WINROY ROYW

 

 

POSTUP PRÁCE NA PŘELOMU DVOU ROKŮ

 

 

Pro popis je zvolena hypotetická firma s heslem KLNT a přechod roků 2008 a 2009. Pracuje se tedy s hesly KLNT8 a KLNT9.

  

Je nutné vždy dodržet následující posloupnost kroků:

  

        1. Zaúčtování měsíce 12.2008 na hlavních účtech v KLNT8

        2. Založení dat klienta pro rok 2009 jako KLNT9

        3. První spuštění klienta KLNT9

        4. Závěrka měsíce 0.2009 v KLNT9

        5. Dokončení účtování 12.2008 v KLNT8

        6. Korekce počátečních stavů (opakovatelné) v KLNT9

 

  

 

   1. Zaúčtování měsíce 12.2008 na hlavních účtech v KLNT8

  

V klientovi KLNT8 a měsíci 12.2008 je třeba doúčtovat účty 311 a 321, tedy saldokontní účty, na úroveň, která už pokud možno

nebude měněna nebo bude měněna jen málo. Tyto stavy se totiž přenesou jako výchozí do roku 2009. Také je vhodné, aby již měly

správné zůstatky účty bankovní a pokladní.

  

V agendě klienta KLNT8 máte obvykle již také zaúčtovány některé obraty  měsíce 1.2009.

 

Při účtování se používá k označení prvního měsíce roku 2009 v univerzálním záznamu notace 13.2009 !!! V ostatních účtovacích

formulářích se používá standardní označení měsíce, tedy 1.2009.

 

Obraty 1.2009 (13.2009) se do KLNT9 přenesou do měsíce 1.2009 a můžete na ně v klientovi KLNT9 navázat.

  

POZOR !!!!! - pokud již založíte agendu klienta KLNT9 a začnete v ní pracovat, nesmíte již do měsíce 1.2009 v agendě klienta KLNT8

nic zadávat, nebo lépe takové zadávání nemá žádný smysl.

 

  

   2. Založení dat klienta KLNT pro rok 2009 jako KLNT9

 

Volbu je možno spustit v SERVIS - KLIENTI - NOVÝ ROK. Volba je funkční pouze v měsíci 12 a vyžaduje zadání nového hesla

pro rok 2009 (zde KLNT9). Modul sám nabídne  nové heslo, které vytvořil z hesla původního  záměnou nebo doplněním poslední cifry

 

roku . Pokud nemáte vážný důvod, neměňte nabízené heslo a pouze jej potvrďte ENTER.

  

Po potvrzení hesla bude pro právě spuštěného klienta založen datový adresář pod novým heslem.

  

Program před založením klienta KLNT9 pro nový rok nejprve kontroluje, zda v měsíci 12.2008 klienta KLNT8 jsou v pořádku všechny kontroly měsíční závěrky. Pokud je něco v nepořádku, nového klienta KLNT9 nezaloží.

 

Kromě kontrol měsíční závěrky proveďte před zakládáním nového roku ještě vynulování zůstatků účtů 3431 a 3432, aby tyto účty přecházely do    nového roku s nulovým zůstatkem !!!

  

POZOR !!!!!  Založení lze provést i opakovaně, ale pak se stane to, že pokud jste už předtím začali v klientovi KLNT9 běžně zadávat

účetní operace do 1.2009 nebo i do dalších měsíců, budou ztraceny, a agenda klienta KLNT9 se znovu bude nacházet ve stavu, který odpovídá datům pořízeným v klientovi KLNT8.

 

 

   3. První spuštění klienta KLNT9

  

Při spouštění programu z ikony WINDOWS, kde je vyznačeno jen obecně spuštění účetnictví a klient se zadává až po vstupu do agendy výběrem z menu klientů, je problém vyřešen sám, vybereme přímo nové heslo KLNT9.

                     

Při volání programu ikonou určenou jen pro jeden účetní rok 2008 (volá klienta KLNT8), je nutné vytvořit kopii této ikony. Vytvořenou kopii přejmenujeme a v části VLASTNOSTI – PROGRAM změníme v poli CÍL parametr z KLNT8 na KLNT9.

  

Při PRVNÍM spuštění agendy klienta KLNT9 proběhnou automaticky tyto operace :

 

·         KROK 1 - jsou načteny stavy účtů a evidencí minulého roku podle aktuálního stavu agendy klienta KLNT8 

·         KROK 2 - fiktivní uzávěrka měsíce 12

·         KROK 3 - fiktivní závěrka roku 2008

·         KROK 4 - otevření nového roku - vytvoření otvíracích záznamů do deníku 0.2009 klienta KLNT9

  

Při dalším spuštění se již nabíhá agenda klienta KLNT9 obvyklým způsobem.

  

POKUD je v kterékoli otevírací operaci nalezena chyba, je vypsána na obrazovku a operace je přerušena. Nové spuštění se považuje za

PRVNÍ spuštění a spouštěcí modul provede znovu všechny operace. Proto nejdříve v datech měsíce 12 v klientovi KLNT8 odstraňte avizované chyby, a pak teprve můžete úspěšně zahájit zpracování roku 2009.

 

 

   4. Závěrka měsíce 0.2009 v KLNT9

 

Po úspěšném zahájení pak máte pod původním heslem přístup k datům roku minulého (zůstávají v měsíci 12)  a pod heslem novým můžete   zpracovávat aktuální rok. Nejprve je třeba uzavřít běžnou měsíční závěrkou měsíc 0.2009. Před zahájením závěrky je vhodné provést volbu SERVIS, DATA, REGENERACE a ověřit si, že počáteční stavu účtů klienta KLNT9 jsou skutečně rovny konečným stavům klienta KLNT8 (neplatí pro nákladové a výnosové účty).

 

Pokud vznikne potřeba dalšího účtování v měsíci 0.2009 - například při použití převodového můstku, změně označení účtů a podobně, tato účtování zůstávají následnou opakovanou korekcí počátečních stavů nedotčeny.

 

Pokud budete ještě později opravovat či dokončovat účtování minulého roku v klientovi KLNT8, nové počáteční stavy syntetických účtů   přenesete do aktuálního roku volbou "KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" provedenou v klientovi KLNT9.

 

 

   5. Dokončení účtování 12.2008 v KLNT8

 

V klientovi KLNT8 budete pravděpodobně nadále doúčtovávat operace konce minulého roku, například zúčtování daně z příjmu. Tento stav může trvat třeba až do poloviny roku 2009.

  

POZOR !!!!!  Pokud po otevření agendy klienta KLNT9 ještě zasáhnete do stavu saldokontních účtů,je třeba tyto změny pečlivě dokumentovat, protože korekce počátečních stavů změní jen stavy účtů, nezmění však automaticky i počáteční stavy analytických evidencí - jednotlivých faktur.

 

Pokud tedy například dodatečně vypustím v klientovi KLNT8 z konečného stavu pohledávek jednu fakturu, musím ji též vypustit ze stavu v klientovi KLNT9 - tady to musí být vždy jen zásahem přes SPECIÁLY - ANALYTICKÉ EVIDENCE, aby nedošlo k účetní změně - ta už proběhla v roce předchozím.

 

 

   6. Korekce počátečních stavů (opakovatelné) v KLNT9

 

Nové konečné stavy 12.2008 podle klienta KLNT8 přenesete do počátečních stavů syntetických účtů klienta KLNT9  provedením operace "KOREKCE POČÁTEČNÍCH STAVŮ" v datech klienta KLNT9. Tato volba funguje ale až v měsíci 1.2009 a dalších.

  

Korekci počátečních stavů můžete provést v kterékoli fázi práce s klientem KLNT9, a to i opakovaně.

  

Při korekci v tomto smyslu vždy použijte při zakládání pracovního souboru volbu "podle závěrečných stavů klienta KLNT8".  Korekční operaci je třeba vždy ukončit, dřív se změna počátečních stavů na datech klienta KLNT9 neprojeví.

 

Pokud vznikne potřeba dalšího účtování v měsíci 0.2009 - například při použití převodového můstku, změně označení účtů a podobně, tato účtování zůstávají následnou opakovanou korekcí počátečních stavů nedotčeny.

 

Pokud do nich chcete zasahovat při korekci, musíte použít při načítání korekčního souboru volbu "použít záznamy vlastních dat".