OBSAH
1. ÚVOD ……………………………………………………………………………… |
3 |
1.1. IDENTIFIKACE
…………………………………………………………………. |
3 |
1.2. POUŽITÉ ZKRATKY
……………………………………………………………. |
3 |
1.3. ZÁKLADNÍ POJMY ……………………………………………………………... |
4 |
|
|
2. PRINCIPY VÝSTAVBY AGENDY ……………………………………………… |
6 |
2.1. ZÁKLADNÍ CHARAKTERISTIKY AGENDY …………………………………. |
6 |
2.2. FUNKČNÍ ČLENĚNÍ AGENDY ………………………………………………… |
8 |
2.3. ANALYTICKÉ EVIDENCE …………………………………………………….. |
9 |
2.4. ÚČETNÍ ZACHYCENÍ DANĚ Z PŘIDANÉ HODNOTY ………………………. |
10 |
|
|
3.
POPIS FUNKCÍ AGENDY ……………………………………………………….. |
12 |
|
|
V - VSTUPY ………………………………………………………………………….. |
12 |
V:U – UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM …………………………………………………….. |
12 |
V:V – VYSTAVENÉ
FAKTURY
…………………………………………………….. |
17 |
V:D – DOŠLÉ FAKTURY
…………………………………………………………….. |
21 |
V:B – PROHLÍŽENÍ ZÁZNAMŮ .........………………………………………………… |
25 |
|
|
A – ÚPRAVY …………………………………………………………….. |
26 |
A:K – ÚHRADY A KOMPENZACE
……….………………………………………….. |
26 |
A:S – STORNA OPERACÍ ………………..…………………………………………….. |
28 |
A:O – OPRAVY A RUŠENÍ
ZÁZNAMŮ ……………………………………………... |
29 |
A:L – LIKVIDACE DROBNÝCH ZŮSTATKŮ
………………………………………. |
30 |
A:C – PODPORA PRO CIZÍ MĚNY ………………………………………. |
31 |
|
|
I – IMPORTY ……………………………………………………………………….. |
31 |
I:V – IMPORT DÁVKY VYSTAVENÝCH FAKTUR ……………………………….. |
31 |
I:D – IMPORT DÁVKY DOŠLÝCH FAKTUR ………………………………………. |
34 |
I:N – OBRATY NAPOJENÝCH EVIDENCÍ ………………………………………….. |
34 |
I:O – OPAKOVANÉ ÚČETNÍ OPERACE …………………………………………….. |
36 |
|
|
T – SESTAVY …………………………………………………………………………… |
38 |
T:O – OBRATY
…………………………………………………………………………. |
38 |
T:U – STAVY
……………………………………………………………………………. |
40 |
T:V – VÝKAZY
…………………………………………………………………………. |
40 |
T:P – POHLEDÁVKY …………………………………………………………………… |
41 |
T:Z – ZÁVAZKY
…………………………………………………………………….…. |
42 |
T:L – ZÁLOHY
……………………………………………………………………….…. |
42 |
T:D – DPH
……………………………….……………………………………………… |
43 |
T:S – STŘEDISKA ……………………………………………………………………… |
43 |
T:Z - ZAKÁZKY
………………………………………………………………………... |
44 |
T:E – EXTRAS (INDIVIDUÁLNÍ SESTAVY) ………………………………………... |
44 |
T:A – ARCHIV SESTAV ……………………………………………………………... |
44 |
T:G – GRAFY
…………………………………………………………………………... |
45 |
S – SPECIÁLY ……………. ………………………………………………………… |
46 |
S:A – ANALYTICKÉ EVIDENCE …………………………………………………… |
46 |
S:P – KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ ………………………………………….. |
46 |
S:M – KOREKCE MINULÝCH MĚSÍCŮ ……………………………………………. |
47 |
S:K – PŘESKOK PRÁZDNÝCH MĚSÍCŮ …………………………………………... |
48 |
S:U – UPOMÍNKY
……………………………………………………………………. |
49 |
S:P – PENÁLE
………………………………………………………………………... |
50 |
S:D – DIAGNOSTIKA
………………………………………………………………... |
53 |
S:H – ZMĚNA HESEL FIREM ………………………………………………………… |
55 |
S:E – EXPORT DAT DO DBF
……………………………………………………….. |
55 |
S:X – EXTRAS - PROCEDURY ………………………………………………………. |
55 |
|
|
Z –ZÁVĚRKY ………………………………………………………….
……………. |
56 |
Z:M – MĚSÍČNÍ ZÁVĚRKA
…………………………………………………………. |
56 |
Z:T - TISKY ROČNÍ ZÁVĚRKY
…………………………………………………….. |
57 |
POSTUP NA PŘELOMU DVOU ÚČETNÍCH ROKŮ
………………………………… |
57 |
|
|
L –
REGISTRY A ČÍSELNÍKY ………………………………………………….. |
59 |
L:R – ÚČTOVÝ ROZVRH
…………………………………………………………….. |
59 |
L:D – DOKLADOVÉ ŘADY
…………………………………………………………. |
61 |
L:C – CIZÍ MĚNY …………………………………………………………………….. |
61 |
L:S – STŘEDISKA
……………………………………………………………………. |
61 |
L:Z – ZAKÁZKY
……………………………………………………………………… |
62 |
L:N – NAPOJENÉ EVIDENCE ………………………………………………………. |
62 |
L:V – CESTY PRO DÁVKY VF ……………………………………………………... |
63 |
L:E – CESTY PRO DÁVKY DF ……………………………………………………... |
63 |
L:A – STAVOVÉ TŘÍDY VF
………………………………………………………. |
63 |
L:Y – STAVOVÉ TŘÍDY DF
………………………………………………………. |
63 |
L:F – KATALOG FIREM
…………………………………………………………….. |
63 |
|
|
R – SERVISNÍ AKCE ……………………………………………………………….. |
65 |
R:R – REGENERACE SOUBORŮ AGENDY ...... …………………………………... |
65 |
R:P – ZMĚNA NASTAVENÍ PARAMETRŮ ............... …………………………….. |
65 |
R:K:P – PŘEVOD DAT Z AGENDY ROYW ....…………………………………….. |
66 |
R:N – NÁVODY A
MANUÁLY …………………………………………………….. |
67 |
|
|
4.
– JAK
ZAVÉST AGENDU ROYW
…………………………………………….. |
68 |
|
|
5.
- ŘEŠENÍ VYBRANÝCH SITUACÍ ……………………………………………. |
69 |
5.1 - ZAHRANIČNÍ DOŠLÁ FAKTURA
……………………………………………… |
69 |
5.2 - ZÁPOČET ………………………………………………………………………… |
69 |
5.3 - ÚHRADA FAKTURY ZÁLOHOU ………………………………………………. |
69 |
5.4 – PRÁCE S ÚČTY DPH …………………………………………………………… |
69 |
|
|
6.
- STRUKTURA POUŽITÝCH TABULEK ……………………………………... |
71 |
1. ÚVOD
AGENDA: ROYW - finanční účetnictví
ANOTACE: podvojné finanční účetnictví podle platných předpisů
vedení hlavní účetní knihy firmy
vazba na ostatní autonomní účetní okruhy
střediskové a zakázkové sledování nákladů, výnosů i majetku
řešení pro podnikatelské, rozpočtové a nevýdělečné organizace
plné účetní zachycení daně z přidané hodnoty
orientace účetnictví i na zjištění základu daně z příjmu
kompletní saldokonto odběratelů a dodavatelů včetně záloh
upomínání a penalizace
síťová řešení
vedení agendy pro neomezený počet klientů
VÝROBCE:
MILEVSKÝ SOFTWARE s.r.o., Milevsko, Masarykova 163
Odborný garant projektu: Mgr. Martin Třeštík
HARDWARE:
Doporučená minimální konfigurace pro správný chod programu:
PC s 64MB RAM paměti, procesor 800 MHz, tiskárna,
SOFTWARE:
Program je řešen jako WINDOWS aplikace ve vývojovém prostředí databáze WinRedap. Bez problémů ho lze provozovat pod operační systémy WIN 95, 98, NT, 2000.
V tomto textu i v samotném programu a jeho výstupech jsou použity následující zkratky:
BMES běžný měsíc
DAL označení strany DAL účetního záznamu (účtování ve prospěch účtu, kredit)
DF došlé faktury, došlá faktura (závazky)
DPH daň z přidané hodnoty
MD označení strany MÁ DÁTI účetního záznamu (účtování na vrub účtu, debet)
PMES příští měsíc
VF vystavené faktury, vystavená faktura (pohledávky)
BĚŽNÝ MĚSÍC (STAV)
Protože agenda umožňuje záznam účetních operací do měsíce právě otevřeného (běžného) a předběžný záznam operací spadajících účetně do měsíce po tomto měsíci následujícím, musí být rozeznávány dva základní stavy agendy - BĚŽNÝ a PŘÍŠTÍ. BĚŽNÝ STAV ukazuje stav agendy takový, který ignoruje všechny zápisy týkající se měsíce příštího, a to jak v účetní evidenci, tak u analytických evidencí pohledávek, závazků a záloh.
DOBROPIS (VRUBOPIS)
Dobropis ve VF i DF nutno chápat (a tedy i zachycovat) jako fakturu na zápornou částku.
HESLO KLIENTA
Heslo je zkratkové jednoslovné označení dat firmy klienta, pod nimiž vystupuje při registraci i při práci s agendou. V agendě ROYW jsou data jednotlivých účetních roků zachycována jako jednotliví klienti s různými hesly.
INTEGRITA DAT
Rozumí se vnitřní správnost vztahů mezi datovými soubory agendy, z hlediska uživatele zejména zachování vazby mezi stavem syntetických účtů a jejich analytickým rozkladem na jednotlivé evidenční položky, což se týká evidence pohledávek, závazků, záloh a nespárovaných úhrad.
KLIENT
je firma, jejíž data jsou v agendě vedena, klient může mít statut ZKUŠEBNÍ PROVOZ nebo REGISTROVANÝ KLIENT. Data jednoho klienta za různé účetní roky mají různá hesla, např. MIS01 pro klienta MIS a rok 2001, MIS02 pro téhož klienta v roce 2002 atd.
KONTOVÁNÍ, KONTACE
V popisech programu i této příručce se rozumí tímto pojmem doplňování či již provedené zadání údajů rozhodných pro způsob zařazení účetního záznamu do účetní evidence (účet MD a DAL, středisko MD i DAL, zakázka MD a DAL) do již existujících záznamů. Kontace musí vždy být obrazem týchž údajů uvedených na prvotních účetních dokladech nebo na soupisech, které tyto doklady zastupují u účetních záznamů odvozovaných automaticky.
PENÁLE
Slovy penále a penalizace se rozumí vystavení faktur, kterými se odběrateli účtuje úrok z prodlení při pozdním uhrazení vystavené faktury.
POHLEDÁVKA versus VYSTAVENÁ FAKTURA
Pojem pohledávky zahrnuje pohledávky vzniklé vystavením faktury a další pohledávky, které mohou vzniknout jiným způsobem. Pojem pohledávky je tedy obecnější a pohledávky z vystavených faktur v sobě zahrnuje. Pro vytvoření konkrétnější představy čtenáře se v tomto textu používá často výrazu VYSTAVENÉ FAKTURY (VF), přičemž na všech těchto místech by bylo významově správnější používat obecnější pojmy POHLEDÁVKA a PŘEDPIS POHLEDÁVKY.
PŘÍŠTÍ MĚSÍC (STAV)
PŘÍŠTÍ STAV ukazuje stav agendy takový, který bere do úvahy i všechny zápisy týkající se měsíce příštího, a to jak v účetní evidenci, tak u analytických evidencí pohledávek, závazků a záloh.
VÝBĚROVÁ PODMÍNKA
Rozumí se uživatelem v předepsané formě zadané omezení, jakýsi filtr, který mu umožní v sestavě vypsat nebo na obrazovce prohlížet jen určitou podmnožinu všech záznamů, která ho pro daný účel zajímá - způsob zadání a využití je velmi podrobně popsán v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČCE.
ZAKÁZKA
Agenda umožňuje sledovat náklady a výnosy firmy vedle organizačního členění vyjadřovaného přiřazením střediska ještě paralelně druhým, na střediskovém členění zcela nezávislým způsobem. Pojem ZAKÁZKA je tedy OBECNÝ a byl zvolen proto, že se jedná o patrně nejčastější způsob použití tohoto členění, a to pro přiřazování nákladů a výnosů jednotlivým zakázkám firmy. Namísto zakázek však může být skutečným obsahem číselníku zakázek seznam například výrobních oborů, obchodních komodit, staveb, akcí, druhů činnosti firmy atd. Hovoří-li se v dalším textu o zakázkách, mluví se tedy vlastně o tomto konkrétním, uživatelem zvoleném způsobu rozlišování nákladů a výnosů.
ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA
je obecný manuál popisující všechny manipulace s počítačem a obsluhu programů při práci s agendami WINROY, je pro všechny účetní agendy společný.
ZÁVAZEK versus DOŠLÁ FAKTURA
Vztah obou pojmů je v agendě týž, jako mezi pohledávkou a vystavenou fakturou.
KONCEPCE AGENDY A JEJÍ MÍSTO V SYSTÉMU MILESOFT WINROY
Agenda ROYW je JÁDREM modulárního systému MILESOFT WINROY určeného pro automatizaci ekonomiky malých a středních firem.
Zajišťuje při plném respektování platných předpisů všechny důležité funkce podvojného finančního účetnictví firmy včetně vnitropodnikového sledování z hlediska organizačního a sledování výkonových jednic. Systém zajišťuje dále také některé další na účetnictví přímo navázané činnosti evidenčního či provozně ekonomického charakteru.
VARIANTY ÚČTOVÉHO ROZVRHU ČILI TYPU FIRMY
ROY umožňuje vést účetnictví pro tři hlavní typy subjektů, definovaných naší legislativou. Rozeznává proto výchozí účtový rozvrh pro podnikatele, příspěvkové organizace a pro nevýdělečné organizace.
Účtový rozvrh lze opravovat a doplňovat, nepoužité účty lze zrušit. Uživatelsky lze řídit směrování jednotlivých účtů do řádek výkazů, které jsou pro každý typ firmy specifické.
DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY
Pro všechny typy firem lze podle nastavení používat agendu v režimu plátce DPH s úplným sledováním daně nebo v režimu neplátce, kde se položky související s daní nevyplňují a tisk příslušných sestav je potlačen.
Zachycení daně z přidané hodnoty je úplné a maximálně úsporné z hlediska počtu záznamů při zachování co největší obecnosti. Programy pak poskytují všechny požadované soupisy zdanitelných plnění i podklady pro sestavení přiznání.
ÚČETNICTVÍ A DAŇ Z PŘÍJMU
Současná účetní soustava není orientována "daňově". Tím je myšleno to, že dnešní účetnictví ve standardní podobě neposkytuje podklad pro zjištění základu daně z příjmu a vynucuje si pro tyto účely vedení dalších evidencí.
Účetní systém MILESOFT umožňuje díky dekompozici výchozího účtového rozvrhu a variantní definici nových nákladových a výnosových účtů rozlišit všechny nákladové i výnosové položky z hlediska jejich vlivu na stanovení daňového základu. Důsledkem správného a přesného využívání této schopnosti je možnost získání téměř úplného podkladu pro stanovení základu daně z příjmu přímo z účetní evidence (přirozeně až na ty případy, kdy stanovení základu ovlivňují skutečnosti ryze neúčetní).
ÚPLNÉ STŘEDISKOVÉ A ZAÁZKOVÉ ÚČTOVÁNÍ
Lze definovat hospodářská střediska ve třech organizačních úrovních. Na střediska i zakázky lze pak směrovat náklady a výnosy i obraty majetkových účtů. Tomuto pohledu jse pak přizpůsoben i systém výstupních sestav.
FILOZOFIE ZÁZNAMU ÚČETNÍCH OPERACÍ
Předpokládá se kategorizace účetních dokladů firmy podle okruhů do dokladových řad, řada má dvouznakové označení, doklady jsou číslovány v rámci řady (doklad je tedy jednoznačně určen označením řady a číslem v rámci řady). Jeden doklad může mít libovolný počet účetních záznamů, které program čísluje sám podle pořadí, ve kterém byly zadávány. Takový záznam může být dvoustranný i jednostranný.
Program akceptuje i stranově nevyvážené doklady, nejdéle však do měsíční závěrky, při které je vyváženost všech dokladů uzavíraného měsíce podmínkou.
HOSPODÁŘSKÝ ROK, MĚSÍČNÍ A ROČNÍ ZÁVĚRKA
Zpracování má měsíční periodu zpracování, logika programu dovoluje zadávat záznamy vždy do běžného i do následujícího měsíce, a tak je v každém okamžiku možno pracovat v operačním prostoru o délce dvou účetních měsíců, což je dostatečné pro kontrolu, opravu chyb i zajištění plynulosti zpracování při přechodu měsíců.
K zaúčtování
ve smyslu zákona o účetnictví dochází až provedením měsíční závěrky, při níž je
provedeno zaúčtování všech záznamů měsíce.
V důsledku toho opravy a úpravy záznamů běžného měsíce není nutno
protokolovat. Tato povinnost nastupuje až při využití aparátu pro korekci
minulých měsíců.
Program umožňuje definovat libovolný hospodářský rok, který nemusí být shodný s rokem kalendářním. Hospodářský rok může mít délku od 1 do 15 měsíců, standard je přirozeně 12 měsíců. Jednotlivé roky jedné firmy za sebou navazují.
Operace roční uzávěrky jsou v plné šíři zajištěny programem, který na pokyn operátora provede uzávěrkové převody na konečný účet rozvažný a při otevírání roku zrcadlové rozvinutí počátečního účtu rozvažného.
Pro operace otevření roku slouží vždy fiktivní měsíc 0, v němž lze vedle automatických operací otevření roku provést i vlastní účtování, například zadání převodových můstků.
SOUSTAVA VÝSTUPNÍCH ZPRÁV
Uživateli se nabízí základní široký rejstřík potřebných sestav dokladového i informačně-rozborového charakteru. Zahrnuje okruh výpisů hlavní účetní knihy, saldokont a řadu dalších sestav.
Všechny sestavy lze vyvolat retrospektivně po celý účetní rok, většinu výpisů lze vytisknout i v podobě, která uvažuje do výpočtů i záznamy rozpracovaného příštího měsíce.
Manipulaci se sestavami doplňuje aparát pro práci s archivem sestav, sada grafů a možnost konverze sestav do souboru ve formátu *.DOC pro editor WORD či 602TEXT. Navíc existuje možnost objednat si rozšiřující speciální sestavy, kterými lze program doplnit přesně podle přání uživatele.
SATELITNÍ AGENDY
Do agendy lze zaznamenávat veškeré účetní záznamy firmy přímo, ale je možné jednotlivé relativně samostatné okruhy účetních operací vyčlenit do autonomních účetních evidencí, jejichž obraty lze do finančního účetnictví automatizovaně přenést.
Součástí systému WINROY jsou ještě tyto samostatné evidence:
MAJW - majetek (včetně drobného čili krátkodobého v operativní evidenci)
PERW - personalistika a mzdy
FAEN - sklad zboží (materiálu) a fakturace
PKLW – pokladní operace, vedení odloučené pokladny
BANW – bankovní operace, podpora telebankingu
Program ROYW je také připraven převzít účetní obraty připravené v jakékoli jiné agendě nebo v textovém editoru.
Na základní úrovni se agenda člení do následujících oddílů, jejichž výběr provádí uživatel v základním nabídkovém menu na hlavní obrazovce agendy:
VSTUPY
univerzální vstup záznamů do hlavní knihy, zápis došlých a vystavených faktur
ÚPRAVY
zápočtové a kompenzační operace mezi evidencemi saldokontního typu, rušení, opravy a storna základních typů záznamů,
IMPORTY
Import dat dávky vystavených i došlých faktur, přebírání sběrných účetních dokladů ze satelitních agend, odvozování opakovaných účetních schémat
SESTAVY
přehledy a rozbory obratů, informace o stavu účtů, výkazové sestavy, přehledy pohledávek a závazků, sestavy středisek a zakázek, přehledy DPH, zvláštní vyžádané sestavy a grafy
ZÁVĚRKY
tisk dokladových sestav měsíční uzávěrky a přechod do dalšího měsíce, tisky sestav roční závěrky
SPECIÁLY
návrat na počátek měsíce, otevření roku, zásahy do analytických evidencí, upomínky, penále, příkazy k úhradě a další pomocné rutiny agendy
ČÍSELNÍKY
správa všech číselníků v agendě, zejména účtového rozvrhu, číselníku středisek a zakázek, dokladových řad, napojených evidencí, katalogu firem
SERVIS
pomocné a obslužné operace agendy - kopie dat, regenerace souborů , správa systému klientů, přístupových práv …. Servisní akce jsou popsány v základní uživatelské příručce systému WINROY
Každá
z těchto kapitol se v programu člení na jednotlivé funkce. Jejich
popis je obsahem dalších kapitol tohoto manuálu.
Jeden z důležitých principů ve výstavbě agendy, jehož uvědomění si je základním předpokladem správného a plného využití všech možností agendy, je souběžná existence dvou úzce provázaných typů evidence:
1. účetní evidence veškerých účetních operací na úrovni zachycování obratů syntetických účtů účtového rozvrhu v deníku hlavní účetní knihy
2. analytická účetní a věcná evidence k jednotlivým účtům charakteru saldokonta pohledávek (odběratelů) a závazků (dodavatelů), přijatých a poskytnutých záloh a nespárovaných (nezjištěných) úhrad přijatých i provedených
V programu tedy obecně můžeme rozlišit tři třídy záznamních operací:
A.
REGULÉRNÍ
A.1. OPERACE SE SOUČASNÝM ZÁPISEM DO HLAVNÍ KNIHY A DO ANALYTICKÝCH EVIDENCÍ
Tyto operace provádějí změnu deníku a současně změnu hodnot v příslušných analytických evidencích a to tak, že zůstává zachována souvislost mezi stavem zvláštního účtu a příslušné analytické evidence. Jedná se o zadávání došlých i vystavených faktur, záznamy úhrad faktur a záloh v univerzálním záznamu, všechny operace kompenzačního charakteru, operace storna a operace rušení s vazbou do analytické evidence. Všechny záznamy těchto operací jsou jasně odlišné od předchozích tím, že vyžadují zadání párovacích symbolů, které určují položku analytické evidence, s níž se operace provádí.
B.
POMOCNÉ
B.1. OPERACE SE ZÁPISEM POUZE DO HLAVNÍ KNIHY
Tyto operace se netýkají analytických evidencí, lze je uskutečnit pouze prostřednictvím formuláře UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM a to tehdy, je-li použit saldokontní účet bez vyznačení párovacích symbolů.
B.2. OPERACE SE ZÁZNAMEM POUZE DO ANALYTICKÉ EVIDENCE
Důsledkem takového záznamu je pouze změna analytické evidence, účetní záznamy se nemění. Jedná se pouze o skupinu vstupů ANALYTICKÉ EVIDENCE v části SPECIÁLNÍ OPERACE. V ideálním případě by tento typ vstupu v agendě měl být použit pouze jedinkrát, a to na počátku při zadání počátečního stavu analytické evidence ke všem zvláštním účtům.
V celém programovém vybavení se důsledně vychází ze zásady plného účetního zachycení daně z přidané hodnoty na úrovni finančního (hlavního) účetnictví, a to jak vlastní daně tak i daňového základu.
Z hlediska vedeného účetnictví klienta lze rozeznat dva stavy:
0 = klient je neplátcem daně, 1 = klient je plátcem daně,
Nastavení lze změnit v programu v části SERVIS – PARAMETRY – DPH – PLÁTCE DANĚ
Zachycování daně program provádí výhradně pro plátce.
Jednotlivé typy zdanitelných plnění jsou identifikovány jednoznačným číselným kódem. Tabulky těchto kódů jsou k dispozici pro vytištění v části SERVIS – MANUÁLY.
Daňové typy jsou přiřazeny užívaným typům zdanitelných plnění a tedy příslušným polím v přiznání k dani z přidané hodnoty. Jsou tedy používány k vyhodnocení daňové příslušnosti jednotlivých účetních záznamů. Tyto kódy se vyplňují do položky DPHM na straně MD záznamu (daň na vstupu), respektive do položky DPHD na straně DAL (daň na výstupu).
Pro zaznamenání vzniku daňové povinnosti nebo vzniku nároku na odpočet se NEPROVÁDÍ manuálně DALŠÍ SAMOSTATNÝ ÚČETNÍ ZÁZNAM (souběžně se zaúčtováním základu). Tento záznam vždy program sám odvodí ze záznamu účtujícího základ daně podle uvedeného daňového typu (jen u typů s nenulovou sazbou daně) a zadané výše daně.
Programy umožňují zadat i výši daně odlišnou od správně vypočtené (pro případ chyb, odlišného zaokrouhlení apod.). Program však vypočítává a navrhuje daň podle algoritmu stanoveného předpisem.
Platí zásady:
1. Doklad jako celek může být nedaňový, vstupní daňový, výstupní daňový, kombinovaný (v případě sběrných dokladů).
2. K sumám obratů dokladu je neustále připočítávána ve všech výstupech i výše daně, i když záznamy účtující daň fyzicky neexistují, pouze se vždy odvozují ze základního záznamu.
3.
Nelze oddělit zdaňovací a účetní období
dokladu – každé zdanitelné plnění tedy vždy spadá do toho kalendářního
měsíce, do něhož je doklad zaúčtován.
Hlavním úkolem uživatele je správné zadání daňového typu do každé položky záznamu daňových dokladů. Vstupními místy jsou především oba formuláře zadávání faktur, daňové doklady se však zadávají i univerzálním záznamem (pokladní daňové doklady).
Princip
zachycení DPH v případných satelitních agendách je naprosto shodný a tyto
agendy pak do finančního účetnictví předávají své souhrnné obraty, v těchto
obratech je však členění podle daňových typů zachováno. Po uzavření měsíce jsou
pak všechny souhrnné hodnoty zúčtované daně za firmu k dispozici v členění dostatečném
pro sestavení daňového přiznání. Jsou uloženy jako obraty účtů
Při účtování DPH přejímá odvozený záznam účtující o dani číslo střediska z mateřského záznamu účtujícího o základu, je proto možno saldo DPH sledovat ve střediskovém členění.
Program sestaví formulář daňového přiznání za vybrané období a umožňuje vypsat předepsané seznamy zdanitelných plnění za jednotlivé měsíce.
ÚČTY PRO ZACHYCENÍ DANĚ
Program
si definuje analytické účty 3431,
Účet pro zachycení daně na vstupu: 3431 DPH na vstupu
(směrodatné pro daňové přiznání jsou jen obraty strany MD )
Účet pro zachycení daně na výstupu: 3432 DPH na výstupu
(směrodatné pro daňové přiznání jsou jen obraty strany DAL)
Účet pro zachycení závazku za daň, úhrad a vrácení daně:
3433 závazek za daň z přidané hodnoty
Příklad
ZAÚČTOVÁNÍ ZÁZNAMU Z DAŇOVÉHO DOKLADU:
nákup zboží z tuzemska v ceně 1000,- Kč se sazbou daně 22%
Zápis základního záznamu:
UCETM: 131 - pořízení zboží |
UCETD: 321 - dodavatelé |
HODM: 1000,- |
HODD: 1220,- |
DPHM: 4 |
|
DANM: 220,- |
|
Program provede u PLÁTCE tyto záznamy:
UCETM |
HODM |
UCETD |
HODD |
131 |
1000,- |
321 |
1220 |
3431 |
220,- |
|
|
(ve skutečnosti fyzicky existuje jen první záznam s vyznačením daňového typu a výše daně, druhý záznam se vždy odvozuje pro potřeby všech výstupů)
Při
měsíční uzávěrce se zůstatky účtů
Účetní provedení u PLÁTCE: podle středisek
1. zůstatek 3431 MD 3433 DAL 3431
2. zůstatek 3432 MD
3432 DAL 3433
finanční úhrada
Skutečné
úhrady DPH se pak účtují: MD 3433 DAL 221
Navrácení
DPH se účtují:
MD 221 DAL 3433
Nevratnou část zúčtované vstupní daně, která zůstává teoreticky – kdy na straně MD účtu 3433 nutno periodicky nebo ročně přeúčtovat do nákladů (způsob závisí na uživateli).
V tomto oddíle programu provádí uživatel všechny prvotní vstupy záznamů přímým manuálním zadáním dat účetních záznamů do formuláře:
Základní rozlišovací jednotkou dat zapsaných do hlavní účetní knihy je DOKLAD. Je v rámci deníku každého měsíce jedinečný svým číslem, které se skládá z označení dokladové řady a z čísla dokladu v rámci této řady. Doklad je tvořen jedním nebo více záznamy, které jsou obrazem jednotlivých dále nedělitelných operací, jejichž zachycení je smyslem podvojného účetnictví.
Do formuláře na obrazovce se zapisují jednotlivé doklady, a to po záznamech. Záznam může být zadán jako oboustranný (účet a částka na straně MÁ DÁTI i na straně DAL) nebo jako jednostranný (účet a částka jen na jedné ze stran záznamu). Program jednotlivým záznamům v rámci dokladu přiděluje sám pořadová čísla.
Možné podoby záznamů:
MD ÚČET ČÁSTKA |
DAL ÚČET ČÁSTKA |
1. oboustranný vyvážený |
|
221 500,- |
601 500,- |
2. oboustranný nevyvážený |
|
221 500,- |
601 440,- |
221 100,- |
601 200,- |
3. levostranný (jen obrat strany MD) |
|
221 100,- |
- - |
4. pravostranný (jen obrat strany DAL) |
|
- - |
211 400,- |
Jednotlivé doklady nemusí být v průběhu zpracování měsíce stranově vyváženy (nemusí být součet účtovaných hodnot na straně MD i DAL v rámci jednoho dokladu nepřetržitě stejný) a mohou se libovolným způsobem doplňovat v různých vstupech do deníku. Podmínkou uzavření měsíce je však vyváženost všech dokladů.
Zadavatel musí u každého dokladu určit měsíc účtování, lze totiž souběžně zadávat doklady do běžného (zpracovávaného) měsíce i do měsíce, který následuje po něm. Záznamy běžného měsíce se účetně projeví na stavu a obratu účtů ihned po zápisu, záznamy příštího měsíce až po uzavření měsíce.
RADA - dokladová řada
Dvouznakové označení dokladové řady, nabídka z tabulky dokladových řad definované uživatelem v části ČÍSELNÍKY. (F1=výběr)
DOKL - číslo dokladu
Číslo dokladu program předvyplňuje číslem posledního rozpracovaného dokladu až do vyvážení souhrnných obratů obou stran nebo volným číslem dokladu v rámci vybrané řady, lze však přepsat i již existujícím číslem dokladu - pak se jedná o zadávání dalšího záznamu v pořadí do dříve rozpracovaného dokladu. Viz. číslování (stupňování) dokladů.
MES a ROK - měsíc a rok zúčtování dokladu
Položky pro zadání účetního období dokladu, zadávají se jen do prvního záznamu dokladu, lze uvést běžný a následující měsíc (zadává se pořadové číslo měsíce v roce, rok si program doplní). Pro poslední měsíce roku a měsíc 0 je následujícím měsícem měsíc 1 (následujícího roku).
POZOR – platí zásada program zapíše (zařadí) všechny záznamy dokladu jen do jednoho měsíce – řídí se prvním záznamem dokladu.
DATUM - datum provedení operace
Datum provedení operace podle dokladu, lze jej v rámci jednoho dokladu obměnit. Tvar je DD.MM.RRRR. Údaje se po vyplnění zbarví červeně, pokud zadané datum neleží v měsíci účtování.
TEXT - slovní popis operace
Libovolný textový údaj - popis operace (záznamu), který může být pro každý záznam dokladu různý.
UCETM - účet MÁ DÁTI
Lze zadat buď přímo číslo účtu nebo si vyvolat zadáním jednoho nebo dvou cifer čísla účtu nabídku všech účtů vybrané třídy nebo skupiny (F1=úplný výběr). Účet se kontroluje na existenci a pro kontrolu účtaře se objevuje na obrazovce zkrácený název účtu (vlevo dole).
STRM - středisko MÁ DÁTI
Firmy, které používají vnitřní organizační členění na střediska, mohou do položky vyplnit středisko. Lze přes F1 vyvolat číselník středisek a z něj vybrat, zadané číslo střediska se kontroluje na existenci a zobrazí se název střediska. Středisko má význam analytického členění účtů včetně majetkových, takže program umožňuje sestavit výkazy o důchodové i majetkové situaci jednotlivých středisek.
Pro sledování středisek lze nastavit 3 režimy (viz SERVIS - PARAMETRY – ÚČETNICTVÍ -STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ). Lze střediska nerozlišovat - položku program vynechává, je možno účty střediskově členit (pak se musí vyplnit vždy a v číselníku středisek musí existovat alespoň jedna položka, jedno středisko).
ZAKM - zakázka MÁ DÁTI
U účtů nákladů a výnosů se může vyplnit číslo zakázky, stiskem F1 lze vyvolat číselník zakázek a z něj vybrat, číslo zakázky se kontroluje na existenci a zobrazí se označení zakázky. Pokud je číselník prázdný (firma zakázky nerozlišuje), způsobí F1 přechod na další položku.
Pro sledování zakázek lze nastavit 2 režimy (viz SERVIS - PARAMETRY – ÚČETNICTVÍ - STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ). Lze zakázky nerozlišovat - položku program vynechává, je možno zakázkově rozlišovat náklady a výnosy.
DPHM - daňový typ MÁ DÁTI
Lze přímo vyplnit daňový typ nebo si (F1) zobrazit výběrovou tabulku, program zobrazí vybranou sazbu. Zásady zachycení daně z přidané hodnoty jsou uvedeny v samostatné části (2.4).
HODM - částka MÁ DÁTI
Účtovaná částka v Kč na straně MÁ DÁTI, může být i nulová nebo záporná (používá se desetinná tečka a minus před první cifrou)
DANM - částka daně MÁ DÁTI
Pokud je vyplněna položka DPHM nenulovou hodnotou, předvyplní program položku daní vypočtenou ze základu uvedeného v položce HODM s použitím platného způsobu zaokrouhlení. Uživatel může výši daně změnit, ale pokud se odliší od správně vypočtené daně o více než o možnou zaokrouhlovací chybu, program to signalizuje zobrazením blikající částky v dolní části obrazovky.
UCETD - účet DAL
Lze zadat buď přímo číslo účtu nebo si vyvolat zadáním jednoho nebo dvou cifer čísla účtu nabídku všech účtů vybrané třídy nebo skupiny. Účet se kontroluje na existenci a pro kontrolu účtaře se objevuje na obrazovce zkrácený název účtu.
STRD - středisko DAL
Firmy, které používají vnitřní organizační členění na střediska, musí do položky vyplnit středisko. Lze vyvolat číselník středisek a z něj vybrat, číslo střediska se kontroluje na existenci a zobrazí se název střediska.
Vyplňování nebo vynechání položky se řídí týmž nastaveným režimem, jako položka STRM, kde je vše popsáno blíže.
ZAKD - zakázka DAL
U účtů nákladů a výnosů se může vyplnit číslo zakázky, stiskem ENTER lze vyvolat číselník zakázek a z něj vybrat, číslo zakázky se kontroluje na existenci a zobrazí se označení zakázky.
Vyplňování nebo vynechání položky se řídí týmž nastaveným režimem, jako položka ZAKM, kde je vše popsáno blíže.
DPHD - daňový typ DAL
Lze přímo vyplnit daňový typ nebo si (F1) zobrazit výběrovou tabulku, program zobrazí vybranou sazbu. Zásady zachycení daně z přidané hodnoty jsou uvedeny v samostatné části.
HODD - částka DAL
Účtovaná částka v Kč na straně DAL, může být i nulová nebo záporná (používá se desetinná tečka a minus před první cifrou).
DAND - částka daně DAL
Pokud je vyplněna položka DPHD nenulovou hodnotou, předvyplní program položku daní vypočtenou ze základu uvedeného v položce HODD. Uživatel může výši daně změnit, ale pokud se odliší od správně vypočtené daně o více než o možnou zaokrouhlovací chybu, program to signalizuje zobrazením blikající částky v dolní části obrazovky.
Po ukončení zaznamenávání operací se zapsané operace ihned projeví na běžném stavu účtů.
Program průběžně zobrazuje celkové sumy obou stran účetních záznamů právě zpracovávaného dokladu.
ÚČTOVÁNÍ NA SALDOKONTNÍ ÚČTY
Pokud ve formuláři UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM zapíšeme kontaci záznamu na některý ze zvláštních účtů definovaných v účtovém rozvrhu jako účet odběratelů (pohledávek), dodavatelů (závazků), přijatých nebo poskytnutých záloh, program na to příslušným způsobem reaguje.
STRANA "MD" UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU:
Zvláštní účet
typu 1=odběratelé/pohledávky (např. 311) na MD:
a) Jde o ZADÁNÍ POHLEDÁVKY, která se nepromítne do analytické evidence, to může vést k porušení integrity dat (návaznosti analytiky). Správně je třeba tento zápis provést do formuláře VYSTAVENÉ FAKTURY, kde lze zadat i další údaje o pohledávce, které si analytická evidence vyžaduje. Takto program chápe záznam, pokud uživatel dále nezadá párovací symbol (VARSYM).
b) Jedná se o úhradu vystaveného dobropisu respektive došlého vrubopisu, takto program chápe záznam, pokud uživatel dále zadá párovací symbol (VARSYM) dobropisu.
Zvláštní účet
typu 2=dodavatelé/závazky (např. 321) na MD:
Jde o ÚHRADU ZÁVAZKU, program si v závěru formuláře vyžádá zadání párovacích symbolů dodavatelské faktury:
FIRMA - heslo firmy, nepovinné, lze si F1 vyvolat menu firem, je-li vyplněno usnadní vyhledání faktury
PS1 (KONTO)
1. párovací symbol závazku, číslo účtu dodavatele, byla-li zadána FIRMA, je předvyplněno KONTO, ECF, PS1, PS2 údajem z katalogu firem, lze přepsat podle skutečnosti
lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu
F1 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat faktury zadané firmy a stiskem ENTER přenést párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU
F2 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat CELÝ SOUBOR NEUHRAZENÝCH FAKTUR a stiskem ENTER přenést párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU
PS2 (VARSYM)
2. párovací symbol závazku, variabilní symbol faktury neboli číslo faktury podle dodavatele, je-li po předchozím výběru faktury předvyplněno, stačí potvrdit klávesou ENTER
lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu
!!! POZOR !!!
Pokud faktura se zadanými párovacími symboly v souboru závazků neexistuje, provede program změnu účtu MD na 32199 - nespárované úhrady závazků.
!!! POZOR !!!
Pokud faktura se zadanými párovacími symboly v souboru závazků existuje, ale je evidována na jiném účtu závazků, než byl zadán, provede program změnu účtu MD na správnou hodnotu.
Zvláštní účet
typu 3=přijaté zálohy (např. 324) na MD
Z pohledu programu se jedná o vratku zálohy, toto se signalizuje varovným výpisem na obrazovku. Program si vyžádá vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto vratku do seznamu přijatých záloh jako zálohu se zápornou hodnotou. Ve volbě slučování a kompenzace přijatých záloh pak lze tuto položku zlikvidovat proti jedné nebo více položkám - zálohám dané firmy.
Zvláštní účet
typu 4=poskytnuté zálohy (např. 314) na MD
Záznam tohoto typu chápe program jako zápis poskytnutí zálohy. Vyžádá si vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto položku do seznamu poskytnutých záloh.
STRANA "DAL" UNIVERZÁLNÍHO
ZÁZNAMU:
Zvláštní účet
typu 1=odběratelé/pohledávky (např. 311) na DAL:
Jde o ÚHRADU POHLEDÁVKY, program si v závěru formuláře vyžádá zadání párovacích symbolů vystavené faktury:
PS1 (VARSYM)
jediný párovací symbol pohledávky, variabilní symbol faktury neboli číslo vystavené faktury,
F2 umožní přechod do vedlejšího formuláře, kde lze prohledat CELÝ SOUBOR NEUHRAZENÝCH FAKTUR a stiskem ENTER přenést párovací symboly vybrané faktury zpět do formuláře UNIVERZÁLNÍHO ZÁZNAMU
lze zapsat přímo podle např. bankovního výpisu
Položka PS2 se u vystavených faktur nevyužívá.
!!! POZOR !!!
Pokud faktura se zadaným párovacím symbolem v souboru pohledávek neexistuje, provede program změnu účtu DAL na 31199 - nespárované úhrady pohledávek.
!!! POZOR !!!
Pokud faktura se zadaným párovacím symbolem v souboru pohledávek existuje, ale je evidována na jiném účtu pohledávek, než byl zadán, provede program změnu účtu DAL na správnou hodnotu.
Zvláštní účet
typu 2=dodavatelé/závazky (např. 321) na DAL
a) Jde o ZADÁNÍ ZÁVAZKU, který se nepromítne do evidence, může vést k porušení integrity dat. Správně je třeba tento zápis provést do formuláře DOŠLÉ FAKTURY, kde lze zadat i další údaje o závazku, které si analytická evidence vyžaduje. Takto program chápe záznam, pokud uživatel dále nezadá párovací symboly (KONTO,VARSYM).
b) Jedná se o úhradu došlého dobropisu respektive vystaveného vrubopisu, takto program chápe záznam, pokud uživatel dále zadá párovací symboly (KONTO, VARSYM) dobropisu.
Zvláštní účet
typu 3=přijaté zálohy (např. 324) na DAL
Záznam tohoto typu chápe program jako zápis o přijetí zálohy. Vyžádá si vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto položku do seznamu přijatých záloh.
Zvláštní účet
typu 4=poskytnuté zálohy (např. 314) na DAL
Z pohledu programu se jedná o vratku poskytnuté zálohy, toto se signalizuje varovným výpisem na obrazovku. Program si vyžádá vyplnění položky FIRMA a zachytí tuto vratku do seznamu poskytnutých záloh jako zálohu se zápornou hodnotou. Ve volbě slučování a kompenzace poskytnutých záloh pak lze tuto položku zlikvidovat proti jedné nebo více položkám - zálohám poskytnutým dané firmě.
Nelze dát saldokontní účty na obě strany záznamu, takovou situaci je třeba řešit rozložením záznamu na dva záznamy, kdy každý má protistranu nevyplněnou.
OBECNĚ
V části VYSTAVENÉ FAKTURY lze do programu zadávat všechny záznamy pohledávek, které chceme jednotlivě sledovat v analytické evidenci a které jsou účetně zachycovány na některém účtu charakteru pohledávek (odběratelů). Takový účet musí být jako účet typu pohledávky (odběratelé) s typovým označením 1 nastaven v účtovém rozvrhu.
V počátečním účtovém rozvrhu je jako účet pohledávek vyznačen jediný účet: 311 - pohledávky za odběrateli. Uživatel si může podle svých potřeb definovat více účtů tohoto typu, např. 3111 - odběratelé tuzemští a 3112 odběratelé zahraniční. Tyto nové účty je nutno založit v účtovém rozvrhu a navíc ještě vyznačit ve volbě přiřazení analytické evidenci jako saldokontní účet typu 1.
Záznam faktur se provádí dvojím způsobem:
- přímým manuálním zápisem jednotlivých faktur
- přebíráním dat faktur z agendy fakturace (viz část IMPORTY)
Oba dva vstupy jsou programově ošetřeny tak, že každý záznam pohledávky je zanesen do analytické evidence a současně se projeví příslušným způsobem na stavu příslušného účtu pohledávek, takže nedojde k porušení integrity dat.
Párování vystavených faktur s úhradami se provádí prostřednictvím jediného párovacího symbolu, kterým je INTERNÍ ČÍSLO FAKTURY. Toto číslo je při prohlížení záznamů hlavní knihy zachyceno v položce PS1, v bankovních výpisech úhrad vystavených faktur pak se objevuje jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.
Záznam úhrad a záloh od odběratelů probíhá výhradně přes vstup UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.
Záznam faktur umožňuje zaznamenat vystavenou fakturu v celé podrobnosti účetního členění, tzn. v rozpadu na různě kontované dílčí částky na straně výnosů. Důvody pro rozdělení faktury do dílčích částek mohou být různé, obvykle je důvodem směrování části výnosů na různé účty, různá střediska či zakázky, nebo důvody spojené s nutností zachytit na jedné faktuře různé typy DPH.
Faktury program zaznamenává do jediné dokladové řady s označením VF, případnou potřebu členění vystavených faktur nutno řešit vytvořením číselných intervalů vyznačených přímo v čísle faktury.
Kompletní záznam faktury má následující podobu, např.:
MD ÚČET ČÁSTKA |
DAL ÚČET ČÁSTKA |
hlavičkový záznam |
|
311 15 000,- |
- - |
záznamy dílčích částek |
|
- - |
601 10 000,- |
- - |
602 5 000,- |
Počet dílčích částek faktury není omezen.
Z hlediska případných následných oprav účetního záznamu faktury je nutné si uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je ZÁZNAM VÁZANÝ, tj. že jeho změny a opravy je nutné a také jedině možné provádět pouze cestou zrušení (k tomu slouží zvláštní volba v části ÚPRAVY - OPRAVY A RUŠENÍ ZÁZNAMŮ) a nového zadání faktury. Oproti tomu jsou záznamy dílčích částek z hlediska programu ZÁZNAMY VOLNÉ a je možno je libovolně rušit či opravovat. Následkem takové opravy nebo zrušení záznamu dílčí částky může být pak nanejvýš porušení vyváženosti dokladu faktury.
V:V:Z ZÁZNAM
FAKTUR
ZÁZNAM FAKTUR umožňuje zápis faktury po dílčích částkách - jeden záznam je jedna dílčí částka faktury.
Dílčí částky jedné faktury lze zadávat i po částech ve více různých zadávacích dávkách.
Formulář má dvě část. Na první se vyplňují údaje společné pro celou fakturu, tj. číslo faktury a ostatní "hlavičkové" údaje, údaje pro penalizaci a výše případné poskytnuté zálohy. Druhá obrazovka patří jednotlivým dílčím částkám. Po zadání hlavičky následuje přechod druhé části formuláře, při dodatečném zadávání lze vyhledat hlavičku faktury a stiskem F2 přejít přímo do druhé části formuláře pro dílčí částky.
PRVNÍ ČÁST
FORMULÁŘE VF pro zadání hlavičkové
části:
ICF
interní číslo faktury
zadává se vlastní číslo faktury, které zde hraje důležitou roli párovacího symbolu s příštími úhradami,
program nabídne volné číslo faktury, lze jen ponechat, pokud souhlasí
DATVF
datum vystavení faktury
zadá se datum vystavení podle faktury, údaj se věcně nekontroluje
DATSPL
datum splatnosti faktury
zadá se datum splatnosti podle faktury, program předvyplní datem následujícím o N dní po datu vystavení (N je počet dní standardního posunu mezi vystavením a splatností faktury - viz SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE), lze přepsat jinou hodnotou
údaj je rozhodný pro případné upomínání a penalizaci
MER
měsíc a rok zúčtování
zadává se ve
tvaru MM.RR měsíc a rok, do něhož má být
faktura zúčtována (lze zadat měsíc běžný a následující, v měsících
FIRMA
heslo firmy
heslo firmy je jednoznačné číslo nebo zkratka přiřazená firmě odběratele, možné způsoby vytváření tohoto údaje jsou popsány detailně v části ČÍSELNÍKY - KATALOG FIREM
F2 lze vyvolat nápovědní menu firem zařazených v katalogu firem a vybranou firmu stiskem ENTER přenést do formuláře faktury
F3 lze přejít do úplné aktualizace katalogu, zapsat si novou firmu či vybrat existující a přenést ji zpět do formuláře faktur.
Heslo firmy lze také zadat přímo, je-li známo
Pokud bylo zadáno heslo firmy již v katalogu zařazené, předvyplní program další položky týkající se firmy (NAZOD,ULIOD,MESOD,BANOD,PSCOD,ZEMOD) a přeskočí až na následující položku HOD
pokud bylo zadáno heslo firmy nové, musí uživatel všechny uvedené adresní údaje firmy uvést a program si je zaznamená do katalogu pro další opakované použití
NAZOD název firmy odběratele - libovolný text
ULIOD adresa odběratele - ulice a číslo
MESOD adresa odběratele - město a čtvrť
PSCOD adresa odběratele - poštovní směrovací číslo
ZEMOD adresa odběratele - země (jen u zahraničních odběratelů)
BANOD 4místný číselný kód banky odběratele
Všechny výše uvedené adresní údaje odběratele nemusí být povinně uvedeny. Mají smysl jen pro kompletnost údajů v katalogu a u těch uživatelů, kteří chtějí využívat volby PENÁLE a UPOMÍNKY
HOD
fakturovaná částka
- uvede se celková odběrateli vyúčtovaná částka faktury, ne vždy tedy částka určená k úhradě !!!, měla by být nenulová
STRED
středisko pohledávky, ZAKAZ zakázka pohledávky
má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové účty, v tomto případě pohledávky, ve střediskovém členění vyplní se číslo střediska, je kontrolováno na existenci proti číselníku středisek, může však zůstat nevyplněno
UCETM účet pohledávky
lze přímo zapsat majetkový účet pohledávky (obvykle 311), musí existovat v ako účet pohledávek (typ 1)
Stiskem F1 lze vyvolat menu všech existujících saldokontních účtů pohledávek a stiskem ENTER vybraný účet přenést do formuláře
je-li povolen jediný účet, přenese se po stisku ENTER nebo F1 do formuláře automaticky
ZALOHA
výše přijatých záloh
údaj má informativní význam bez účetních dopadů, slouží jen k vyznačení faktu, že faktura má být zčásti nebo celá likvidována zálohou, seznam nezlikvidovaných faktur s takto vyznačeným předběžným přijetím záloh vypíše program před provedením měsíční uzávěrky
PENPER
penalizační perioda
uvede se délka penalizační periody ve dnech
nenulová hodnota např. 7 značí, že penále bude vypočítáváno za každých započatých 7 dní prodlení úhrady, obvyklá a programem nabízená hodnota je 1, tj. penále se počítá za každý den prodlení, tuto hodnotu lze změnit v části SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE.
nulová hodnota značí, že penále se vypočte jednorázově v okamžiku vzniku prodlení
PENPR
procento k penalizaci za periodu
uvede se v procentech, jaký podíl fakturované částky má být předepsán jako úrok z prodlení za každou promeškanou periodu
obvyklá sazba nabízená programem je 0.05% čili půl promile, tuto hodnotu lze změnit v části SERVIS – PARAMETRY.
PENHOD
částka k penalizaci za periodu
uvede se částka v Kč, která má být předepsána jako úrok z prodlení za každou promeškanou periodu
obvyklá sazba nabízená programem je 0.05% čili půl promile
údaje PENPR a PENHOD se vylučují, pokud je jeden vyplněn, musí být druhý nulový
Poznámka:
Do první obrazovky formuláře se lze vrátit i při zadávání kterékoli další dílčí částky faktury použitím klávesy "šipka vzhůru" na první položce druhé obrazovky (předmět fakturace).
DRUHÝ FORMULÁŘ VF pro zadávání DÍLČÍCH ČÁSTEK
Při záznamu dílčích částek se vyplňují tyto položky:
PREDM
předmět fakturace
libovolná textová položka popisující předmět fakturace v dílčí částce
UCETD účet
DAL
zadá se některý z účtů účtového rozvrhu podle kontace dílčí částky, program provede kontrolu na existenci účtu
STRD
středisko DAL
zadá se číslo střediska podle kontace dílčí částky (obvykle středisko, jehož je dílčí částka výnosem)
přes F1 výběr středisek z menu
ZAKD
zakázka DAL
zadá se číslo zakázky podle kontace dílčí částky (obvykle zakázka, na kterou je výnos dílčí částky směrován), program netrvá na existenci zakázky v číselníku zakázek
DPHD typ
DPH
vyplní se typ DPH příslušný dílčí částce (na F1 výběr), typy viz SERVIS – NÁVODY …
HODD dílčí
částka faktury v Kč
zadává se částka zdanitelného základu příslušného dílčí částce
podle zvoleného typu DPH předvypočte program hodnotu tak, jako kdyby se jednalo o poslední dílčí částku faktury, tj. rozdělí dosud nerozdělený zůstatek faktury na základ a daň podle platného algoritmu výpočtu daně.
DAND dílčí částka DPH
Vypočítá se předem daň podle příslušného typu a sazby DPH.
Údaj lze přepsat jinou hodnotou, signalizuje se odchylka o více než 1,- Kč od teoretické hodnoty vypočtené s použitím sazby podle předpisu
*V:V:P PROHLÍŽENÍ POHLEDÁVEK
Jedná se o prohlížení souboru pohledávek volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy) - zobrazí se tedy všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na okamžik jejich záznamu (stavový pohled)
Volba *V:V:C umožňuje stejné prohlížení, zobrazují se ale jen pohledávky v cizí měně s vyznačení měny a hodnotami v cizí měně.
*V:V:S ZÁPIS STAVOVÝCH TŘÍD DO VF
Tento formulář umožní zapsat do každé faktury informaci o jejím stavu – přiřadit jí do jedné z definovaných stavových tříd – viz číselníky – stavové třídy VF.
OBECNĚ
V části DOŠLÉ FAKTURY lze do programu zadávat všechny záznamy závazků, které chceme jednotlivě sledovat v analytické evidenci a které jsou účetně zachycovány na některém účtu charakteru závazků (dodavatelů). Takový účet musí být jako účet typu závazky (dodavatelé) s typovým označením 2 nastaven v účtovém rozvrhu.
V počátečním účtovém rozvrhu je jako účet závazků vyznačen jediný účet: 321 - závazky k dodavatelům. Uživatel si může podle svých potřeb definovat více účtů tohoto typu, např. 3211 - dodavatelé tuzemští a 3212 dodavatelé zahraniční. Tyto nové účty je nutno založit v účtovém rozvrhu a navíc ještě vyznačit v účtovém rozvrhu ve volbě přiřazení analytické evidenci jako účet typu 2.
Pro interní potřebu uživatele jsou faktury označeny INTERNÍM ČÍSLEM FAKTURY (položka ICF), což je číslo přidělené faktuře jako účetnímu dokladu.
Záznam faktur se provádí přímým manuálním zápisem jednotlivých faktur.
Vstup je programově ošetřen tak, že každý záznam závazku je zanesen do analytické evidence a současně se projeví příslušným způsobem na stavu příslušného účtu závazků, takže nedojde k porušení integrity dat.
PÁROVÁNÍ DOŠLÝCH FAKTUR s úhradami se provádí prostřednictvím dvou párovacích symbolů, kterými jsou ČÍSLO ÚČTU DODAVATELE (KONTO) a EXTERNÍ ČÍSLO FAKTURY (ECF). Tento způsob párování vylučuje jakoukoli možnost záměny při párování.
ČÍSLO ÚČTU DODAVATELE (KONTO)
Prvním z párovacích symbolů došlých faktur je číslo účtu dodavatele, položka KONTO, jde o číslo účtu v terminologii banky, tedy bez případného předčíslí a identifikačního čtyřmístného čísla banky. Toto číslo je při prohlížení záznamů hlavní knihy zachyceno v položce PS1.
EXTERNÍ ČÍSLO FAKTURY (ECF)
Druhým párovacím symbolem je externí číslo faktury, položka (ECF), neboli číslo došlé faktury podle dodavatele. Toto číslo je při prohlížení záznamů hlavní knihy zachyceno v položce PS2, v bankovních výpisech úhrad vystavených faktur, pak se objevuje jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.
Záznam úhrad a záloh dodavatelům probíhá výhradně přes vstup UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.
Záznam faktur umožňuje zaznamenat došlou fakturu v celé podrobnosti účetního členění, tzn. v rozpadu na různě kontované dílčí částky na straně nákladů. Důvody pro rozdělení faktury do dílčích částek mohou být různé, obvykle je důvodem směrování části nákladů na různé účty, různá střediska či zakázky, nebo důvody spojené s nutností zachytit na jedné faktuře různé typy DPH.
Faktury program zaznamenává do dokladových řad přiřazených evidenci DF, jejich číselné intervaly se nesmí překrývat.
Kompletní záznam faktury má následující podobu:
MD ÚČET ČÁSTKA |
DAL ÚČET ČÁSTKA |
hlavičkový záznam |
|
- - |
321 12 000,- |
záznamy dílčích částek |
|
501 10 000,- |
- - |
518 2 000,- |
- - |
Počet dílčích částek faktury není omezen.
Z hlediska případných následných oprav účetního záznamu faktury je nutné si uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je ZÁZNAM VÁZANÝ, tj. že jeho změny a opravy je nutné a také jedině možné provádět pouze cestou zrušení (k tomu slouží zvláštní volba v části OSTATNÍ VSTUPY - OPRAVY A RUŠENÍ) a znovuzadání faktury. Oproti tomu jsou záznamy dílčích částek z hlediska programu ZÁZNAMY VOLNÉ a je možno je libovolně rušit či opravovat. Následkem takové opravy nebo zrušení záznamu dílčí částky může být pak nanejvýš porušení vyváženosti dokladu faktury.
*V:D:Z -
ZÁZNAM DOŠLÝCH FAKTUR
Vstupní formulář má dvě části. V první se vyplňují údaje společné pro celou fakturu, tj. číslo faktury a ostatní "hlavičkové" údaje, a výše případné přijaté zálohy.
Druhá část patří jednotlivým dílčím částkám. Při jednom vstupu se zadává jedna dílčí částka. Na druhé obrazovce se vyplňují položky popisující dílčí částky faktury - popis, základ daně, typ daně, daň, kontace MD, středisko a zakázka.
Dílčí částky jedné faktury lze zadávat i po částech ve více různých zadávacích vstupech.
PRVNÍ
(HLAVIČKOVÁ) část formuláře pro vstup došlé faktury:
ICF
interní číslo faktury
zadává se vlastní číslo faktury, tedy číslo došlé faktury přidělené uživatelem jako číslo účetního dokladu
program nabídne volné číslo faktury, lze jen ponechat, pokud souhlasí
PREDC
předčíslí účtu
předčíslí účtu je číslo uvedené před druhou pomlčkou zprava v čísle bankovního konta, je samokontrolní modulo 11 a program upozorňuje na jeho případnou nesprávnost. Předčíslí musí být uvedeno správně pro potřeby příkazů k úhradě.
KONTO
číslo účtu dodavatele
Jde o vlastní číslo účtu uvedené za
druhou pomlčkou zprava v čísle
bankovního konta. Pokud číslo konta neobsahuje
pomlčku, je celé číslem účtu. Pokud obsahuje jen jednu pomlčku, je rovněž celé číslem účtu a pomlčku
je nutno vynechat. Číslo účtu je samokontrolní
modulo
ECF
externí číslo faktury (variabilní symbol)
Druhým párovacím symbolem je externí číslo faktury, položka (ECF), neboli číslo došlé faktury podle dodavatele. V bankovních výpisech úhrad vystavených faktur se objevuje jako VARIABILNÍ SYMBOL platby.
FIRMA
heslo firmy
heslo firmy je jednoznačné číslo nebo zkratka přiřazená firmě dodavatele, možné způsoby vytváření tohoto údaje jsou popsány detailně v části ČÍSELNÍKY - KATALOG FIREM
stiskem F2 lze vyvolat nápovědní menu firem zařazených v katalog firem a vybranou firmu stiskem ENTER přenést do formuláře faktury
stiskem F3 lze přejít do formuláře pro úplnou aktualizaci katalogu firem, zadat novou firmu nebo vyhledat už existující a vybranou pak přenést do formuláře faktur
heslo firmy lze také zadat přímo, je-li známo
pokud bylo zadáno heslo firmy již v katalogu zařazené, předvyplní program další položky týkající se firmy (NAZDOD,BANDOD) a přeskočí až na následující položku HOD
pokud bylo zadáno heslo firmy nové, musí uživatel všechny uvedené adresní údaje firmy uvést a program si je zaznamená do katalogu pro další opakované použití
NAZDOD název firmy odběratele libovolný text
BANDOD 4místný číselný kód banky dodavatele
nutné pro příkazy k úhradě
SPECIF specifický symbol
zadá se specifický symbol pro potřeby příkazu k úhradě, je-li uveden na faktuře
KONST konstantní symbol
uvede se konstantní symbol podle povahy platby
program jej předvyplní nejčastěji zadávaným konstantním symbolem, který si uživatel nastaví v části servisní akce, změna nastavení
DATVF
datum vystavení faktury
zadá se podle uvážení uživatele buď datum vystavení podle faktury nebo datum záznamu do evidence (lépe), údaj se věcně nekontroluje
DATSPL
datum splatnosti faktury
zadá se datum splatnosti podle faktury, program předvyplní datem následujícím o N dní po datu vystavení (N je počet dní standardního posunu mezi vystavením a splatností faktury - viz SERVIS - PARAMETRY), lze přepsat jinou hodnotou, údaj je rozhodný pro přikazování faktury k úhradě
MER
měsíc a rok zúčtování
zadává se ve tvaru MM.RRRR měsíc a rok (kalendářní), do něhož má být faktura zúčtována (lze zadat měsíc běžný a následující. Program údaj předvyplní měsícem odvozených z data vystavení - nutno kontrolovat, toto nemusí vždy souhlasit se skutečností.
HOD
fakturovaná částka
uvede se celková dodavatelem vyúčtovaná částka faktury, ne vždy tedy částka určená k úhradě !!!, měla by být nenulová
KUHR
částka k úhradě
uvede se pro potřeby příkazu k úhradě částka určená k úhradě, předvyplňuje se fakturovanou částkou, obvykle bývá nižší o částku zálohy než fakturovaná částka
ZPUHR
způsob úhrady
zadá se 1 = příkazem k úhradě, 2 = inkasem, …. faktury se ZPUHR různým od 1 se nebudou vybírat do příkazů k úhradě
STRED
středisko závazku
má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové účty, v tomto případě závazky, ve střediskovém členění, vyplní se číslo střediska, je kontrolováno na existenci proti číselníku středisek, může však zůstat nevyplněno
ZAKAZ zakázka závazku
má smysl uvádět jen u uživatele, který sleduje majetkové účty, v tomto případě závazky, v zakázkovém členění, je kontrolováno na existenci proti číselníku zakázek, může však zůstat nevyplněno
UCETD
účet závazku
lze přímo zapsat majetkový účet závazku (obvykle 321), musí být definován jako saldokontní účet typu 2 - závazky)
F1 lze vyvolat menu všech existujících saldokontních účtů závazků a ENTER vybraný účet přenést do formuláře, je-li povolen jediný účet, přenese se po stisku ENTER nebo F1 do formuláře automaticky
ZALOHA
výše poskytnutých záloh
údaj má informativní význam bez účetních dopadů, slouží jen k vyznačení faktu, že faktura má být zčásti nebo celá likvidována zálohou, seznam nezlikvidovaných faktur s takto vyznačeným předběžným poskytnutím záloh vypíše program před provedením měsíční uzávěrky
DRUHÁ
část formuláře DF, pro zadávání DÍLČÍCH
ČÁSTEK
Na druhou část formuláře program přejde automaticky po vyplnění první hlavičkové stránky nebo po vyhledání již zadané DF v první části formuláře a stisku F2
Při záznamu dílčích částek se vyplňují tyto položky:
PREDM
předmět fakturace
libovolná textová položka popisující předmět fakturace v dílčí částce
UCETM
účet MD
zadá se některý z účtů účtového rozvrhu podle kontace dílčí částky, program provede kontrolu na existenci účtu
STRM
středisko MD
zadá se číslo střediska podle kontace dílčí částky (obvykle středisko, jehož je dílčí částka nákladem), přes F1 výběr středisek z menu
ZAKM
zakázka MD
zadá se číslo zakázky podle kontace dílčí částky (obvykle zakázka, na kterou je náklad dílčí částky směrován), program netrvá na existenci zakázky v číselníku zakázek
DPHM
typ DPH
vyplní se typ DPH příslušný dílčí částce (na F1 výběr):
HODM
dílčí částka faktury v Kč
zadává se částka základu daně příslušného dílčí částce
podle zvoleného typu DPH předvypočte program hodnotu tak, jako kdyby se jednalo o poslední dílčí částku faktury, tj. rozdělí dosud nerozdělený zůstatek faktury na základ a daň podle platného algoritmu výpočtu daně
údaj lze přepsat jinou hodnotou, pak se vypočítává daň podle příslušného typu
DANM
výše DPH
vyplní se skutečná výše DPH příslušná základu v této dílčí částce, program předvyplní, ale je možno přepsat, signalizuje se odchylka o více než 1,- Kč od teoretické hodnoty vypočtené s použitím sazby podle předpisu
Jedná se o prohlížení souboru závazků volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy) - zobrazí se tedy všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na okamžik jejich záznamu (stavový pohled)
Volba *V:D:C umožňuje stejné prohlížení, zobrazují se ale jen závazky v cizí měně s vyznačení měny a hodnotami v cizí měně.
*V:D:S ZÁPIS STAVOVÝCH TŘÍD DO DF
Tento formulář umožní zapsat do každé faktury informaci o jejím stavu – přiřadit jí do jedné z definovaných stavových tříd – viz číselníky – stavové třídy DF.
Účetní obraz všech operací se zaznamenává do hlavní účetní knihy, která je tvořena souborem deníku měsíce a souborem minulých obratů (deníky již uzavřených měsíců).
Záznamy deníku jsou obecně trojího původu:
1. přímo zapsané záznamy (UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM)
2. odvozené z jiných přímých záznamů - ze zápisu VF a DF
3. automaticky odvozené záznamy (stornovací a kompenzační operace)
Operace běžného a příštího měsíce se zapisují do souboru deníku měsíce. Záznamy běžného měsíce se v závěrce měsíce přesunou ze souboru deníku měsíce do souboru minulých obratů, kde jsou k pasivnímu přístupu k dispozici po celý běžný rok a ještě rok následující.
Lze si vybrat z těchto
kombinací:
záznamy běžného měsíce
záznamy příštího měsíce
záznamy běžného a příštího měsíce (společně)
záznamy uzavřených měsíců
celý rok – uzavřené měsíce, běžný i příští měsíc
Uživatel si může na obrazovce prohlížet všechny dosud zapsané záznamy v režimu prohlížení tabulek.
Prohlížená tabulka má strukturu OBRATY.
Zobrazují se jednotlivé záznamy dokladů, jsou identifikovány řadou, číslem dokladu a číslem záznamu v rámci dokladu. Podle typu záznamu jsou zobrazeny kontace jedné nebo obou stran záznamu. Vyznačen je typ DPH, částka daně a poslední údaj dílčí částky je interní programový kód typu operace. Volné záznamy mají kód 1, záznamy ostatních vázaných operací mají kódy různé od 1.
Záznamy s dopadem do analytických evidencí mají zobrazeny hodnoty v položkách PS1 a PS2, tedy hodnoty párovacích symbolů.
Chody úhrad a kompenzací jsou určeny k řešení některých zvláštních situací při práci s analytickými evidencemi a na usnadnění operací s nimi.
Volby programu jsou rozděleny do dvou částí na
VYSTAVENÉ FAKTURY A PŘIJATÉ ZÁLOHY
DOŠLÉ FAKTURY A POSKYTNUTÉ ZÁLOHY
Způsob práce s oběma těmito okruhy je naprosto analogický, další popis se tedy omezí na okruh vystavených faktur, pro došlé faktury platí totéž přiměřeně, rozdíl je jen ve způsobu párování (párovacích symbolech).
ÚHRADA FAKTURY ZÁLOHOU
Úhrada faktury zálohou je zobecněný chod, který umožní likvidovat část faktury proti záloze se současným automatickým proúčtováním.
Zálohy v evidenci jsou evidovány jako jednotlivé položky tak, jak přicházejí. Jsou vždy přiřazeny firmě a vedle toho je program pořadově označuje jedinečným číslem v rámci každého měsíce. Toto číslo je také jednoznačnou identifikací zálohy.
Při úhradě faktury zálohou obecně nejprve vybereme fakturu, kterou budeme hradit a k ní potom zálohu ze souboru záloh a určíme částku, o kterou se má snížit záloha i zůstatek faktury.
Číslo faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F2 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.
Vybraná faktura je připsána některé firmě, a proto zálohu k ní můžeme hledat mezi zálohami jen této firmy (po stisku F1).
Může se ovšem stát, že nebylo nějakým nedopatřením zadáno stejné heslo firmy při záznamu faktury i při záznamu zálohy, i když tato hesla měla být totožná, protože jde o jedinou firmu (která se tak vlastně dostala pod dvěma různými hesly duplicitně do katalogu firem). V této situaci můžeme použít po stisku F3 vyhledání zálohy v souboru veškerých existujících záloh bez omezení.
Pokud jsme tedy vybrali fakturu i zálohu, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí situaci faktury i zálohy před i po provedení úhrady: celkovou částku faktury i zálohy, sumu úhrad na fakturu a sumu úhrad ze zálohy, zůstatek faktury i zálohy.
Výši úhrady program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna zůstatku na záloze a rovněž nejvýše rovna zůstatku faktury. Tuto částku lze upravit tak, že zadáme novou hodnotu podle potřeby, konečná částka úhrady je shora omezena zůstatkem zálohy. Lze tedy uhradit méně než vyžaduje faktura (i zápornou částku) nebo i více (přeplatit fakturu), ale ne více než bylo k dispozici na záloze.
Dále se musí zadat datum provedení operace.
Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který logicky připadá jako jediný v úvahu:
k vzájemné úhradě použijeme zálohu a fakturu zúčtovanou nejpozději v běžném měsíci - měsícem úhrady je běžný měsíc.
záloha nebo faktura (nebo obojí) je zaúčtována do příštího měsíce - měsícem úhrady je příští měsíc.
Účetní záznamy úhrad jsou zapisovány jako doklady do rezervované dokladové řady KP.
ÚHRADA FAKTURY NESPÁROVANOU
ÚHRADOU
Úhrada faktury nespárovanou úhradou je zobecněný chod, který umožní likvidovat část faktury proti nespárované úhradě se současným automatickým proúčtováním.
Nespárované úhrady v evidenci jsou evidovány podle párovacích symbolů a měsíců záznamu. Přijaté nespárované úhrady mají zadán jediný párovací symbol PS1 (číslo faktury). Provedené nespárované úhrady mají vyplněny symboly PS1 (KONTO - číslo účtu dodavatele) a PS2 (ECF - externí číslo faktury neboli variabilní symbol). Pokud v jednom měsíci jsou zaznamenány dvě nespárované úhrady se stejnými párovacími symboly, program je sumarizuje do jediné evidenční položky.
Při úhradě faktury nespárovanou úhradou obecně nejprve vybereme fakturu, kterou budeme hradit a k ní potom nespárovanou úhradu ze souboru nespárovaných úhrad a určíme částku, o kterou se má snížit nespárovaná úhrada i zůstatek faktury.
Číslo faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F1 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.
Nespárovanou úhradu určíme buď přímým zadáním párovacích symbolů nebo po stisku F2 navodit přechod do tabulky nespárovaných úhrad a v nich vybrat, vybraná položka se po stisku ENTER přenese do formuláře.
Pokud jsme tedy vybrali fakturu i nespárovanou úhradu, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí situaci faktury i nespárované úhrady před i po provedení úhrady: celkovou částku faktury i nespárované úhrady, sumu úhrad na fakturu a sumu již provedených úhrad z nespárované úhrady, zůstatek faktury i nespárované úhrady.
Výši úhrady program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna zůstatku na nespárované úhradě a rovněž nejvýše rovna zůstatku faktury. Tuto částku lze upravit tak, že zadáme novou hodnotu podle potřeby, konečná částka úhrady je shora omezena zůstatkem nespárované úhrady. Lze tedy uhradit méně než vyžaduje faktura (i zápornou částku) nebo i více (přeplatit fakturu), ale ne více než bylo k dispozici na nespárované úhradě.
Dále se musí zadat datum provedení operace.
Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který logicky připadá jako jediný v úvahu podle principu naznačeného u úhrad faktury zálohou.
KOMPENZACE A SLUČOVÁNÍ
FAKTUR
Tento zobecněný chod umožňuje kompenzovat v evidenci fakturu dobropisem nebo sloučit dvě faktury (dobropisy) v jednu nebo převést část zůstatku z jedné faktury na druhou se současným automatickým proúčtováním.
Při provádění kompenzace nejprve vybereme fakturu KOMPENZOVANOU, na kterou budeme převádět určitou částku z jiné faktury, a potom k ní vybereme fakturu KOMPENZUJÍCÍ, z níž tuto převáděnou částku vyvedeme.
Číslo kompenzované faktury lze přímo zadat nebo je možné klávesou F2 navodit přechod do tabulky existujících faktur a v nich vybrat, vybraná faktura se po stisku ENTER přenese do formuláře.
Kompenzující fakturu vybereme buď tak, že přes F1 navodíme výběr z dobropisů firmy, které patří již vybraná kompenzovaná faktura, nebo přes F2 budeme vybírat z celého souboru faktur.
Pokud jsme vybrali fakturu kompenzovanou i kompenzující, ukáže nám program tabulku, ve které zobrazí zůstatek obou faktur před i po provedení kompenzace.
Výši kompenzace program předvyplňuje částkou, která je nejvýše rovna menšímu ze zůstatků obou faktur. Tuto částku lze upravit na libovolnou (tedy i zápornou) hodnotu.
Dále se musí zadat datum provedení operace. Kompenzační částka se u obou faktur projeví změnou zůstatku i celkové sumy úhrad na faktuře.
Program zařazuje všechny tyto úhrady DO MĚSÍCE, který logicky připadá jako jediný v úvahu podle principu naznačeného u úhrad faktury zálohou.
KOMPENZACE A SLUČOVÁNÍ ZÁLOH
A NESPÁROVANÝCH ÚHRAD
Celý mechanismus kompenzace je v těchto případech velmi věrnou analogií kompenzace a slučování faktur.
Stornovací operace slouží k opravě chybných účtování nebo odúčtování operací, které se z nějakých důvodů neuskutečnily, přestože byly původně zaúčtovány (například omylem vystavená faktura apod.). Odstranění takových záznamů zapsaných do běžného či příštího měsíce lze provést lépe cestou oprav či zrušení. Operace storna se budou dotýkat záznamů, které byly zachyceny do deníků některého z MINULÝCH MĚSÍCŮ a prošly tak měsíční uzávěrkou. Takové záznamy už přirozeně nelze pouze zrušit, musí být regulérně odúčtovány.
Storna BĚŽNÝCH ÚČETNÍCH ZÁZNAMŮ, které nemají žádnou vazbu analytických evidencí (volné záznamy), lze provést jednoduše zadáním dalšího účetního dokladu, který původní doklad věrně kopíruje v počtu a skladbě záznamů a v jejich kontaci, ale hodnotově (účtované částky základu a daně) je obrácen. Obvykle tedy storno původního dokladu účtujeme stejně jako doklad původní, ale všechny hodnoty mají MINUSOVÁ ZNAMÉNKA.
Storna operací S VAZBOU DO ANALYTICKÝCH EVIDENCÍ oproti tomu musíme provést ve zvláštních chodech, které zajistí vedle účetního zachycení storna i odpovídající úpravu stavu analytické evidence.
Storno úhrady faktury (úhrada faktury rovněž váže do analytické evidence faktur) lze provést jako úhradu téže faktury ve výši původní částky úhrady, ale se znaménkem MINUS.
Program podporuje zvláštními chody tyto stornovací operace:
Storno VF i DF probíhá obdobným způsobem. Nejprve se buď přímým zadáním čísla faktury, nebo přes klávesu F2 a následným výběrem ze souboru faktur určí stornovaná faktura. V jediné dávce lze stornovat libovolný počet faktur.
NELZE stornovat faktury, na kterých je již zaznamenána úhrada. Zde je nutno provést nejprve výše popsaným způsobem storno této úhrady.
NELZE stornovat faktury, které byly zadány ve speciálních operacích přímo do analytické evidence jako faktury, tvořící POČÁTEČNÍ STAV pohledávek respektive závazků. Tyto faktury nemají v souboru obratů zachycenu svou kompletní kontaci a program proto nemůže odvodit stornovací účetní záznam. Takovou fakturu musíme ZRUŠIT PŘÍMO V ANALYTICKÉ EVIDENCI a stornovací záznam zapsat v patřičném účetním rozkladu manuálně ve volbě UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM. Pozor na chybné provedení - celá operace by vedla k narušení integrity dat.
Po určení čísla faktury program zobrazí její hlavičkové údaje a uživatel musí určit měsíc, do něhož budou stornovací záznamy zapsány. V souladu s logikou celé agendy se může jednat o běžný nebo příští měsíc.
Po zadání celé dávky faktur, určených ke stornování, vypíše program protokol, ve kterém jsou vyznačeny původní stornované doklady a nové stornující záznamy k nim. Na tento protokol je v praxi vhodné připsat ke každé faktuře slovně důvod storna a připojit razítko a stvrzující podpis osoby oprávněné storno faktury provést. Protokol poslouží jako prvotní doklad do účetní evidence.
Po vytištění protokolu se lze ještě rozhodnout, zda operaci s celou dávkou faktur skutečně provést. Pokud storno odmítneme, stav agendy se nezmění a stornovací protokol je nutno znehodnotit. Pokud dáme pokyn k provedení storna, program provede vše potřebné a nové stornující záznamy zapíše do deníku jako doklady v řadě ST, jejichž čísla a kontace je patrná z protokolu.
Rušení se od storna liší tím, že zrušený záznam z deníku respektive evidence beze stop zmizí a může být nahrazen jiným.
Rušit lze jen záznamy operací zapsaných do běžného a příštího měsíce. Záznamy již uzavřených měsíců rušit již nelze, musí být účetně opraveny nebo stornovány.
Rušící a opravné zásahy podobně jako zadávací chody musíme rozdělit do dvou skupin:
1. Zásahy do záznamů, které nemají spojitost s analytickými evidencemi:
- opravy a rušení volných záznamů v deníku
2. Zásahy do záznamů provázaných s analytickými evidencemi:
- rušení VF a DF
- rušení úhrad VF a DF
- rušení přijatých a poskytnutých záloh
*A:O:J – JEN VOLNÉ ZÁZNAMY
V DENÍKU
V této
volbě program umožňuje pohyb jen po VOLNÝCH záznamech deníku. To jsou ty
záznamy, které nemají žádnou vazbu do některé analytické evidence. Ostatní
záznamy deníku program v této volbě NEZOBRAZUJE.
*A:O:Z – VŠECHNY ZÁZNAMY
V DENÍKU
V této volbě program umožňuje pohyb po všech záznamech deníku.
Je třeba si uvědomit, že zrušení nebo oprava vázaného záznamu (hlavičkové záznamy faktur, záznamy úhrad faktur, kompenzačních operací) povede k narušení souladu mezi účetní a analytickou evidencí.
Je dobré si na tomto místě uvědomit, že hlavičkový záznam faktury je záznam vázaný (má obraz v analytické evidenci), kdežto záznamy dílčích částek faktury jsou záznamy volné, které tedy můžeme zcela volně opravovat, rušit a doplňovat.
Opravu záznamu provedeme pouhým přepisem údajů ve formuláři na obrazovce, význam a způsob zadání do jednotlivých položek je totožný s UNIVERZÁLNÍM ZÁZNAMEM.
Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.
Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů.
*A:O:U
*A:O:E - RUŠENÍ VF A DF
Rušení probíhá shodně u obou typů faktur, zadáme ICF (interní číslo faktury), program fakturu zobrazí a po potvrzení také zruší. Rušit lze jen faktury z běžného a příštího měsíce, na nichž ještě nebyla provedena žádná úhrada. Pokud již úhrada je, musíme ji nejprve zrušit nebo stornovat (odúčtovat).
Opravy hodnot hlaviček VF a DF provádět nelze, fakturu nutno zrušit a zadat znovu.
*A:O:H *A:O:A - RUŠENÍ ÚHRAD VF A DF
Při rušení úhrad program umožňuje pohyb po těch záznamech deníku, které jsou záznamy o úhradách faktur. Zobrazuje přitom párovací symboly hrazených faktur. Ostatní záznamy deníku v této volbě NEZOBRAZUJE.
Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.
Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů a odepíše zrušené úhrady ze záznamů dotčených faktur v evidenci.
*A:O:J *A:O:Y - RUŠENÍ ZÁLOH
Při rušení záloh program umožňuje pohyb po těch záznamech deníku, které jsou záznamy o přijetí a poskytnutí (vratkách) záloh. Ostatní záznamy deníku v této volbě NEZOBRAZUJE.
Stiskem klávesy DELETE vybereme zobrazený záznam ke zrušení a své rozhodnutí potvrdíme ještě kladnou odpovědí na otázku ZAPSAT?.
Po ukončení oprav a rušení program promítne příslušným způsobem všechny zbylé záznamy a vypočte nový aktuální stav účtů a zlikviduje zrušené položky v analytické evidenci záloh.
Tato volba umožňuje
uživateli hromadně zlikvidovat drobné nedoplatky vystavených faktur
VÝBĚR POHLEDÁVEK – po
zadání limitu (do jaké výše zůstatky likvidovat
- v absolutní hodnotě) program vybere všechny faktury, které zadání
vyhovují, do pracovního souboru procedury.
ÚČETNÍ DOKLAD – zde se
definují parametry účetního dokladu, kterým má bát prováděná likvidace účetně
zachycena.
REVIZE ZÁZNAMU – vybrané
faktury lze z vběru uvolnit nebo modifikovat likvidovanou částku.
TISK VÝBĚRU – opis
pracovního souboru procedury, tedy faktur vybraných k úhradě drobných
zůstatků
TISK DOKLADU – tisk
účetního dokladu o likvidaci drobných zůstatků
PROVEDENÍ OPERACE - program operaci provede – faktury uhradí a
dokad o tom zanese do hlavní knihy.
Volba představuje podpůrný
aparát, který umožňuje korigovat zůstatky pohledávek, závazků a záloh v cizích
měnách, tak aby odpovídal skutečnosti. Je zařazen proto, že program zatím
nepodporuje úplné hrazení faktur i v cizí měně.
Zejména v závěru roku
lze nastavit reálné zůstatky v cizích měnách u všech položek, které nejsou
plně uhrazeny v Kč (na kterých je částečná úhrada), aby sestavy kursových
rozdílů odpovídaly realitě. Plně uhrazené faktury a zcela neuhrazené faktury
problémy nepřinášejí, protože první se v seznamu nevyskytují a zůstatek
druhých v cizí měně je správný.
V každé z voleb
se lze pohybovat po jednotlivých položkách analytického seznamu a upravovat
zůstatek v běžném a příštím měsíci.
V této sekci programu jsou zařazeny všechny procedury, které vedou k odvození účetních dokladů z vnějších datových zdrojů nebo vygenerovaných z vlastních zdrojů agendy.
Jsou to:
Import dávky vystavených faktur
Import (a export) dávky došlých faktur
Import dávky účetních obratů
Vygenerování a import opakovaných účetních schémat.
Import dávky faktur poslouží uživateli ve dvou situacích:
a) pokud má možnost převzít data fakturace z agendy FAKTURY 2002 (dále PRO9 firmy GeStore) nebo obecně z jiné agendy fakturace
b) pokud provádí penalizaci pozdě uhrazených faktur, použije dávku ke konečné revizi a kontování penalizačních faktur
Soubor dávky je obvykle prázdný a je připraven k převzetí dat faktur. Automaticky se vyprázdní po úspěšném uzavření jedné dávky. Schéma návaznosti kroků při práci s dávkou je asi toto:
účetní evi 3 soubor 2 předávací 1
fakturace
-dence ROY dávky VF soubory agendy
FAKTURY 2002
4 penalizač.
faktury
Legenda:
1 = akce PŘEDÁNÍ FAKTUR v agendě FAKTURY 2002
2 = akce PŘEVZETÍ DAT DO DÁVKY v ROYW
3 = akce UZAVŘENÍ DÁVKY
4 = akce VYSTAVENÍ PENALIZAČNÍCH FAKTUR
PŘEVZETÍ DAT DO DÁVKY
Uživatel může přebírat data fakturace za běžný nebo příští měsíc. Tuto volbu provede bezprostředně po vyvolání této akce. Po vyvolání této volby program hledá data fakturace určená k doplnění do dávky faktur na místě určeném nastavením cesty k agendě fakturace v bloku ČÍSELNÍKY ve volbě CESTY PRO DÁVKY VF.
Nastavení cesty musí být v souladu s nastavením v programu Faktury 2002. Základní modelové situace nastavení jsou:
Oba programy na stejném počítačovém systému, agenda ROYW si může on-line "přečíst" data dávky v agendě FAKTURY 2002:
nastavení v ROY např.: \PRENOSY\
nastavení v FAKTURY 2002 \PRENOSY\
Každý program na jiném počítači, přenos lze provést jen disketou, např. přes mechaniku A:
nastavení v ROY: a:\
nastavení v FAKTURY 2002: a:\
Jsou-li obě cesty nastaveny správně, ale soubor s daty fakturace přesto nebyl na určeném místě nalezen, je nutno v programu fakturace provést nejprve výstup dat volbou PŘEDÁNÍ FAKTUR SALDOKONTU.
!!! POZOR !!!
Program FAKTURY 2002 i ROY musí zpracovávat stejný měsíc, jinak FAKTURY 2002 vytvoří předávací soubor jiného jména, než chce ROY nalézt. Výjimkou je situace, kdy agenda FAKTURY 2002 již zpracovává následující měsíc a je nutno vytvořit předávací soubor faktur pro agendu ROY, která je ve zpracování jednotlivých měsíců pozadu. Toho lze dosáhnout v programu FAKTURY 2002 volbou SYNCHRONIZACE S ÚČETNICTVÍM v části NÁSTROJE.
Pokud program nalezne předávací soubor faktur, přečte jej a přenese do souboru dávky faktur JEN NOVÉ FAKTURY !!!, tím je myšleno faktury, které dosud nemá zařazeny v analytické evidenci vystavených faktur. Program vypíše na obrazovku informaci o počtu takto převzatých nových faktur. Tento mechanismus umožňuje plynule přebírat ke zúčtování data fakturace bez nebezpečí opakovaného zaúčtování jedné faktury.
RUŠENÍ JEDNOTLIVÝCH FAKTUR
Aby bylo možno zasahovat do dávky a ovlivnit tak například postup účtování faktur nebo provést některé oprávněné úpravy dat dávky, je možno faktury v dávce zrušit. Není možné opravit částku nebo změnit některé jiné podstatné údaje převzaté z agendy fakturace, aby nedošlo k přetržení mezi evidencí faktur vzniklou při jejich vystavování a účetní evidencí faktur. Při rušení jednotlivých faktur se uživatel může pohybovat po záznamech v souboru dávky a libovolné faktury klávesou DELETE (s následným potvrzením) z dávky zrušit.
SKUPINOVÁ
KONTACE
Převzaté faktury mohou ale nemusí být z předávající agendy již kontovány, ani případná kontace však nemusí být úplná a správná. Program proto dovoluje účtování faktur v dávce opravit a doplnit. Při skupinové kontaci lze naráz okontovat stejným způsobem celou vybranou podmnožinu faktur v dávce, definovanou zadáním VÝBĚROVÉ PODMÍNKY.
V oddělených chodech se kontuje:
INDIVIDUÁLNÍ KONTACE
Individuální kontace je prostředkem pro úpravy a doplnění jednotlivých faktur. Uživatel se pohybuje po souboru dávky faktur a může obvyklým způsobem přepsat nebo doplnit chybějící kontační údaje jak v hlavičkové části faktury, tak v dílčích částkách.
SUMACE DÍLČÍCH ČÁSTEK
ZAOKROUHLOVACÍ ROZDÍLY
V této volbě program vyhledá v pracovním souboru dávky faktury, které jsou nevyrovnané o částky menší než 1 Kč v absolutní hodnotě a na pokyn uživatele je doplní o další dílčí částky, které tento problém odstraní.
Sestava nám poskytne opis dat faktur dávky, respektive jejich hlaviček včetně kontace strany MD. Jde o kratší a úspornější výpis formou JEDNA FAKTURA = JEDEN ŘÁDEK VÝPISU
Tato sestava je vlastně kompletním opisem dávky včetně rozkladu faktur na dílčí částky a jejich kontace. Sestava je údajově kompletní, může být však značně rozsáhlá. Na závěr sestavy je vypsán rozdíl mezi sumami částek pro stranu MD a DAL (například právě zaokrouhlovací rozdíly)
Uzavření dávky je vlastně zápis faktur do účetní evidence hlavní knihy a do analytické evidence vystavených faktur. Faktury jsou zapsány do měsíce, do něhož spadají podle agendy fakturace, tedy do běžného nebo příštího měsíce.
Celou akci provede program sám, výsledek je tentýž, jako kdyby uživatel zadal standardním způsobem manuálně všechny faktury dávky (včetně automatického párování na případné předběžné úhrady).
Vždy je nejprve kontrolována ÚPLNOST KONTACE v dávce. Úplností kontace se rozumí okontování všech hlaviček i dílčích částek faktury přípustnými účty, na vyplnění středisek a zakázek program netrvá. Teprve po úspěšném průchodu celé dávky touto kontrolou je dávka uzavřena a promítnuta do záznamů měsíce. Po uzavření se soubor dávky vyprázdní.
LIKVIDACE DÁVKY
Použijeme, pokud chceme dávku zrušit (pracovní soubor dávky vyprázdnit), abychom přenos mohli kupříkladu začít znovu.
DÁVKA PENALIZAČNÍCH FAKTUR
Po vystavení penalizačních faktur (viz PENALIZACE) je dávka automaticky naplněna daty programem vytvořených penalizačních faktur. Tyto faktury jsou neokontované, proto je nutno je v dávce příslušně doplnit a teprve poté uzavřením dávky propustit do účetní evidence. Práce s touto dávkou se ničím neliší od práce s běžnou dávkou faktur, vyjma způsobu vzniku (faktury se do dávky dostanou jinou programovou akcí, ne načtením z fakturace popsaným výše).
Procedura importu dávky došlých faktur je naprostou analogií k importu faktur vystavených.
Importu je schopen jen ten klient, který je deklarován jako importér DF – viz SERVIS – PARAMETRY. V opačném případě je takový klient exportérem DF, tedy faktury v něm lze pořizovat a exportovat v požadovaném formátu pro přenos do některého klienta – importéra.
Tímto chodem se přebírají do hlavní účetní knihy souhrnné obraty z autonomních satelitních evidencí jako je
- MAJW - majetek
- PERW - mzdy a personalistika
- PKLW – pokladní operace
- nebo obecně kterákoli externí agenda, která je schopna data vystoupit ve formátu požadovaném agendou ROYW
Propojení agend je na počátku nastaveno tak, že program hledá uvedené agendy v téže instalaci v jejich standardních instalačních adresářích. Změnu cesty k předávacímu souboru obratů agend je možno provést v části ČÍSELNÍKY - NAPOJENÉ EVIDENCE.
Z přímo napojené evidence lze převzít obraty měsíce, pokud již v této napojené evidenci byl daný měsíc uzavřen. Obraty jsou k dispozici trvale a lze je převzít i opakovaně - to je plně v moci uživatele.
Při propojování dvou agend je třeba mít na zřeteli to, že některé operace mohou svou povahou spadat do dvou agend. Systém odvozování obratů v jednotlivých agendách je konstruován tak, aby se zabránilo duplicitnímu účtování o jedné operaci. Pokud uživatel zavádí některou ze satelitních agend, musí se v jejím manuálu dobře seznámit s jejím systémem odvozování účtů, aby věděl, které obraty může očekávat mezi souhrnnými obraty agendy a které musí účtovat sám ve finančním účetnictví.
V některých případech propojení agend (např. PKLW) je zapotřebí použít SPOJOVACÍCH ÚČTŮ. Spojovací účty mají uspořádací a technický charakter a jejich zůstatky by měly být při uzávěrce měsíce nulové.
Po vstupu do volby nastane jedna ze situací:
Doklad je již ZALOŽEN A ROZPRACOVÁN, program přechází rovnou do výběrového menu označeného ŘADOU A ČÍSLEM DOKLADU a JMÉNEM NAPOJENÉ EVIDENCE, pro přenos jejichž obratů je určen.
Soubor dokladu neexistuje, program si VYŽÁDÁ ZADÁNÍ DOKLADOVÉ ŘADY A ČÍSLA, pod nímž otevře nový soubor dokladu, a nabídne k VÝBĚRU všechny NAPOJENÉ EVIDENCE k určení, z které z nich se budou záznamy obratů do souboru dokladu dále načítat. Pod tímto označením se pak s dokladem manipuluje dále až do jeho úspěšného zaúčtování (zápisu do deníku) nebo likvidace. Vždy je otevřen jen jeden takto odvozený doklad a s dalším lze pracovat až po jeho dokončení (uzavření a zápisu do deníku).
NAČTENÍ
DAT OBRATŮ
Pokud soubor dokladu není prázdný, nelze do něj přenosem přidat další zdrojová data - brání to částečně vzniku duplicit.
Program nejprve zjistí, zda na předepsané cestě (u příslušné evidence lze cestu nastavit v aktualizaci tabulky NAPOJENÉ EVIDENCE) lze nalézt soubor se souhrnnými obraty vybrané satelitní agendy.
V případě neúspěchu vypíše cestu, na níž soubor hledal a my musíme korigovat nastavení cesty a pokus o načtení opakovat.
Nalezne-li soubor, vyžádá si zadání měsíce, jehož data chceme přebírat (MM.RRRR), nabízí běžný měsíc.
Data zvoleného měsíce může nalézt jen tehdy, je-li v agendě tento měsíc již uzavřen. Nalezne-li je, vypíše počet záznamů nalezených obratů a položí ještě otázku, zda chceme načtení opravdu uskutečnit. Po kladné odpovědi přenese data záznamů obratů agendy do pracovního souboru dokladu.
Postup při přebírání dat agendy napojené nepřímo (výstupní disketa z jiného počítače) je obdobný. Nejprve se ve zdrojové agendě vytvoří disketa (větev OBRATŮ) a ta se pak načte stejným způsobem jako u přímého napojení. Další postup je shodný s přímým spojením agend.
MANIPULACE
S DOKLADEM
Soubor dokladu lze po načtení dat prohlížet a vypsat, lze jej i celý zlikvidovat a případně přenést data znova. Při likvidaci dokladu je momentální pracovního souboru dokladu zrušen a může být založen doklad nový. Po zlikvidovaném dokladu zůstane jeho číslo v příslušné dokladové řadě nepoužito a může být znovu přiděleno bez rizika, že dojde ke smíšení záznamů.
TISK
dokladu
má dvě formy – deníkový opis všech jednotlivých záznamů nebo opis v sumární podobě – sumace obratů účtů na obou stranách dokladu
Tisk
chybového protokolu
Lze si vypsat formálně chybné záznamy dokladu s vyznačením typu chyby – jen po předchozím pokusu o uzavření operace
Oprava
jednotlivých záznamů
Probíhá v modu univerzálního záznamu.
SUMACE obratů provede sumarizaci záznamů v pracovním souboru dokladu podle účetního hlediska, sečte vždy hodnoty všech záznamů, které se shodují v položkách
HODM,DPHM,STRM,ZAKM,HODD,DPHD,STRD,ZAKD.
Touto operací se nezmění celkové obraty jednotlivých účtů v souboru dokladu, sníží se ale počet záznamů a dojde přirozeně ke ztrátě podrobnosti jednotlivých záznamů. Provedením sumace na již sumarizovaný doklad se nic již nezmění.
REDUKCE dokladu umožní na základě zadání výběrové podmínky zrušit některé záznamy. Podmínkou vymezujeme ty záznamy, které chceme zrušit !!! POZOR - tímto postupem můžeme narušit souvislost mezi účetními stavy v satelitní agendě a v agendě ROY !!!
KONTROLA A
UZAVŘENÍ
V tomto chodu je v záznamech dokladu postupně testována přípustnost kontace obou stran, přípustnost čísel zakázek a středisek, pokud jsou vyplněna.
Pokud je nalezena chyba, doklad nelze uzavřít a je nutno provést OPRAVU CHYBNÝCH ZÁZNAMŮ. Při ní se pohybujeme po záznamech v pracovním souboru dokladu. Každý chybný záznam má v záhlaví vyznačeny identifikátory v kontrole odhalených chybných údajů, které se ihned po opravě vymazávají. Správný záznam má v záhlaví zapsáno FORMÁLNĚ BEZCHYBNÝ ZÁZNAM.
Pokud se chybné záznamy vyskytnou, znamená to, že jsou zřejmě špatně nastaveny účtovací tabulky, podle nichž se v příslušné evidenci provádí kontace předávaných souhrnných účetních obratů celé evidence.
Po provedení opravy spustíme znovu chod KONTROLA A UZAVŘENÍ.
Bezchybný doklad se promítne obvyklým způsobem ihned do stavu účtů a záznamy se přidají do deníku jako záznamy toho měsíce, který určíme - běžného nebo příštího. Nelze však účinně vyloučit opakované převzetí týchž obratů z jedné agendy - tyto manipulace vyžadují tedy zvýšenou pozornost a odpovědnost zpracovatele.
PŘEVZETÍ DAT Z TEXTOVÉHO SOUBORU
Popis přenosové struktury pro externí programy si vyžádejte od výrobce programu.
*I:O – OPAKOVANÉ ÚČETNÍ OPERACE
Aparát opakovaných účetních operací slouží k ulehčení
práce v případech, kdy opakovaně provádíme zcela stejná nebo podobná
účtování. Tyto případy si lze připravit jako jednotlivá schemata:
NOVÉ SCHEMA -
schéma založíme a pojmenujeme symbolickým jménem - zkratkou
RUŠENÍ SCHEMATU – zde lze schéma zlikvidovat, pokud
jej již nebudeme používat
TISK SEZNAMU SCHEMAT – přehled definovaných schémat
DEFINICE SCHEMATU – zde v modu univerzálního
záznamu zadáme do schématu jednotlivé záznamy v takové struktuře, kontaci
a částkách, které chceme potom používat jako výchozí při odvozování. Datum
zadáme do libovolného měsíce, ale takový den v měsíci, který chceme, aby
program použil při odvození dokladu, ale modifikoval na měsíc, do něhož dokald
pak bude zaúčtován.
OPIS SCHEMATU – opis připraveného účetního schématu
ve deníkové formě.
Nejprve vybereme zdroj pro nový doklad – bude to jedno z definovaných schémat. Pak urříme dokladovou řadu a číslo dokladu pro nově odvozovaný doklad. Pak již postupujeme stejně jako při práci s dokladem z napojených evidencí – viz tato část manuálu.
V této sekci jsou koncentrovány prakticky všechny výstupní zprávy programu - sestavy a grafy, jsou členěny do těchto hlavních kapitol:
OBRATY – přehledy a rozbory obratů – záznamů v hlavní knize
STAVY - stavy účtů
VÝKAZY - interní i externí výkazy za celou firmu
POHLEDÁVKY – přehledy a rozbory pohledávek a vystavených faktur
ZÁVAZKY– přehledy a rozbory závazků a došlých faktur
ZÁLOHY – přehledy o zálohách přijatých i poskytnutých
STŘEDISKA – střediskové výsledky a rozbory
ZAKÁZKY– výsledky a rozbory k zakázkám
DPH – podklady k DPH
EXTRAS – speciální sestavy uživatele
ARCHIV – práce s archivem sestav
GRAFY – grafické výstupy
V následující
části manuálu jsou popsány jen ty sestavy, jejichž použití vyžaduje určitý
zvláštní postup či zřetel uživatele.
DENÍK
V průběhu měsíce si lze pro kontrolní účely vypsat všechny nebo některé vybrané záznamy ze souboru deníku na obrazovku nebo na tiskárnu. Nejprve musíme vybrat, který měsíc (libovolný minulý včetně měsíce 0, běžný nebo příští) chceme vypsat, poté lze vybrat řádky pro výpis v odpovědi na otázku CO? zadáním výběrové podmínky (viz ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA). Stiskem pouze ENTER vypíšeme všechny doklady v deníku měsíce.
Příklady výběru:
podle čísel dokladů: CO? DOKL 1/50 ;
podle data operace: CO? DATUM 1.1.93/10.1.93 ;
Úplný výpis deníku coby účetního dokladu se pak znovu provádí při měsíční uzávěrce.
POKLADNÍ DENÍK
Sestava přináší obraty vybraného účtu
pokladny s příslušnými zůstatky po každém pohybu.
OBRATOVÁ PŘEDVAHA
Poskytuje sestavu klasické obratové předvahy za zvolené období, kterým může být vybrané vybrané období běžného roku, vymezené počátečním a koncovým měsícem.
Vypisují se jen používané účty účtového rozvrhu, tzn. jen ty syntetické účty, které mají v některé z vypisovaných položek nenulovou hodnotu.
Sestava má dvě výpisové formy:
Základní (širší) sestava obsahuje označení účtu, popis účtu, počáteční stavy obou stran, obraty obou stran za zvolené období, konečné stavy obou stran. Používá se jako základní dokladová sestava.
Zkrácená sestava vypisuje jen označení účtu, počáteční stav, obraty obou stran a konečný stav, přičemž stavy jsou vypsány tak, že kladný stav odpovídá zůstatku na straně MÁ DÁTI a záporný stav odpovídá zůstatku na straně DAL. Sestava rovněž poskytuje mezisoučty stavů podle nastavené úrovně agregace. Používá se především pro pracovní a kontrolní účely.
Obě sestavy vycházejí ze stejných dat a jsou v nich sumarizovány veškeré záznamy pořízené do hlavní účetní knihy firmy ve vybraném období.
Při výběru období zadáváme počáteční a koncový měsíc období (zadáme číslo měsíce), ve výpisu jsou oba krajní měsíce rovněž zahrnuty (chápe se tedy jako "včetně"). Pokud chceme vypsat obratovou předvahu jen jednoho vybraného měsíce, zadáme jej jako počáteční i jako koncový.
HLAVNÍ KNIHA
Volba poskytuje výpis klasické hlavní knihy vybraného měsíce v účetním roce, ve které se zobrazí pro všechny účty, které měly v měsíci obrat, počáteční stav účtu, jednotlivé obraty podle dokladů včetně souvztažného účtu a konečný stav účtu.
OBRATY VYBRANÉHO ÚČTU
Tento chod nabízí možnost vypsat si ze souboru minulých obratů a z dosud zadaných záznamů běžného nebo příštího měsíce všechny obraty vybraného účtu. Nejprve zadáme číslo účtu (musí existovat v účtovém rozvrhu), pak určíme počátečním a koncovým měsícem (chápejme včetně) požadované období. Pro výběr jsou k dispozici měsíce od 0 do měsíce příštího.
Vyberou se obraty obou stran, které se daného účtu a vybraného období týkají. U položek pocházejících z oboustranných záznamů je v sestavě uveden i protiúčet, u položek pocházejících z jednostranných záznamů to ze zřejmých důvodů není možné. Sestava obsahuje i počáteční a konečný stav účtu a celkové sumy obratů obou stran pro každý vypsaný měsíc
OBRATY ÚČETNÍ KOMBINACE
Tato sestava poslouží pro rozborové a kontrolní účely zejména těm uživatelům, kteří sledují své hospodaření v členění podle středisek a zakázek. Mohou si vybrat k výpisu prakticky libovolnou skupinu obratů, které musí specifikovat v těchto údajích:
UCETM = 99999 ....vypíší se obraty všech účtů
UCETM = NN ....…vypíší se obraty skupiny účtů NN...
UCETM = N ....…...vypíší se obraty účtové třídy N....
STR = 99999 ……...vypíší se obraty všech středisek
STR = M .....……....vypíší se obraty střediska M
STR = 0 ...………....vypíší se obraty bez čísla střediska
ZAK = 99999 ..…….vypíší se obraty všech zakázek
ZAK = M ...……......vypíší se obraty zakázky M
ZAK = 0 ...………....vypíší se obraty bez čísla zakázky
Sestava má formu předchozí sestavy.
ÚČTY CELKOVĚ
Uživatel si může v libovolném okamžiku zpracování vypsat stavy v závěrce libovolného měsíce účetního roku. Stav účtů je sumarizován na úrovni syntetických účtů, zobrazené hodnoty jsou tedy údaje za celou firmu bez ohledu na analytické členění účtů podle středisek. Vypisují se stavy jen těch účtů účtového rozvrhu, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.
STAV ÚČTŮ STŘEDISKOVĚ
Stavy účtů jsou zobrazeny v detailním analytickém členění účtů podle středisek.
ROZVAHA
Uživatel může v každém okamžiku vypsat rozvahu (bilanci) firmy podle stavu k vybranému měsíci (závěrce) účetního roku:
Rozvahu lze vždy vypsat v těchto podobách:
Oficiální výkaz - respektující předepsanou formu výkazu včetně číslování a textace řádků i způsobu agregace jednotlivých položek aktiv i pasív do těchto řádků.
Zkušební opis – podle řádků oficiálního výkazu – v analytice vstupujících účtů.
Interní výkaz – zhuštěnou vlastní verzi výkazu bilance.
Detailní rozvahu - vypisující všechny syntetické rozvahové účty s nenulovým stavem v příslušném okamžiku a součtující je podle uživatelem stanoveného stupně agregace (podle jednoho až čtyř prvních znaků označení účtu). Tuto úroveň součtování si lze zvolit v části SERVIS – PARAMETRY. Sestava detailní rozvahy vypisuje účty v obvyklém pořadí a dále poskytuje informaci o zisku a aktivech a pasívech celkem.
VÝKAZ
ZISKU
Uživatel může v každém okamžiku zpracování vypsat výkaz zisků a ztrát (výsledovku) firmy za vybrané období účetního roku, dané počátečním a koncovým měsícem (včetně):
Výsledovku lze vypsat jako:
Oficiální výkaz - respektující předepsanou formu výkazu včetně číslování a textace řádků i způsobu agregace jednotlivých položek.
Zkušební opis – podle řádků oficiálního výkazu – v analytice vstupujících účtů.
Interní výkaz – zhuštěnou vlastní verzi výkazu zisku
Detailní výsledovku – všechny nákladové a výnosové účty s nenulovým obratem v příslušném období.
Tento výkaz zužitkovává v případě správného definování nákladových a výnosových účtů a správného účtování skutečnost, že účty účtového rozvrhu firmy jsou rozděleny na daňově uplatnitelné a neuplatnitelné. Představuje též jakousi "daňovou" výsledovku a rozdíl mezi daňovým a účetním výsledkem
Lze zvolit agregaci účtů do detailních řádků a úroveň mezisoučtů.
Sestava vypisuje účty v obvyklém pořadí a dále poskytuje informaci o nákladech celkem, výnosech celkem a zisku.
Představuje tak úplný podklad pro určení základu daně z příjmu podniku.
CASH FLOW
Lze vypsat za libovolné měsíční období účetního roku, má podobu oficiálního výkazu. Je sestaven tzv. bezrozdílovou metodou.
STAV
POHLEDÁVEK
jedná se o výpis souboru pohledávek volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy), zobrazí se tedy všechny nezlikvidované faktury bez ohledu na okamžik jejich záznamu (stavový pohled)
Pohledávky jsou uspořádány do skupin podle pohledávkových účtů a v nich podle čísel faktur vzestupně.
Uvedené zpoždění úhrady se počítá vzhledem ke dni provedení výpisu (podle data počítače), má tedy smysl jen při neustálém okamžitém zaznamenávání všech operací do agendy
KNIHA
FAKTUR MĚSÍCE
Ze souboru pohledávek se jen faktury zaznamenané ve zvoleném měsíci, bez ohledu na to, zda jsou již zlikvidovány či nikoli (obratový pohled).
Faktury jsou uspořádány do skupin podle pohledávkových účtů a v nich podle čísel faktur vzestupně.
Lze omezit výběrovou podmínkou.
HISTORIE
JEDNÉ FAKTURY
Pro jednu nebo více vybraných faktur (lze vybrat libovolnou dosud neuhrazenou fakturu nebo již uhrazenou fakturu, dokud tato je ještě v archivu faktur) získá uživatel úplný protokol o všech operacích, týkajících se těchto faktur, tedy o vystavení, řádné úhradě, likvidaci zálohou, nespárovanou úhradou, zápočtu atd.
Výběr faktur lze provést výběrem firmy (F1) a poté výběrem z faktur této firmy (F1)
Výběr faktur lze také provést bez zadání firmy a poté výběrem ze souboru všech dostupných faktur (F2)
ŽEBŘÍČEK
DLUŽNÍKŮ
Sestava vypočte celkové pohledávky u jednotlivých firem, podle této částky firmy seřadí od největších dlužníků k nejmenším a celkový dluh rozloží na:
dluh do lhůty splatnosti
dluh do N dnů po splatnosti
dluh nad N dnů po splatnosti
Zadává se v tisících Kč hranice, v žebříčku se objeví jen ty firmy, jejichž celkový dluh je větší než zadaná hranice, náhradní hodnota je 0
Zadává se N (viz výše) počet dní po lhůtě splatnosti jako kritérium pro rozdělení pohledávek po lhůtě splatnosti do dvou skupin, náhradní hodnota je 30, minimum 1, maximum 3650 (10 let)
Jedná se o výpis ze souboru pohledávek v příštím stavu (viz základní pojmy)
VYBRANÁ
FIRMA
Uživatel zadá hesla firem, které ho zajímají a obdrží sestavu, obsahující detailní soupis pohledávek těchto firem, lze vybrat i všechny firmy, volitelně se na konci sestavy tiskne součet za sestavu.
Jedná se o výpis ze souboru pohledávek volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy)
STORNOVANÉ
POHLEDÁVKY
Ze souboru pohledávek se vypíší výběrově jen ty faktury, které byly stornovány ve zvoleném měsíci. Sestava má formu seznamu s celkovým součtem, uvedeny jsou jen hlavičkové údaje faktur
NESPÁROVANÉ
ÚHRADY
Sestava poskytne seznam všech existujících nespárovaných úhrad přijatých od odběratelů, evidovaných na zvláštním účtu 31199
Jedná se o výpis ze souboru nespárovaných úhrad volitelně v běžném či příštím stavu (viz základní pojmy)
Sestavy závazků jsou analogické sestavám pohledávek – viz příslušná část manuálu.
Sestavy přijatých a poskytnutých záloh představují úplný analytický rozpis běžného nebo příštího stavu záloh.
SALDO VYBRANÉ FIRMY
je sestava, která shrnuje všechny závazky a pohledávky ve vztahu k vybraným firmám, pro každou firmu detailní soupis všech pohledávek a závazků z faktur a přijatých a poskytnutých záloh. Na závěr výpisu každé firmy je tabulka rekapitulující tyto skutečnosti. Výběr firem pro výpis se provádí buď přímým zadáním hesla firmy nebo výběrem z menu firem zapsaných v katalogu po stisku F1. Je třeba mít v patrnosti, že jedna firma může být zapsána v katalogu opakovaně pod různými hesly, pro celkový přehled o takové firmě je pak nutné ji vypsat pod všemi hesly a výpisy si sloučit.
SOUPISY ZDANITELNÝCH PLNĚNÍ
V této části lze provést výpis všech požadovaných detailních soupisů zdanitelných plnění vstupních i výstupních pro účely vykazování daně z přidané hodnoty:
- Soupisy přijatých zdanitelných plnění (daň na vstupu):
- Soupisy uskutečněných zdanitelných plnění (daňových dokladů):
Struktura údajů v jednotlivých soupisech odpovídá požadavkům předpisů a jednotlivé položky soupisů jednoznačně ukazují na odpovídající položku příslušného účetního záznamu.
Pokud uživatel účtuje všechny operace detailně do hlavní účetní knihy, jsou tyto soupisy vyčerpávající a konečné. Pokud však vede detail některých účetních okruhů v oddělených analytických evidencích (salda, pokladny), z nichž se do hlavní knihy přenášejí pouze sumární záznamy, je nutné kompletní soupis daňových dokladů sestavit ze soupisů finančního účetnictví a doplnit je detailními soupisy z těchto agend. Sběrné záznamy v účetnictví pak v soupisech pouze ukazují svým označením na příslušný detailní soupis daňových dokladů v agendě, z níž byl sběrný záznam přenesen.
TISK PŘIZNÁNÍ
Uživatel určí období (počátečním a koncovým měsícem) a obdrží sestavu, ve které jsou uspořádány veškeré souhrnné údaje o základech a daních za období ve formě odpovídající formuláři přiznání k dani z přidané hodnoty za vybrané období. Tento výkaz může být buď přímo použit nebo poslouží k přenesení údajů do předtisku formuláře přiznání.
ÚDAJE DO FORMULÁŘE
Zde je nutno vyplnit dodatkové údaje pro tisk úplného přiznání, jmenné časové a další doplňující.
STAVY ÚČTŮ STŘEDISKA
Uživatel může v každém okamžiku zpracování vypsat stav v závěrce vybraného měsíce účetního roku.
Vypisují se jen stavy těch účtů střediska, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.
Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko (zadává se číslo střediska), stav střediskově nedělených majetkových účtů lze si vypsat jako stav účtů střediska 0.
ROZVAHA STŘEDISKA
Stav v závěrce vybraného měsíce účetního roku.
Sestava má strukturu interního výkazu za celý podnik, zobrazuje však jen stavy těch účtů, které se na střediska člení. Nerozdělené účty lze vypsat jako rozvahu neexistujícího střediska s číslem nula (nutno zadat na dotaz na číslo střediska, nestačí pouze ENTER). Je třeba si uvědomovat, že takto konstruované rozvahy jednotlivých středisek nemusí mít vždy vyvážené součty aktiv a pasív.
Vypisují se jen stavy těch účtů střediska, které mají k vybranému okamžiku nenulový stav.
Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko nebo pro vybranou agregaci středisek (viz číselník středisek).
VÝSLEDOVKY STŘEDISEK
Výsledek vybraného období účetního roku vymezeného počátečním a koncovým měsícem (včetně)
Výkaz má strukturu detailní výsledovky (detail účtů) firmy. Ve výkazu jsou zachyceny jen přímé náklady a výnosy střediska, neprovádí se tedy žádný rozvrh režie, výkaz je jen podkladem pro výsledné kalkulace středisek. Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko nebo pro vybranou agregaci středisek (viz číselník středisek).
Obraty vybraného období účetního roku vymezeného počátečním a koncovým měsícem (včetně)
Sestavu lze vypsat pro vybrané středisko (zadává se číslo střediska), předvahu střediskově nedělených majetkových účtů lze vypsat jako předvahu střediska 0.
SUMÁRNÍ VÝSLEDKY
STŘEDISEK
V přehledné tabulce jsou uvedeny celkové náklady, výnosy a zisk jednotlivých středisek nebo jejich vybrané agregace. Posuzovaným obdobím je vybraný interval určený počátečním a koncovým měsícem (včetně) a celorok do konce koncového měsíce.
VÝSLEDKY ZAKÁZEK
V každém okamžiku zpracování lze vypsat výkazy hospodaření podle zakázek.
Výkaz má strukturu detailní výsledovky firmy. Ve výkazu jsou zachyceny jen přímé náklady a výnosy zakázek, neprovádí se tedy žádný rozvrh režie, výkaz je jen podkladem pro výsledné kalkulace zakázek.
Sestavu lze vypsat pro vybranou zakázku nebo pro vybranou agregaci zakázek (viz číselník zakázek).
FINANCOVÁNÍ ZAKÁZEK
Pro vybranou zakázku – zadanou číslem - finanční bilance zakázky z pohledu vystavených a došlých předpisů a záloh.
Pokud si uživatel objedná u firmy MILEVSKÝ SOFTWARE nějakou další doplňující speciální sestavu jako zakázkové zpracování, lze tuto sestavu vyvolat právě v této volbě. Sestavy se vybírají z menu, v němž jsou uvedeny popisky tiskových modulů.
Práce s ARCHIVEM SESTAV je vyčerpávajícím způsobem popsána v základní uživatelské příručce, protože se jedná o problematiku společnou všem agendám.
VÝVOJ STAVU ÚČTU
Čárový nebo sloupcový graf ukazuje vývoj stavu vybraného účtu v jednotlivých měsících běžného roku.
VÝVOJ OBRATŮ ÚČTU
Čárový nebo sloupcový graf ukazuje vývoj obratů obou stran vybraného účtu v jednotlivých měsících běžného roku. Variantně lze vytisknout graf zobrazující jednoduché intervalové hodnoty měsíců nebo hodnoty v nárůstové řadě (nápočet od počátku roku).
STRUKTURA MAJETKU
Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje strukturu majetku firmy podle stavu ve vybrané uzávěrce, je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.
STRUKTURA NÁKLADŮ A VÝNOSŮ
Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje strukturu nákladů nebo výnosů firmy podle stavu ve vybrané uzávěrce, je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.
SKLADBA POHLEDÁVEK A
ZÁVAZKŮ
Sloupcový nebo koláčový graf zobrazuje okamžitou (běžnou nebo příští) strukturu pohledávek či závazků v členění na ty ve lhůtě, do 30 dnů po lhůtě a nad 30 dnů po lhůtě. Je doplněný buď absolutními hodnotami nebo procentním podílem jednotlivých složek.
Pokud si to situace ve vedení agendy vyžádá, je možno provést zásah pouze do analytické evidence.
Důsledkem takového záznamu je pouze změna analytické evidence, účetní záznamy a účetní stavy se nemění.
V ideálním případě by tento typ vstupu v agendě měl být použit pouze jedinkrát, a to na počátku při zadání počátečního stavu analytických evidencí ke všem zvláštním účtům při zahajování agendy "na zelené louce", tedy bez přebírání výchozích stavů z dříve používaných programů.
Lze vstoupit do evidence VF, DF, poskytnutých a přijatých záloh, které jsou oddělené. Evidence nespárovaných úhrad v jedné tabulce slučuje a tedy umožňuje zadávat či opravovat nespárované úhrady přijaté i provedené. Odlišují se způsobem zadání párovacích symbolů, přijaté úhrady mají vyplněn pouze PS1 (číslo faktury čili variabilní symbol), provedené úhrady mají vyplněny symboly oba: PS1 číslem účtu dodavatele a PS2 číslem faktury podle dodavatele (variabilním symbolem).
Do všech evidencí lze zadávat nové záznamy nebo v nich opravovat existující záznamy. Nově přidané záznamy mají měsíc zápisu do evidence nevyplněn, nejsou tedy při výpisech součástí obratů žádného měsíce.
Formulář VF a DF se pořadím položek a významem údajů neliší od zadávání hlavičkové části VF a DF (takto zadaná faktura má také ve skutečnosti jenom hlavičkovou část, účetní rozklad druhé strany chybí).
Odlišně od zadávacích formulářů faktur se ve formuláři aktualizace všech evidencí musí zadat:
U VF a DF se musí uvést, jaká je částka provedených úhrad faktury. Hodnota je dvojí: ÚHRADY DO BMES a ÚHRADY DO PMES, a to ve vztahu k běžnému měsíci a ve vztahu k příštímu měsíci. Do příštího měsíce je třeba uvést všechny úhrady VČETNĚ PŘÍŠTÍHO MĚSÍCE, ne tedy pouze úhrady příštího měsíce bez zahrnutí úhrad zaznamenaných do běžného měsíce včetně. Zůstatek faktury běžný a příští si program dopočte.
U záloh a nespárovaných úhrad stejným způsobem musí uvést do položek ČERPÁNO DO BMES a ČERPÁNO DO PMES částky, které byly v tom kterém období použity na úhrady faktur nebo kompenzační operace. Použitelný běžný a příští zůstatek zálohy či nespárované úhrady si program dopočte.
Korekce počátečních stavů probíhá prakticky velmi podobně jako
(viz) korekce minulých měsíců, protože jde vlastně o modifikaci obratů (otvíracích
obratů roku) měsíce 0.
Po určitou dobu existuje na přechodu dvou roků vždy stav, kdy
první rok není účetně ještě zcela dokončen a uzavřen a v roce následujícím
už se účtuje.
V prvním roce budete pravděpodobně nadále doúčtovávat operace
konce roku, například zúčtování daně z příjmu. Tento stav může trvat třeba až
do poloviny roku druhého.
Nové konečné stavy prvního roku přenesete do počátečních stavů
syntetických účtů klienta druhého roku provedením operace "KOREKCE
POČÁTEČNÍCH STAVŮ" v datech klienta druhého roku.
POZOR !!!!! Pokud po
otevření agendy klienta druhého roku ještě zasáhnete do stavu saldokontních
účtů v klientovi prvního roku, je třeba tyto změny pečlivě dokumentovat,
protože korekce počátečních stavů změní jen stavy účtů, nezmění však
automaticky i počáteční stavy analytických evidencí.
Pokud tedy například dodatečně vypustím v
klientovi prvního roku z konečného stavu pohledávek jednu fakturu, musím ji
též vypustit ze stavu v klientovi
druhého roku - tady to musí být vždy jen
zásahem přes SPECIÁLNÍ OPERACE - ANALYTICKÉ EVIDENCE, aby nedošlo k účetní
změně - ta už proběhla v roce předchozím.
Nové konečné stavy prvního přenesete do
počátečních stavů syntetických účtů klienta druhého roku provedením operace "KOREKCE POČÁTEČNÍCH
STAVŮ" v datech klienta druhého roku. Tato volba funguje ale až v měsíci
Korekci počátečních stavů můžete provést v
kterékoli fázi práce s klientem druhého roku, a to i opakovaně.
Při korekci v tomto smyslu vždy použijte
při zakládání pracovního souboru volbu "podle závěrečných stavů klienta
prvního roku". V tomto případě
program naplní pracovní soubor korekce obraty, které plně odpovídají otevření
roku navazujícímu na uzavření předchozího roku se současným jeho stavem.
Pracovní soubor korekce počátečních stavů
mohu také vytvořit jako prázdný, pak se ale musí otvírací záznamy roku zadat
manuálně.
Lze též využít volbu „použít záznamy
vlastních dat“, kde se do pracovního souboru uloží obraty, které jsou
v měsíci 0 aktuálně v klientovi druhého roku.
Otvírací záznamy roku lze opravit, rušit,
doplnit, tisknout si připravený počáteční stav pro kontrolu.
Speciální postavení má nastavení hodnoty
podrozvahových účtů, které mechanismem uzavírání a otevírání neprocházejí a
nastavují se tedy ne obratově, ale jen stavově.
Korekční operaci je třeba vždy ukončit,
dřív se změna počátečních stavů na datech klienta druhého roku neprojeví.
Tato volba umožňuje ošetřit výjimečné situace,
kdy je třeba opravit některý z účetních záznamů v již uzavřeném měsíci. Pozor –
tyto změny nutno v souladu se zákonem o účetnictví náležitě protokolovat!
Pro potřeby oprav se zakládá pomocný
pracovní soubor, který lze založit
prázdný a nebo naplnit daty požadovaného měsíce. V tomto souboru lze
libovolně opravovat,rušit či pořizovat nové záznamy. Tyto záznamy se projeví v
účtování až teprve po ukončení zpracování tohoto pracovního souboru. Pokud
ukončíte práci bez uplatnění korekčních záznamů, zůstávají v platnosti původní
záznamy.
1. Založení a zpracování opravného souboru
Jako první operaci je nutno provést
založení opravného souboru. Lze založit buď prázdný pracovní soubor a pořídit účetní
záznamy celého měsíce znovu nebo načíst data z již uzavřeného měsíce a provádět pouze jejich opravy. Vše
se provede volbou "ZALOŽENÍ OPRAVNÉHO
SOUBORU" . Po ukončení této volby bude v záhlaví menu "korekce
minulých měsíců" zobrazen opravovaný měsíc. Po té lze již opravovat
libovolné záznamy, rušit je případně pořizovat nové. K rušení lze použít volbu
"hromadné rušení dokladů". Ke
kontrole opravovaných záznamů slouží prohlížení a tiskové výstupy pracující nad
opravným souborem.
!!!
Všechny volby menu "korekce minulých měsíců" pracují pouze s
korekčním souborem a nemají žádný vliv na stav účetnictví.
2. Ukončení korekce minulého měsíce
Operace s pracovním souborem lze ukončit
dvojím způsobem :
a) LIKVIDACÍ pracovního souboru - provedé korekce se neuplatní a korekční
soubor bude zrušen.
Celé zpracování se vrátí do stavu před
založení pracovního souboru.
b) UKONČENÍM operace - v souboru ročních
obratů jsou zrušeny všechny záznamy opravovaného měsíce a místo nich jsou
doplněny záznamy z pracovního souboru. Po té jsou automaticky přepočteny stavy
a obraty účtů. Volba korekce minulých měsíců je pak uvedena do stavu před
založením pracovního souboru.
Tato volba slouží při zahájení zpracování těm firmám, které zahajují hospodářskou činnost v průběhu roku, aby nebylo nutno provádět naprázdno měsíční uzávěrky všech měsíců zahájení předcházejících. Po provedení volby se agenda přesune na začátek udaného zahajovacího měsíce. Volbu by však bylo možno teoreticky použít i k přeskoku těch měsíců, v nichž by firma nevykazovala žádnou hospodářskou aktivitu. Operaci lze provést jen tehdy, pokud v běžném měsíci nebyl ještě zadán žádný záznam a nelze ji provést ani v zahajovacím nultém měsíci, který by i v případě zahajování činnosti v průběhu roku měl sloužit k zadání počátečních stavů.
Segment UPOMÍNKY slouží k automatickému vystavování upomínek odběratelům na základě rozboru pohledávek podle data splatnosti. Segment je volitelnou součástí agendy a je funkční jen ve zkušebním provozu, demonstrační verzi a u registrovaného klienta, který si modul UPOMÍNKY zakoupil.
Předpokladem pro správné a plnohodnotné využití modulu upomínek je především BEZCHYBNÉ A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení evidence pohledávek, a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými údaji v evidencích. Důležité je také správné nastavení systémového data v počítači, na němž je agenda provozována, neboť právě k němu je často vztaženo odvozování počtu dní prodlení.
Nemenší důležitost má i úplnost adresních údajů v záznamech odběratelských firem v KATALOGU FIREM, protože jedině tak je možné vystavovat hromadné upomínací dopisy bez nutnosti ručního doplňování adres.
Pro modul upomínky je významné nastavení některých parametrů programu ve volbě SERVIS – PARAMETRY – UPOMÍNKY A PENÁLE v části vymezené pro okruh odběratelů. V případě upomínek se jedná zejména o tyto parametry:
1. Název firmy uživatele a jeho adresa pro tisk na upomínku.
2. Limit pro zařazení faktury do faktur určených k upomínání ve dnech, které uplynuly od data splatnosti nebo od data vystavení předchozí upomínky (po instalaci 30 dní).
3. Limit v Kč pro výběr upomínek do dávky k hromadnému vystavení, po inicializaci programu 200,- Kč, faktury na menší částku nebudou do dávky vybírány.
Blok upomínek je rozdělen na část informací o stavu faktur ve vztahu k upomínkám a na samotné vystavování upomínek.
INFORMACE
O PRŮBĚHU UPOMÍNÁNÍ
Sestava NEUPOMÍNANÝCH FAKTUR obsahuje veškeré neuhrazené faktury po termínu splatnosti, které dosud nebyly nikdy upomínány.
Sestava UPOMENUTÉ NEUHRAZENÉ podá přehled faktur, které nebyly dosud uhrazeny, přestože již byly jednou nebo opakovaně upomínány.
Sestava KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ obsahuje přehled faktur, které jsou neuhrazené více než 30 dní po termínu splatnosti nebo po datu vystavení poslední upomínky a budou tedy vybrány v případě provedení hromadné upomínky do dávky faktur k upomenutí.
O stavu upomínání vypovídá dále sestava PŘEHLED UPOMÍNEK. Registruje všechny vystavené upomínky jednotlivých faktur s pořadovým číslem upomínky až do doby úhrady faktury.
POSTUP
VYSTAVOVÁNÍ UPOMÍNEK
1. HROMADNÉ UPOMÍNKY
Tento způsob upomínání automaticky připraví k upomínání všechny faktury neuhrazené více než 30 dní po termínu splatnosti nebo po datu vystavení předchozí upomínky. Program nejprve zobrazí protokol o fakturách, které budou připraveny k upomínání. Uživatel má možnost zobrazený seznam revidovat, tzn. vyřadit faktury, které upomínat nechce. Z upomínek, které v dávce ponechá k upomenutí, je možno upomenout všechny faktury, všechny poprvé upomínané faktury nebo pouze faktury, které naopak již upomínány byly.
Takto vybrané faktury pak program sdruží podle firem a vypíše text upomínacího dopisu pro všechny dotčené odběratelské firmy včetně jejich adres podle katalogu firem.
Uživatel si dále může zvolit, zda chce vytisknout standardní text upomínky, který je v programu k dispozici, nebo zda upomínky pouze promítne jako provedené do stavu evidence a samotnou upomínku stylizuje dle vlastního uvážení.
2. INDIVIDUÁLNÍ UPOMÍNKY
Způsob upomínání je podobný, pouze s tím rozdílem, že namísto automatického vytvoření dávky uživatel individuálně vybere faktury, které chce upomínat. Vybrat lze jen neuhrazené faktury, kterým již uplynula doba splatnosti.
OBECNÉ ZÁSADY PENALIZACE
Segment PENÁLE slouží k automatickému vystavování penalizačních faktur odběratelům na základě rozboru pohledávek podle data splatnosti. Segment je volitelnou součástí agendy a je funkční jen ve zkušebním provozu, demonstrační verzi a u registrovaného klienta, který si modul UPOMÍNKY zakoupil.
Pojmem penále se v této příručce používá jako zkratka za správnější a významově přesnější pojem ÚROK Z PRODLENÍ. Výraz PENALIZAČNÍ FAKTURA pak nahrazuje slovní spojení VYÚČTOVÁNÍ ÚROKU Z PRODLENÍ, které program používá ve svých výstupech.
Předpokladem pro správné a plnohodnotné využití modulu PENÁLE je rovněž BEZCHYBNÉ A ČASOVĚ VĚRNÉ vedení evidence pohledávek, a to zejména proto, že program v této části pracuje s časovými údaji v evidencích.
Pro penalizaci jsou dále významné hodnoty některých parametrů programu ve volbě SERVIS - PARAMETRY - KONSTANTY PRO OKRUH ODBĚRATELŮ, které je nutné před zahájením práce s modulem PENÁLE nastavit podle podmínek a potřeb uživatele.
Nemenší důležitost má i úplnost adresních údajů v záznamech odběratelských firem v KATALOGU FIREM, protože jedině tak je možné vystavovat hromadné penalizační faktury bez nutnosti ručního doplňování adres.
PENALIZACE se rozděluje na dvě části:
1.
POSTUPNÁ PENALIZACE NEUHRAZENÝCH,
v níž program provádí postupnou dílčí penalizaci dosud neuhrazených faktur, jimž však od data splatnosti či od data, do něhož bylo penále vypočteno naposledy, uplynula doba delší než stanovený počet dní.
2. PENALIZACE
POZDĚ UHRAZENÝCH,
v níž program provádí konečnou penalizaci pozdě uhrazených faktur.
POSTUP PŘI
VÝPOČTU PENÁLE
Při výpočtu částky penále program použije hodnoty rozhodných položek uložené v záznamu faktury:
DATSPL datum splatnosti
DATPEN datum, do kdy bylo naposled penalizováno, do kdy již bylo penále vyúčtováno, po zadání faktury je obsazeno stejnou hodnotou jako datum splatnosti, faktura tedy po zadání vyvolává dojem, jakoby již byla do data splatnosti penalizována
PENPER penalizační perioda ve dnech, nenulová hodnota např. 7 značí, že penále bude vypočítáváno za každých započatých 7 dní prodlení úhrady, obvyklá hodnota je 1, tj. penále se počítá za každý den prodlení, nulová hodnota značí, že penále se vypočte jednorázově v okamžiku vzniku prodlení
PENPR procento k penalizaci za periodu, které říká, jaký podíl fakturované částky má být předepsán jako úrok z prodlení za každou načatou promeškanou periodu prodlení
PENHOD částka k penalizaci za periodu, která říká jaká částka v Kč má být předepsána jako úrok z prodlení za každou promeškanou periodu
Údaje PENPR a PENHOD se vylučují, pokud je jeden vyplněn, měl by být druhý nulový, pokud by byly vyplněny oba, dá program přednost pevné částce PENHOD. Pokud není vyplněn ani jeden z penalizačních údajů, penále se faktuře nevypočítává.
Program zjistí u POZDĚ UHRAZENÝCH faktur rozdíl mezi datem DATPEN a datem úhrady DATUHR, toto číslo sníží o hodnotu konstanty D_SNIZ (viz změna nastavení) a vypočte z něj penále tak, že zjistí počet započatých period a k nim vypočte příslušnou částku buď za pomoci procenta nebo pevné částky.
Při POSTUPNÉ PENALIZACI NEUHRAZENÝCH faktur program zjistí rozdíl mezi datem DATPEN a prvním kalendářním dnem běžného měsíce a vypočte z něj penále tak, že zjistí počet započatých period a k nim vypočte příslušnou částku buď za pomoci procenta nebo pevné částky.
POSTUPNÁ PENALIZACE NEUHRAZENÝCH
Tiskový výstup KANDIDÁTI PENALIZACE přináší přehled faktur, které by byly vybrány v daném okamžiku do dávky k vystavení penalizačních faktur, t.j.:
1 - nebyly dosud uhrazeny
2 - od data, do něhož byly naposled penalizovány (tímto datem může být i datum splatnosti), uplynul více než v konstantě programu stanovený počet dní (90)
3 - penále vypočtené za dobu od data DATPEN do prvního kalendářního dne běžného měsíce by překročilo nastavený spodní penalizační limit v Kč
Při HROMADNÉ PENALIZACI program vybere do DÁVKY K VYSTAVENÍ penalizačních faktur všechny faktury, které v daném okamžiku jsou zahrnuty do sestavy KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ.
Při INDIVIDUÁLNÍ PENALIZACI uživatel vybere k přesunu do DÁVKY K VYSTAVENÍ libovolné faktury ze souboru pohledávek bez ohledu na to, zda jsou to "kandidáti" neboli faktury s předpoklady pro účtování penále či nikoli. Penále tak lze vystavit na libovolnou dosud nezaplacenou fakturu.
DÁVKU K VYSTAVENÍ lze opakovaně opravovat, tj. měnit údaje podstatné pro výpočet penále u jednotlivých faktur, nebo libovolnou fakturu z této dávky odstranit zrušením.
Pokud dá uživatel pokyn k vystavení penalizačních faktur podle připravené DÁVKY K VYSTAVENÍ, program zapíše do dotčených faktur v souboru neuhrazených faktur do položky datum penalizace DATPEN první kalendářní den běžného měsíce.
PENALIZACE
POZDĚ UHRAZENÝCH
Tiskový výstup KANDIDÁTI PENALIZACE přináší přehled faktur, které by byly vybrány v daném okamžiku do DÁVKY K VYSTAVENÍ penalizačních faktur, t.j. byly pozdě uhrazeny, nebyly dosud penalizovány (nebo lépe nebyly penalizovány až do data úhrady - to je v případě předchozí postupné penalizace faktury) a vypočtené penále by překročilo nastavený spodní penalizační limit v Kč.
Obdobně jako u upomínek lze penalizovat (vybírat do dávky k vystavení) hromadným nebo individuálním způsobem.
Při HROMADNÉ PENALIZACI program vybere do dávky k vystavení penalizačních faktur všechny faktury, které v daném okamžiku jsou zahrnuty do sestavy KANDIDÁTI UPOMÍNÁNÍ.
Při INDIVIDUÁLNÍ PENALIZACI uživatel vybere k přesunu do DÁVKY K VYSTAVENÍ libovolné faktury ze souboru pohledávek bez ohledu na to, zda jsou to "kandidáti" neboli faktury s předpoklady pro účtování penále či nikoli. Penále tak lze vystavit na libovolnou, třeba i včas zaplacenou fakturu.
DÁVKU K VYSTAVENÍ lze opakovaně opravovat, tj. měnit údaje podstatné pro výpočet penále u jednotlivých faktur, nebo libovolnou fakturu z této dávky odstranit zrušením.
Pokud dá uživatel pokyn k vystavení penalizačních faktur podle připravené DÁVKY K VYSTAVENÍ, program zapíše do dotčených faktur v souboru uhrazených faktur do položky datum penalizace DATPEN hodnotu z data úhrady DATUHR faktury.
Stejným způsobem označí v souboru uhrazených faktur i všechny faktury, u nichž bylo vypočtené penále menší než stanovený limit. Tyto faktury nebudou rovněž už nikdy vybrány k penalizaci, byť by byl zmíněný limit později snížen a některé z faktur by takto zpětně začaly podmínkám pro penalizaci vyhovovat.
Faktury s datem DATPEN rovným datu úhrady DATUHR jsou programem v dalším považovány za vypořádané z hlediska penalizace a nejsou již nikdy znovu vybírány k penalizaci.
PŘESUN
PENALIZAČNÍCH FAKTUR DO DÁVKY FAKTUR
Pokud je DÁVKA K VYSTAVENÍ v pořádku a uživatel rozhodne o vystavení penalizačních faktur, promítne se tato skutečnost do všech dotčených faktur v evidenci. Program sestaví penalizační faktury a propíše je do DÁVKY FAKTUR (3.2.3).
Všechny penalizované faktury jedné firmy jsou zahrnuty do JEDNÉ PENALIZAČNÍ FAKTURY, částky penále za jednotlivé faktury jsou zachyceny jako dílčí částky této faktury a položka předmět fakturace obsahuje číslo penalizované faktury. Takto vytvořené penalizační faktury jsou setříděny dle firem a automaticky očíslovány. Číslování začíná od čísla PEN*1000000+1, kde PEN je penalizační řada - nejvýše dvoumístné číslo (po inicializaci nastaveno na 99).
Penalizační řadu lze nastavit ve ZMĚNÁCH NASTAVENÍ; nastavením řady tak lze odlišit penalizační faktury v evidenci saldokonta. Očíslované faktury jsou přesunuty do DÁVKY FAKTUR a lze s nimi dále jako s dávkou faktur pracovat (viz část 3.2.3 příručky). Mimo jiné to znamená, že dokud není dávka uzavřena, nejsou penalizační faktury dosud zapsány v analytické evidenci vystavených faktur.
!!! POZOR !!!
Pokud vyberete fakturu k penalizaci a její penalizační faktura se dostane do dávky faktur, bude příslušná faktura označena jako JIŽ PENALIZOVANÁ a zůstane takto označena i v případě, že dávku zrušíte a nepromítnete ji tedy do souboru vystavených faktur měsíce !!!
*S:D –
DIAGNOSTIKA DAT
Diagnostika dat slouží k testování logické a fyzické správnosti dat.
Diagnostické kontroly lze provádět:
· jednotlivě
· v bloku – jen kontroly měsíční závěrky
· v bloku – všechny kontroly
Protože zobecněný způsob zadávání účetních záznamů umožňuje uživateli zadat tzv. nevyvážené doklady, to jest doklady u nichž suma částek zaúčtovaných na jednotlivé strany dokladu není shodná, může uživatel z této sestavy získat přehled o takto chybných respektive nedokončených dokladech. Vypíše se soupis takových dokladů s vyznačenými součty stran MÁ DÁTI a DAL a s vypočteným rozdílem. Nevyvážené doklady jsou na výpisu sdruženy do bloků podle příslušnosti k jednotlivým účetním měsícům.
Nevyvážené doklady běžného měsíce brání provedení měsíční uzávěrky a je tedy nutné je před fyzickým uzavíráním opravit, dokončit nebo zrušit.
Sestava má kontrolní charakter, poskytuje seznam všech nevyrovnaných dokladů v souboru deníku v dělení na doklady běžného a příštího měsíce. Pro každý nevyrovnaný doklad uvádí celkový obrat obou stran dokladu a rozdíl těchto částek.
ÚPLNOST OBRATOVÉ
PŘEDVAHY !!!
Chyba v této
kontrole je logickým důsledkem chyby první v nevyrovnanosti dokladů, ale
moho zde nastat i jiné příčiny ve fyzickém stavu dat agendy.
CHYBNÉ ZÁZNAMY –
ČÁSTKY BEZ KONTACE !!!
Vyhledají se
záznamy, které by měly uvedenu částku MD či DAL na nemají přitom kontaci na
existující účet – tato situace by měla být výhradně výsledkem selhání softwaru
(k tomu běžně nedochází) nebo selhání fyzického zápisu na disk PC.
NULOVOST ÚČTŮ
3431, 3432
Pokud se neprovede
přeúčtování zůstatků uvedených účtů programovou cestou, program hlásí tuto
chybu, která se však nepovažuje za závažnou, protože například čtvrtletní
plátci DPH mohou celkem logicky přeúčtování provádět vždy až a konci čtvrtletí.
SOUVISLOST
DOKLADOVÝCH ŘAD
Chyba v této
kontrole není závažná, ale mohla by signalizovat například nezaúčtování
nějakých dokladů.
SOULAD STAVU
SALDOKONT – BĚŽNÝ !!!
SOULAD STAVU
SALDOKONT – PŘÍŠTÍ
PODEZŘELÉ ZÁZNAMY
V EVIDENCÍCH
Tyto kontroly odhalují problémy v integritě dat.
INTEGRITOU DAT se rozumí vnitřní správnost vztahů mezi datovými soubory agendy, z hlediska uživatele zejména zachování vazby mezi stavem syntetických účtů a jejich analytickým rozkladem na jednotlivé evidenční položky, což se týká evidence pohledávek, závazků, záloh a nespárovaných úhrad.
Protože integrita dat je stavová záležitost, lze vypsat sestavu s přehledem všech analyticky sledovaných zvláštních účtů pro BĚŽNÝ nebo PŘÍŠTÍ STAV agendy. Integrita dat je v pořádku, pokud se v sestavě ve sloupci rozdílu neobjeví žádná hodnota.
Integrita dat se kontroluje stejným způsobem při měsíční uzávěrce, pokud se objeví diference v datech běžného měsíce (diference v příštím se toleruje), program nedovolí provést fyzické uzavření měsíce.
Důvody porušení integrity jsou v zásadě dvojí, když pomineme možnost selhání programu, který při normálním fungování nemůže integritu narušit.
Prvním důvodem jsou možné zápisy do účetní evidence účtované na některý zvláštní účet, které se nezadáním párovacích symbolů nezaznamenají do příslušné evidence. Tyto záznamy nám z deníku měsíce odfiltruje sestava PODEZŘELÉ ÚČETNÍ ZÁZNAMY.
Druhým důvodem může být zásah přímo do tabulek evidencí, umožněný v části SPECIÁLNÍ OPERACE - ANALYTICKÉ EVIDENCE. Zde je možné provést změnu záznamu libovolné evidenční položky a toto se děje bez odpovídajícího paralelně prováděného zachycení v účetní evidenci, jak je to obvyklé při standardním použití programu. Takto změněné nebo doplněné záznamy nám poskytne sestava CHYBNÉ NEBO PODEZŘELÉ ZÁZNAMY V EVIDENCI.
NASMĚROVÁNÍ ÚČTŮ
Poslední diagnostická sestava NENASMĚROVANÉ ÚČTY vypisuje:
1. všechny účty pojednávané programem jako zvláštní
2. všechny majetkové účty s neprovedeným nasměrováním do rozvahy - vypíší se tu všechny účty rozvahové a nenasměrované účty rozvahové (zřejmě chyba)
3. všechny výsledkové účty s neprovedeným nasměrováním do výkazu zisku (zřejmě chyba)
Existence nenasměrovaných účtů by mohla vést k chybnému sestavení výkazů, je třeba ji odstranit doplněním nasměrování v opravě označení účtů účtového rozvrhu nebo obnovou výchozího nasměrování (neupraví ovšem nasměrování u účtů zřízených mimo nomenklaturu směrné účtové osnovy)
CHYBNÉ ÚČETNÍ
KOMBINACE
Kontrola má k dispozici samostatný
aparát se seznamem chybných účetních kombinací (standardně prázdným), který
umožní vyhledat v účtování měsíce všechna pochybení (věcné nesprávností
nebo podezření na ně). Jednotlivé chybové podmínky se zapisují podle pravidel pro výběrové podmínky
(ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA) na strukturou OBRATY.
CHYBNÁ ÚČTOVÁNÍ V CIZÍ
MĚNĚ
Kontrola vyhledává v účetním deníku celého účetního roku všechny
záznamy, které účtují o cizí měně a nemají uvedenu cizí měnu, kód nebo hodnotu.
Výjimkou jsou účtování o účtech kursových rozdílů, které se za chybné v tomto smyslu
nepovažují (viz nastavení těchto účtů)
CHYBA PŘIŘAZENÍ
FAKTUR V CIZÍ MĚNĚ
Kontrola vyhledává v analytické evidenci faktur položky které jsou evidovány
na účtu vedeném v cizí měně, ale k´d měny se na nich neshoduje s předepsaným.
Kontrola zabraňuje směšování různých cizích měn na jednom analytickém účtu, což
odporuje zásadám zákona o účetnictví. V programu jde o přechodný jev,
obvykle po zavedení plného účtování v cizí měně, je třeba odstranit a v běžném
provozu už k této chybě nedochází.
SOULAD STAVU
SALDOKONT v cizí měně – BĚŽNÝ
SOULAD STAVU
SALDOKONT v cizí měně – PŘÍŠTÍ
Analogie těchto kontrol v KČ, nejde však ani v případě běžného měsíce o fatální chybu, evidence v cizí měně je chápáno jen jako operativní evidence.
JEDINEČNOST MĚSÍCE
V DOKLADECH
Neuživatelská, systémově vzniklá chyba v datových záznamech, kdy dva
záznamy jednoho dokladu patří do různých měsíců, odstraní se regenerací.
ÚPLNÁ ANALÝZA
SALDOKONT
Kontrola je vyčleněna samostatně a pracuje tak, že pro určený účet
saldokontního typu nejprve prověří souvislost mezi stavem účtu na konci
předchozího roku a na začátku běžného roku, a to jak syntetický, tak analytický
stav. Pokud je zde shoda, provede se detailní analýza tak, že se rekonstruují
veškerá účtování běžného roku a dojde se ke KONSTRUKCI – vypočtenému stavu
jednotlivých faktur a ten se porovnává se stavem podle aktuálně platné
analytické evidence.
REVIZE HLAVNÍCH
SOUBORŮ
Kontrola detekuje v hlavních souborech agendy FYZICKY vadné věty
(podle určitých nepřekročitelných logických kriterií na obsah vět) nebo věty
z tohoto podezřelé. Tyto věty lze prohlédnout a následně ze souborů
vyloučit.
Akci vyloučení vět je nutné provádět po dobré úvaze a po konzultaci
s dodavatelem softwaru, nebo lépe s jeho přímou účastí. Po skončení
je nezbytné provést regeneraci dat.
VNITROPODNIKOVÉ A
ROZVAHOVÉ ÚČTY !!!
Vnitropodnikové účty
samostatně a podrozvahové účty samostatně musí vždy v měsíci mít souhrnné
obraty MD a DAL vyvážené.
Volba umožňuje změnit nevyhovující hesla firem na hesla nová.
Uživatel nejprve definuje převodní tabulku – všechny v ní použité firmy musí existovat v katalogu firem.
Potom program na pokyn provede záměnu ve všech souborech agendy a nakonec lze původní dále nepotřebné záznamy firem z katalogu zrušit.
Protože jde o nevratný chod, důrazně doporučujeme před jeho zahájením vytvořit bezpečnou kopii dat agendy.
V této volbě lze vystoupit kompletní data hlavních souborů do formátu DBF, s nímž lze dále pracovat v tabulkových kalkulátorech (EXCEL) i v řadě dalších aplikací. To je výhodné pro vlastní rozborové účely.
V této volbě vyvolává své vlastní specifické procesy (zakázkově doplněné) pro práci s daty agendy.
Pokud jsou data měsíce již úplná, lze uzavřít měsíc. Po uzavření je zpětný zásah do dat minulých měsíců proveditelný jen s obtížemi, a to způsobem popsaným v oddíle SPECÁLY.
Dvouměsíční operační prostor, který je však standardně přístupný, by měl nutnost návratů minimalizovat, nehledě na to, že návratem v agendě dochází k porušení některých elementárních zásad zákona o účetnictví.
Uzavírá
se i fiktivní měsíc 0.
Měsíční závěrka je tvořena skupinou výpisů, které by měly být provedeny, protože mají dokladový charakter a FYZICKÝM UZAVŘENÍM MĚSÍCE. Akce, jejichž výstupem je tisk, lze však vynechat, pokud už uživatel otiskl požadovanou sestavu dříve. Z důvodů zajištění přehledu a dostatečné operativnosti se však doporučuje při měsíční uzávěrce sestavy skutečně tisknout, i když předpisy umožňují uchování účetních dat jen na médiích a zpětné vyvolání sestav je také možné.
1. TISK DENÍKU poskytuje základní měsíční doklad - deník účetních záznamů hlavní knihy, tiskne se celá sestava bez výběru.
2. TISK ROZVAHY poskytuje bilanci (rozvahu) ve formě výkazu ve stavu po uzavření měsíce. Na straně pasív obsahuje zisk od počátku roku.
3. TISK VÝKAZU ZISKU poskytuje stanovený výkaz uzavíraného měsíce k okamžiku uzavření měsíce.
Poznámka:
V
bodech
4. TISK MĚSÍČNÍ OBRATOVÉ PŘEDVAHY poskytuje sestavu klasické obratové předvahy měsíce, neslouží však ke kontrole podvojnosti zápisů (kterou algoritmus zpracování zaručuje automaticky), ale jako předepsaná základní dokladová sestava, obsahující souhrnné měsíční obraty všech účtů.
FYZICKÉ UZAVŘENÍ MĚSÍCE program provede zcela samostatně.
Do
deníku měsíce program doplní na pokyn uživatele záznamy, kterými přeúčtuje
zůstatek účtů
Provedení předchází provedení kontrol měsíční závěrky (viz DIAGNOSTIKA DAT), zde se požaduje aby všechny zahrnuté kontroly proběhly s pozitivním výsledkem.
Záznamy PŘÍŠTÍHO MĚSÍCE se NEKONTROLUJÍ ani na vyváženost ani na integritu.
Před zahájením reorganizace si program vynutí vytvoření kopie dat na záložním médiu.
Pokud je v záznamech měsíce vše v pořádku, je nutno ještě potvrdit úmysl uzavřít měsíc kladnou odpovědí na dotaz programu. Pokud se zde dá k uzavření pokyn, dojde k reorganizaci souborů.
Pro uživatele to znamená, že momentální stav účtů se stane stavem po poslední uzávěrce, záznamy uzavíraného měsíce se přesunou do souboru minulých obratů, záznamy zapsané v uzavíraném měsíci jako záznamy měsíce příštího se stanou záznamy nového běžného měsíce.
Po ukončení uzavíracích operací se program vrátí do základní obrazovky a uživatel může započít zpracování dalšího měsíce.
Měsíční uzávěrka se provádí ve všech řádných měsících účetního roku a v zahajovacím nultém měsíci. V posledním měsíci roku nedojde k posunu do měsíce dalšího, pouze dojde k uzamčení dat klienta – nejsou dále možné bez odemčení aktivní záznamy – účtování.
V průběhu roku je tato akce uživateli uzavřena, je k dispozici jen v posledním měsíci roku.
Program automaticky podporuje všechny potřebné procedury spojené s uzavřením roku, a proto obvyklé manuální operace uzavírání nepřichází v úvahu.
Program provede tyto následující kroky:
-
Automaticky zúčtuje zůstatky nákladových a výnosových účtů na účet zisků a
ztrát.
-
Automaticky přeúčtuje zůstatky všech rozvahových účtů ve střediskovém členění na
konečný účet rozvažný.
-
Umožní uživateli vypsat deník a obratovou
předvahu těchto uzavíracích záznamů.
Operace se provádí jen virtuálně, po změně účtování posledního měsíce lze doklady o závěrkových operacích roku vypsat znovu.
Viz samostatný manuál
Program v této sekci spravuje všechny důležité číselníky či tabulky, jejichž obsah je vhodné definovat před zahájením vlastních účetních prací, neboť jejich povaha, a proto i programové vybavení nepodporují jejich dynamické rozšiřování v průběhu jiných operací podle okamžité potřeby uživatele:
ZALOŽENÍ
ÚČTU
Na počátku práce s agendou je k dispozici výchozí účtový rozvrh navržený metodikem výrobce softwaru.
Výchozí účtový rozvrh má tři varianty podle typu firmy pro:
· podnikatelské subjekty
· příspěvkové organizace
· nevýdělečné organizace
Tento vzorový účtový rozvrh vychází plně ze směrné účtové osnovy dané předpisy. Lze jej libovolně zúžit nebo rozšířit. Do označení (čísla účtu) lze použít číslice i písmena. Doporučuje se zachovávat klasifikaci danou směrnou osnovou, ale je možno založit i účty se zcela jiným označením.
Účet lze zrušit jen tehdy, když neměl v průběhu roku žádný obrat a jen tehdy, má-li nulový stav. V průběhu roku stačí ovšem účet pouze přestat používat, přestane se posléze vyskytovat ve výpisech.
Při zadávání nového účtu je nutno nastavit správně všechny atributy účtu, aby jej program dokázal správně převádět do výkazů. Výchozí nastavení účtového rozvrhu vychází ze standardního způsobu převodu účtů do jednotlivých řádek výkazů.
Nejprve je nutno v položce AP určit zda jde o účet
1 = aktivní,
2 = pasívní
0 = podrozvahový
Tato hodnota rozhoduje především o tom, zda vůbec a pokud ano, pak na které straně detailní rozvahy účet figuruje. Nastavení se řídí povahou účtu nebo tím, kde se obvykle nachází zůstatek. NÁKLADY je nutné chápat jako AKTIVA, VÝNOSY jako PASÍVA.
Poté se v položce DU určí, zda jde o nákladový a výnosový účet a pokud ano, určí se postavení účtu vzhledem k dani z příjmu firmy:
1 = náklad účetní, daňově uznatelný 5 = výnos účetní, daňově uznatelný
2 = náklad pouze účetní 6 = výnos pouze účetní
3 = náklad vnitropodnikový 7 = výnos vnitropodnikový
U nenákladových účtů se ponechá v položce nula. Kategorie účetních nákladů a výnosů představuje ty účty, které jsou z hlediska účetního náklady a výnosy, které však nemají vliv na stanovení základu pro daň z příjmu firmy. Tam, kde dochází u obsahově jediného účtu k rozlišení na dva účty, z nichž jeden je daňový a jeden účetní, je daňový účet v textu označen notickou "(d)". Tento způsob rozlišování účtů umožňuje v důsledku stanovit základ pro daň z příjmu bez nutnosti vedení dalších pomocných analytických evidencí.
U nákladových a výnosových účtů je pak nutno udat číslo řádku předepsaného výkazu zisků a ztrát (výsledovky). Formát výkazu a číslování řádků v něm odpovídá vždy výkazu stanovenému opatřením ministerstva financí pro příslušný typ firmy. Pomocně si na této položce můžeme stiskem klávesy F1 zobrazit všechny řádky výkazu pro případný výběr. Určením čísla řádku se stanoví, do které řádky výkazu se bude stav či obrat účtu promítat.
Totéž je nutno udělat u rozvahových účtů, které nejsou označeny jako výnosy nebo náklady. Zde je nutno podle stejných zásad jako u výsledovky určit číslo řádku rozvahy. Zde se pouze odlišným způsobem zadává nasměrování účtů, jejichž hodnoty tvoří položku ve sloupci korekce daného řádku rozvahy. U těchto účtů je nutno číslo řádku zvýšit o 200, v sestavě konstrukce rozvahy se takové účty objeví u příslušného řádku se znaménkem minus.
OBNOVA OBVYKLÉHO NASMĚROVÁNÍ
Na pokyn uživatele nastaví program všechny atributy účtů na standardní hodnoty. Toto provede však jen u účtů, které prvními třemi znaky svého označení odpovídají směrné účtové osnově. Atributy nestandardně označených účtů ponechá beze změn. Jde o návrat k obvyklému nasměrování a nastavení účtů, nově uživatelem doplněné účty se zařadí podle obvyklé logiky.
PŘIŘAZENÍ ANALYTICKÉ EVIDENCE
S účty přiřazenými analytické evidenci pracuje program odlišným způsobem než s ostatními účty, a to v tom smyslu, že zvláštní účty chápe jako účty, k nimž je povinně vedena podrobná analytická evidence podle jednotlivých položek.
Rozeznáváme tyto typy evidence:
TYP |
ÚČET |
1 2 3 4 |
účty pohledávek (saldokontní účty pro oblast odběratelů) účty závazků (saldokontní účty pro oblast dodavatelů) účty přijatých záloh (od odběratelů) účty poskytnutých záloh (dodavatelům) |
Počáteční nastavení účtů:
ÚČET |
TYP |
311 - pohledávky za odběrateli 321 - závazky k dodavatelům 324 - přijaté zálohy |
1 2 3 4 |
Uživatel si může pro každý typ vytvořit podle své potřeby neomezené množství účtů. Při vytváření těchto účtů není vázán označením účtu, takže teoreticky lze jako účet typu pohledávek označit například některý účet zásob a na něm pak položkově analyticky sledovat saldo takto evidovaného druhu zásob. Tak by vlastně mohla být suplována práce programu skladové evidence, přirozeně bez komfortu, který obvykle poskytuje.
Přiřazení účtu některému typu tedy nijak neovlivňuje jeho směrování či příslušnost ve výkazech, má význam jen pro mechanismus chování programu při práci s tímto účtem.
Program dále jako
se zvláštními účty nakládá s účty
RUŠENÍ ÚČTŮ
Program si sestaví seznam použitých účtů a pak po
zadání účtu dovolí zrušit jen ty účty, které nemají v účetním roce žádný
pohyb (chápe se včetně měsíce 0).
MINIMÁLNÍ ÚČTOVÝ ROZVRH
Tisknou se všechny účty s počtem znaků
v čísle účtu větším nebo rovným
ÚČTOVÝ ROZVRH
S ATRIBUTY
Úsporný opis účtového rozvrhu s nastavením a
přiřazením účtů do výkazu
DIAGNÓZA NASMĚROVÁNÍ ÚČTŮ
Program vyhledá a vypíše nenastavené účty – viz
dioagnostika.
Pro své specifické potřeby vedení účetnictví a podle své vlastní organizace a značení účetních dokladů si každý uživatel připraví a definuje v této tabulce dokladové řady. Každá řada je označena libovolným dvouznakovým jménem (číslem), kterým se pak na ni odvolává při zadávání záznamů. Pro každou nově zřízenou řadu musíme stanovit jméno, textový popis řady a číslo prvního dokladu, nejčastěji nula - program pak začíná číslovat doklady řady od jedničky, tedy od čísla o jedna vyšší než zadaná výchozí hodnota.
Pro řadu se rovněž musí nastavit režim pro automatismus zvyšování čísla dokladu, zadáme číslo, o které se po zadání vyváženého dokladu má zvýšit číslo dokladu pro předvyplnění čísla záznamu následujícího v části UNIVERZÁLNÍ ZÁZNAM.
Zadáme-li hodnotu 0, číslo se nezmění, to se hodí pro řady bankovních výpisů, kde na jediném dokladu je zapsán větší počet dvoustranných vyvážených záznamů a číslo dokladu je pro všechny z nich stejné.
Zadáme-li hodnotu 1, číslo se zvýší po každém záznamu o 1, to se hodí pro řady např. pokladních dokladů, kde je obvykle každý doklad označen novým číslem.
Lze přirozeně využít navržené základní dokladové řady, které jsou v tabulce k dispozici ihned po instalaci.
Dodatečnou změnou nejvyššího použitého čísla dokladu lze dosáhnout změnu v průběhu číslování dokladů v řadě. Zde je nutno postupovat opatrně, aby nedošlo k sloučení záznamů s již existujícími záznamy stejných čísel dokladů.
Hlavním smyslem použití řad je zpřehlednění výpisů a usnadnění zadávání. Odpadá nutnost rozlišování řad na úrovni čísel dokladů.
Dokladové řady typu VF musí mít disjunktní číselné intervaly pro čísla dokladů – nesmějí se překrývat. Toto platí i pro typ DF.
Číselník cizích měn – zadává se mezinárodně uznávaný kód cizí měny (USD,EUR,CHF), kurs, počet jednotek cizí měny, vůči němuž kurs platí a datum platnosti kursu.
Práce
s cizí měnou je od verze 5.01 postavena na principu 1 účet = 1 měna. Každý účet, který má být veden v cizí
měně, musí mít tuto měnu přiřazenu v účtovém rozvrhu. Jedinou výjimku tvoří účty
Při přechodu na verzi 5.01 je někdy nutné odstranit problémy spojené s evidováním pohledávek, závazků, záloh v různých cizích měnách na jediném účtu, který však je příslušný jediné měně. To lze zajistit zřízením nových analytických účtů saldokontního typu pro každou použitou měnu. Na ně je pak nutné příslušné faktury v části SPECIÁLY – ANALYTICKÉ EVIDENCE přepsat a celkovou částku takto přepsaných faktur na příslušný účet z původního účtu přeúčtovat (bez zápisu do analytické evidence).
Program pak podporuje cizí měny ve všech zadávacích formulářích i ve všech operacích párování, kompenzací i rušení. Při párování dokladů je nutnou podmínkou párování shoda cizí měny u obou párovaných dokladů.
Účtovat lze samozřejmě i na účty běžné – nesaldokontní, například pokladní.
Podpora
Aparát podpory ve větvi ÚPRAVY vychází z předpokladu, že účtování v cizí měně má charakter operativní evidence a umožňuje tedy změny částek v cizí měně ve všech tabulkách – v účetních záznamech i v analytických evidencích. Uživatel tedy může korigovat dřívější nesprávné záznamy o cizích měnách.
Sestavy
Stav účtů v cizí měně
Obraty účtu v cizí měně
Pohledávky v cizí měně
Kniha vystavených faktur v cizí měně
Závazky v cizí měně
Kniha došlých faktur v cizí měně
Zálohy přijaté a poskytnuté v cizí měně.
Kontrolní chody
Soulad analytické a syntetické evidence v cizí měně.
Chybná účtování v cizí měně (chybějící údaje o cizí měně u účtů vedených v cizí měně).
Chybná přiřazení faktur v cizí měně účtům (nesoulad měny).
Stav účtů v cizí měně – sestava počítá hypotetický kurs, který by se neměl zásadně odchýlit od obvyklého.
V této větvi lze aktualizovat tabulku hospodářských středisek firmy, předpokládá se, že jde o primární číselník, závazný pro všechny ostatní agendy informačního systému.
Pokud se firma na střediska nečlení, je potřeba v číselníku ponechat jednu větu s nulovým číslem střediska (je v číselníku přichystána po instalaci).
Pokud chce uživatel všechny obraty včetně majetkových striktně směrovat na střediska, musí po zadání svých skutečných středisek tento nulový záznam zrušit.
Pokud chce uživatel směrovat na střediska jen obraty výsledkových účtů, musí v číselníku mít vedle svých skutečných středisek i tento nulový záznam.
Střediska lze podle TŘÍ NAVZÁJEM NEZÁVISLÝCH HLEDISEK sdružit pro účely střediskových výpisů do skupin, které se pak po zvolení takto agregovaného výpisu jeví jako jediné středisko. Obvyklým důvodem takového sdružení středisek je příslušnost k jednomu vyššímu hospodářskému celku uvnitř firmy, například provozu, ale střediska můžeme takto sdružit podle zcela jiných hledisek. Podle příslušného hlediska budou střediska na výpisech sečtena, mají-li v číselníku uvedeny v příslušné určující položce (STR1, STR2, STR3) stejnou hodnotu.
U příspěvkových a společenských organizací se každé středisko musí přiřadit jednomu z typů:
· středisko hlavní činnosti
· středisko hospodářské činnosti
· středisko nerozlišené režie
Je to v souladu s dekompozicí činnosti těchto organizací, agenda ROYW používá k rozčlenění činností právě aparát středisek.
V této větvi lze aktualizovat tabulku zakázek (akcí, výkonů) podle nichž chce firma z ekonomického hlediska členit sledování svých výsledků či majetku. Obecně může tento číselník zachycovat jednotlivé třídy zcela libovolného členění (odlišného od členění organizačního - středisek).
Blíže jsou obecný význam a možné použití číselníku zakázek popsány v části 1.3 ZÁKLADNÍ POJMY této příručky.
Pokud uživatel výsledky podle zakázek nečlení, je potřeba v číselníku ponechat jednu větu s nulovým číslem zakázky (je v číselníku přichystána po instalaci).
Pro případné sdružení zakázek do vyšších skupin na výpisech je k dispozici jedna agregační položka – sortiment (jedno hledisko pro slučování). Jeho zadání a použití se řídí stejnými principy jako agregační položky v číselníku středisek.
TISK PŘEHLEDU ZAKÁZEK
UKONČENÍ ZAKÁZKY
Aparát pro sledování nedokončené výroby:
ZAKÁZKY NEDOKONČENÉ VÝROBY
PŘÍMÉ NÁKLADY ZAKÁZEK
CELKOVÉ PŘÍMÉ
NÁKLADY ZAKÁZEK
STAV NEDOKONČENÉ VÝROBY
OBRATY MIMO PLATNÉ ZAKÁZKY
VÝSLEDKY ZAKÁZEK NV
Tabulka napojených evidencí vyjmenovává pro potřeby programu všechny SATELITNÍ AGENDY neboli automatizovaně vedené analytické evidence, s nimiž program bude komunikovat, tj. z nichž bude schopen přebírat jejich sběrné (sumarizované) účetní obraty. Seznam takových agend v obvyklém provedení je v agendě připraven a je možno jej podle potřeby modifikovat.
Každá napojená agenda má své jméno, které u standardních agend odpovídá označení agendy.
Cesta k agendě musí být zadána jako JMÉNO ADRESÁŘE s daty satelitní agendy. Zápis cesty musí být zakončen lomítkem(/).
V dalším je slovo "heslo" symbolem pro skutečné heslo klienta, s jehož daty agenda pracuje (viz ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA).
Pro přímo napojené agendy například: C:/Program Files/KL-heslo/DT-PERW/
Pro přenos disketou například: A:/
Standardně připojené agendy jsou:
MAJW majetek ../KL-heslo/DT-MAJW/ přebírá se zúčtování zařazení a vyřazení a odpisů
PERW mzdy ../KL-heslo/DT-PERW/ přebírá se zúčtování mezd
Tabulka vyjmenovává pro potřeby programu všechny vstupní cesty pro import VF.
Každá cesta má své symbolické jméno Vedle toho jsou v nabídce natrvalo zařazeny (nelze je z tabulky zrušit, lze jen změnit cestu) záznamy pro zvláštní typy přenosů. To se týká přebírání dat z obecného textového souboru - značeno TEXT.
Cesta musí být zadána jako JMÉNO ADRESÁŘE s daty přenosových souborů. Zápis cesty musí být zakončen lomítkem(/) – zadává se běžné lomítko, program si tento znak zaměňuje.
Totéž, co předchozí, ale pro dávky DF.
*L:A – STAVY VF
Tento číselník dovoluje
definovat stavy pohledávek z hlediska interního posuzování jejich stavu,
kvality či vývoje. K těmto definovaným stavům lze pak pohledávky přiřadit
a v některých sestavách od sebe na základě tohoto přiřazení separovat celé
stavové skupiny.
Totéž, co předchozí, ale pro závazky (DF)
Tento katalog (registr) slouží uživateli k evidenci firem dodavatelů i odběratelů. Automaticky se doplňuje novými firmami podle záznamů při zadávání pohledávek a závazků a naopak při použití hesla již existující firmy se vyvolá její název či další adresní nebo jiné údaje.
URČENÍ POUŽÍVANÉHO KATALOGU
Katalog firem může být sdílen s jinou agendou. Agenda ROY může využívat svůj vlastní katalog (ve svém datovém adresáři), který je zpřístupněn i jiné agendě (např. PRO), nebo může agenda ROY mít zpřístupněn katalog umístěný v datovém adresáři jiné agendy. O umístění aktivního katalogu lze rozhodnout uživatelsky změnou cesty ke katalogu firem v části ZMĚNA NASTAVENÍ.
Správným zápisem cesty lze dosáhnout i toho, že například všichni klienti, pro něž je agenda ROY instalována, mohou využívat jediný společný katalog firem umístěný v datovém adresáři jednoho z nich.
Pokud má agenda používat svůj vlastní katalog, musí být cesta nastavena takto:
..\KL-HESLO\DT-ROYW\ kde HESLO je heslo klienta
Pokud má agenda používat katalog agendy XXXW téhož klienta, musí být cesta nastavena takto:
..\KL-HESLO\DT-XXXXW\ kde HESLO je heslo klienta
Pokud má agenda používat katalog v agendě ROY jiného klienta, musí být cesta nastavena takto:
..\KL-HESLOJK\DT-ROYW\ kde HESLOJK je heslo onoho jiného klienta agendy ROY
IDENTIFIKACE FIREM V KATALOGU
Pro identifikaci firem v položce FIRMA (heslo firmy) se lze rozhodnout pro některou z následujících variant:
a) použít skutečné "heslo" firmy, zkratku, která pro interní potřebu jasně firmu identifikuje - osvědčuje se zejména při menším počtu partnerských firem
b) použít nevýznamové pořadové číslo, které program přiděluje sám při přímém zadávání do katalogu
c) použít IČO - vhodné zejména při větším počtu partnerských firem - někdy však nutno doplnit o další rozlišení
d) použít číslo bankovního účtu, nejlépe bez předčíslí a kódu banky a pomlčky uvnitř čísla
Hesla začínající písmenem program zarovnává v položce vlevo, hesla začínající číslicí zarovnává vpravo.
PRÁCE S KATALOGEM
Firmy lze do katalogu ukládat, opravovat záznamy o nich, rušit je z evidence.
Umožněn je výstup formou prohlížení kompletních záznamů firmy (jedna firma na jedné obrazovce) a rychlý zkrácený výpis na obrazovku v režimu rolování údajů.
Výpisy sestav umožňují zadat výběrovou podmínku, aby bylo možné tištěné seznamy firem omezit jen na ty, které jsou předmětem zájmu. Tiskové sestavy jsou k dispozici tyto:
ŘÁDKOVÝ VÝPIS - je zkrácenou formou, vypisuje základní údaje firem, řazení je podle hesel
ABECEDNÍ VÝPIS - podá seznam firem v abecedním uspořádání podle názvů firem
ÚPLNÝ VÝPIS je kompletní výpis údajů firmy, firmy jsou řazeny podle hesel
TELEFONNÍ SEZNAM tiskne jen ty firmy, které mají telefonní nebo faxové číslo zadáno
TISK ADRES NA OBÁLKY tiskne vybrané adresy do stanovených pozic na jednotlivé obálky
TISK ADRES NA SAMOLEPKY tiskne vybrané adresy do stanovených pozic na počítačový pás papíru se samolepkami
Uživatel si musí nastavit pozice umisťující tisk adres na jednotlivé vkládané dopisní obálky a pozice pro tisk samolepek v samostatných nastavovacích volbách.
V tomto oddíle může uživatel provést základní pomocné a obslužné operace určené k podpoře provozu agendy, které však bezprostředně nesouvisí s vlastní odbornou činností, kterou agenda zajišťuje.
Standardní operace prováděné u všech agend stejným způsobem jsou zevrubně popsány v ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČCE. Jedná se především o:
· zálohování dat
· obnovu dat ze záložních médií
· regeneraci datových souborů
· práci se systémem klientů
· správu systému kontrol přístupových práv
· návody a manuály
· základní informace o systému a agendě
V této příručce budou popsány jen ty volby, které jsou nějak specifické právě pro agendu WINROY ROYW.
Regenerace dat agendy vedle základních pochodů kontroly a revize datových souborů agendy v případě ROYW ještě navíc provede přepočet stavů účtů od počátku roku podle počátečního stavu a veškerého provedeného účtování v roce.
ČÁST PARAMETRY je v textu této příručky často zmiňována, jde o poměrně velmi důležitou část práce s programem, se kterou se uživatel sice nesetkává při rutinním provozu, pouze při počátečním nastavení agendy, a pak již jen výjimečně při změně některé charakteristiky, ale která ovlivňuje zásadním způsobem některé postupy programu i způsob práce s agendou. Správné nastavení konstant programu a plné pochopení dosahu těchto změn teprve umožní využít schopnosti agendy v plné šíři a přesně v souladu s individuální potřebou uživatele.
Nastavují se tyto relativně stálé charakteristiky zpracování:
DPH
PLÁTCE DANĚ (DPH) - konstanta určuje vztah uživatele k DPH, přípustné hodnoty jsou 1=plátce (počáteční hodnota) 0=neplátce. Změny by se měly provádět jen při skutečné změně daňového režimu uživatele, a to zásadně jen na začátku měsíčního zpracovacího cyklu. Nastavení PLATCE=1 u uživatele, který je neplátcem DPH, nezpůsobí žádnou chybu, opačný případ vede k neproúčtování daně u plátce.
ZAOKROUHLENÍ DPH – určuje zaokrouhlování DPH při předběžných výpočtech navrhovaných hodnot v zadávacích formulářích.
ÚČETNICTVÍ
STRUKTURA ÚČETNÍHO SLEDOVÁNÍ - je položka, jejíž hodnota určuje, zda se ve vstupních formulářích budou objevovat položky středisko a zakázka:
Střediska nákladově |
střediska majetkově |
zakázky |
hodnota konstanty |
Ano ano ano ano ne ne |
ano ano ne ne ne ne |
ano ne ano ne ano ne |
111 110 101 100 001 000 |
AGERGACE ÚČTŮ VE VÝKAZECH - stupeň agregace (součtování) v sestavách s detailními výpisy po jednotlivých účtech - detailní rozvaha, výsledovka, středisková výsledovka atd. Přípustné hodnoty 1, 2,3,4 určují, podle kolika prvních cifer v čísle účtu má sestava poskytovat mezisoučty, počáteční hodnota je 2.
EXPORT/IMPORT DAT DF – určuje, zda klient bude exportérem či importérem dat DF.
UVOLNĚNÍ UZAVŘENÝCH DAT – lze změnou tohoto atributu uödemknout data již uzamčená pro zásahy závěrkou posledního měsíce roku.
CESTY
CSF - cesta ke katalogu firem, problém, možnosti a způsob zadání je popsán v části 8.8 této příručky, program po zadání testuje, zda na uvedené cestě soubor katalogu existuje
UPOMÍNKY A PENÁLE
FIRMA - název firmy pro upomínky a penále
ADRESA - adresa firmy pro upomínky a penále
BANKA - jméno banky spravující běžný účet (ve 2. pádě), použijí jej pro výzvu k úhradě programem tištěné upomínky a penále
KONTO - číslo bankovního konta, použijí jej pro výzvu k úhradě programem tištěné upomínky a penále
SPLAT - obvyklá splatnost VF ve dnech, použije se při předvyplnění data splatnosti na základě již zadaného data vystavení VF
PENLIMIT - limit pro penalizaci v Kč - penalizují se jen pozdě zaplacené VF, u nichž by penále bylo vyšší než tento limit, platí i pro upomínky
PENDEN - limit pro penalizaci ve dnech, týká se postupné penalizace dosud neuhrazených faktur, udává, po kolika dnech od data, do něhož se naposledy vystavila penalizační faktura, má být opět automaticky vystavena další postupná penalizační faktura
UPLIMIT - limit pro upomínání ve dnech, udává, po kolika dnech od data vystavení předchozí upomínky má program vystavit automaticky další upomínku
PERIOD - penalizační perioda ve dnech, udává po kolika dnech prodlení se má dlužníkovi vyúčtovat další částka jako úrok z prodlení, počáteční hodnota 1 znamená, že se bude penále počítat za každý den prodlení úhrady (hodnota 7 znamená, že se bude penalizovat za každý započatých 7 dní prodlení, hodnota uvedená v konstantě se bude používat pro předvyplnění při zadávání VF
PROCEN - procento pro penalizaci je procento fakturované částky, které se bude penalizovat za uvedenou periodu, hodnota uvedená v konstantě se bude používat pro předvyplnění při zadávání VF
D_SNIZ - snížení počtu dní pro penále je počet dní, o které se sníží doba prodlení ve dnech před výpočtem úroku z prodlení u konečné penalizace pozdě uhrazených faktur
PROGRAM
KONEC PRÁCE S AGENDOU- hodnota 1 způsobí, že práce programu po posledním ESC v hlavním menu agendy okamžitě skončí, hodnota 0 způsobí, že program položí ještě jednu otázku, kde si ověří úmysl uživatel opravdu končit s prací
ZVUKOVÉ EFEKTY PROGRAMU – nastavení zvukových efektů – ticho, jen pípání, melodie ….
Při prvním
spuštění programu ROYW - podvojné účetnictví založte fiktivního klienta,
nejlépe klienta DEMO. Nezakládejte klienta s heslem, které existuje
v ROY7, tento klient by se pak automaticky nepřevedl !
V prvním založeném klientovi
naleznete v menu položku SERVIS, KLIENTI a PŘEVOD (Převod dat klientů
z minulé generace softwaru). Po spuštění této akce se program dotáže na
cestu k datovým adresářům, zde zadejte cestu k agendě ROY7 (obvykle
to bude c:\SR2MIS\). Program Vám ukáže seznam klientů. Klienty pro převod
vyberete zadáním jména, lze použít hvězdičkovou konvenci - * = všichni, AB* =
všichni klienti, jejichž heslo začíná na AB).
Opakování převodu klienta
Pokud budete chtít převod daného
klienta opakovat, lze tak učinit pouze v případě, že smažete již vzniklou
datovou složku Kl-xxxx z C:\Program Files\Winroy. V tomto případě budete
moci převod dat klienta úspěšně
opakovat.
Uživatel si v této větvi může prohlížet na obrazovce respektive vytisknout na tiskárně tyto manuály:
1) ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKOU PŘÍRUČKU obsahující obecné pokyny platné pro obsluhu všech agend WINROY
2) tento manuál agendy ROYW
tyto dvě příručky se otevřou v internetovém prohlížeči. Z obsahu lze přeskočit přímo na vybranou kapitolu.
Lze je však otevřít i v programu WORD a vytisknout.
3) přehled aktuálních doplňků a změn, které nebylo možno z různých příčin již zahrnout do posledního platného vydání této příručky – tiskne se jako ostatní sestavy v programu
Založení agendy je třeba věnovat zvýšenou pozornost, protože správná metodická příprava pak podstatným způsobem usnadňuje další průběh prací s agendou v běžném provozu.
Před zahájením práce s agendou by měl mít metodik firmy připraveny zásady pro vytváření a rozčlenění účtů, způsob účetního sledování z hlediska středisek a zakázek, způsob vytváření těchto číselníků, měl by si rozhodnout způsob identifikace partnerských firem v katalogu.
Prvním praktickým krokem je založení dat firmy jako dat nového klienta. Popis založení nových dat je součástí ZÁKLADNÍ UŽIVATELSKÉ PŘÍRUČKY.
Po zadání hlavičky a tisku registračního protokolu program přejde k inicializaci dat klienta.
Při inicializaci dat agendy volí uživatel první rok zpracování a dále určí typ firmy tím, že vybere jeden z nabízených výchozích účtových rozvrhů. Tato volba je pak směrodatná pro chování programu zejména při sestavování jednotlivých předepsaných výkazů a při manipulaci s některými vybranými účty.
K dispozici jsou tyto účtové rozvrhy:
- pro podnikatelské subjekty
- pro příspěvkové organizace
- pro nevýdělečné organizace
Po inicializaci dat agendy jsou k dispozici všechny datové soubory agendy ve výchozím stavu a agenda je nastavena na měsíc 0 vybraného roku.
POSTUP PŘI ZAHAJOVÁNÍ
Počáteční stavy roku zadáme jako
obraty zahajovacího měsíce
Po kontrole správnosti provedeme regulérní měsíční uzávěrku měsíce 0 (fyzické uzavření) a agenda přejde do měsíce 1, přičemž počáteční stavy roku jsou již v příslušném výpisu správné. Obraty měsíce 0 se do obratových sestav roku nezapočítávají.
Tento postup se týká výhradně zahájení prvního roku práce s agendou, postup v měsíci 0 v dalších navazujících letech je odlišný a řídí se postupem popsaným v části NOVÝ ROK v kapitole SERVIS - KLIENTI.
Při zahájení účtování v průběhu roku se do prvního měsíce účtování přeneseme na počátku měsíce 1 provedením operace PŘESKOK PRÁZDNÝCH MĚSÍCŮ popsané v části SPECIÁLY.
Doporučená posloupnost zahajovacích kroků:
1. Inicializace dat agendy s výběrem roku a typu účtového rozvrhu
2. Nastavení konstant, zejména PLATCE
3. Úprava výchozího účtového rozvrhu podle vlastních potřeb.
4. Naplnění číselníku středisek a zakázek.
5. Doplnění a úprava číselníku dokladových řad podle vlastních potřeb či zvyklostí.
6. Zadání počátečních stavů účtů
do měsíce
7. Přeskok prázdných měsíců při zahájení v průběhu roku.
V této kapitole jsou shrnuty některé vybrané situace, které se opakovaně objevují v účetní praxi firem a jejichž nejen účetní řešení, ale především účetně technické zachycení v prostředí agendy vyžaduje zvláštní přístup. Uvedené návody by měly posloužit k ulehčení práce uživateli, ale zároveň nejsou jediným možným postupem při řešení daných problémů.
5.1 ZAHRANIČNÍ DOŠLÁ FAKTURA
Případ zachycuje zápis došlé zahraniční faktury u dovozce, plátce daně a následné zachycení celního výměru.
Došlou fakturu zapíšeme na firmu dodavatele pod číslem faktury 1 po přepočtu kurzem na Kč jako nedaňový doklad do měsíce např. 3.2003:
Hlavička MD 131 typ DHP 0 2000,- |
DAL: 321 …………...2000,- jediná dílčí částka |
Takto zapsaná faktura může být bezprostředně uhrazena dodavateli.
V měsíci 4.2003 pak obdržíme JCD s výměrem cla ve výši 600,- Kč a s daní rozdělenou do dvou položek na typ 8 = 5% a typ 9 = 22%. Tento výměr zúčtujeme jako fakturu č. 2 do 4.2002 na firmu CELNICE takto:
Hlavička MD 131 typ DPH 0 -2000,- MD 131 typ DPH 8 1000,- daň 50,- MD 131 typ DPH 9 1000,- daň 220,- MD 131 typ DPH 8(9) 600,- daň 0,- |
DAL: 321 .………........870,- 1. dč - storno fa 1 2. dč - zboží s daní 5% 3. dč - zboží s daní 22% 3. dč - clo (může se
rozložit do typů
|
Výsledek je po stránce zachycení daně, základu daně i účetní a daňové příslušnosti do jednotlivých měsíců zcela korektní.
Pro realizaci zápočtu postačí uhradit úhradami zadanými pod jediným číslem dokladu všechny VF a DF, které do zápočtu vstupují, a to tak, že vždy protiúčet příslušného účtu pohledávek a závazků při úhradě jednotlivých faktur NEBUDE UVEDEN. Půjde tak o jednostranné záznamy, celkový doklad bude vyvážen. Pokud sumy VF a DF vstupujících do zápočtu přesně nesouhlasí, lze dalším záznamem v rámci zápočtového dokladu tento rozdíl likvidovat proti některému jinému majetkovému účtu.
Pro úhrady faktur zálohou, úhradu faktury nespárovanou úhradou, likvidaci faktury dobropisem, existují v agendě speciální podpůrné chody v části 4.1 ÚHRADY A KOMPENZACE, kam odkazujeme na popis postupu.
Častou chybou v technice práce s
programem, i když ne závažnou nebo neodstranitelnou, je přímé účtování na účty
Náprava je poměrně snadná, převod lze přeúčtovat manuálně zadaným záznamem, je však lépe se takových zápisů vyvarovat. Pokud vznikne potřeba zaúčtovat jen daň, je nutné zadat záznam se základem 0, typem daně jako obvykle a daní v potřebné výši a program se zachová korektně.
V uvedených datových strukturách je v agendě uložena rozhodující část datové základny. Jména, formáty a obsah položek jsou nutné při sestavování výběrových podmínek při prohlížení tabulek, opravách a rušení, výběru z připojených formulářů při zadávání a výběru vět při tisku některých sestav.
Význam popisu formátu položky je tento:
cc 999 0 malé číslo, max. hodnota 999, 0 desetinných míst
bc 6 2 číselný řetězec 6 cifer, z toho 2 za des. tečkou
dd 10 2 číslo 10 míst před a 2 místa za des. tečkou
rj 5 0 textový řetězec jednoslovný, max. délka 5 znaků
re 30 0 textový řetězec obecný, max. délka 30 znaků
mr 7 0 měsíc a rok ve tvaru MM.RRRR
da 10 0 datum ve tvaru DD.MM.RRRR
Struktura OBRATY tabulky účetních záznamů
DOKL číslo 5.0 číslo dokladu
TEXT text 30 popis operace
DEN číslo 2.0 číslo dne (1 - 31) provedení operace
MER mm.rr měsíc a rok provedení operace
UCETM text 5 účet na straně MÁ DÁTI
ZAKM číslo 6.0 zakázka na straně MÁ DÁTI
STRM číslo 3.0 středisko na straně MÁ DÁTI
DPHM číslo 1.0 typ DPH na straně MÁ DÁTI
HODM číslo 10.2 částka obratu na straně MÁ DÁTI (základ)
DANM číslo 10.2 částka DPH na straně MÁ DÁTI
UCETD text 5 účet na straně DAL
ZAKD číslo 6.0 zakázka na straně DAL
STRD číslo 3.0 středisko na straně DAL
DPHD číslo 1.0 typ DPH na straně DAL
HODD číslo 10.2 Kč - částka obratu na straně DAL
DAND číslo 10.2 částka DPH na straně DAL
Struktura VF tabulky analytické evidence pohledávek
ICF bc 8 0 interní číslo faktury
FIRMA re 10 0 heslo firmy
NAZOD re 30 0 název firmy odběratele
ULIOD re 30 0 ulice
MESOD re 30 0 město
BANOD bc 4 0 banka
PSCOD bc 5 0 psč
ZEMOD re 15 0 stát
DATVF da 8 0 datum vystavení faktury
DATSPL da 8 0 datum splatnosti
DATUHR da 8 0 datum poslední úhrady
MER mr 5 0 měsíc zúčtování
UCETM rj 5 0 účet MD - účet pohledávky
STRED bc 5 0 středisko pohledávky
HOD dd 10 2 fakturovaná částka
SUHR dd 10 2 suma úhrad do běžného měsíce
ROZDIL dd 10 2 zůstatek pohledávky v běžném měsíci
ZALOHA dd 10 2 přijatá záloha
PORC bc 3 0 počet dílčích částek
ZNAK bc 1 0 příznak storna 1 = stornováno
DATUP da 8 0 datum poslední upomínky
PENPER cc 99 0 penalizační perioda (ve dnech)
PENPR bc 4 2 penalizace v % ceny za periodu prodlení
PENHOD dd 10 2 penalizace v pevné výši za periodu
PENDP da 8 0 datum, do kdy předepsáno penále
NEXTSU dd 10 2 suma úhrad - příští stav
NEXTRO dd 10 2 zůstatek pohledávky - příští stav
MERST mr 5 0 měsíc a rok stornování
RADA re 2 0 dokladová řada
ODKUD bc 2 0 měsíc zaúčtování faktury
CODE bc 6 0 číslo obchodního případu
Struktura ZL tabulky analytické evidence záloh
MER mr 5 0 měsíc a rok zúčtování
PS1 bc 10 0 konto firmy
FIRMA re 10 0 heslo firmy
POPZ re 30 0 popis zálohy
UCETM rj 5 0 účet poskytnuté zálohy
UCETD rj 5 0 účet přijaté zálohy
HODZAL dd 10 2 celková poskytnutá záloha
SUHR dd 10 2 částka použitá na úhrady - běžný měsíc
ROZDIL dd 10 2 zůstatek ze zálohy - běžný měsíc
DATUHR da 8 0 datum úhrady
ZNAK cc 9 0 příznak storna
NEXTSU dd 10 2 použito na úhrady - příští měsíc
NEXTRO dd 10 2 zůstatek zálohy - příští měsíc
MERST mr 5 0 měsíc a rok stornování
STRED bc 5 0 středisko zálohy
KLICZ bc 8 0 klíč zálohy (pořadové číslo zálohy v roce)
ODKUD bc 2 0 měsíc zápisu do evidence
Struktura DF tabulky analytické evidence závazků
RADA re 2 0 dokladová řada
MER mr 5 0 měsíc zúčtování
ICF bc 8 0 interní číslo faktury
PREDC bc 6 0 předčíslí účtu
KONTO bc 10 0 číslo konta u banky
ECF bc 10 0 externí číslo faktury
FIRMA re 10 0 heslo firmy
NAZDOD re 30 0 název firmy dodavatele
BANDOD bc 4 0 banka - směrový kód
SPECIF bc 8 0 specifický symbol
KONST re 4 0 konstantní symbol
DATVF da 8 0 datum vystavení faktury
DATSPL da 8 0 datum splatnosti
DATUHR da 8 0 datum poslední úhrady
UCETD rj 5 0 účet DAL (závazku)
STRED bc 5 0 středisko závazku
HOD dd 10 2 fakturovaná částka
SUHR dd 10 2 suma úhrad do běžného měsíce
ROZDIL dd 10 2 rozdíl / zbývá uhradit
PORC bc 3 0 počet dílčích částek
ZNAK bc 1 0 znak 1=stornováno 0=platná
ZALOHA dd 10 2 poskytnutá záloha
NEXTSU dd 10 2 suma úhrad - příští stav
NEXTRO dd 10 2 závazek - příští stav
MERST mr 5 0 měsíc a rok stornování
ODKUD bc 2 0 měsíc původu (zápisu)
CODE bc 6 0 číslo obchodního případu
DATBAN da 8 0 datum pro vystavení příkazu
KUHR dd 10 2 částka k úhradě
ZPUHR cc 9 0 způsob úhrady 1=příkaz 2=inkaso
KNEU dd 10 2 neuhrazená část
KPRI dd 10 2 částka hrazena příkazem číslo
BLOK bc 1 0 blokace pro úhrady 0=volné 1=blok
Struktura UR tabulky účtového rozvrhu
UCET rj 5 0 účet
NAZUC re 60 0 plný název účtu
AP cc 2 0 1=aktiva 2=pasíva 0=podrozvahový
DU cc 9 0 daňový účetní vnitropodnikový náklad/výnos
PUR cc 9 0 1=pur 2=uzz 3=kur 4=hvsr
VYSL bc 3 0 řádek výsledovky
ROZV bc 3 0 řádek rozvahy
Struktura STRED tabulky středisek
STRED bc 5 0 číslo střediska
NAZSTR re 30 0 název střediska
STR1 bc 5 0 zařazení podle 1. hlediska
STR2 bc 5 0 zařazení podle 2. hlediska
STR3 bc 5 0 zařazení podle 3. hlediska
Struktura ZAKAZ tabulky zakázek
ZAK bc 6 0 číslo zakázky
NAZZAK re 30 0 název zakázky
SORTIM bc 3 0 sortiment zakázky
Struktura EVID tabulky napojených evidencí
EVID rj 4 0 symbol evidence
TYPEV cc 9 0 typ evidence 0=standard 1=speciál
NAZEV re 30 0 název evidence
CESTA re 30 0 cesta k evidenci
MER mr 5 0 poslední zúčtovaný měsíc
Struktura RADY tabulky dokladových řad
RADA rj 2 0 označení řady
NAZRAD re 30 0 popis řady
NEJVYS bc 8 0 nejvyšší použité číslo
DOKL bc 8 0 poslední nevyvážený doklad
RUST cc 9 0 způsob změny čísel dokladů řady
Struktura FIRMY tabulky katalogu firem
FIRMA re 10 0 heslo partnera
NAZ1 re 30 0 název firmy 1
NAZ2 re 30 0 název firmy 2
ICO bc 8 0 ičo firmy
CISPLA re 15 0 číslo plátce DPH
MESTO re 25 0 adresa - město a čtvrt
ULICE re 25 0 adresa - ulice a číslo
PSC bc 5 0 poštovní směrovací číslo
ZEME re 5 0 kód země
TELEF re 15 0 telefon
FAX re 15 0 fax
DANUD cc 1 0 daňový údaj
PREDC bc 6 0 předčíslí účtu
KONTO bc 10 0 číslo konta u banky
KODBAN cc 9999 0 kód banky
SPECIF bc 8 0 specifický symbol
POZNF re 30 0 poznámka