem doplněné účty se zařadí podle obvyklé logiky.

 

PŘIŘAZENÍ ANALYTICKÉ EVIDENCE

S účty přiřazenými analytické evidenci pracuje program odlišným způsobem než s ostatními účty, a to v tom smyslu, že zvláštní účty chápe jako účty, k nimž je povinně vedena podrobná analytická evidence podle jednotlivých položek.

Rozeznáváme tyto typy evidence:

 TYP

ÚČET

1

2

3

4

účty pohledávek (saldokontní účty pro oblast odběratelů)

účty závazků (saldokontní účty pro oblast dodavatelů) 

účty přijatých záloh (od odběratelů) 

účty poskytnutých záloh (dodavatelům) 

 Počáteční nastavení účtů:

ÚČET

TYP

    311     -       pohledávky za odběrateli                                     

    321     -       závazky k dodavatelům                                         

    324     -       přijaté zálohy                                                         

    314     -       poskytnuté zálohy

1

2

3

4

                                                    

Uživatel si může pro každý typ vytvořit podle své potřeby neomezené množství účtů. Při vytváření těchto účtů není vázán označením účtu, takže teoreticky lze jako účet typu pohledávek označit například některý účet zásob a na něm pak položkově analyticky sledovat saldo takto evidovaného druhu zásob. Tak by vlastně mohla být suplována práce programu skladové evidence, přirozeně bez komfortu, který obvykle poskytuje.

Přiřazení účtu některému typu tedy nijak neovlivňuje jeho směrování či příslušnost ve výkazech, má význam jen pro mechanismus chování programu při práci s tímto účtem.

Program dále jako se zvláštními účty nakládá s účty 31199 a 32199, které však nejsou součástí této tabulky, jsou zahrnuty ve výchozím účtovém rozvrhu, nelze je zrušit a způsob, jakým s nimi program pracuje nelze nijak ze strany uživatele ovlivnit.

 

RUŠENÍ ÚČTŮ

Program si sestaví seznam použitých účtů a pak po zadání účtu dovolí zrušit jen ty účty, které nemají v účetním roce žádný pohyb (chápe se včetně měsíce 0).

 

MINIMÁLNÍ ÚČTOVÝ ROZVRH

Tisknou se všechny účty s počtem znaků v čísle účtu větším nebo rovným 4 a všechny použité účty  trojmístné

 

ÚČTOVÝ ROZVRH S ATRIBUTY

Úsporný opis účtového rozvrhu s nastavením a přiřazením účtů do výkazu

 

DIAGNÓZA NASMĚROVÁNÍ ÚČTŮ

Program vyhledá a vypíše nenastavené účty – viz dioagnostika.

 

                                                                

*L:R - DOKLADOVÉ ŘADY

                                                

Pro své specifické potřeby vedení účetnictví a podle své vlastní organizace a značení účetních dokladů si každý uživatel připraví a definuje v této tabulce dokladové řady. Každá řada je označena libovolným dvouznakovým jménem (číslem), kterým se pak na ni odvolává při zadávání záznamů. Pro každou nově zřízenou řadu musíme stanovit jméno, textový popis řady a číslo prvního dokladu, nejčastěji nula - program pak začíná číslovat doklady řady od jedničky, tedy od čísla o jedna vyšší než zadaná výchozí hodnota.

Pro řadu se rovněž musí nastavit režim pro automatismus zvyšování čísla dokladu, zadáme číslo, o které se po zadání vyváženého dokladu má zvýšit číslo dokladu pro předvyplnění čísla záznamu následujícího v části UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.

Zadáme-li hodnotu 0, číslo se nezmění, to se hodí pro řady bankovních výpisů, kde na jediném dokladu je zapsán větší počet dvoustranných vyvážených záznamů a číslo dokladu je pro všechny z nich stejné.

Zadáme-li hodnotu 1, číslo se zvýší po každém záznamu o 1, to se hodí pro řady např. pokladních dokladů, kde je obvykle každý doklad označen novým číslem.

Lze přirozeně využít navržené základní dokladové řady, které jsou v tabulce k dispozici ihned po instalaci.

Dodatečnou změnou nejvyššího použitého čísla dokladu lze dosáhnout změnu v průběhu číslování dokladů v řadě. Zde je nutno postupovat opatrně, aby nedošlo k sloučení záznamů s již existujícími záznamy stejných čísel dokladů.

Hlavním smyslem použití řad je zpřehlednění výpisů a usnadnění zadávání. Odpadá nutnost rozlišování řad na úrovni čísel dokladů.

 

Dokladové řady typu VF musí mít disjunktní číselné intervaly pro čísla dokladů – nesmějí se překrývat. Toto platí i pro typ DF.

 

 

*L:C – CIZÍ MĚNY

 

Číselník cizích měn – zadává se mezinárodně uznávaný kód cizí měny (USD,EUR,CHF), kurs, počet jednotek cizí měny, vůči němuž kurs platí a datum platnosti kursu.

 

Práce s cizí měnou je od verze 5.01 postavena na principu 1 účet = 1 měna.  Každý účet, který má být veden v cizí měně, musí mít tuto měnu přiřazenu v účtovém rozvrhu.  Jedinou výjimku tvoří účty 31199 a 32199, na nichž z technicko-historických důvodů lze evidovat položky v různých měnách. Uživatel proto musí mít na paměti, že zůstatky těchto účtů v cizí měně nemusí mít správný smysl.

 

Při přechodu na verzi 5.01 je někdy nutné odstranit problémy spojené s evidováním pohledávek, závazků, záloh v různých cizích měnách na jediném účtu, který však je příslušný jediné měně.  To lze zajistit zřízením nových analytických účtů saldokontního typu pro každou použitou měnu. Na ně je pak nutné příslušné faktury v části SPECIÁLY – ANALYTICKÉ EVIDENCE přepsat a celkovou částku takto přepsaných faktur na příslušný účet z původního účtu přeúčtovat (bez zápisu do analytické evidence).

 

Program pak podporuje cizí měny ve všech zadávacích formulářích i ve všech operacích párování, kompenzací i rušení. Při párování dokladů je nutnou podmínkou párování shoda cizí měny u obou párovaných dokladů.

Účtovat lze samozřejmě i na účty běžné – nesaldokontní, například pokladní.

 

Podpora

Aparát podpory ve větvi ÚPRAVY vychází z předpokladu, že účtování v cizí měně má charakter operativní evidence a umožňuje tedy změny částek v cizí měně ve všech tabulkách – v účetních záznamech i v analytických evidencích. Uživatel tedy může korigovat dřívější nesprávné záznamy o cizích měnách.

 

Sestavy

Stav účtů v cizí měně

Obraty účtu v cizí měně

Pohledávky v cizí měně

Kniha vystavených faktur v cizí měně

Závazky v cizí měně

Kniha došlých faktur v cizí měně

Zálohy přijaté a poskytnuté v cizí měně.

 

Kontrolní chody

Soulad analytické a syntetické evidence v cizí měně.

Chybná účtování v cizí měně (chybějící údaje o cizí měně u účtů vedených v cizí měně).

Chybná přiřazení faktur v cizí měně účtům (nesoulad měny).

Stav účtů v cizí měně – sestava počítá hypotetický kurs, který by se neměl zásadně odchýlit od obvyklého.

 

 

 

*L:S – STŘEDISKA

V této větvi lze aktualizovat tabulku hospodářských středisek firmy, předpokládá se, že jde o primární číselník, závazný pro všechny ostatní agendy informačního systému.

Pokud se firma na střediska nečlení, je potřeba v číselníku ponechat jednu větu s nulovým číslem střediska (je v číselníku přichystána po instalaci).

Pokud chce uživatel všechny obraty včetně majetkových striktně směrovat na střediska, musí po zadání svých skutečných středisek tento nulový záznam zrušit.

Pokud chce uživatel směrovat na střediska jen obraty výsledkových účtů, musí v číselníku mít vedle svých skutečných středisek i tento nulový záznam.

Střediska lze podle TŘÍ NAVZÁJEM NEZÁVISLÝCH HLEDISEK sdružit pro účely střediskových výpisů do skupin, které se pak po zvolení takto agregovaného výpisu jeví jako jediné středisko. Obvyklým důvodem takového sdružení středisek je příslušnost k jednomu vyššímu hospodářskému celku uvnitř firmy, například provozu, ale střediska můžeme takto sdružit podle zcela jiných hledisek. Podle příslušného hlediska budou střediska na výpisech sečtena, mají-li v číselníku uvedeny v příslušné určující položce (STR1, STR2, STR3) stejnou hodnotu.

 

U příspěvkových a společenských organizací se každé středisko musí přiřadit jednomu z typů:

·           středisko hlavní činnosti

·           středisko hospodářské činnosti

·           středisko nerozlišené režie

Je to v souladu s dekompozicí činnosti těchto organizací, agenda ROYW používá k rozčlenění činností právě aparát středisek.

 

 

 

*L:Z – ZAKÁZKY

 

V této větvi lze aktualizovat tabulku zakázek (akcí, výkonů) podle nichž chce firma z ekonomického hlediska členit sledování svých výsledků či majetku. Obecně může tento číselník zachycovat jednotlivé třídy zcela libovolného členění (odlišného od členění organizačního - středisek).

Blíže jsou obecný význam a možné použití číselníku zakázek popsány v části 1.3 ZÁKLADNÍ POJMY této příručky.

Pokud uživatel výsledky podle zakázek nečlení, je potřeba v číselníku ponechat jednu větu s nulovým číslem zakázky (je v číselníku přichystána po instalaci).

Pro případné sdružení zakázek do vyšších skupin na výpisech je k dispozici jedna agregační položka – sortiment (jedno hledisko pro slučování). Jeho zadání a použití se řídí stejnými principy jako agregační položky v číselníku středisek.

 

TISK PŘEHLEDU ZAKÁZEK

UKONČENÍ ZAKÁZKY

 

Aparát pro sledování nedokončené výroby:

ZAKÁZKY NEDOKONČENÉ VÝROBY

PŘÍMÉ NÁKLADY ZAKÁZEK

CELKOVÉ PŘÍMÉ NÁKLADY ZAKÁZEK

STAV NEDOKONČENÉ VÝROBY

OBRATY MIMO PLATNÉ ZAKÁZKY

VÝSLEDKY ZAKÁZEK NV

 

 

*L:E - NAPOJENÉ EVIDENCE

                                                                    

Tabulka napojených evidencí vyjmenovává pro potřeby programu všechny SATELITNÍ AGENDY neboli automatizovaně vedené analytické evidence, s nimiž program bude komunikovat, tj. z nichž bude schopen přebírat jejich sběrné (sumarizované) účetní obraty. Seznam takových agend v obvyklém provedení je v agendě připraven a je možno jej podle potřeby modifikovat.

Každá napojená agenda má své jméno, které u standardních agend odpovídá označení agendy.

Cesta k agendě musí být zadána jako JMÉNO ADRESÁŘE s daty satelitní agendy. Zápis cesty musí být zakončen lomítkem(/).

V dalším je slovo "heslo" symbolem pro skutečné heslo klienta, s jehož daty agenda pracuje (viz ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA).

Pro přímo napojené agendy například: C:/Program Files/KL-heslo/DT-PERW/

Pro přenos disketou například: A:/

 

Standardně připojené agendy jsou:

MAJW   majetek       ../KL-heslo/DT-MAJW/   přebírá se zúčtování zařazení a vyřazení a odpisů

PERW    mzdy     ../KL-heslo/DT-PERW/          přebírá se zúčtování mezd

 

 

 

V – CESTY PRO DÁVKY VF

 

Tabulka vyjmenovává pro potřeby programu všechny vstupní cesty pro import VF.

 

Každá cesta má své symbolické jméno Vedle toho jsou v nabídce natrvalo zařazeny (nelze je z tabulky zrušit, lze jen změnit cestu) záznamy pro zvláštní typy přenosů. To se týká přebírání dat z obecného textového souboru - značeno TEXT.

Cesta musí být zadána jako JMÉNO ADRESÁŘE s daty přenosových souborů. Zápis cesty musí být zakončen lomítkem(/) – zadává se běžné lomítko, program si tento znak zaměňuje.

 

 

 

D – CESTY PRO DÁVKY DF

 

Totéž, co předchozí, ale pro dávky DF.

 

 

*L:A    STAVY VF

 

Tento číselník dovoluje definovat stavy pohledávek z hlediska interního posuzování jejich stavu, kvality či vývoje. K těmto definovaným stavům lze pak pohledávky přiřadit a v některých sestavách od sebe na základě tohoto přiřazení separovat celé stavové skupiny.

 

 

*L:Y – STAVY DF

 

Totéž, co předchozí, ale pro závazky (DF)

 

 

 

*L:F - KATALOG FIREM

Tento katalog (registr) slouží uživateli k evidenci firem dodavatelů i odběratelů. Automaticky se doplňuje novými firmami podle záznamů při zadávání pohledávek a závazků a naopak při použití hesla již existující firmy se vyvolá její název či další adresní nebo jiné údaje.

 

URČENÍ POUŽÍVANÉHO KATALOGU

Katalog firem může být sdílen s jinou agendou. Agenda ROY může využívat svůj vlastní katalog (ve svém datovém adresáři), který je zpřístupněn i jiné agendě (např. PRO), nebo může agenda ROY mít zpřístupněn katalog umístěný v datovém adresáři jiné agendy. O umístění aktivního katalogu lze rozhodnout uživatelsky změnou cesty ke katalogu firem v části ZMĚNA NASTAVENÍ.

Správným zápisem cesty lze dosáhnout i toho, že například všichni klienti, pro něž je agenda ROY instalována, mohou využívat jediný společný katalog firem umístěný v datovém adresáři jednoho z nich.

Pokud má agenda používat svůj vlastní katalog, musí být cesta nastavena takto:

        ..\KL-HESLO\DT-ROYW\                    kde HESLO je heslo klienta

Pokud má agenda používat katalog agendy XXXW téhož klienta, musí být cesta nastavena takto:

        ..\KL-HESLO\DT-XXXXW\                     kde HESLO je heslo klienta

Pokud má agenda používat katalog v agendě ROY jiného klienta, musí být cesta nastavena takto:

       ..\KL-HESLOJK\DT-ROYW\                kde HESLOJK je heslo onoho jiného klienta agendy ROY

 

IDENTIFIKACE FIREM V KATALOGU

Pro identifikaci firem v položce FIRMA (heslo firmy) se lze rozhodnout pro některou z následujících variant:

a) použít skutečné "heslo" firmy, zkratku, která pro interní  potřebu jasně firmu identifikuje - osvědčuje se zejména při  menším počtu partnerských firem

b) použít nevýznamové pořadové číslo, které program přiděluje  sám při přímém zadávání do katalogu

c) použít IČO - vhodné zejména při větším počtu partnerských  firem - někdy však nutno doplnit o další rozlišení

d) použít číslo bankovního účtu, nejlépe bez předčíslí a kódu  banky a pomlčky uvnitř čísla

Hesla začínající písmenem program zarovnává v položce vlevo, hesla začínající číslicí zarovnává vpravo.

 

PRÁCE S KATALOGEM

Firmy lze do katalogu ukládat, opravovat záznamy o nich, rušit je z evidence.

Umožněn je výstup formou prohlížení kompletních záznamů firmy (jedna firma na jedné obrazovce) a rychlý zkrácený výpis na obrazovku v režimu rolování údajů.

Výpisy sestav umožňují zadat výběrovou podmínku, aby bylo možné tištěné seznamy firem omezit jen na ty, které jsou předmětem zájmu. Tiskové sestavy jsou k dispozici tyto:

 

ŘÁDKOVÝ VÝPIS - je zkrácenou formou, vypisuje základní údaje firem, řazení  je podle hesel

ABECEDNÍ VÝPIS  - podá seznam firem v abecedním uspořádání podle názvů firem

ÚPLNÝ VÝPIS je kompletní výpis údajů firmy, firmy jsou řazeny podle  hesel

TELEFONNÍ SEZNAM tiskne jen ty firmy, které mají telefonní nebo faxové číslo  zadáno

TISK ADRES NA OBÁLKY tiskne vybrané adresy do stanovených pozic na jednotlivé  obálky

TISK ADRES NA SAMOLEPKY tiskne vybrané adresy do stanovených pozic na počítačový pás  papíru se samolepkami

Uživatel si musí nastavit pozice umisťující tisk adres na jednotlivé vkládané dopisní obálky a pozice pro tisk samolepek v samostatných nastavovacích volbách.

 


 

*R    SERVIS  

 

V tomto oddíle může uživatel provést základní pomocné a obslužné operace určené k podpoře provozu agendy, které však bezprostředně nesouvisí s vlastní odbornou činností, kterou agenda zajišťuje.

Standardní operace prováděné u všech agend stejným způsobem jsou zevrubně popsány v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČCE.  Jedná se především o:

·           zálohování dat

·           obnovu dat ze záložních médií

·           regeneraci datových souborů

·           práci se systémem klientů

·           správu systému kontrol přístupových práv

·           návody a manuály

·           základní informace o systému a agendě

 

V této příručce budou popsány jen ty volby, které jsou nějak specifické právě pro agendu WINROY ROYW.

 

 

 

*R:R    REGENERACE SOUBORŮ AGENDY

 

Regenerace dat agendy vedle základních pochodů kontroly a revize datových souborů agendy v případě ROYW ještě navíc provede přepočet stavů účtů od počátku roku podle počátečního stavu a veškerého provedeného účtování v roce.

 

 

 

*R:P  -  PARAMETRY

 

ČÁST PARAMETRY je v textu této příručky často zmiňována, jde o poměrně velmi důležitou část práce s programem, se kterou se uživatel sice nesetkává při rutinním provozu, pouze při počátečním nastavení agendy, a pak již jen výjimečně při změně některé charakteristiky, ale která ovlivňuje zásadním způsobem některé postupy programu i způsob práce s agendou. Správné nastavení konstant programu a plné pochopení dosahu těchto změn teprve umožní využít schopnosti agendy v plné šíři    a přesně v souladu s individuální potřebou uživatele.

Nastavují se tyto relativně stálé charakteristiky zpracování:

DPH

PLÁTCE DANĚ (DPH) - konstanta určuje vztah uživatele k DPH, přípustné  hodnoty jsou 1=plátce (počáteční hodnota) 0=neplátce. Změny  by se měly provádět jen při skutečné změně daňového režimu  uživatele, a to zásadně jen na začátku měsíčního  zpracovacího cyklu. Nastavení PLATCE=1 u uživatele, který je  neplátcem DPH, nezpůsobí žádnou chybu, opačný případ vede  k neproúčtování daně u plátce.

ZAOKROUHLENÍ DPH – určuje zaokrouhlování DPH při předběžných výpočtech navrhovaných hodnot v zadávacích formulářích.

 

ÚČETNICTVÍ

STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ - je položka, jejíž hodnota  určuje, zda se ve vstupních formulářích budou objevovat  položky středisko a zakázka:

                                                             

Střediska

nákladově

střediska

majetkově

zakázky

hodnota

konstanty

Ano

ano

ano

ano

ne

ne

ano

ano

ne

ne

ne

ne

ano

ne

ano

ne

ano

ne

111

110

101

100

001

000

 

AGERGACE ÚČTŮ VE VÝKAZECH - stupeň agregace (součtování) v sestavách s detailními  výpisy po jednotlivých účtech - detailní rozvaha,  výsledovka, středisková výsledovka atd. Přípustné hodnoty  1, 2,3,4 určují, podle kolika prvních cifer v čísle účtu má  sestava poskytovat mezisoučty, počáteční hodnota je 2.

EXPORT/IMPORT DAT DF – určuje, zda klient bude exportérem či importérem dat DF.

UVOLNĚNÍ UZAVŘENÝCH DAT – lze změnou tohoto atributu uödemknout data již uzamčená pro zásahy závěrkou posledního měsíce roku.

 

CESTY

CSF - cesta ke katalogu firem, problém, možnosti a způsob zadání  je popsán v části 8.8 této příručky, program po zadání  testuje, zda na uvedené cestě soubor katalogu existuje

 

UPOMÍNKY A PENÁLE

FIRMA - název firmy pro upomínky a penále

ADRESA - adresa firmy pro upomínky a penále

BANKA - jméno banky spravující běžný účet (ve 2. pádě), použijí  jej pro výzvu k úhradě programem tištěné upomínky a penále

KONTO - číslo bankovního konta, použijí jej pro výzvu k úhradě  programem tištěné upomínky a penále

SPLAT - obvyklá splatnost VF ve dnech, použije se při  předvyplnění data splatnosti na základě již zadaného data  vystavení VF

PENLIMIT - limit pro penalizaci v Kč - penalizují se jen pozdě  zaplacené VF, u nichž by penále bylo vyšší než tento limit,  platí i pro upomínky

PENDEN - limit pro penalizaci ve dnech, týká se postupné  penalizace dosud neuhrazených faktur, udává, po kolika dnech  od data, do něhož se naposledy vystavila penalizační  faktura, má být opět automaticky vystavena další postupná  penalizační faktura

UPLIMIT - limit pro upomínání ve dnech, udává, po kolika dnech od  data vystavení předchozí upomínky má program vystavit  automaticky další upomínku

PERIOD - penalizační perioda ve dnech, udává po kolika dnech  prodlení se má dlužníkovi vyúčtovat další částka jako úrok  z prodlení, počáteční hodnota 1 znamená, že se bude penále  počítat za každý den prodlení úhrady (hodnota 7 znamená, že  se bude penalizovat za každý započatých 7 dní prodlení,  hodnota uvedená v konstantě se bude používat pro  předvyplnění při zadávání VF

PROCEN - procento pro penalizaci je procento fakturované částky,  které se bude penalizovat za uvedenou periodu, hodnota  uvedená v konstantě se bude používat pro předvyplnění při  zadávání VF

D_SNIZ - snížení počtu dní pro penále je počet dní, o které se  sníží doba prodlení ve dnech před výpočtem úroku z prodlení  u konečné penalizace pozdě uhrazených faktur

 

PROGRAM

KONEC PRÁCE S AGENDOU- hodnota 1 způsobí, že práce  programu po posledním ESC v hlavním menu agendy okamžitě  skončí, hodnota 0 způsobí, že program položí ještě jednu  otázku, kde si ověří úmysl uživatel opravdu končit s prací

ZVUKOVÉ EFEKTY PROGRAMU – nastavení zvukových efektů – ticho, jen pípání, melodie ….

 

              

  

*R:K:P – PŘEVOD (DAT Z AGENDY ROY7)

 

 

Při prvním spuštění programu ROYW  - podvojné  účetnictví založte fiktivního klienta, nejlépe klienta DEMO. Nezakládejte klienta s heslem, které existuje v ROY7, tento klient by se pak automaticky nepřevedl !

 

V prvním založeném klientovi naleznete v menu položku SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD (Převod dat klientů z minulé generace softwaru). Po spuštění této akce se program dotáže na cestu k datovým adresářům, zde zadejte cestu k agendě ROY7 (obvykle to bude c:\SR2MIS\). Program Vám ukáže seznam klientů. Klienty pro převod vyberete zadáním jména, lze použít hvězdičkovou konvenci - * = všichni, AB* = všichni klienti, jejichž heslo začíná na AB).

 

Opakování převodu klienta

Pokud budete chtít převod daného klienta opakovat, lze tak učinit pouze v případě, že smažete již vzniklou datovou složku Kl-xxxx z C:\Program Files\Winroy. V tomto případě budete moci převod dat  klienta úspěšně opakovat.

 

 

*R:N – NÁVODY

 

Uživatel si v této větvi může prohlížet na obrazovce respektive vytisknout na tiskárně tyto manuály:

 

1) ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKOU PŘÍRUČKU obsahující obecné pokyny  platné pro obsluhu všech agend WINROY

 

2) tento manuál agendy ROYW

 

tyto dvě příručky se otevřou v internetovém prohlížeči. Z obsahu lze přeskočit přímo na vybranou kapitolu.

 

Lze je však otevřít i v programu WORD a vytisknout.

 

3) přehled aktuálních doplňků a změn, které nebylo možno z různých příčin již zahrnout do posledního platného vydání  této příručky – tiskne se jako ostatní sestavy v programu

 


 

4.  -  JAK ZAVÉST AGENDU ROYW

 

Založení agendy je třeba věnovat zvýšenou pozornost, protože správná metodická příprava pak podstatným způsobem usnadňuje další průběh prací s agendou v běžném provozu.

 

Před zahájením práce s agendou by měl mít metodik firmy připraveny zásady pro vytváření                       a rozčlenění účtů, způsob účetního sledování z hlediska středisek a zakázek, způsob vytváření těchto číselníků, měl by si rozhodnout způsob identifikace partnerských firem v katalogu.

Prvním praktickým krokem je založení dat firmy jako dat nového klienta. Popis založení nových dat je součástí ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČKY.

 

Po zadání hlavičky a tisku registračního protokolu program přejde k inicializaci dat klienta.

 

Při inicializaci dat agendy volí uživatel první rok zpracování a dále určí typ firmy tím, že vybere jeden z nabízených výchozích účtových rozvrhů. Tato volba je pak směrodatná pro chování programu zejména při sestavování jednotlivých předepsaných výkazů a při manipulaci s některými vybranými účty.

 

K dispozici jsou tyto účtové rozvrhy:

-          pro podnikatelské subjekty

-          pro  příspěvkové organizace

-          pro  nevýdělečné organizace

 

Po inicializaci dat agendy jsou k dispozici všechny datové soubory agendy ve výchozím stavu a agenda je nastavena na měsíc 0 vybraného roku.

 

POSTUP PŘI ZAHAJOVÁNÍ

Počáteční stavy roku zadáme jako obraty zahajovacího měsíce 0, a to jako jediný složený doklad,          v němž aktivní zůstatky jednotlivých účtů budou zadány jako obraty strany MÁ DÁTI a pasívní zůstatky účtů jako obraty strany DAL. Pokud je doklad zadán a stranově vyvážen, představují aktuální stavy účtů žádaný počáteční stav roku.

Po kontrole správnosti provedeme regulérní měsíční uzávěrku měsíce 0 (fyzické uzavření) a agenda přejde do měsíce 1, přičemž počáteční stavy roku jsou již v příslušném výpisu správné. Obraty měsíce 0 se do obratových sestav roku nezapočítávají.

Tento postup se týká výhradně zahájení prvního roku práce s agendou, postup v měsíci 0 v dalších navazujících letech je odlišný a řídí se postupem popsaným v části NOVÝ ROK v kapitole SERVIS - KLIENTI.

Při zahájení účtování v průběhu roku se do prvního měsíce účtování přeneseme na počátku měsíce 1 provedením operace PŘESKOK PRÁZDNÝCH MĚSÍCŮ popsané v části SPECIÁLY.

 

Doporučená posloupnost zahajovacích kroků:

1. Inicializace dat agendy s výběrem roku a typu účtového  rozvrhu

2. Nastavení konstant, zejména PLATCE

3. Úprava výchozího účtového rozvrhu podle vlastních potřeb.

4. Naplnění číselníku středisek a zakázek.

5. Doplnění a úprava číselníku dokladových řad podle vlastních  potřeb či zvyklostí.

6. Zadání počátečních stavů účtů do měsíce 0 a uzavření  měsíce 0

7. Přeskok prázdných měsíců při zahájení v průběhu roku.

 


 

5.  ŘEŠENÍ VYBRANÝCH SITUACÍ

 

V této kapitole jsou shrnuty některé vybrané situace, které se opakovaně objevují v účetní praxi firem a jejichž nejen účetní řešení, ale především účetně technické zachycení v prostředí agendy vyžaduje zvláštní přístup. Uvedené návody by měly posloužit k ulehčení práce uživateli, ale zároveň nejsou jediným možným postupem při řešení daných problémů.

 

 

5.1   ZAHRANIČNÍ DOŠLÁ FAKTURA

 

Případ zachycuje zápis došlé zahraniční faktury u dovozce, plátce daně a následné zachycení celního výměru.

Došlou fakturu zapíšeme na firmu dodavatele pod číslem faktury 1 po přepočtu kurzem na Kč jako nedaňový doklad do měsíce např. 3.2003:

        

Hlavička

MD  131    typ DHP    0         2000,-

DAL:    321 …………...2000,-

jediná dílčí částka 

                                                        

Takto zapsaná faktura může být bezprostředně uhrazena dodavateli.

V měsíci 4.2003 pak obdržíme JCD s výměrem cla ve výši 600,- Kč a s daní rozdělenou do dvou položek na typ 8 = 5% a typ 9 = 22%. Tento výměr zúčtujeme jako fakturu č. 2 do 4.2002 na firmu CELNICE takto:

             

Hlavička

MD  131    typ DPH    0        -2000,-

MD  131    typ DPH    8         1000,-

                                     daň       50,-

MD  131    typ DPH    9         1000,-

                                     daň     220,-

MD 131     typ DPH  8(9)        600,-

                                     daň         0,-

DAL:    321 .………........870,-

1.     -  storno   fa   1

2.          - zboží s daní 5%

 

3.        dč - zboží s daní 22%

 

3.   dč - clo 

      (může se rozložit do typů                                                                                                 8 a 9 v poměru základů)

 

Výsledek je po stránce zachycení daně, základu daně i účetní a daňové příslušnosti do jednotlivých měsíců zcela korektní.

 

5.2  ZÁPOČET

 

Pro realizaci zápočtu postačí uhradit úhradami zadanými pod jediným číslem dokladu všechny VF a DF, které do zápočtu vstupují, a to tak, že vždy protiúčet příslušného účtu pohledávek a závazků při úhradě jednotlivých faktur NEBUDE UVEDEN. Půjde tak o jednostranné záznamy, celkový doklad bude vyvážen. Pokud sumy VF a DF vstupujících do zápočtu přesně nesouhlasí, lze dalším záznamem v rámci zápočtového dokladu tento rozdíl likvidovat proti některému jinému majetkovému účtu.

 

5.3   ÚHRADA FAKTURY ZÁLOHOU

Pro úhrady faktur zálohou, úhradu faktury nespárovanou úhradou, likvidaci faktury dobropisem, existují v agendě speciální podpůrné chody v části 4.1 ÚHRADY A KOMPENZACE, kam odkazujeme na popis postupu.

 

 

5.4  PRÁCE S ÚČTY DPH

 

Častou chybou v technice práce s programem, i když ne závažnou nebo neodstranitelnou, je přímé účtování na účty 3431 a 3432. Toto mechanika programu neočekává, protože předpokládá, že obraty účtů 3431 a 3432 bude výhradně odvozovat z existujících primárních záznamů, v nichž je vyznačen příslušný typ DPH. Dojde k tomu, že takto zúčtovanou DPH program automaticky na konci měsíce nepřevede na účet 3433 ani takové položky nezahrne do výkazů DPH !!!

Náprava je poměrně snadná, převod lze přeúčtovat manuálně zadaným záznamem, je však lépe se takových zápisů vyvarovat. Pokud vznikne potřeba zaúčtovat jen daň, je nutné zadat záznam se základem 0, typem daně jako obvykle a daní v potřebné výši a program se zachová korektně.


                      

6.  STRUKTURA POUŽITÝCH TABULEK

  

V uvedených datových strukturách je v agendě uložena rozhodující část datové základny. Jména, formáty a obsah položek jsou nutné při sestavování výběrových podmínek při prohlížení tabulek, opravách a rušení, výběru z připojených formulářů při zadávání a výběru vět při tisku některých sestav.

 

Význam popisu formátu položky je tento:

cc    999  0              malé číslo, max. hodnota 999, 0 desetinných míst

bc    6  2                  číselný řetězec 6 cifer, z toho 2 za des. tečkou

dd    10  2               číslo 10 míst před a 2 místa za des. tečkou

rj     5   0                  textový řetězec jednoslovný, max. délka 5 znaků

re    30   0                textový řetězec obecný, max. délka 30 znaků

mr   7    0                 měsíc a rok ve tvaru MM.RRRR

da    10   0               datum ve tvaru DD.MM.RRRR

 

Struktura OBRATY tabulky účetních záznamů

DOKL           číslo          5.0          číslo dokladu

TEXT            text         30              popis operace

DEN              číslo         2.0           číslo dne (1 - 31)  provedení operace

MER              mm.rr                      měsíc a rok provedení operace

UCETM         text          5              účet na straně MÁ DÁTI

ZAKM           číslo        6.0            zakázka na straně MÁ DÁTI

STRM            číslo        3.0            středisko na straně MÁ DÁTI

DPHM           číslo        1.0             typ DPH na straně MÁ DÁTI

HODM           číslo       10.2            částka obratu na straně MÁ DÁTI (základ)

DANM          číslo       10.2            částka DPH na straně MÁ DÁTI

UCETD         text          5               účet na straně DAL

ZAKD           číslo         6.0            zakázka na straně DAL

STRD            číslo         3.0            středisko na straně DAL

DPHD            číslo         1.0            typ DPH na straně DAL

HODD            číslo       10.2            Kč - částka obratu na straně DAL

DAND           číslo       10.2            částka DPH na straně DAL

 

 

Struktura VF tabulky analytické evidence pohledávek

ICF                bc            8   0         interní číslo faktury

FIRMA          re          10   0          heslo firmy

NAZOD         re          30   0          název firmy odběratele

ULIOD          re           30   0         ulice

MESOD        re            30   0        město

BANOD         bc            4    0        banka

PSCOD          bc            5    0         psč

ZEMOD         re          15    0         stát

DATVF         da            8    0         datum vystavení faktury

DATSPL       da            8     0        datum splatnosti

DATUHR      da            8     0        datum poslední úhrady

MER             mr            5     0        měsíc zúčtování

UCETM        rj              5     0        účet MD - účet pohledávky

STRED         bc             5     0        středisko pohledávky

HOD             dd            10    2         fakturovaná částka

SUHR          dd             10    2        suma úhrad do běžného měsíce

ROZDIL      dd             10    2        zůstatek pohledávky v běžném měsíci

ZALOHA    dd             10    2         přijatá záloha

PORC          bc               3    0         počet dílčích částek

ZNAK          bc              1    0         příznak storna 1 = stornováno

DATUP        da              8    0        datum poslední upomínky

PENPER      cc             99    0        penalizační perioda (ve dnech)

PENPR         bc             4     2        penalizace v % ceny za periodu prodlení

PENHOD      dd           10     2        penalizace v pevné výši za periodu

PENDP         da            8      0       datum, do kdy předepsáno penále

NEXTSU      dd          10      2       suma úhrad - příští stav

NEXTRO     dd           10      2       zůstatek pohledávky - příští stav

MERST        mr            5      0       měsíc a rok stornování

RADA          re              2      0       dokladová řada

ODKUD       bc             2       0       měsíc zaúčtování faktury

CODE          bc             6       0       číslo obchodního případu

 

Struktura ZL tabulky analytické evidence záloh

MER            mr            5        0      měsíc a rok zúčtování

PS1              bc          10         0      konto firmy

FIRMA        re           10        0       heslo firmy

POPZ           re           30        0       popis zálohy

UCETM       rj             5         0      účet poskytnuté zálohy

UCETD        rj             5         0      účet přijaté zálohy

HODZAL     dd          10         2      celková poskytnutá záloha

SUHR          dd          10         2      částka použitá na úhrady - běžný měsíc

ROZDIL      dd          10         2       zůstatek ze zálohy - běžný měsíc

DATUHR    da            8         0       datum úhrady

ZNAK         cc            9         0        příznak storna

NEXTSU    dd         10          2        použito na úhrady - příští měsíc

NEXTRO   dd         10           2       zůstatek zálohy - příští měsíc

MERST      mr           5           0      měsíc a rok stornování

STRED       bc           5           0      středisko zálohy

KLICZ        bc           8           0      klíč zálohy (pořadové číslo zálohy v roce)

ODKUD      bc           2           0     měsíc zápisu do evidence

 

 

Struktura DF tabulky analytické evidence závazků

RADA          re          2           0          dokladová řada

MER            mr         5           0           měsíc zúčtování

ICF              bc          8            0          interní číslo faktury

PREDC        bc          6           0          předčíslí účtu

KONTO       bc        10           0          číslo konta u banky

ECF             bc        10            0         externí číslo faktury

FIRMA        re        10             0          heslo firmy

NAZDOD    re        30             0          název firmy dodavatele

BANDOD    bc         4              0          banka - směrový kód

SPECIF        bc         8              0          specifický symbol

KONST        re         4               0         konstantní symbol

DATVF        da         8              0          datum vystavení faktury

DATSPL       da        8              0           datum splatnosti

DATUHR      da         8             0          datum poslední úhrady

UCETD         rj          5             0          účet DAL (závazku)

STRED         bc         5              0          středisko závazku

HOD              dd       10             2           fakturovaná částka

SUHR           dd       10             2           suma úhrad do běžného měsíce

ROZDIL       dd       10             2           rozdíl / zbývá uhradit

PORC           bc         3             0           počet dílčích částek

ZNAK          bc         1             0           znak 1=stornováno 0=platná

ZALOHA     dd        10            2           poskytnutá záloha

NEXTSU     dd        10            2           suma úhrad - příští stav

NEXTRO    dd         10            2           závazek - příští stav

MERST       mr         5             0           měsíc a rok stornování

ODKUD       bc         2             0           měsíc původu (zápisu)

CODE          bc         6             0           číslo obchodního případu

DATBAN    da         8              0          datum pro vystavení příkazu

KUHR         dd       10              2          částka k úhradě

ZPUHR       cc          9              0          způsob úhrady 1=příkaz 2=inkaso

KNEU        dd        10              2          neuhrazená část

KPRI          dd        10              2          částka hrazena příkazem číslo

BLOK         bc         1              0           blokace pro úhrady 0=volné 1=blok

 

Struktura UR tabulky účtového rozvrhu

UCET           rj          5            0            účet

NAZUC        re        60            0            plný název účtu

AP               cc           2           0            1=aktiva 2=pasíva 0=podrozvahový

DU              cc           9           0            daňový účetní vnitropodnikový náklad/výnos

PUR            cc           9           0            1=pur 2=uzz 3=kur 4=hvsr

VYSL          bc          3           0             řádek výsledovky

ROZV          bc          3           0             řádek rozvahy

 

Struktura STRED tabulky středisek

STRED                   bc         5             0             číslo střediska

NAZSTR               re        30             0             název střediska

STR1                      bc         5             0             zařazení podle 1. hlediska

STR2                      bc         5             0             zařazení podle 2. hlediska

STR3                      bc         5             0              zařazení podle 3. hlediska

 

Struktura ZAKAZ tabulky zakázek

ZAK             bc          6             0               číslo zakázky

NAZZAK     re         30             0               název zakázky

SORTIM       bc          3             0               sortiment zakázky

 

Struktura EVID tabulky napojených evidencí

EVID             rj          4             0                            symbol evidence

TYPEV          cc         9             0                           typ evidence 0=standard 1=speciál

NAZEV         re        30             0                           název evidence

CESTA          re        30             0                          cesta k evidenci

MER              mr        5              0                           poslední zúčtovaný měsíc

 

Struktura RADY tabulky dokladových řad

RADA              rj          2              0                  označení řady

NAZRAD         re        30              0                  popis řady

NEJVYS           bc          8             0                  nejvyšší použité číslo

DOKL               bc         8              0                  poslední nevyvážený doklad

RUST                cc         9              0                  způsob změny čísel dokladů řady

 

 

Struktura FIRMY tabulky katalogu firem

FIRMA             re         10            0                   heslo partnera

NAZ1               re         30            0                   název firmy 1

NAZ2               re         30            0                   název firmy 2

ICO                  bc           8            0                   ičo firmy

CISPLA           re          15            0                   číslo plátce DPH

MESTO           re          25            0                   adresa - město a čtvrt

ULICE             re          25            0                   adresa - ulice a číslo

PSC                  bc           5            0                   poštovní směrovací číslo

ZEME              re            5            0                   kód země

TELEF             re          15            0                   telefon

FAX                 re          15            0                   fax

DANUD           cc            1            0                  daňový údaj

PREDC            bc            6            0                  předčíslí účtu

KONTO           bc         10             0                  číslo konta u banky

KODBAN        cc     9999             0                   kód banky

SPECIF            bc           8            0                   specifický symbol

POZNF            re          30            0                    poznámka