WINROY ROYW
POSTUP
PRÁCE NA PŘELOMU DVOU ROKŮ
Pro popis je zvolena hypotetická firma s heslem KLNT a
přechod roků
Je nutné vždy dodržet následující posloupnost kroků:
1. Zaúčtování měsíce 12.2008 na
hlavních účtech v KLNT8
2. Založení dat klienta pro rok 2009
jako KLNT9
3. První spuštění klienta KLNT9
4. Závěrka měsíce 0.2009 v KLNT9
5. Dokončení účtování 12.2008 v KLNT8
6. Korekce počátečních stavů
(opakovatelné) v KLNT9
1. Zaúčtování měsíce 12.2008 na hlavních
účtech v KLNT8
V klientovi KLNT8 a měsíci 12.2008 je třeba doúčtovat účty
nebude měněna nebo bude měněna jen málo. Tyto stavy se totiž
přenesou jako výchozí do roku 2009. Také je vhodné, aby již měly
správné zůstatky účty bankovní a pokladní.
V agendě klienta KLNT8 máte obvykle již také zaúčtovány
některé obraty měsíce 1.2009.
Při účtování se používá k označení prvního měsíce roku 2009 v
univerzálním záznamu notace 13.2009 !!! V ostatních účtovacích
formulářích se používá standardní označení měsíce, tedy
1.2009.
Obraty 1.2009 (13.2009) se do KLNT9 přenesou do měsíce
POZOR !!!!! - pokud již založíte agendu klienta KLNT9 a
začnete v ní pracovat, nesmíte již do měsíce 1.2009 v agendě klienta KLNT8
nic zadávat, nebo lépe takové zadávání nemá žádný smysl.
2. Založení dat klienta KLNT pro rok 2009
jako KLNT9
Volbu je možno spustit v SERVIS - KLIENTI - NOVÝ ROK. Volba
je funkční pouze v měsíci
pro rok 2009 (zde KLNT9). Modul sám nabídne nové heslo, které vytvořil z hesla původního záměnou nebo doplněním poslední cifry
roku . Pokud nemáte vážný důvod, neměňte nabízené heslo a
pouze jej potvrďte ENTER.
Po potvrzení hesla bude pro právě spuštěného klienta založen
datový adresář pod novým heslem.
Program před založením klienta KLNT9 pro nový rok nejprve
kontroluje, zda v měsíci 12.2008 klienta KLNT8 jsou v pořádku všechny kontroly měsíční
závěrky. Pokud je něco v nepořádku, nového klienta KLNT9 nezaloží.
Kromě kontrol měsíční závěrky proveďte před zakládáním
nového roku ještě vynulování zůstatků účtů
POZOR !!!!! Založení
lze provést i opakovaně, ale pak se stane to, že pokud jste už předtím začali v
klientovi KLNT9 běžně zadávat
účetní operace do 1.2009 nebo i do dalších měsíců, budou
ztraceny, a agenda klienta KLNT9 se znovu bude nacházet ve stavu, který
odpovídá datům pořízeným v klientovi KLNT8.
3. První spuštění klienta KLNT9
Při spouštění programu z ikony WINDOWS, kde je vyznačeno jen
obecně spuštění účetnictví a klient se zadává až po vstupu do agendy výběrem z
menu klientů, je problém vyřešen sám, vybereme přímo nové heslo KLNT9.
Při volání programu ikonou určenou jen pro jeden účetní rok
2008 (volá klienta KLNT8), je nutné vytvořit kopii této ikony. Vytvořenou kopii
přejmenujeme a v části VLASTNOSTI – PROGRAM změníme v poli CÍL parametr z KLNT8
na KLNT9.
Při PRVNÍM spuštění agendy klienta KLNT9 proběhnou
automaticky tyto operace :
·
KROK
1 - jsou načteny stavy účtů a evidencí minulého roku podle aktuálního stavu
agendy klienta KLNT8
·
KROK
2 - fiktivní uzávěrka měsíce 12
·
KROK
3 - fiktivní závěrka roku 2008
·
KROK
4 - otevření nového roku - vytvoření otvíracích záznamů do deníku 0.2009
klienta KLNT9
Při dalším spuštění se již nabíhá agenda klienta KLNT9
obvyklým způsobem.
POKUD je v kterékoli otevírací operaci nalezena chyba, je
vypsána na obrazovku a operace je přerušena. Nové spuštění se považuje za
PRVNÍ spuštění a spouštěcí modul provede znovu všechny
operace. Proto nejdříve v datech měsíce 12 v klientovi KLNT8 odstraňte avizované
chyby, a pak teprve můžete úspěšně zahájit zpracování roku 2009.
4. Závěrka měsíce 0.2009 v KLNT9
Po úspěšném zahájení pak máte pod původním heslem přístup k datům
roku minulého (zůstávají v měsíci 12) a
pod heslem novým můžete zpracovávat
aktuální rok. Nejprve je třeba uzavřít běžnou měsíční závěrkou měsíc 0.2009.
Před zahájením závěrky je vhodné provést volbu SERVIS, DATA, REGENERACE a
ověřit si, že počáteční stavu účtů klienta KLNT9 jsou skutečně rovny konečným
stavům klienta KLNT8 (neplatí pro nákladové a výnosové účty).
Pokud vznikne potřeba dalšího účtování v měsíci 0.2009 -
například při použití převodového můstku, změně označení účtů a podobně, tato
účtování zůstávají následnou opakovanou korekcí počátečních stavů nedotčeny.
Pokud budete ještě později opravovat či dokončovat účtování
minulého roku v klientovi KLNT8, nové počáteční stavy syntetických účtů přenesete do aktuálního roku volbou
"KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" provedenou v klientovi KLNT9.
5. Dokončení účtování 12.2008 v KLNT8
V klientovi KLNT8 budete pravděpodobně nadále doúčtovávat operace konce minulého roku, například
zúčtování daně z příjmu. Tento stav může trvat třeba až do poloviny roku 2009.
POZOR !!!!! Pokud po
otevření agendy klienta KLNT9 ještě zasáhnete do stavu saldokontních
účtů,je třeba tyto změny pečlivě dokumentovat, protože korekce počátečních
stavů změní jen stavy účtů, nezmění však automaticky i počáteční stavy analytických
evidencí - jednotlivých faktur.
Pokud tedy například dodatečně vypustím v klientovi KLNT8 z
konečného stavu pohledávek jednu fakturu, musím ji též vypustit ze stavu v
klientovi KLNT9 - tady to musí být vždy jen zásahem přes SPECIÁLY - ANALYTICKÉ
EVIDENCE, aby nedošlo k účetní změně - ta už proběhla v roce předchozím.
6. Korekce počátečních stavů (opakovatelné)
v KLNT9
Nové konečné stavy 12.2008 podle klienta KLNT8 přenesete do počátečních
stavů syntetických účtů klienta KLNT9
provedením operace "KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" v datech
klienta KLNT9. Tato volba funguje ale až v měsíci
Korekci počátečních stavů můžete provést v kterékoli fázi práce
s klientem KLNT9, a to i opakovaně.
Při korekci v tomto smyslu vždy použijte při zakládání pracovního
souboru volbu "podle závěrečných stavů klienta KLNT8". Korekční operaci je třeba vždy ukončit, dřív
se změna počátečních stavů na datech klienta KLNT9 neprojeví.
Pokud vznikne potřeba dalšího účtování v měsíci 0.2009 -
například při použití převodového můstku, změně označení účtů a podobně, tato
účtování zůstávají následnou opakovanou korekcí počátečních stavů nedotčeny.
Pokud do nich chcete zasahovat při korekci, musíte použít při
načítání korekčního souboru volbu "použít záznamy vlastních dat".